建立家庭檔案的必要性和做法

劉維嘉

在人們的家庭生活中，會積累許多照片錄像、書籍雜志、手稿書稿、書畫作品、榮譽(yù)獎品、郵品信件、通訊名錄、族譜宗譜、體檢報告、各類證件、各類玩具等等。一般情況下，都是隨手放進(jìn)柜子里、抽屜內(nèi)或箱子里，往往造成這些物品存放比較雜亂，一旦使用的時候?qū)ふ移饋砗芾щy，有些很可能會被遺忘，而且也不易長久保存。

幾十年來，在分管檔案管理的工作中，我加深了對檔案工作的認(rèn)識，檔案是人類文明進(jìn)步的伴生物，不僅具有歷史價值、文化價值和參考價值，而且具有獨特的、重要的、廣泛的應(yīng)用作用。

檔案的分類有很多，涉及到各個領(lǐng)域和各個方面，工作人員在檔案編制過程中，運用了系統(tǒng)工程的原理，特別是整體性、結(jié)構(gòu)性、層次性、有序性、開放性的原理。就此，我聯(lián)想到建立家庭檔案這個問題，每個家庭都是社會的細(xì)胞，家里的各類物品也應(yīng)當(dāng)進(jìn)行歸類，建立檔案，既可以為家庭成員和親友服務(wù)，還可以為社會建設(shè)和人類進(jìn)步服務(wù)。于是，我便參照檔案管理的方法，每年重點對家里的照片、書籍雜志等八個方面的物品進(jìn)行分類整理，大部分都用檔案盒、書柜、書架存放，并在檔案盒注明物品的名稱、年度等，其他的也按類別分類集中存放。

家庭檔案的整理、歸檔和工作檔案管理類似，但沒有那樣復(fù)雜細(xì)致。定期對家里的物品進(jìn)行分類歸檔并非為了歸檔而歸檔，而是讓這些檔案資料實現(xiàn)管理規(guī)范化、科學(xué)化，便于查找，更好地使用。( 文章閱讀網(wǎng)：www.sanwen.net )

在實踐中，我積累了一些家庭檔案整理歸檔的經(jīng)驗，總結(jié)起來，主要有如下范圍和內(nèi)容。

一、照片的歸檔

家里的照片有黑白的、彩色的，大大小小的，還有許多底片。對這些照片，我采取了電腦保存和實物保存兩種方法，分別建立了檔案。

一是在電腦保存方面，對于電子版照片按照年度保存，并標(biāo)明年度。然后給每一年度的照片分別建立文件夾，注明照片名稱及拍攝時間，里面還要分別建立小文件夾，還要分成若干小類別，也要注明名稱。比如，2015年參加首屆林非散文獎的照片有幾百張，我在篩選的基礎(chǔ)上，建立了文件夾，注明“首屆林非散文獎-2015-5-（8-11）”，注明了這個文件夾的名稱、年度、月份和日期，然后在這個文件夾里按照活動順序又建了五個小文件夾，將照片按類別歸入這些小文件夾，這就有了“報到和預(yù)備會議2015-5-8”“馮秋子、張守仁、江克東、王克楠講課-2015-5-9”“李應(yīng)該、石衡潭、蘇偉講課和作品點評、簽約以及聯(lián)歡2015-5-10”“頒獎典禮-2015-5-11”“集體合影-2015-5-11”。對于照片電子檔案，除了在電腦建檔保存之外，還備份到兩個硬盤中。

二是在實物照片和底片保存方面，采用相冊和檔案盒保存，并注明這些照片的類別，比如家庭照片、與親友合影、孩子成長照片、各類老照片、旅游照片、工作照片、書刊照片、散文獎項或文學(xué)筆會照片等等。

二、書籍雜志的歸檔

我喜歡書籍雜志，這些書籍雜志主要來自訂閱、購買和文友贈送，還有一些是工作中有關(guān)單 位和部門發(fā)的，大致有各類志書、史書和年鑒，各類文學(xué)刊物和書籍，人大法規(guī)及內(nèi)刊，殘疾人工作政策法規(guī)方面的書，勵志和為人處世方面的書，頌揚革命烈士的書，各類工具書，烹飪和保健方面的書等等。

在這些書籍雜志歸檔和保存方面，主要采取了如下方法分類歸檔。

一是各類志書史書和年鑒的保存。這些年陸續(xù)保存了《通州文化志》《通州文物志》《通縣衛(wèi)生志》《中國共產(chǎn)黨北京市組織史資料（通州卷1987-2010）》《中國共產(chǎn)黨北京市通縣（通州區(qū)）組織史資料》《北京百科全書（通州卷）》《中國殘疾人事業(yè)年鑒（1949-1993）》《北京市殘疾人政策匯編（2013年版）》《英秀堂譚》《中華勞模大典》《生命點燃圣火》，還有全國和北京市開展的第一次、第二次殘疾人抽樣調(diào)查匯編等等。這些書籍全部集中存放在書柜中。

二是各類文學(xué)書籍的保存。對于自己收藏的文學(xué)書籍，都按類別存放在書柜中，主要有《中國散文大系》《中國最美散文》《美哉天下?中國旅游散文優(yōu)秀作品選》等文集，在這些文集中有收錄自己作品的文學(xué)書籍；有全國各地的學(xué)者、博導(dǎo)和文友簽字贈送給我的書籍；通州文聯(lián)編印的運河文庫叢書；自己購買的古今中外作家的名著和文學(xué)論述文集等等。這些書籍都按類別存放在書柜的各層。對于個人特別喜愛的文學(xué)書籍和文學(xué)理論書籍，不定期選擇一部分放在床前的桌子上，方便每晚看書的時候閱讀。這些書還要定期更換和補(bǔ)充，不斷擴(kuò)大閱讀的范圍，汲取更多的營養(yǎng)，方便自己創(chuàng)作。

三是各類文學(xué)刊物的保存。幾十年來，我每年都要訂閱近十種散文期刊，如果都保存，家里實在沒地方存放，只能保存刊登自己作品的期刊，因此，我就把這些期刊裝入檔案盒按年度保存，存放在書柜或者書架上。其他的期刊并沒有當(dāng)做廢品賣掉，而是陸續(xù)捐給了學(xué)校和社區(qū)圖書室，讓這些期刊繼續(xù)實現(xiàn)它們的閱讀價值。

四是人大法規(guī)和內(nèi)刊的保存。40年來，自己連續(xù)擔(dān)任政協(xié)委員或人大代表，在此期間，保存了《文史選刊》《北京通州人大》等內(nèi)刊。同時還保存了《中華人民共和國全國人民代表大會和地方各級人民代表大會代表法》《地方人大常委會組成人員必讀》《人大代表履職工作手冊》《開拓前進(jìn)中的通州區(qū)人大》等書籍和刊物。

五是各類工具書的保存。這些年來，自己保存了殘疾人工作知識、調(diào)查研究、公文寫作、新聞采訪、新聞攝影、散文寫作、新華詞典等方面的工具書，也都在書柜中集中保存。

六是在書籍的保存方面，還有重要的一點，那就是將自己的著作和合著捐給檔案局、圖書館、學(xué)校、社區(qū)，讓這些書籍發(fā)揮它的閱讀和存史作用。因為，你的書籍記錄了人類歷史發(fā)展的某個片段，某個點，這樣，對人類進(jìn)步和社會發(fā)展應(yīng)該說是一種貢獻(xiàn)。

還有其他方面的書籍，因為數(shù)量都不多，比較零散，就采取分類的方法在書柜或者書架依次存放。

三、手稿書稿的歸檔

近年來，自己陸續(xù)著有《水墨隘江村》等三部散文集，還有大量的作品電子和紙質(zhì)文稿。對于這些文稿，一方面在電腦上按照年度建立了電子文檔，在這些電子文檔中又按類別分成若干小文檔，其中主要有個人散文作品、散文理論和范文匯編、個人創(chuàng)作簡介、參加文學(xué)頒獎和筆會投稿、年度日志、給文學(xué)刊物投稿記錄等等，在這些小文檔中，還要再建立若干文檔。比如，自2008年以來，我每年都要建立文學(xué)日志，在文學(xué)日志中，主要記錄了個人作品發(fā)表情況（作品名稱、發(fā)表的刊物、發(fā)表的時間和期數(shù)等）、獲獎情況、參加筆會情況、加入作協(xié)或?qū)W會組織情況、個人文集和作品合集出版情況等等。另一方面陸續(xù)建立了紙質(zhì)檔案，把自己的紙質(zhì)書稿和文稿裝入檔案盒中保存，并分別注明名稱和年月。

四、書法作品的歸檔

這些年，在我獲得的文學(xué)獎品中有不少是書法作品，還有一些同學(xué)和好友送給我的書法作品，這些書法作品不可能全部裝裱并掛到屋里的墻上。因此，除了裝裱后掛在墻上的書法作品，我把其他書法作品都裝入檔案盒，放到書柜中保存，并在檔案盒上注明是誰的作品。

五、榮譽(yù)獎品的歸檔

自上初中和參加工作以來的45年，自己獲得了很多榮譽(yù)證書、獎狀、獎?wù)?、獎杯和獎牌，其中有全國新長征突擊手獎狀，北京市勞動模范、北京市先進(jìn)工作者獎?wù)潞蜆s譽(yù)證書，首屆林非散文獎獎牌等，還有在中學(xué)獲得的榮譽(yù)證書。這些記錄了自己走過的路程和取得的進(jìn)步，非常珍貴，應(yīng)當(dāng)很好地保存。我的辦法是，對于獎狀、證書，能裝入檔案盒就裝入檔案盒并注明其種類，裝不下的就集中存放在書柜里。對于獎杯和獎牌，都擺放在書柜中。

六、各類郵品信件、紀(jì)念冊的歸檔

自己雖然不是集郵愛好者，每年要定期購買各類郵品。但是，自己喜歡保存首日封、明信片、紀(jì)念冊和郵冊。我所保存的那些首日封，都是北京市殘疾人聯(lián)合會第一次代表大會以來的歷次代表大會的首日封，很有獨特的收藏價值。還有參加2008年殘奧會、全國殘疾人運動會發(fā)的紀(jì)念冊以及組織上給我的生日賀卡，學(xué)者、作家寄給我的賀年卡，我都裝入檔案盒保存著。對于自己購買的各類郵冊，也都集中在書柜里保存。

七、體檢報告的歸檔

每個家庭成員的一生中都要進(jìn)行無數(shù)次體檢，不論是單位組織的，還是自費的，每次體檢都會得到體檢報告，這些體檢報告記錄了自己和家庭成員身體健康發(fā)生變化的情況，也是科學(xué)防病和治病，保護(hù)自己和家人身體健康的重要參考依據(jù)，應(yīng)當(dāng)很好地保存。我的辦法是把這些體檢報告按年度依次裝入檔案盒，注明檔案類別，然后放到書柜中保存。

八、各類證件的歸檔

人的一生中，可能要獲得許多證件，包括畢業(yè)證、結(jié)業(yè)證、會員證、代表證、出席證、休養(yǎng)證、收藏證、車證、出入證、邊防證、捐獻(xiàn)證、參觀證等等，這些證件雖然很小，但是意義很大，也應(yīng)當(dāng)很好地保存。對于這些證件，我都存放在檔案盒內(nèi)，然后放到書柜中保存。

除此之外，我還集中保存了參加工作以來的五十多個筆記本，這些筆記本主要是記載了通州區(qū)不同時期殘疾人事業(yè)的發(fā)展歷程，很有歷史性的保存價值和參考價值，因此，自己一直把這些筆記本存放在紙箱子里精心地保存著。

在家庭檔案管理方面，還可以進(jìn)行細(xì)化，比如對各類檔案分別建立電子和紙質(zhì)分目錄和總目錄，在檔案盒上粘貼檔案類別標(biāo)簽等等。

總之，建立家庭檔案，涉及的范圍還有很多，我所保存的僅僅是主要的八個方面。建立家庭檔案是一件非常有意義的事情，能夠增添生活的樂趣和品位，提升個人的素養(yǎng)和內(nèi)涵。這些檔案，除了平時查閱和使用外，將來年老了，行動不便了，再來翻閱和查看，那將是一件非常快樂的和享受的事情，同時還會讓你充滿無盡的感慨和遐思。

2016年1月18日

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