企業(yè)打算在采購管理軟件上部署采購訂單 (PO) 流程的原因很容易理解。這樣做有很多好處，包括幫助他們實現(xiàn)可見性、加強問責制、改善預算控制和合規(guī)性、讓采購團隊及早參與采購活動，以及減少因依賴多種溝通渠道和孤立系統(tǒng)而產(chǎn)生的摩擦。
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然而，當企業(yè)嘗試啟動采購訂單流程而不處理采購請求（或申請）時，其中許多好處會被最小化，或者根本不會發(fā)生。

為什么需要采用采購訂單流程與采購申請？
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在你的采購訂單（PO）流程中，你可能已經(jīng)遇到了以下部分或全部問題：
● 采購訂單只是一個 "橡皮圖章"，因為請求者通過電子郵件或即時信息來管理實際的批準過程。
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● 事情的順序被顛倒了，因為打開一個采購訂單需要讓供應商入職，但供應商需要在適當?shù)膶徟鞒讨械男枨蟊慌鷾屎蠹尤搿?br>?
● 錯誤經(jīng)常發(fā)生，因為在采購管理軟件上打開PO往往是一項技術(shù)任務，出錯的可能性很大。

為了緩解這些問題，許多企業(yè)在采用采購訂單程序的同時，還采用了請購流程。結(jié)果，他們實現(xiàn)了：
● 涉及所有利益相關(guān)者的集中式協(xié)作，沒有孤立的電子郵件和電子表格。
● 對請求者和批準者的透明度，包括那些無權(quán)訪問系統(tǒng)的人。
● 在流程中的正確時間進行更明智的采購和供應商選擇，并幫助削減成本。
● 通過將非財務人員排除在系統(tǒng)之外，減少風險和錯誤。
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采購申請如何補充采購訂單流程
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采購申請流程不應與整個采購或采購流程相混淆。采購申請是指為請求和獲得采購批準而啟動的事件。采購申請獲得批準后發(fā)生的事情可以稱采購訂單流程，或從開始到結(jié)束的采購過程。
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當把批準流程轉(zhuǎn)移到申請階段時，批準申請單的結(jié)果是生成一個采購訂單。對許多企業(yè)來說，這意味著不需要額外的采購訂單審批程序，將采購訂單處理留給財務和采購負責人。
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在優(yōu)化采購申請時，重要的是確保申請者可以在提交采購申請的同時提交新的供應商申請，因為這些申請是相輔相成的。這減輕了申請者經(jīng)常遇到的挫折，因為這些過程通常在不同的系統(tǒng)上進行，而他們對這些系統(tǒng)的訪問可能是有限制的甚至無法訪問。
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8Manage SRM系統(tǒng)完善了采購流程
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當今市場上有許多可以補充采購訂單流程的系統(tǒng)。端到端的8Manage SRM采購管理系統(tǒng)通過全流程電子化，對采購每個環(huán)節(jié)進行嚴密的跟蹤與管理，有效提高采購流程效率。
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以下是使用8Manage SRM采購申請可以補充采購訂單流程的一些方式：
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1. 精簡采購
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采購申請在發(fā)起采購請求時向采購團隊提供必要的信息。這些信息可以確保請求符合企業(yè)的目標、規(guī)格和預算。因此，采購訂單可以在最小的改動下快速發(fā)布，節(jié)省時間和精力。
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2. 更好的溝通和可見性
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采購申請使各部門、采購團隊和財務之間的溝通和可視性成為可能。當創(chuàng)建一個采購申請時，申請者必須指定重要性、交付日期和其他重要細節(jié)。這些信息通常會被財務團隊看到，這樣他們就可以監(jiān)控必要的開支，確保部門不會超支。在8Manage SRM，集中采購數(shù)據(jù)庫與富有洞察力的儀表板和基于規(guī)則的工作流程相結(jié)合，可以控制采購支出并立即突顯任何預算外的支出。
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3. 增強準確性
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8Manage 采購申請可用于任何部門向采購部門提出采購申請。請購單有助于確保所有的采購都符合企業(yè)的要求，使請購過程正規(guī)化。它們作為一種檢查和平衡機制，核實所有材料或服務的要求都是合法的，并符合企業(yè)政策。
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4. 改善庫存管理
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采購申請有助于減少企業(yè)貨物缺貨或庫存過剩的可能性。通過啟動采購申請，各部門可以在庫存不足或價格變化時與采購團隊更好地溝通。
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8Manage SRM支持用戶申請部分使用或者全部使用現(xiàn)有庫存物料。用戶可查看物料的庫存信息，提交所需物料的庫存申請。若現(xiàn)有庫存數(shù)量不能滿足所需數(shù)量，用戶可以直接點擊 “生成采購訂單“ 命令，系統(tǒng)會自動生成一張所缺物料數(shù)量的采購訂單，非常簡單快捷。
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總之，8Manage SRM的采購申請可以在許多方面對采購訂單流程進行補充，從而實現(xiàn)更好的溝通、效率、庫存控制和成本節(jié)約。集成這兩個過程可以支持更好的采購策略，更好的供應商管理，以及更容易的審計。