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建立家庭檔案的必要性和做法

2016-01-26 23:52 作者:運河雄鷹  | 7條評論 相關(guān)文章 | 我要投稿

建立家庭檔案的必要性和做法

劉維嘉

在人們的家庭生活中,會積累許多照片錄像、書籍雜志、手稿書稿、書畫作品、榮譽(yù)獎品、郵品信件、通訊名錄、族譜宗譜、體檢報告、各類證件、各類玩具等等。一般情況下,都是隨手放進(jìn)柜子里、抽屜內(nèi)或箱子里,往往造成這些物品存放比較雜亂,一旦使用的時候?qū)ふ移饋砗芾щy,有些很可能會被遺忘,而且也不易長久保存。

幾十年來,在分管檔案管理的工作中,我加深了對檔案工作的認(rèn)識,檔案是人類文明進(jìn)步的伴生物,不僅具有歷史價值、文化價值和參考價值,而且具有獨特的、重要的、廣泛的應(yīng)用作用。

檔案的分類有很多,涉及到各個領(lǐng)域和各個方面,工作人員在檔案編制過程中,運用了系統(tǒng)工程的原理,特別是整體性、結(jié)構(gòu)性、層次性、有序性、開放性的原理。就此,我聯(lián)想到建立家庭檔案這個問題,每個家庭都是社會的細(xì)胞,家里的各類物品也應(yīng)當(dāng)進(jìn)行歸類,建立檔案,既可以為家庭成員和親友服務(wù),還可以為社會建設(shè)和人類進(jìn)步服務(wù)。于是,我便參照檔案管理的方法,每年重點對家里的照片、書籍雜志等八個方面的物品進(jìn)行分類整理,大部分都用檔案盒、書柜、書架存放,并在檔案盒注明物品的名稱、年度等,其他的也按類別分類集中存放。

家庭檔案的整理、歸檔和工作檔案管理類似,但沒有那樣復(fù)雜細(xì)致。定期對家里的物品進(jìn)行分類歸檔并非為了歸檔而歸檔,而是讓這些檔案資料實現(xiàn)管理規(guī)范化、科學(xué)化,便于查找,更好地使用。( 文章閱讀網(wǎng):www.sanwen.net )

實踐中,我積累了一些家庭檔案整理歸檔的經(jīng)驗,總結(jié)起來,主要有如下范圍和內(nèi)容。

一、照片的歸檔

家里的照片有黑白的、彩色的,大大小小的,還有許多底片。對這些照片,我采取了電腦保存和實物保存兩種方法,分別建立了檔案。

一是在電腦保存方面,對于電子版照片按照年度保存,并標(biāo)明年度。然后給每一年度的照片分別建立文件夾,注明照片名稱及拍攝時間,里面還要分別建立小文件夾,還要分成若干小類別,也要注明名稱。比如,2015年參加首屆林非散文獎的照片有幾百張,我在篩選的基礎(chǔ)上,建立了文件夾,注明“首屆林非散文獎-2015-5-(8-11)”,注明了這個文件夾的名稱、年度、月份和日期,然后在這個文件夾里按照活動順序又建了五個小文件夾,將照片按類別歸入這些小文件夾,這就有了“報到和預(yù)備會議2015-5-8”“馮秋子、張守仁、江克東、王克楠講課-2015-5-9”“李應(yīng)該、石衡潭、蘇偉講課和作品點評、簽約以及聯(lián)歡2015-5-10”“頒獎典禮-2015-5-11”“集體合影-2015-5-11”。對于照片電子檔案,除了在電腦建檔保存之外,還備份到兩個硬盤中。

二是在實物照片和底片保存方面,采用相冊和檔案盒保存,并注明這些照片的類別,比如家庭照片、與親友合影、孩子成長照片、各類老照片、旅游照片、工作照片、書刊照片、散文獎項或文學(xué)筆會照片等等。

二、書籍雜志的歸檔

我喜歡書籍雜志,這些書籍雜志主要來自訂閱、購買和文友贈送,還有一些是工作中有關(guān)單 位和部門發(fā)的,大致有各類志書、史書和年鑒,各類文學(xué)刊物和書籍,人大法規(guī)及內(nèi)刊,殘疾人工作政策法規(guī)方面的書,勵志和為人處世方面的書,頌揚革命烈士的書,各類工具書,烹飪和保健方面的書等等。

在這些書籍雜志歸檔和保存方面,主要采取了如下方法分類歸檔。

一是各類志書史書和年鑒的保存。這些年陸續(xù)保存了《通州文化志》《通州文物志》《通縣衛(wèi)生志》《中國共產(chǎn)黨北京市組織史資料(通州卷1987-2010)》《中國共產(chǎn)黨北京市通縣(通州區(qū))組織史資料》《北京百科全書(通州卷)》《中國殘疾人事業(yè)年鑒(1949-1993)》《北京市殘疾人政策匯編(2013年版)》《英秀堂譚》《中華勞模大典》《生命點燃圣火》,還有全國和北京市開展的第一次、第二次殘疾人抽樣調(diào)查匯編等等。這些書籍全部集中存放在書柜中。

二是各類文學(xué)書籍的保存。對于自己收藏的文學(xué)書籍,都按類別存放在書柜中,主要有《中國散文大系》《中國最美散文》《美哉天下?中國旅游散文優(yōu)秀作品選》等文集,在這些文集中有收錄自己作品的文學(xué)書籍;有全國各地的學(xué)者、博導(dǎo)和文友簽字贈送給我的書籍;通州文聯(lián)編印的運河文庫叢書;自己購買的古今中外作家的名著和文學(xué)論述文集等等。這些書籍都按類別存放在書柜的各層。對于個人特別喜的文學(xué)書籍和文學(xué)理論書籍,不定期選擇一部分放在床前的桌子上,方便每晚看書的時候閱讀。這些書還要定期更換和補(bǔ)充,不斷擴(kuò)大閱讀的范圍,汲取更多的營養(yǎng),方便自己創(chuàng)作。

三是各類文學(xué)刊物的保存。幾十年來,我每年都要訂閱近十種散文期刊,如果都保存,家里實在沒地方存放,只能保存刊登自己作品的期刊,因此,我就把這些期刊裝入檔案盒按年度保存,存放在書柜或者書架上。其他的期刊并沒有當(dāng)做廢品賣掉,而是陸續(xù)捐給了學(xué)校和社區(qū)圖書室,讓這些期刊繼續(xù)實現(xiàn)它們的閱讀價值。

四是人大法規(guī)和內(nèi)刊的保存。40年來,自己連續(xù)擔(dān)任政協(xié)委員或人大代表,在此期間,保存了《文史選刊》《北京通州人大》等內(nèi)刊。同時還保存了《中華人民共和國全國人民代表大會和地方各級人民代表大會代表法》《地方人大常委會組成人員必讀》《人大代表履職工作手冊》《開拓前進(jìn)中的通州區(qū)人大》等書籍和刊物。

五是各類工具書的保存。這些年來,自己保存了殘疾人工作知識、調(diào)查研究、公文寫作、新聞采訪、新聞攝影、散文寫作、新華詞典等方面的工具書,也都在書柜中集中保存。

六是在書籍的保存方面,還有重要的一點,那就是將自己的著作和合著捐給檔案局、圖書館、學(xué)校、社區(qū),讓這些書籍發(fā)揮它的閱讀和存史作用。因為,你的書籍記錄了人類歷史發(fā)展的某個片段,某個點,這樣,對人類進(jìn)步和社會發(fā)展應(yīng)該說是一種貢獻(xiàn)。

還有其他方面的書籍,因為數(shù)量都不多,比較零散,就采取分類的方法在書柜或者書架依次存放。

三、手稿書稿的歸檔

近年來,自己陸續(xù)著有《水墨隘江村》等三部散文集,還有大量的作品電子和紙質(zhì)文稿。對于這些文稿,一方面在電腦上按照年度建立了電子文檔,在這些電子文檔中又按類別分成若干小文檔,其中主要有個人散文作品、散文理論和范文匯編、個人創(chuàng)作簡介、參加文學(xué)頒獎和筆會投稿、年度日志、給文學(xué)刊物投稿記錄等等,在這些小文檔中,還要再建立若干文檔。比如,自2008年以來,我每年都要建立文學(xué)日志,在文學(xué)日志中,主要記錄了個人作品發(fā)表情況(作品名稱、發(fā)表的刊物、發(fā)表的時間和期數(shù)等)、獲獎情況、參加筆會情況、加入作協(xié)或?qū)W會組織情況、個人文集和作品合集出版情況等等。另一方面陸續(xù)建立了紙質(zhì)檔案,把自己的紙質(zhì)書稿和文稿裝入檔案盒中保存,并分別注明名稱和年月。

四、書法作品的歸檔

這些年,在我獲得的文學(xué)獎品中有不少是書法作品,還有一些同學(xué)和好友送給我的書法作品,這些書法作品不可能全部裝裱并掛到屋里的墻上。因此,除了裝裱后掛在墻上的書法作品,我把其他書法作品都裝入檔案盒,放到書柜中保存,并在檔案盒上注明是誰的作品。

五、榮譽(yù)獎品的歸檔

自上初中和參加工作以來的45年,自己獲得了很多榮譽(yù)證書、獎狀、獎?wù)?、獎杯和獎牌,其中有全國新長征突擊手獎狀,北京市勞動模范、北京市先進(jìn)工作者獎?wù)潞蜆s譽(yù)證書,首屆林非散文獎獎牌等,還有在中學(xué)獲得的榮譽(yù)證書。這些記錄了自己走過的路程和取得的進(jìn)步,非常珍貴,應(yīng)當(dāng)很好地保存。我的辦法是,對于獎狀、證書,能裝入檔案盒就裝入檔案盒并注明其種類,裝不下的就集中存放在書柜里。對于獎杯和獎牌,都擺放在書柜中。

六、各類郵品信件、紀(jì)念冊的歸檔

自己雖然不是集郵愛好者,每年要定期購買各類郵品。但是,自己喜歡保存首日封、明信片、紀(jì)念冊和郵冊。我所保存的那些首日封,都是北京市殘疾人聯(lián)合會第一次代表大會以來的歷次代表大會的首日封,很有獨特的收藏價值。還有參加2008年殘奧會、全國殘疾人運動會發(fā)的紀(jì)念冊以及組織上給我的生日賀卡,學(xué)者、作家寄給我的賀年卡,我都裝入檔案盒保存著。對于自己購買的各類郵冊,也都集中在書柜里保存。

七、體檢報告的歸檔

每個家庭成員的一生中都要進(jìn)行無數(shù)次體檢,不論是單位組織的,還是自費的,每次體檢都會得到體檢報告,這些體檢報告記錄了自己和家庭成員身體健康發(fā)生變化的情況,也是科學(xué)防病和治病,保護(hù)自己和家人身體健康的重要參考依據(jù),應(yīng)當(dāng)很好地保存。我的辦法是把這些體檢報告按年度依次裝入檔案盒,注明檔案類別,然后放到書柜中保存。

八、各類證件的歸檔

人的一生中,可能要獲得許多證件,包括畢業(yè)證、結(jié)業(yè)證、會員證、代表證、出席證、休養(yǎng)證、收藏證、車證、出入證、邊防證、捐獻(xiàn)證、參觀證等等,這些證件雖然很小,但是意義很大,也應(yīng)當(dāng)很好地保存。對于這些證件,我都存放在檔案盒內(nèi),然后放到書柜中保存。

除此之外,我還集中保存了參加工作以來的五十多個筆記本,這些筆記本主要是記載了通州區(qū)不同時期殘疾人事業(yè)的發(fā)展歷程,很有歷史性的保存價值和參考價值,因此,自己一直把這些筆記本存放在紙箱子里精心地保存著。

在家庭檔案管理方面,還可以進(jìn)行細(xì)化,比如對各類檔案分別建立電子和紙質(zhì)分目錄和總目錄,在檔案盒上粘貼檔案類別標(biāo)簽等等。

總之,建立家庭檔案,涉及的范圍還有很多,我所保存的僅僅是主要的八個方面。建立家庭檔案是一件非常有意義的事情,能夠增添生活的樂趣和品位,提升個人的素養(yǎng)和內(nèi)涵。這些檔案,除了平時查閱和使用外,將來年老了,行動不便了,再來翻閱和查看,那將是一件非常快樂的和享受的事情,同時還會讓你充滿無盡的感慨和遐思。

2016年1月18日

首發(fā)散文網(wǎng):http://www.277762.cc/subject/3813317/

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