XX公司合同管理辦法（第二稿）

第一章 總則

第一條 為加強合同（協(xié)議）管理，規(guī)范經(jīng)營行為，防范控制經(jīng)營風險，維護公司權(quán)益，根據(jù)國家有關規(guī)定，制定本辦法。

第二條 本辦法適用于公司與外部單位、個人為實現(xiàn)一定的經(jīng)濟民事目的，明確雙方權(quán)利義務關系而訂立的合同。勞動合同，公司內(nèi)部管理、內(nèi)部承包性質(zhì)的合同以及公司與行政單位簽訂的有關行政管理性質(zhì)的合同不適用本辦法。

第三條

公司對外發(fā)生經(jīng)濟往來，除標的額較小或能即時清結(jié)的外，均須采取書面形式訂立合同。雖能即時清結(jié)但屬批量，交易額大，或訂立合同時難以監(jiān)測標的物內(nèi)在質(zhì)量和技術(shù)性能及容易引起糾紛的交易，也應訂立書面合同。

第四條 訂立合同，應當遵守國家的法律法規(guī)，貫徹平等自愿、協(xié)商一致、互利互惠、等價有償?shù)脑瓌t。

第五條 有關簽訂、履行、修改、補充、終止、解除合同的文書、圖表、傳真等均為合同的組成部分。

第六條 合同分為重大合同和一般合同，常規(guī)合同和非常規(guī)合同。重大合同包括：

1.對外投資合同、章程；

2.股權(quán)轉(zhuǎn)讓合同；

3.聯(lián)營合同；

4.融資合同；

5.擔保合同；

6.金額較大或權(quán)利義務復雜的常規(guī)合同；

7.其他非常規(guī)的，可能對公司產(chǎn)生重大經(jīng)濟、名譽影響的合同。

一般合同是指除重大合同之外的合同。常規(guī)合同是指本公司經(jīng)常簽訂的、具有重復性、內(nèi)容類似的合同，如工程施工合同、分包合同、工程居間合同等。非常規(guī)合同是指公司因臨時工作需要，簽訂的個事個辦的合同，如聘用中介機構(gòu)服務合同。

第二章 合同管理機構(gòu)及職責

第七條 公司對合同實行三級管理制度。

第八條 企劃部門是公司合同的主管部門，其職責是：

1.統(tǒng)一負責對公司合同進行全面管理；

2.宣傳貫徹《合同法》和國家有關法律、法規(guī)；

3.擬定并組織實施合同管理的規(guī)章制度；

4.檢查、指導、考核各部門的合同管理工作，查處違反合同管理辦法和利用合同進行違法違紀行為案件，提出獎懲建議；

5.對重大合同和非常規(guī)合同進行法律審查；

6.應合同承辦單位和日常管理部門要求，或公司領導指示，參與合同談判和合同糾紛的解決；7.負責授權(quán)、轉(zhuǎn)授權(quán)管理，擬定授權(quán)、轉(zhuǎn)授權(quán)方案，分別報法定代表人、總經(jīng)理批準后，組織實施；

8.定期向總經(jīng)理、董事長報告合同簽訂、履行情況。第九條 計劃經(jīng)營部門對生產(chǎn)經(jīng)營業(yè)務合同進行日常管理，企劃部門對公司輔助業(yè)務合同和其他民事合同進行日常管理。

第十條 合同日常管理部門的職責：

1.在各自職責范圍內(nèi)，分別保管、使用合同專用章；

2.對承辦部門擬定的合同進行審查；

3.幫助、指導、督促承辦部門依法、依約履行合同，對承辦部門合同管理情況、履行情況進行監(jiān)督、檢查；

4.對合同簽訂、履行情況登記臺賬；

5.定期向合同主管部門報告所分管日常合同的簽訂、履行情況。第十一條 為完成本部門工作任務，具體負責合同談判、起草、履行、具體管理的各職能部門、各項目部門是合同的承辦部門。

第十二條 合同承辦部門的職責：

1.負責草簽合同的市場調(diào)查、資信審查，合同談判，履行合同簽批程序；

2.對本部門負責的合同進行統(tǒng)一編號，登記臺賬和分類歸檔，全面收集保管合同履行過程中的檔案資料，如收集保管合同書、補充協(xié)議、變更協(xié)議，往來信函、電報等與合同有關的文件，定期向合同日常管理部門報送合同報表等有關資料；

3.依法、依約督促履行合同；

4.對合同履行過程中發(fā)現(xiàn)的問題，及時向日常管理部門報告，及時采取措施防止糾紛的發(fā)生，維護公司利益；

5.合同履行完畢后，及時與合同日常管理部門移交檔案；

6.合同管理的其他職責。

第三章 授權(quán)管理

第十三條 訂立合同除加蓋公司印章外，還應由法定代表人或代理人簽字。

第十四條 重大合同由總經(jīng)理審查，法定代表人簽字。其他合同可由法定代表人一次性授權(quán)給總經(jīng)理審查簽字?？偨?jīng)理可根據(jù)工作需要進行轉(zhuǎn)授權(quán)。取得轉(zhuǎn)授權(quán)的人，不得再次轉(zhuǎn)授權(quán)。第十五條 授權(quán)委托書由企劃部門起草。授權(quán)委托書應當包括委托人、受委托人、委托事項、委托權(quán)限、委托期限。授權(quán)委托書由法定代表人簽字或轉(zhuǎn)授權(quán)人簽字，并加蓋公司行政公章。

第十六條 授權(quán)委托書一式三份，由授權(quán)人或轉(zhuǎn)授權(quán)人、企劃部門、受委托人各執(zhí)一份。

第十七條 企劃部門對授權(quán)委托書應當進行編號，登記臺賬，按規(guī)定條件和時間收回已簽發(fā)的授權(quán)委托書或通知終止授權(quán)委托。第十八條 授權(quán)委托書分定期授權(quán)和一次性授權(quán)。對公司常規(guī)性業(yè)務合同，一般采取定期授權(quán)或轉(zhuǎn)授權(quán)，定期授權(quán)或轉(zhuǎn)授權(quán)的期限原則上不超過一年。未持有授權(quán)書的或超越授權(quán)書授權(quán)范圍及授權(quán)期限屆滿，需要代理簽訂合同的，應當辦理一次性授權(quán)。因緊急工作，沒有取得授權(quán)或轉(zhuǎn)授權(quán)確需代理簽訂合同的，應當通過企劃部門，電話取得委托人的同意，做好記錄，事后取得補授權(quán)。

第十九條 調(diào)離本單位或改做其他工作失去代理條件的，應主動向企劃部門繳銷授權(quán)委托書。

第四章 合同專用章的管理

第二十條 刻制、作廢合同專用章，由企劃部門提出申請，公司領導批準后，由辦公室統(tǒng)一辦理。

第二十一條 合同專用章分“一”和“二”，其中合同專用章（一）由計劃經(jīng)營部門管理，主要用于簽訂生產(chǎn)經(jīng)營業(yè)務合同；合同專用章（二）由企劃部門管理，主要用于輔助業(yè)務合同和其他民事合同簽訂。

第二十二條 訂立本辦法合同，除特殊情況經(jīng)董事長、總經(jīng)理批準外，不得使用公司行政公章，不得使用部門公章。

第二十三條 印章保管部門要責成專人妥善保管印章，按照本辦法規(guī)定的程序、權(quán)限使用印章，建立印章使用臺賬。

第二十四條 保管合同專用章的人員不得在無法定代表人或其授權(quán)委托人簽字的合同書上簽章。

第二十五條 合同專用章一般不準攜帶外出。必須攜章外出簽訂合同的，必須經(jīng)董事長或總經(jīng)理批準，辦理登記手續(xù)，由兩人攜帶。用章結(jié)束后，應立即歸還，報告使用情況。

第二十六條

合同專用章一般不得在空白合同書、空白紙張上簽章。因工作需要確需簽章的，應經(jīng)董事長或總經(jīng)理批準，并在空白合同書或空白紙張上注明專項用途，做好登記，編制號碼。使用者應將空白合同書或空白紙張使用情況報告印章管理部門。未使用的空白合同書或空白紙張，應當立即交回，并立即銷毀。

第二十七條 合同專用章丟失、作廢的，管理人應當立即報告，并按規(guī)定程序宣告作廢。

第五章 合同的訂立

第二十八條 合同的訂立應當按照市場調(diào)查、資信調(diào)查、談判、合同起草、合同審查、簽字蓋章等程序進行。

第二十九條

市場、資信調(diào)查：對需要交易的事項和擬交易的對象，承辦部門要根據(jù)實際情況，按照交易的效益性、安全性、合法性原則，進行必要調(diào)查，收集交易對象近期經(jīng)年檢的營業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證書復印件或身份證復印件。重大合同需要提供書面材料及相關證據(jù)。

第三十條 談判：合同談判由承辦部門負責。重大合同由承辦部門牽頭，日常管理部門、主管部門、公司領導參與。

第三十一條 合同起草：原則上由我方談判人員或談判小組負責。起草合同應當遵循以下原則：

1.遵守法律、法規(guī)和有關規(guī)章制度。

2.國家有示范文本的，要盡量采用示范文本。國家沒有示范文本，但對本公司是常規(guī)合同的，合同管理部門要牽頭制定并督促使用公司示范文本。采用示范文本應當根據(jù)本筆交易的實際情況，做必要的修改、補充。

3.起草合同必須具備合同標的，數(shù)量和質(zhì)量，價款或者酬金，履行的期限、地點和方式，其他權(quán)利義務，違約責任，合同各方名稱、地址、聯(lián)系人、電話、銀行賬號等主要內(nèi)容。

4.起草合同要做到標的明確、責任清楚、條款齊全、語言規(guī)范嚴密、形式合法。

5.起草合同的訴訟管轄地最好約定在對我方有利的地點。如對方要求起草合同的，我方談判人員或談判小組應按上述要求進行審查和修改。

第三十二條 審查：合同起草完畢后，承辦部門應填寫合同審批意見書，并持合同草本及有關資料逐級報日常管理部門和公司分管領導審批。重大合同應經(jīng)總經(jīng)理審批。

重大合同和非常規(guī)合同，在提請審批前，應報合同主管部門進行合法性審查。報請合法性審查，應預留不少于3個工作日的審查時間。其中對重大合同，應由法律顧問出具書面法律意見。對審查不合格的合同，合同承辦部門應及時修改，直至合格。

第三十三條 簽字蓋章：對按規(guī)定程序?qū)彶楹细竦暮贤?，由法定代表人或代理人按照代理?quán)限在合同書簽字，到合同日常管理部門蓋章。

第三十四條 外部手續(xù)：法律法規(guī)規(guī)定需經(jīng)專門機關批準的合同，合同簽訂后應由承辦部門辦理審批手續(xù)；國家規(guī)定需經(jīng)有關部門登記或備案的合同，應向規(guī)定的部門申請登記或備案；法律規(guī)定或合同約定進行公證或見證的合同，應當進行公證或見證。

第三十五條 簽訂合同，原則上應先由對方蓋章；確實需要我方先蓋章的，應由承辦部門持我方蓋章后的文本，專人親自到對方蓋章。對方拒絕蓋章的，承辦部門應收回我方已蓋章合同，并立即向日常管理部門和分管領導報告，繳銷合同；對方要求在我方已蓋章合同上補充內(nèi)容的，應征得我方領導同意。

第三十七條 合同經(jīng)雙方蓋章后，我方應至少留一份原件，置于合同承辦部門。其他部門需要的，可以留取復印件。

第三十八條 單份合同文本達二頁以上的須加蓋騎縫章。

第六章 合同的履行

第三十九條 合同生效后，應當實際、全面地履行。合同生效前，不得實際履行合同。

第四十條 合同簽訂后，如發(fā)現(xiàn)合同訂立顯失公平、重大誤解或?qū)Ψ接衅墼p行為，嚴重損害我方利益的，應立即報合同主管部門，由主管部門報請公司分管領導研究決定是否予以協(xié)商或采取司法救濟措施。第四十一條 合同履行過程中，如發(fā)現(xiàn)對方嚴重違約或?qū)Ψ揭呀?jīng)或可能喪失履約能力的，要立即報告合同主管部門，由主管部門報請公司分管領導研究決定是否采取司法救濟措施。

第四十二條 合同生效后，除非出現(xiàn)上述第四十條、第四十一條情形的，承辦部門應當積極組織、協(xié)調(diào)、督促各有關部門嚴格依約履行合同。出現(xiàn)履約困難的，應立即報公司領導采取補救措施，盡量避免公司主動違約。

第四十三條 合同履行過程中，承辦部門要注意收集各種有關合同資料，詳細記錄履行過程、重要情況，并爭取對方至少是負責部門和人員簽章確認。

第四十四條 對方要求我方簽字確認合同履行情況的，應當根據(jù)合同履行的背景、客觀情況予以確認，不得夸大或縮小。

第七章 合同的變更和解除

第四十五條 經(jīng)雙方協(xié)商變更合同的內(nèi)容，應簽訂書面變更協(xié)議，按合同訂立程序?qū)彶椤⒂谜隆?/p>

第四十六條 需要變更、解除合同的，由承辦部門提出書面申請，按合同訂立程序?qū)徟?，通知對方，并將對方意見及時反饋。

第四十七條 對方要求變更或解除合同的，應要求對方提出書面變更、解除理由及擬修改的內(nèi)容，承辦部門提出初步意見，按訂立合同程序?qū)徟?/p>

第八章 合同終止與糾紛處理

第四十八條 合同權(quán)利義務履行完畢或合同被解除以及《合同法》規(guī)定的其他終止情形出現(xiàn)，權(quán)利義務清結(jié)完畢的，合同終止。

第四十九條 合同終止，合同承辦部門應當爭取對方簽署合同終止確認書。合同終止確認書應當包括合同編號、合同履行簡述、合同爭議諒解、雙方確認終止的意見等內(nèi)容。

第五十條 合同終止，由合同承辦部門報合同日常管理部門，注銷合同履行臺賬。

第五十一條 合同期滿，合同未能履行完畢的，承辦部門應將合同履行情況，到期未履行完畢的理由、情況，報告合同日常管理部門，并繼續(xù)督促合同履行，不得對未履行完畢的合同放任不管。合同期滿，對方無正當理由，未能完全履行合同的，應及時向合同主管部門報告，由主管部門商請領導決定是否采取司法途徑救濟。

第五十二條 合同在履行過程中發(fā)生糾紛的，應首先通過協(xié)商途徑進行解決，協(xié)商不通的，應做好訴訟或應訴準備。

第五十三條 合同發(fā)生爭議或出現(xiàn)爭議跡象的，要立即報告主管部門。謹慎簽收對方發(fā)來的文件，防止錄音錄像。

第九章 檔案管理

第五十四條 合同承辦部門應當本著一戶一檔、一事一檔、一合同一檔的原則，分別建立檔案。其他部門應根據(jù)工作需要，建立本部門必要的臺賬和檔案。第五十五條 檔案資料包括合同、補充協(xié)議、合同訂立、變更審批書，招投標書、擔保合同、臺賬、履行情況記錄、結(jié)算單、雙方往來信函等。

第五十六條 檔案管理人員工作變動的，應當將全部檔案資料分戶整理、分類整理并妥善交接。

第五十七條 合同履行完畢，不存在任何爭議的，承辦部門應當將檔案資料移交公司檔案管理部門保管。

第五十八條

合同主體履行完畢滿一年，輔助義務未能履行完畢的，由承辦部門將檔案移交日常管理部門，另類保管。承辦部門繼續(xù)記錄臺賬，督促合同的履行。

第十章 罰則

第五十九條 工作人員違反規(guī)定或怠于履行職責，沒有造成損失的，由公司給予警告。警告后未予改正的或改正后一年內(nèi)又犯的，公司解除勞動合同。

第六十條 工作人員違反規(guī)定或待遇履行職責，給公司造成損失或使公司應得利益受損的，應當賠償損失。單次損失超過XX元，連續(xù)兩次超過XX元，公司可以解除勞動合同。

第六十一條 工作人員違反規(guī)定，涉嫌構(gòu)成犯罪的，公司提請國家有關機關追究其刑事責任。

第十一章 附則

第六十二條 本辦法解釋權(quán)歸企劃部門。第六十三條 本辦法已經(jīng)公司董事會討論通過，自X年X月X日起實施。

XX公司

年 月 日