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辦公室主任(散文)

2012-11-02 08:49 作者:李忠燕  | 10條評論 相關(guān)文章 | 我要投稿

辦公室主任(散文

李忠燕

雞毛蒜皮無小事

雞毛蒜皮?!岸b忊彙本珠L提起話筒,聽見一句調(diào)侃:“×局長啊,我要給你匯報(bào)工作!”是縣委某副書記開著玩笑損人,局長立即恭敬地笑道“請書記指示?!备睍浾f:“豈敢豈敢,剛才你的辦公室主任要我給他匯報(bào)工作,我沒有照辦,我看還是直接給你匯報(bào)好些,請你向他轉(zhuǎn)達(dá)我的歉意?!本珠L連忙賠禮道歉。原來辦公室主任因?yàn)椴粫r(shí)接到“找你們局長!”卻沒什么要事的電話,就按慣例回答“我是辦公室主任,有什么事,你就給我說嘛。”不料今天沒有辨出是大領(lǐng)導(dǎo),犯了電話禮儀的大忌。

很多發(fā)生在辦公室的故事,原本就是一個(gè)個(gè)教訓(xùn)深刻而又意味深長的事故。有人說,辦公室是參謀,是紐帶,是神經(jīng)中樞,是沒有硝煙的戰(zhàn)場。每天面臨的大多是平凡瑣事,雞毛蒜皮,很少驚天動(dòng)地的大事,但任何一個(gè)小環(huán)節(jié)的疏忽,“作揖絆倒菩薩”,就會(huì)給窗口涂上污點(diǎn),讓紐帶絞成疙瘩,給工作造成損失,可能需要局領(lǐng)導(dǎo)甚至主要領(lǐng)導(dǎo)去“揩屁股”、“背書”或“背處分”。信訪也是小事吧?某鄉(xiāng)沒有處理好,20多名群眾集體上京,驚動(dòng)市縣領(lǐng)導(dǎo)。

“做好平凡的事就是不平凡,做好簡單的事就是不簡單”是對辦公室工作最“快、精、準(zhǔn)”的形象概括。在辦公室工作,不僅僅是一種榮譽(yù),更重要的是一種使命、一種責(zé)任。一個(gè)修煉有素的辦公室人,必然時(shí)刻保持清醒的頭腦,嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致、盡職盡責(zé),妥善處理來自四面八方的復(fù)雜關(guān)系和細(xì)小瑣事,左右逢源,游刃有余,讓辦公室這個(gè)窗口熠熠生輝。( 文章閱讀網(wǎng):www.sanwen.net )

事無巨細(xì)。我曾擔(dān)任多年縣級統(tǒng)計(jì)局辦公室主任,總的感覺是,每天都有做不完的事情,做完的事情數(shù)不出幾件大事要事。人,只有兩個(gè);事,不“具體”?!柏?fù)責(zé)機(jī)關(guān)日常工作”,細(xì)數(shù)起來不外乎辦事、辦文和辦會(huì)三樣。最具體的是“辦文”,包括文秘事務(wù)、政務(wù)信息等,每年的文字材料10來萬字,領(lǐng)導(dǎo)說啥時(shí)要,就得啥時(shí)交卷;最忙的4季度,光總結(jié)就有10個(gè)以上。辦會(huì)的時(shí)候不多,一年也就三五次。辦事最難,事無巨細(xì)“一把抓”,凡是其他科、股室不管的,辦公室都要管,文書收發(fā),建章立制及綜合協(xié)調(diào),財(cái)務(wù)及資產(chǎn)管理,考核獎(jiǎng)懲及人事、工資,組織、紀(jì)檢、黨風(fēng)廉政建設(shè)、宣傳,接待及后勤,政治文明和精神文明建設(shè)、社會(huì)治安綜合治理、國衛(wèi)生、計(jì)劃生育、安全、保密、保衛(wèi)、退休干部、工青婦,檔案、信訪工作等等,還要聯(lián)系上下左右單位,協(xié)調(diào)機(jī)關(guān)各科、股室的關(guān)系,完成縣委政府等上級領(lǐng)導(dǎo)臨時(shí)交辦的其他工作。這些工作,對統(tǒng)計(jì)局來說,不是本職工作,但是每一項(xiàng)工作都涉及一個(gè)部門,或一個(gè)單位,或一個(gè)行業(yè),不能有半點(diǎn)大意和絲毫松懈。退休干部不是大問題吧?但有個(gè)老同志練法輪功,誤入歧途,走火入魔,被安全部門強(qiáng)制辦學(xué)習(xí)班,結(jié)果,局機(jī)關(guān)當(dāng)年的精神文明建設(shè)和社會(huì)治安綜合治理均被一票否決。類似事故不勝枚舉。

捉襟見肘。繁難的工作需要相應(yīng)的人力,但縣級統(tǒng)計(jì)局的辦公室大多因陋就簡。機(jī)構(gòu)沒有縣“四大家”和市級以上部門辦公室那么健全;人很少,多則三五人,少則一二人。有的縣級統(tǒng)計(jì)局甚至沒有辦公室,有關(guān)工作職能劃在綜合科。都說統(tǒng)計(jì)局的辦公室很重要,為什么不多配幾個(gè)人呢?把那些政治素質(zhì)和業(yè)務(wù)素質(zhì)均較高的人才安排到辦公室呀。這個(gè)思路,地球人都知道,但就是沒辦法落實(shí)。2000年機(jī)構(gòu)改革以后,縣級統(tǒng)計(jì)局的機(jī)構(gòu)和人員編制由縣委機(jī)構(gòu)編制委確定,主要取決于縣級主要領(lǐng)導(dǎo)對統(tǒng)計(jì)工作的重視程度、統(tǒng)計(jì)部門的工作力度、統(tǒng)計(jì)局長的協(xié)調(diào)水平。一般來看,縣級統(tǒng)計(jì)局內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)大多設(shè)辦公室、綜合科、業(yè)務(wù)科等3-5個(gè),少于或多于3-5個(gè)的都很少;人員編制數(shù)一般在10-30人,絕大部分為公務(wù)員(包括“參公”人員),個(gè)別局還有一定數(shù)量的事業(yè)編制人員,占單位編制的比例在三分之一至二分之一。這點(diǎn)編制,即使全部配齊,也只相當(dāng)于省市級部門的一個(gè)處室,因此,縣級統(tǒng)計(jì)局的同志,無不“一以當(dāng)十”,一個(gè)人應(yīng)對二三個(gè)處室的現(xiàn)象并不鮮見。

某縣統(tǒng)計(jì)局2000年定編,內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)3個(gè),負(fù)責(zé)人3名;人員10個(gè),其中機(jī)關(guān)事業(yè)編制1個(gè);后經(jīng)爭取,增設(shè)地方調(diào)查隊(duì)和普查中心各1個(gè),增加事業(yè)編制人員5個(gè)(后“參公”)。現(xiàn)有職工16人,其中公務(wù)員10名,“參工”5名,工人1名。崗位結(jié)構(gòu):局領(lǐng)導(dǎo)3人,辦公室3人(主任兼財(cái)務(wù),文書和司機(jī)各一名),專業(yè)統(tǒng)計(jì)人員10人。年齡結(jié)構(gòu):50年代2人,60年代5人,70年代6人,80年代4人。學(xué)歷結(jié)構(gòu):本科9人(在職進(jìn)修7人),???人,中專高中3人。專業(yè)結(jié)構(gòu):統(tǒng)計(jì)2人,財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)3人,貿(mào)易經(jīng)濟(jì)2人,計(jì)算機(jī)4人,園藝安全法律等5人。盡管這個(gè)局人才輩出,近10年先后向外輸送了10多名正科至副廳的領(lǐng)導(dǎo)干部,但人少事多、專業(yè)和年齡等結(jié)構(gòu)性矛盾仍然較為突出,解決起來捉襟見肘。好在機(jī)關(guān)工作不比農(nóng)民務(wù)須按季節(jié)種秋收,可以先急后緩,大事化小,小事化了而不至于餓飯,比如政務(wù)信息,多幾期少幾期都無關(guān)宏旨。

鳳毛麟角?!?1世紀(jì)是人才世紀(jì)”??h級統(tǒng)計(jì)部門,能完成報(bào)表收集、匯總、上報(bào)的人員不難找;能高質(zhì)量完成統(tǒng)計(jì),特別是辦公室任務(wù)的人員卻無異于鳳毛麟角。近年來,縣級以下公務(wù)員系統(tǒng)實(shí)行“只出不進(jìn)”,少量補(bǔ)員采取全市統(tǒng)一招考或由重慶市選調(diào)優(yōu)秀大學(xué)生,到鄉(xiāng)鎮(zhèn)任職鍛煉一年以上,轉(zhuǎn)正之后由縣級部門擇優(yōu)調(diào)用。最近,梁平局需補(bǔ)員,編委發(fā)文同意使用編制;局領(lǐng)導(dǎo)決定:選調(diào)經(jīng)濟(jì)專業(yè)、有較強(qiáng)書面語表達(dá)能力、30歲以下的男青年。篩選結(jié)果,縣級部門人才不愿去統(tǒng)計(jì)局,各鄉(xiāng)鎮(zhèn)的優(yōu)秀人才已被“撈走”;符合單項(xiàng)條件的只有13人,滿足全部條件的幾乎沒有。這13人就是“過了篩子過篦子”后的“漏網(wǎng)之魚”。要一個(gè)吧,不理想;不要吧,統(tǒng)計(jì)工作急需人頂崗。統(tǒng)計(jì)系統(tǒng)的在職人員,大多都是在這類沒有更多選擇的情況下選調(diào)進(jìn)來的,他們作為一般工作人員,也許無可挑剔,但即使經(jīng)過長期歷練,也難以成為合格的辦公室人員??措娨晞 稘摲?,情報(bào)人員時(shí)刻面臨嚴(yán)酷的生存考驗(yàn),因而很快成熟為滴水不漏的人才;而公務(wù)員“鐵飯碗”這個(gè)愜意的溫床,注定了人才成長的曲折和漫長,已成為新時(shí)期統(tǒng)計(jì)事業(yè)的瓶頸。

摸爬滾打靠自修

職業(yè)圈??h政府辦公室一位秘書提拔到外面做領(lǐng)導(dǎo),臨行,我請他介紹辦公室工作經(jīng)驗(yàn),他說:“我摸索了10年,才悟出一點(diǎn)道道,但我不能告訴你,嘿嘿嘿”。縣級統(tǒng)計(jì)局辦公室具有毋容置疑的重要性,但一直沒有較為科學(xué)、權(quán)威、實(shí)用的教科書,也沒有像樣的職業(yè)技能培訓(xùn)規(guī)范,很多實(shí)用的辦公室工作技巧,全憑悟性自修,靠領(lǐng)導(dǎo)或師傅言傳身教。每個(gè)職業(yè)圈都有“潛規(guī)則”,業(yè)內(nèi)資深人士要么保守,要么顧慮他人的認(rèn)知程度,大多不愿泄漏“絕技”。對高學(xué)歷、高智商的“80后”、“90后”,即使有所傳授,也是云山霧海,彼此彼此而已?!罢?zhèn)饕粡埣垼賯魅f卷書”。一個(gè)門外漢,要修煉成為合格的辦公室人員,或在職業(yè)辦公室人的圈子里站穩(wěn)腳跟,只能摸著石頭過河,“無師自通”,所需恒心、耐心、責(zé)任心和毅力不遜于參禪悟道。我從事縣級統(tǒng)計(jì)局辦公室工作多年,曾為三任局長服務(wù),一直沒有受過專門教育,頂多就是一年一度的“以會(huì)代訓(xùn)”,接受省市局的工作模式和做法,而縣級局難以照搬。比如文書檔案,省市局可設(shè)漂亮的檔案室,縣級統(tǒng)計(jì)局只能移交縣檔案局或檔案館。

“啟蒙課”。我的辦公室工作“啟蒙課”十分偶然。有個(gè)親戚遠(yuǎn)嫁天津,上戶口需要縣政府證明,弟弟找到我,說縣政府不出證明。我就陪弟弟再去。劉主任一見我們,就問有什么事需要幫助,我們說明來意,他就和藹地說:“我剛才已經(jīng)仔細(xì)解釋:要縣政府出具證明,必須縣長同意;縣長今天不在,我只能給你們出具縣政府辦公室的證明,因此,我建議,你們先拿我們辦公室的證明去,行,更好;不行,我們再找縣長,怎么樣?”我看劉主任這么客氣,十分感動(dòng),連忙道謝。劉主任讓我仰見了一個(gè)資深辦公室主任的光輝形象,從此成為我學(xué)習(xí)的楷模。他無意中給我上了一堂生動(dòng)的辦公室工作“啟蒙課”。而今,劉主任已退休多年,一直不知道我是他言傳身教的弟子呢。

“提高課”。我的辦公室工作“提高課”是聽縣委某領(lǐng)導(dǎo)作《執(zhí)政為民》專題報(bào)告??h領(lǐng)導(dǎo)自述,以普通工人身份參加工作,歷任通信員、文書、秘書,最終走上領(lǐng)導(dǎo)崗位。當(dāng)通訊員時(shí),他看見領(lǐng)導(dǎo)在臺(tái)上作報(bào)告,下意識(shí)地摸遍了全身的衣袋,什么也沒有摸出來。他若有所悟,立即跑去給領(lǐng)導(dǎo)買來卷煙,還不忘給買盒火柴。領(lǐng)導(dǎo)接過去,掏出煙卷,開始在主席臺(tái)上愉悅地磕起來,隨后,很愜意地點(diǎn)燃煙卷和激情,確保了講話的順利進(jìn)行,并成功開完了整個(gè)會(huì)議。會(huì)后,領(lǐng)導(dǎo)奇怪地,也是很喜悅地問他:“年輕人,你怎么知道我在臺(tái)上沒有煙了呀?”

他總結(jié)自己的成功秘訣,兩點(diǎn):一是超人的悟性和責(zé)任心,善于發(fā)現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)和群眾的需要,并據(jù)以確定自己的服務(wù)內(nèi)容和方向,始終把領(lǐng)導(dǎo)和群眾滿意不滿意作為終極目標(biāo);二是堅(jiān)持不懈地增長服務(wù)本領(lǐng),廣泛學(xué)習(xí)科學(xué)文化知識(shí)和社會(huì)經(jīng)濟(jì)管理理論,為了提高記錄水平,他自費(fèi)參加了速記函授學(xué)習(xí)。對照縣領(lǐng)導(dǎo),我發(fā)現(xiàn)了自己的巨大差距,逐漸學(xué)會(huì)了在平常工作中尋找服務(wù)目標(biāo),鎖定服務(wù)方向的技巧,但老是覺得自己不合格。

“再教育”。我的辦公室“再教育”課程,大多是老同志給我上的。我擔(dān)任局辦公室主任時(shí),是個(gè)科員級別的“新毛頭”,局里老同志多,都和局長資格相當(dāng)。同桌的女同志,大我10來歲,副科任文書,每天取報(bào)刊、文件,周三周五貼收文簽,先是自己寫擬辦意見,后來卻主動(dòng)交我擬辦了再送局長閱批。沒事時(shí),她去別的辦公室“調(diào)研”,偶爾與我聊幾句。有一次,她說某女士如何如何,我嗯嗯嗯;一會(huì)兒,某女士就責(zé)備我男人“空話”多:“為啥說我如何如何呀?”局長也訓(xùn)斥我:“不要影響同志關(guān)系,下不為例。疑人不用,用人不疑,我相信你不是故意的。”我很委屈?!吧炷_蹬到娘,踡腳踢到爺”,從此學(xué)會(huì)“夾著尾巴做人”,不敢隨便“嗯嗯”。不知是不是中了文書下的“套兒”,至今記憶猶新。

縣級統(tǒng)計(jì)局辦公室主任,大多只有非領(lǐng)導(dǎo)職務(wù),沒有什么實(shí)際意義,職級不比他人高半檔,工資不比別人多一分;承擔(dān)的壓力和風(fēng)險(xiǎn)卻比其他崗位高出很多倍,有的同志還會(huì)對你產(chǎn)生這樣那樣的意見和不滿。傳達(dá)局長指示,有時(shí)會(huì)遭嘲諷:“局長的話就是圣旨呀?”有一次,一個(gè)同志和女局長發(fā)生爭執(zhí),我勸那同志冷靜,那同志回敬我說:你是在舔局長的肥屁股。我一聽就氣極了,但馬上又泄氣了,不是我修養(yǎng)有多好,只是我的崗位需要冷靜。女局長氣得生了一場病,分管領(lǐng)導(dǎo)給那個(gè)同志做工作,讓他去給女局長認(rèn)錯(cuò)致歉,平息事態(tài)。

“選修課”。機(jī)關(guān)上班的人大多知道,上下班遲到早退幾分鐘是小事吧?某辦公室主任偶爾遲到一次,卻漏接緊急電話,遭紀(jì)檢部門通報(bào)批評,限期整改機(jī)關(guān)作風(fēng)。我看見通報(bào)后,嚇出一身冷汗,領(lǐng)導(dǎo)也說要吸取教訓(xùn),辦公室工作具有臨時(shí)性和突發(fā)性,一個(gè)小過失可能會(huì)釀成大錯(cuò)事,給領(lǐng)導(dǎo)、單位和同志造成不可彌補(bǔ)的損失。從此,我開始早出晚歸。不久,家屬發(fā)現(xiàn)我作息時(shí)間異常,悄悄考察沒發(fā)現(xiàn)“外遇”,又嗔怪我“無事忙”:把辦公室當(dāng)家得了,不就為圖表現(xiàn)、得表揚(yáng)嘛。她給我開“選修課”呢。

女局長見我從早到晚忙得暈頭轉(zhuǎn)向,灰頭土臉的樣子,不忍心,就說:“像送文件之類的工作,文書還是能做的,你要學(xué)會(huì)大膽安排工作,辦公室主任也是領(lǐng)導(dǎo),不要什么事都攬到自己頭上”。我心里叫苦,我攬事?能安排她嗎?但是,下班前,我還是硬著頭皮對文書說:“麻煩你回家時(shí),順路把這個(gè)文件帶到某單位去”。誰知她的回答很干脆:“我今天不回家,你各人送不得?”我傻眼啦。不止如此,連文件立卷歸檔我都做。后來得知,女局長有難處,女同志不能勝任專業(yè)工作,不好安排呢。誰知女同志也有委屈,工作二十多年,連個(gè)辦公室副主任都沒有混上。她以為辦公室主任是榮耀呢,又給我增加“選修課”的分量。

解“死穴”。能克服的困難我都千方百計(jì)克服,但還是有“死穴”??h級統(tǒng)計(jì)局辦公室人員在能力方面,需要能人、多面手,不求“專家”,但求“雜家”,“天上知道一半,地上全知道”,用時(shí)髦的話說就是“復(fù)合型”人才。與兄弟部門不同的是,統(tǒng)計(jì)部門的辦公室人員,不但要具備一般文秘人員的業(yè)務(wù)素質(zhì),還要具備經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展方面的知識(shí),對統(tǒng)計(jì)調(diào)查技能也不能蜻蜓點(diǎn)水。我們局今天的辦公室主任就兼任核算統(tǒng)計(jì)等工作。我任辦公室主任時(shí)兼會(huì)計(jì),學(xué)歷只有中專,專業(yè)是商業(yè)會(huì)計(jì),所學(xué)的增減記帳法已廢止,縣財(cái)政統(tǒng)一采用借貸記賬法,其他的就更不用說了。隔行如隔山。為了圓滿完成辦公室的工作任務(wù),我不恥下問,問無所問時(shí)就去書店,先后自費(fèi)買了《會(huì)計(jì)學(xué)》、《秘書學(xué)》、《文書實(shí)務(wù)》等書,還去縣自考辦報(bào)考了漢文自考。能克服的困難我都盡量克服,但還是有解不開的“死穴”:不能喝酒。不時(shí)看見領(lǐng)導(dǎo)為了公務(wù),陪客人喝酒,“寧傷身體不傷感情”,被送醫(yī)院治療,我感到十分自責(zé)和不安。

隨著時(shí)間的流逝,我的工作得到了領(lǐng)導(dǎo)和同志們的認(rèn)可,自以為是一個(gè)比較合格的縣級統(tǒng)計(jì)局辦公室人啦。從北京來縣里掛職鍛煉的一位教授曾問我:“忠燕,你對哪個(gè)方面最擅長?”我想了半天,告訴他,什么都是一知半解。老局長退休時(shí)表揚(yáng)我說:“忠燕哪,辦公室就你一個(gè)人撐著,我還從來沒聽見你說過別人的壞話”。聽了老局長的話,我很激動(dòng)。高高興興回家向老婆匯報(bào):“老局長表揚(yáng)我從來不說別人的壞話!”老婆很不屑的說:“這哪是什么表揚(yáng)喲,分明是批評你,優(yōu)點(diǎn)少到只是不說人壞話嘛”。辦公室工作就要淡名薄利呀。涂善俊同志任局長后,見我不堪重負(fù),終于把我從辦公室解放出來。

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