采購人員的素養(yǎng)丨強烈推薦
任何職業(yè)素養(yǎng)都可以列出一堆,其中絕大部分具有共通的特質。采購只是眾多職業(yè)中的一類,依據(jù)其獨有的從業(yè)環(huán)境及專業(yè)性,提取了幾條差異化的能力要求來說說,這個思路可能更靠譜一點,否則這個問題回答三天三夜,也會沒個底。
廉潔自律,把這條放在第一位,估計沒人會反對。廉潔自律是對掌握資源分配權力的崗位都會有的要求,采購自然位列其中。中國的營商環(huán)境不可謂不惡劣,猜想采購人員都有過這樣的遭遇,幾個人一起分享職業(yè)信息,當說到自己在做采購時,乖乖,是不是會有一堆不對勁的眼神???
是不是還有些陰陽怪氣?。俊巴?,采購好啊,肥缺??!”,“能撈不少吧?”這些盡管帶有職業(yè)偏見,但多少也昭示了采購從業(yè)環(huán)境之惡劣,絕對高危啊。于是乎,“廉潔”自然就成了采購人員最重要的基本素養(yǎng),沒有之一。
大字易識,實際要如何表現(xiàn),才算真正做到?對于錯、該于不該,讓十個人來解釋,很可能會冒出十種答案。私底下的灰暗勾當,違反的是法律,勿論職業(yè)道德,此處不用討論。
真心讓人為難的,反倒是現(xiàn)實中的一些“陽光”行為:譬如供應商給派個車,供應商請吃個飯,供應商給送點禮,供應商請唱個K,供應商請洗個腳......這些算不算違規(guī),該不該做?
沒有規(guī)定,就妄談違規(guī),規(guī)定不細,肯定多有例外,如果規(guī)定鐵板一塊,只有零和非零的差別,那倒省事了?,F(xiàn)實中要做到完全的零容忍斷然不易,但若立此參照,來判斷有沒有做到,卻反而成了最容易的事。這種規(guī)范的思路,絕對值得推崇,因為只需要咬咬牙,輔以合適的出差待遇,還是可以實施下去的。
每個采購人員的心底,得存把自己的尺子,時刻丈量。任憑銷售精英們泰山般壓頂,卻能一直堅持著清醒的自決。這貌似傷了一時的和氣,背后卻定能討得對方的尊重,與業(yè)務只會有益,總比大家表面一團和氣,背后操爹罵娘,最后業(yè)務受傷,要好出不止百倍。
與個人來講,絕不能讓供應商給你發(fā)“福利”,但要讓供應商幫你出業(yè)績,在厚黑的商道上,這種“福利”和業(yè)績指定是此消彼長的買賣,取了前者,定會丟了職業(yè)操守,成為無本枯木,該如何選擇,一目了然。
了解產(chǎn)品
熟悉產(chǎn)品是采購人員工作的起點。哪些產(chǎn)品知識是采購員需要熟知的?不妨羅列出一些:產(chǎn)品市場規(guī)格、產(chǎn)品數(shù)量規(guī)劃、產(chǎn)品BOM構成、產(chǎn)品關鍵原材料構成、制造產(chǎn)品的關鍵工藝、關鍵技術及設備、產(chǎn)品關鍵質量特性、產(chǎn)品檢驗及試驗所需的重要設備儀器、產(chǎn)品研發(fā)的關鍵投入、產(chǎn)品研發(fā)周期等等,這些產(chǎn)品知識無不和采購的工作職責相關,需要應盡可能地學習掌握,做到在供應商跟前面不露怯、侃侃而談,形神兼具圈內專業(yè)人士的派頭才行。
以上這些要做到,很不容易,但并非不可企及。產(chǎn)品知識學習的機會無處不在,公司內部已有的資源不能放過,包括專業(yè)資料和資深同事,隨時獲取自不在話下。供應商處也是學習的天堂,在現(xiàn)場進行有目的的觀察、溝通、獲取并記錄,在業(yè)務交往中發(fā)展私下關系,不恥下問,積累知識和經(jīng)驗。
如果暫時實在是內外不給力,還有終極的一招,叫作“拆解分析”。拆解分析又叫“Tear-down”,這也是采購人員最基本的一項分析技能,必須掌握,通常采購、研發(fā)和質量專業(yè)的人員都應該實踐過。
不妨略微跑偏一下,聊聊完整的傻瓜Tear-down實施方法,如果兼顧采購、技術和質量三方面的分析需求,一次Tear-down活動大致可以分六步:第一步,采購獨立包裝完好的目標產(chǎn)品,準備必要的“破壞”工具及標記文具,找一處專門的工作間;
第二步,拿起完好的產(chǎn)品,當自己是用戶,開始拆除包裝物,每拆除一件包裝,做好物料編號及記錄,同時問上幾個W的問題,確定產(chǎn)品的關鍵市場規(guī)格和用戶的質量關注點,做好書面記錄,于是產(chǎn)品市場規(guī)格和關鍵質量特性就有了,注意這一步只是拆除包裝物,到可供用戶最終使用的產(chǎn)品本體出現(xiàn)為止;
第三步,接下來當自己是開發(fā)工程師,借助工具把產(chǎn)品大卸八塊,拆到不能再拆分的均質料件為止,給每個料件編碼、明確材質和重量、起一個名字,記錄形成清單,于是一份原材料BOM就誕生了;
第四步,接下來當自己是工藝工程師,開始分析每一個料件:它的成型工藝如何,需要什么設備,表面處理工藝如何,需要什么設備,成品組裝工藝又如何,整理形成工藝及設備需求清單;
第五步,分析一下部件和成品檢驗所需要的儀器設備,并整理形成檢驗儀器清單;第六步,整理Tear-down所有的輸出,歸檔形成明細報告,和相關的同事分享修訂結果,并將實際樣件封存。
洞悉市場
一名好采購需要洞悉兩方面的市場。其一是需求市場,即采購方自己產(chǎn)品所面對的市場,包括市場的競爭性、己方產(chǎn)品的定位、對于采購物料的目標價要求、市場總需求容量、當前采購規(guī)模、采購需求的波動特征等等;
其二是供應市場,即待采購物料的供貨市場,包括采購尋源物料組特征、供應市場競爭性、行業(yè)的交易特點、行業(yè)主要供應商、行業(yè)市場占有率分布、關鍵原材料及價格趨勢、供應商品牌利益沖突、供應商合作訴求、供應地生產(chǎn)要素價格等等。
需求市場的戰(zhàn)略決定了對供應市場的期望,而供應市場的特點決定了短期內可以期待的供應支持,采購就是中間的橋梁,讓需求與供應在現(xiàn)實條件下達成某種動態(tài)妥協(xié),并維持健康的關系朝前發(fā)展。
由此可見,市場知識、資源以及敏感性是戰(zhàn)略上指引采購成功的關鍵。2010年日本大地震發(fā)生后的第一時間,敏銳的半導體器件采購無論價格,直接橫掃所有渠道里現(xiàn)貨庫存,并且采用同樣的策略海量訂購替代規(guī)格的歐美器件,逼促研發(fā)在最短的時間內完成替代設計,確保自己的產(chǎn)品后續(xù)可以有穩(wěn)定出貨,在這次自然災害意外事件中,有的廠家因為關鍵器件短缺損失慘重,持續(xù)近三年多時間,對日系半導體制造產(chǎn)業(yè)的戰(zhàn)略布局也產(chǎn)生了根本的影響。
市場知識、資源及敏銳感覺的培育是最不易的,也是最耗費時間的。獲取市場信息及資源的途徑包括行業(yè)協(xié)會、研究機構、垂直網(wǎng)站、專業(yè)展會及某些研討交流活動。一般企業(yè)對于競爭市場的研究投入要遠超出對供貨市場的投入,因此供應商本身也是獲取供應市場情報的重要途徑。
懂得運營
什么樣的供應商才算是最有競爭力?如果采購員不懂得工廠運營的知識,這個問題恐怕是回答不好的。有一個杜撰的的故事,講一個老采購帶領剛入行的小字輩初次訪問工廠,老采購在現(xiàn)場觀察交流還不到一個小時,就很篤定地對小字輩講:“這工廠很不錯,必須拿下為我所用?!?/p>
小字輩問老采購怎么看出來的,老采購于是歷數(shù)出一大堆的發(fā)現(xiàn):“第一,這廠房雖然顯陳舊,擔房子和地都是15年前自己添置的,現(xiàn)在了然沒什么負擔;第二,設備也不算新,但保養(yǎng)使用規(guī)范,再正常使用五六年沒問題,折舊負擔輕;
第三,現(xiàn)場工人都在嚴格照標準作業(yè),主管經(jīng)理沒幾個,管理費用不會高;第四,生產(chǎn)過程的不良品隔離標識清晰,比例不到1%,質量損失控制得很好;第五,盡管沒上ERP系統(tǒng),但倉庫物料標識及半成品追蹤都很清楚,庫存數(shù)據(jù)每天有更新,我估摸了一下周轉水平大概是11次,已然不錯了;
第六、我在現(xiàn)場看到了生產(chǎn)排程看板,每天及時更新并統(tǒng)計評價,從上打下溝通暢通透明,很難得;最后一點,要說現(xiàn)場管理,他們對尾數(shù)及報廢料的處置很細致及時,對成本摳得不深是做不到這個層次的。”
老采購這通分析透滿了對工廠運營的理解,讓小字輩肅然起敬,不服不行。外部條件完全一致的前提下,供應商的競爭力完全取決于自身的運營水準,外部條件可控性相對較差,通常也處于不斷變化中,因此采購更能夠把握的是供應商運營的健康狀態(tài)及效率水準。說得夸張一點,成功的采購管理者,已經(jīng)初步具備了運營一家工廠的能力。
會溝通
溝通是所有職業(yè)倚重的技能,任何工作都是在溝通當中完成的。采購崗位對于溝通能力的要求完全不亞于銷售崗位,其實他們本身就是現(xiàn)實當中頻繁互動的兩極。
采購人員在公司內部的溝通主要是協(xié)調與推進,在外部則主要是談判與影響。有人認為溝通能力的培養(yǎng)是一個偽命題,因為正常的人都具備足夠的溝通能力,大家對于不同人的溝通能力有不同的評價,只是因為大家對不同溝通方式的接受程度不一致。
其實這種說法是有問題的,因為恰好溝通方式是可以通過訓練改善的,難以改變的是溝通的風格,或者說是人根本的性格,而拒絕參與溝通或不愿嘗試用更高效的方式溝通,屬于精神上存在一定變態(tài)的人性。
舉個例子,碰到緊急而重要的事情,肯定不宜托人轉述,能直接面談就不打電話,能打電話就不寫郵件,這些原則性的溝通習慣顯然是可以培養(yǎng)的,無論性格如何。溝通最成功的回報就是個人的影響力,有學者干脆把領導力就解釋為影響力,值得認同。
人們都是在溝通當中釋放影響力、融聚資源、化解分歧以及獲取支持的。建立自己的個人影響力需要兩種漫長的堅持:一是堅持最高標準的專業(yè)性,就是不胡說、講道理。
二是堅持個人的誠信,講真話——能承諾——諾必踐,這是建立個人誠信的微小循環(huán)。采購人員的素養(yǎng)要求何其之多,但如果你具備了做一個普通人的基本素養(yǎng),你又具備了做一名專業(yè)工作者的基本素養(yǎng),你還“特別”具備了上面所提到的廉潔自律、了解產(chǎn)品、洞悉市場、懂得運營,還很會溝通,那么恭喜你,你已經(jīng)走在通往采購大師的道上了