用Excel制表應(yīng)注意的問題*

王照倫

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??? 隨著新科技在修志全過程中應(yīng)用分量的不斷增加，由于編者在具體操作中的失誤而導(dǎo)致新編地方志在編排方面出現(xiàn)了一些新的錯誤，特別是在續(xù)志編纂時這類問題很可能成為一種較為普遍的方志現(xiàn)象。如例，用微機(jī)處理入志表格時由于下達(dá)了錯誤命令而產(chǎn)生了一些編排錯誤，此類錯誤在鉛字排版時一般不會產(chǎn)生。這類問題在最近幾年出版的新志書中屢有發(fā)生，但并沒有引起志界同仁的關(guān)注。本文僅就在使用Excel處理入志表格時應(yīng)注意的問題談點淺見，不當(dāng)之處敬請方家批評指正。

??? Excel是微軟（Microsoft）公司研制的電子表格軟件。它不僅能對數(shù)據(jù)進(jìn)行處理、制表和繪圖，而且還有智能化的數(shù)據(jù)處理和計算功能，成為當(dāng)今世界上最流行的電子表格系統(tǒng)。經(jīng)過漢化的Excel 電子表格系統(tǒng)（Excel中文版，本文所說的Excel 指Excel5.0中文版），很快風(fēng)靡中國，成為辦公自動化和出版現(xiàn)代化的常用表格處理軟件之一。新志書在繪制表格中使用Excel就成為很自然的事情了。大概是志書編者或出版社的微機(jī)操作人員對Excel不夠熟之故罷，叫電腦執(zhí)行了一些不該執(zhí)行的命令，從而使入志表格中出現(xiàn)了一些違反常規(guī)的編排問題。最明顯的就是數(shù)據(jù)的對齊和小數(shù)點位數(shù)的統(tǒng)一方面的不規(guī)范。下面，結(jié)合某部新志書中的實例展開討論。

??? 某新編地方志在財稅志中插入一張《年度行政費支出統(tǒng)計表》，表中數(shù)據(jù)沒有統(tǒng)一保留小數(shù)點后的位數(shù)，造成了編排上的不規(guī)范。這一問題的產(chǎn)生，是由于讓電腦執(zhí)行了一條錯誤的命令和少執(zhí)行了一條命令造成的。錯誤命令為“置中對齊”命令，少執(zhí)行的命令是“小數(shù)位數(shù)遞增”命令。如果表中數(shù)據(jù)不執(zhí)行“置中對齊”命令，執(zhí)行“小數(shù)位數(shù)遞增”命令，就可以排出數(shù)據(jù)整齊且緊靠右邊縱線的表格。如果志書編者想叫數(shù)據(jù)在欄內(nèi)居中，可以先下達(dá)“小數(shù)位數(shù)遞增”命令，使表中數(shù)據(jù)保留數(shù)相同的小數(shù)位數(shù)，然后再下達(dá)“置中對齊”命令，就能排出既使數(shù)據(jù)在欄內(nèi)中間又保留統(tǒng)一小數(shù)的表格來。所以，應(yīng)將表1改為表2或表3。

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??? 由于Excel本身存在著一些缺陷（在IT［information technology，信息技術(shù)］界稱之為“bug［蟲］”），在制表時鍵入6.0它只默認(rèn)6，并不顯示小數(shù)點后面的0。因此，如不下達(dá)“小數(shù)位數(shù)遞增”命令，當(dāng)數(shù)據(jù)是整數(shù)時無法使之與有小數(shù)的數(shù)據(jù)保留相同的小數(shù)位數(shù)。其具體操作如下：首先選中表中所有數(shù)據(jù)，然后用鼠標(biāo)點擊“小數(shù)位數(shù)遞增”圖標(biāo)，每點擊一次整數(shù)在小數(shù)點后就增加一個0，直至其小數(shù)位數(shù)與表內(nèi)小數(shù)位數(shù)最多的數(shù)據(jù)相同為止。在這個過程中，小數(shù)位數(shù)少的小數(shù)也自動調(diào)整自己的小數(shù)點后的位數(shù)，直到編者滿意為止。

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收入《中國知網(wǎng)》，文章網(wǎng)址：http://202.106.125.35/kcms/detail/detail.aspx?QueryID=0&CurRec=36&DbCode=CJFQ&dbname=CJFD9498&filename=HLSZ199803006

被《中國國家數(shù)字圖書館》收藏，網(wǎng)址：http://find.nlc.cn/search/doSearch?query=%E5%B9%B3%E9%82%91%E5%8E%BF%E5%BF%97&secQuery=&actualQuery=%E5%B9%B3%E9%82%91%E5%8E%BF%E5%BF%97&searchType=2&docType=%E5%85%A8%E9%83%A8&isGroup=isGroup&targetFieldLog=%E5%85%A8%E9%83%A8%E5%AD%97%E6%AE%B5&fromHome=true#query--%E5%B9%B3%E9%82%91%E5%8E%BF%E5%BF%97%7C%7CsecQuery--%7C%7CactualQuery--%E5%B9%B3%E9%82%91%E5%8E%BF%E5%BF%97%7C%7CpageNo--3%7C%7CorderBy--RELATIVE%7C%7CqueryField--%7C%7CfldText--%E5%85%A8%E9%83%A8%E6%A3%80%E7%B4%A2%E5%AD%97%E6%AE%B5%7C%7CisGroup--isGroup%7C%7Cshowcount--0%7C%7CdocType--%E5%85%A8%E9%83%A8%7C%7CtargetField--%7C%7CtargetFieldLog--%E5%85%A8%E9%83%A8%E5%AD%97%E6%AE%B5%7C%7CorginQuery--%E5%B9%B3%E9%82%91%E5%8E%BF%E5%BF%97

* 原載《黑龍江史志》1998年第3期。