項(xiàng)目資源管理主要是對(duì)項(xiàng)目所需的人力、材料、機(jī)械、技術(shù)、資源等資源進(jìn)行計(jì)劃、組織、指揮、協(xié)調(diào)和控制。眾所周知，項(xiàng)目推進(jìn)需要資源支撐，一旦資源不足，項(xiàng)目的進(jìn)度和質(zhì)量都會(huì)受到影響。而在項(xiàng)目管理活動(dòng)中，做好資源管理并不容易，不然資源不足就不會(huì)是項(xiàng)目經(jīng)理最常遇到的挑戰(zhàn)之一了。以下是項(xiàng)目經(jīng)理最常遇到的項(xiàng)目資源管理陷阱：

1、資源進(jìn)度規(guī)劃嚴(yán)格死板

你是否在項(xiàng)目一開(kāi)始就鎖定了資源和進(jìn)度表，一旦分配完成，就幾乎不可能改變？當(dāng)今的業(yè)務(wù)需求需要更快、更具適應(yīng)性的資源管理，從而跟上不斷變化的客戶需求和需要更出色團(tuán)隊(duì)的狹窄利潤(rùn)。若無(wú)法快速準(zhǔn)確地做出反應(yīng)，舊的資源管理流程也比以往效率更低，勢(shì)必會(huì)導(dǎo)致資源分配不合理的情況。

2、項(xiàng)目活動(dòng)無(wú)關(guān)聯(lián)

項(xiàng)目由許多不同的活動(dòng)組成，每個(gè)活動(dòng)都有完成必要工作的資源。雖然并非每項(xiàng)活動(dòng)都依賴(lài)另一個(gè)團(tuán)隊(duì)成員來(lái)完成工作，但成功的項(xiàng)目依賴(lài)有凝聚力的團(tuán)隊(duì)。但是，資源經(jīng)理可能會(huì)將他們分配給員工的活動(dòng)視為獨(dú)立活動(dòng)。結(jié)果可能是工作混亂，當(dāng)個(gè)別任務(wù)未完成或逾期時(shí)，混亂會(huì)造成瓶頸和不必要的復(fù)雜化。

3、管理不考慮資源利用率

資源經(jīng)理過(guò)去只是簡(jiǎn)單地用盡可能多的活動(dòng)填滿團(tuán)隊(duì)成員的日程表，從而推進(jìn)項(xiàng)目。但這種“一刀切”的資源分配方法缺乏洞察力，無(wú)法充分利用每個(gè)資源的技能，又不會(huì)讓他們到精疲力竭的地步。

4、手動(dòng)成本核算

成本核算過(guò)程是每個(gè)項(xiàng)目的關(guān)鍵部分。然而，許多公司仍然依賴(lài)過(guò)時(shí)的、手動(dòng)的甚至紙質(zhì)的成本核算流程，這會(huì)占用不必要的時(shí)間和精力。當(dāng)這些流程在整個(gè)組織中被廣泛使用，無(wú)論是從承包商那里接收發(fā)票還是向客戶提供發(fā)票，它們?cè)诠ぷ髦苤姓加玫臅r(shí)間很快會(huì)增加。

利用現(xiàn)代項(xiàng)目管理軟件進(jìn)行資源管理

在業(yè)務(wù)中，項(xiàng)目管理提供了一種有價(jià)值且高效的結(jié)構(gòu)，有助于識(shí)別和關(guān)注優(yōu)先事項(xiàng)，跟蹤和衡量績(jī)效，克服挑戰(zhàn)和問(wèn)題，解決出現(xiàn)的不可預(yù)見(jiàn)風(fēng)險(xiǎn)，并在每項(xiàng)業(yè)務(wù)努力中實(shí)現(xiàn)更高的績(jī)效和成功概率。因此，基于項(xiàng)目的工作需要具有明確的目標(biāo)、里程碑和可交付成果，以及明確的開(kāi)始日期和結(jié)束日期。在此基礎(chǔ)上，作為項(xiàng)目經(jīng)理就必須知道團(tuán)隊(duì)員工如何花費(fèi)他們的時(shí)間。即使是顯而易見(jiàn)的項(xiàng)目活動(dòng)，資源的分配和使用也應(yīng)該妥善管理。如果無(wú)法使用正確的資源數(shù)據(jù)，他們?cè)趺粗理?xiàng)目活動(dòng)是按時(shí)完成，逾期 1 天還是逾期 N 天？

現(xiàn)代項(xiàng)目管理軟件——8Manage PM可以為你提供及時(shí)、準(zhǔn)確的資源數(shù)據(jù)，避免項(xiàng)目資源陷阱：

? 自動(dòng)執(zhí)行手動(dòng)任務(wù)，減少出錯(cuò)的可能性，并讓員工騰出時(shí)間來(lái)完成其他任務(wù)。結(jié)果是勞動(dòng)力更加精簡(jiǎn)和高效。還能獲取實(shí)時(shí)（始終最新的）數(shù)據(jù)，獲得某種程度的靈活性。

? 允許你在活動(dòng)和分配給項(xiàng)目的不同資源之間創(chuàng)建高效的流程。結(jié)果是為項(xiàng)目制定一個(gè)更好的計(jì)劃，讓每個(gè)團(tuán)隊(duì)成員將他們相互依賴(lài)的工作傳遞給彼此，直到他們像接力棒比賽一樣到達(dá)終點(diǎn)。

? 可以通過(guò)設(shè)定規(guī)則，徹底防止資源過(guò)度分配在項(xiàng)目計(jì)劃階段時(shí)發(fā)生。其次，在項(xiàng)目執(zhí)行階段，你可以動(dòng)態(tài)地看到您每位項(xiàng)目成員的負(fù)載情況，即便其他項(xiàng)目導(dǎo)致他們中間有人出現(xiàn)的工作超載或偏輕的情況。

? 系統(tǒng)將時(shí)間和費(fèi)用條目與自動(dòng)成本核算或發(fā)票生成直接集成在一起，使得大量的時(shí)間和精力可以重新分配到其他高價(jià)值的工作中。

? 可以讓你的團(tuán)隊(duì)在任何地點(diǎn)協(xié)同工作，共享關(guān)鍵信息并進(jìn)行有效溝通。這種完整的可見(jiàn)性創(chuàng)建了更加連貫的工作流程，并允許以最高效率跟蹤資源。

無(wú)論你的組織是否需要調(diào)整這些潛在項(xiàng)目資源管理陷阱中的一個(gè)或全部，采用 8Manage PM現(xiàn)代項(xiàng)目資源管理解決方案都會(huì)給你所在組織的各方各面帶來(lái)重大積極的影響。也因此，你依賴(lài)的團(tuán)隊(duì)將成為長(zhǎng)期成功更強(qiáng)大的要素。? ?