公司舉辦一場(chǎng)會(huì)議活動(dòng)需要付出成本不僅僅是會(huì)議當(dāng)天的場(chǎng)地和茶歇費(fèi)用，費(fèi)用支出將貫穿整場(chǎng)會(huì)議前后期以及會(huì)議涉及的所有人員，這將是一個(gè)非常高昂的數(shù)字，那么一個(gè)企業(yè)在舉辦會(huì)議活動(dòng)的時(shí)候都會(huì)產(chǎn)生哪些費(fèi)用？這些費(fèi)用應(yīng)該如何有效地進(jìn)行管理呢？

業(yè)務(wù)招待費(fèi)

對(duì)外聯(lián)絡(luò)的銷售部門，經(jīng)常要建立與客戶良好的關(guān)系，請(qǐng)客吃飯、迎來(lái)送往，這本無(wú)可厚非，但每一筆請(qǐng)客的報(bào)銷單據(jù)，都應(yīng)該明明白白。要解決這一問(wèn)題很簡(jiǎn)單——制定復(fù)雜的報(bào)銷制度：

吃飯寫清楚吃飯?jiān)?、人?shù)和無(wú)遺漏的人員名單；

寫好具體的禮品（非用餐類支出）品牌、名稱、數(shù)量及用途；

結(jié)賬必須刷卡消費(fèi)，不可現(xiàn)金結(jié)賬，并提供點(diǎn)菜的消費(fèi)清單；

不開支員工外埠出差發(fā)生的個(gè)人用餐費(fèi)用；

以上憑據(jù)均報(bào)領(lǐng)導(dǎo)審批、制度明確“事后可核實(shí)并扣款”。

差旅費(fèi)

很多公司對(duì)差旅費(fèi)的報(bào)銷還是有一定規(guī)定的，但經(jīng)常會(huì)發(fā)生住宿發(fā)票金額超出公司額度等情況，這個(gè)時(shí)候就可以寫明情況、一一核實(shí)，財(cái)務(wù)人員按章辦理即可：

統(tǒng)一按地區(qū)制定差旅各項(xiàng)費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)；

減少不必要的出差人次費(fèi)用；

增加集中出差地區(qū)的出差信息查詢功能，建立順帶資料傳遞功能，提高往返效率；

對(duì)于僅有公司內(nèi)部人員參加的部門會(huì)原則上在公司內(nèi)召開；

整合公司差旅資源，推行差旅服務(wù)集中尋源、集中采購(gòu)，優(yōu)化出差協(xié)議賓館資源及價(jià)格。

會(huì)議費(fèi)

這里具體指開會(huì)期間產(chǎn)生的費(fèi)用，包含的名目多、數(shù)量多、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)格也高，因此也總是居高不下。有些大企業(yè)喜歡講排場(chǎng)、擺闊氣造成嚴(yán)重浪費(fèi)等。針對(duì)這些會(huì)費(fèi)失控的現(xiàn)象，改善費(fèi)用管理需要做好以下幾點(diǎn)：

明確會(huì)議的規(guī)章制度和責(zé)任界限；

合理編制部門預(yù)算；

減少會(huì)議數(shù)量、控制會(huì)議規(guī)模；

建立歷史數(shù)據(jù)、臺(tái)賬、會(huì)議依據(jù)；

規(guī)范會(huì)議室的報(bào)銷流程，采取轉(zhuǎn)賬支付增加操作難度。

宣傳費(fèi)

會(huì)議宣傳期間，涉及到廣告費(fèi)。對(duì)廣告費(fèi)的控制不是簡(jiǎn)單的靠“削減”來(lái)管控。要管住廣告費(fèi)用并不難，應(yīng)該做好以下幾點(diǎn)：

明確廣告費(fèi)歸口管理部門、負(fù)責(zé)預(yù)算、執(zhí)行、考核，這樣才能責(zé)任落實(shí)、有效管控；

明確廣告費(fèi)列支范圍和具體項(xiàng)目，在范圍內(nèi)走流程，在范圍外一事一議、單獨(dú)報(bào)批；

做好廣告費(fèi)的事先預(yù)算，事中執(zhí)行、監(jiān)督，以及事后考核并與薪酬掛鉤。

總之，要管理好會(huì)議費(fèi)用，削減不必要的支出，對(duì)一時(shí)難以調(diào)整的費(fèi)用就要考慮復(fù)利、源頭控制、商業(yè)模式創(chuàng)新等價(jià)值鏈管理了。

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