為了獲得高層的同意，六西格瑪小組應(yīng)該準備一份正式的報告，提交給所有的股東。這個過程可以分為四個部分:構(gòu)思報告、完成輔助的報表、完成報告草案、完成正式報告。

步驟1—構(gòu)思報告

在步驟2和3中，小組已經(jīng)對問題做了大量的研究工作。在準備報告的過程中，重要的是不要遺漏前面工作中的研究成果。

如果小組的工作充分。就能得到足夠的理由來支持小組選定的項目。這些理由將通過清楚、合理的結(jié)構(gòu)展現(xiàn)—一份結(jié)構(gòu)合理、論據(jù)清晰的報告。如果小組具有良好的說服能力將對報告起重要的作用。如果小組陳述的理由合理、簡潔、清楚。它就真正能反映小組的需求。

步驟2—繪制輔助報表

圖表和其他簡潔的材料可以使報告更生動。使欲說明的問題和想法更清晰、易于理解。但過于復(fù)雜的圖表不利于問題和想法的表達。小組應(yīng)明確每一份輔助材料或圖表的作用和目的。并確定如何通過這些材料幫助相關(guān)人員了解小組的想法和意見。

步驟3—完成報告草案

草擬報告就是在正式的評審會議之前。將關(guān)鍵的信息和材料提供給與會者。一份好的報告應(yīng)與提供給與會者的資料沒有大的差異和改動。因此，六西格瑪黑帶應(yīng)提前讓關(guān)鍵的股東們了解這份報告。這樣做不僅會使報告發(fā)揮最大的作用，而且可以對報告進行復(fù)查。股東們在了解報告后，可以提出另外的想法，這樣便于小組在形成正式報告之前，對草案進行修訂。

步驟4—將報告遞交給所有的股東

如果前而幾個步驟準備得充分。這個步驟就比較容易實現(xiàn)。六西格瑪黑帶將是報告的起草人。其他組員給予協(xié)助。所有的組員都應(yīng)該考慮在報告的制定過程中可能出現(xiàn)的問題。并就意見進行交流。

如果報告獲得了批準，6西格瑪(6sigma)小組將開始實施下一個主要步驟:設(shè)計和實施計劃。