01

我們先對會議走下分類，根據(jù)參會人員是否站立分為站會和非站會，甚至還有平板支撐會，為什么？讓你累、讓你受不了，就可以讓會議足夠高效！ 分四步介紹，會議的目的、會議的準(zhǔn)備、會議的召開和會議的結(jié)束 接下來講的都是坐著的普通會議。

? ? 第一步，會議的目的開會的目的是什么，不是為了湊在一起嘮嗑，而是為了解決問題、同步信息等等。所有會議的召開都不是無緣無故的，都有一個原因，也就是會議的目的。同時(shí)，我們也要想一下，這個目的是否一定要通過開會才能達(dá)到，通過群聊、郵件是否能達(dá)到同樣的效果，如果有其他方案盡量選擇高效且有效的方式。

? ? ?第二步，會議的準(zhǔn)備在確認(rèn)了開會的目的后，然后就是要確認(rèn)開會的參與人員，誰需要參與，這需要考慮到為了達(dá)到會議目的需要哪些人參與，如果只是需要知道會議結(jié)果，在會議結(jié)束后的會議紀(jì)要中抄送即可。然后就是會議議程，一般來說，是會議主持人來先說明開會的目的，到場的有那些人，然后按照會議議程逐個討論會議事項(xiàng)。 然后就需要和參會人員確定空閑時(shí)間（現(xiàn)在有些會議軟件已經(jīng)能展示員工的日程安排了，就很大程度上省了詢問的時(shí)間），然后選一個大家都可以的時(shí)間定為會議時(shí)間，然后發(fā)出會議邀請。會議邀請中要明確會議議程、會議時(shí)間地點(diǎn)、參會人員，會議大概持續(xù)時(shí)間（可選，不過可以保證會議盡可能高效），如果在會議中有需要演示的材料也需要一并作為附件發(fā)出。磨刀不誤砍柴工，好的開始是成功的一半。 在臨近開會前 1 天，對于平時(shí)經(jīng)常爽約的人（比如領(lǐng)導(dǎo)）可以再確認(rèn)一下時(shí)間。然后在會議召開前半個小時(shí)提醒大家開會時(shí)間。

? ? 第三步，會議的召開，在到了開會召開時(shí)間但是人又不齊的時(shí)候，開始要開始會議，我們不能因?yàn)槟硯讉€人缺席而耽誤大家的時(shí)間，這也是告訴晚到的人會議不會等他們，準(zhǔn)時(shí)參會是他們需要做到的。（如果是領(lǐng)導(dǎo)或者會議重要參與者就當(dāng)我這段話沒說）在開會過程中，會議主持人需要保證大家保持在會議的目的范圍內(nèi)，不要外延太多，如果外延的也是需要討論的且需要多于 5分鐘時(shí)間，會議記錄人員可以作為會議的后續(xù)事項(xiàng)記錄下來。除此之外會議主持人要把握會議的進(jìn)度。讓會議時(shí)間盡量控制在預(yù)期時(shí)間內(nèi)，原因有兩點(diǎn)：參會人員后面可能還有其他安排，會議室后面的時(shí)間已經(jīng)被其他人預(yù)訂。

? ? 第四步，會議的結(jié)束在會議結(jié)束時(shí)，會議主持人需要針對整個會議做簡短的總結(jié)，包括確定了那些事項(xiàng)，還有哪些事項(xiàng)需要解決，待解決事項(xiàng)誰負(fù)責(zé)牽頭、時(shí)間節(jié)點(diǎn)是什么。最后發(fā)出會議紀(jì)要，即完成了整個會議過程。 公式：1.開會+不落實(shí)=零 2.布置工作+不檢查= 零 3.抓住不落實(shí)的事+追究不落實(shí)的人=落實(shí) 三星開會準(zhǔn)則凡是開會，必有準(zhǔn)備凡是會議，必有主題凡是會議，必有紀(jì)律凡是會議，會前必有議程凡是會議，必有結(jié)果凡是開會，必有訓(xùn)練凡是開會，必須守時(shí)凡是開會，必有記錄凡是散會，必有事后追蹤。

02

這是一次沒有背景沒有案例的討論分享，涉及的范圍面和可衍生點(diǎn)非常廣泛，也非常普遍并值得研究探討。下面就順著我個人看見這個題目之后的思路看法和大家做一下交流：首先，理清一下與會議相關(guān)的方面

? ? ? ?按照本次討論點(diǎn)“管理”切入來逐一闡述，我們忽略這個導(dǎo)圖右邊的基本說明或具體安排重點(diǎn)看左邊：首先，明確你的定位，然后你才好在正確的時(shí)間采取正確的行動，作為 PM，我們認(rèn)為是融合了主持與會議把控，并在一定程度上可以決策（另一部分指會議有高層或兄

弟部門或甲方爸爸在場，項(xiàng)目經(jīng)理決策權(quán)弱化）

? ? ?其次，管理原則個人認(rèn)為需要做到四個明確：2.1 目的明確——會議目的一定要在會前通知即告知，便于與會者做好相關(guān)議題考慮，做好表達(dá)意見的成熟思考，同時(shí)也是整個會議管理與控制的目標(biāo)所在。明確的會議主題，可以提高會議效率避免浪費(fèi)大家時(shí)間，避免會后總結(jié)發(fā)現(xiàn)“白忙一場”，避免形式主義。

? ? ? 2.2 人員明確——邀請參加會議的人員需要與會議主題相關(guān)，并且注意層級，不同層級人員參會，對于會議的管理會有不同。

? 比方說是向下控制的會議，由于具有一定領(lǐng)導(dǎo)權(quán)利相對管理容易，可能通過鼓勵動員、幽默感、默契或組織紀(jì)律的強(qiáng)調(diào)就能達(dá)到目的。

? 向上控制會議則相對難以控制，要充分尊重和考慮上層意見，并且需要慎重控制上層領(lǐng)導(dǎo)給會議造成的脫離主題、延長時(shí)間等問題，在管控的過程中，需要注意措辭和方式方法，可能相

對委婉，也需要注意引導(dǎo)時(shí)機(jī)。

? 兄弟部門或職能占重要地位的會議，一般涉及資源爭奪或分工配合問題，則需要結(jié)合公司戰(zhàn)略/規(guī)范/制度/領(lǐng)導(dǎo)關(guān)注度等方面找準(zhǔn)切入點(diǎn)去重點(diǎn)強(qiáng)調(diào)，必要的時(shí)候需要請高級別領(lǐng)導(dǎo)旁聽助陣，必要時(shí)給與干預(yù)支持。

另外對于評審會或問題解決會，還一定要有可決策人員參加。如果會議討論的熱火朝天，然后發(fā)現(xiàn)沒人能夠拍板做決定，這樣大家的討論都無疾而終，不能真正解決問題并達(dá)到會議目的。

? ? ? 2.3 議程明確——時(shí)間、發(fā)言人明確，有明確的順序和限定時(shí)間，闡明每個議題的時(shí)間分配方案。便于討論準(zhǔn)備，即使在思維發(fā)散，頭腦風(fēng)暴的時(shí)候也可以幫助收斂回來。

? ? ? 2.4 記錄明確——一定要做會議記錄，注明會議目的和會議討論結(jié)果，對于會議明確并閉環(huán)的事項(xiàng)做記錄存檔。對于需要后續(xù)跟進(jìn)的待辦事項(xiàng)明確記錄責(zé)任人和下次跟進(jìn)時(shí)間/截止時(shí)間。將會議記錄整理好并分發(fā)與會人員進(jìn)行確認(rèn)（必要時(shí)可做工作匯報(bào)材料向未參與會議的領(lǐng)導(dǎo)做匯報(bào)）。防止會后記憶有誤，產(chǎn)生權(quán)責(zé)糾紛，衍生出新的問題。

?第三第四，常見問題點(diǎn)及對應(yīng)解決辦法：

3/4.1 缺少時(shí)間控制——對于一般的宣講會等，發(fā)言人時(shí)間還好控制。不能控制好時(shí)間，主要見于討論會。這個時(shí)候一個明確的會議議程表就非常重要。會議主持人/控制者需要時(shí)刻關(guān)注時(shí)間問題，出言提醒大家本項(xiàng)內(nèi)容探討截止，需要開始下一事項(xiàng)的討論（言語表達(dá)上因參會者而異）?？赡鼙容^困擾大家的是上層領(lǐng)導(dǎo)不遵守會議規(guī)則不受控。這時(shí)候考驗(yàn)大家相關(guān)方管理的技能就很重要了，要綜合考慮領(lǐng)導(dǎo)的性格特點(diǎn)來提醒，或者再找準(zhǔn)時(shí)機(jī)在討論中繞回會議話題。我個人認(rèn)為這種情況下需要做一定妥協(xié)、容許一定程度的小失控，不徹底毀滅會議就知足吧。(那種完全搞不定又不顧及會議議題的領(lǐng)導(dǎo)，不適合作為會議參與人員中的最高層級領(lǐng)導(dǎo)者一起開討論會，建議帶上更高層級領(lǐng)導(dǎo)適當(dāng)壓制或者單獨(dú)匯報(bào))

3/4.2 任務(wù)劃分不明確——所有代辦事項(xiàng)，需要明確的要素在會議準(zhǔn)備工作時(shí)就應(yīng)該做好要素條目，比方任務(wù)要求、責(zé)任人、執(zhí)行人、完成日期/階段匯報(bào)日期。做一個表格，會議上按表格逐項(xiàng)確定并記錄可以避免遺漏。

3/4.3 偏離主題——一般也多見于討論型會議，同 3/4.1 的時(shí)間控制類似方法。

3/4.4 沖突解決——會議沖突不可避免，尤其評審會或問題解決會。在會議中，管控者需要注意鼓勵大家積極參與討論，同時(shí)應(yīng)該注意會議氛圍，必要時(shí)可以直接言語打斷，切換發(fā)言者或者話題。在一些需要明確的事件上發(fā)生意見不一致沖突時(shí)，一個至高決策者地位凸顯，不管大家什么意見，最終按決策者意見決定為準(zhǔn)去執(zhí)行。決策者應(yīng)該在該事件上有權(quán)威或者層級或者領(lǐng)導(dǎo)力?；蛘咄镀睕Q定等方式得出結(jié)論也可以。對于無法當(dāng)場明確的問題，可以在沖突加劇前予以制止，結(jié)束討論。并客觀公正的記錄各方意見，形成書面匯報(bào)文檔通過意見方確認(rèn)，向未參會的可決策層進(jìn)一步請示，會議做為遺留問題做好跟進(jìn)閉環(huán)時(shí)間，有明確解決方案時(shí)及時(shí)通知。（對于反復(fù)會議一點(diǎn)都無法解決、且再升級請示都無人能拍板的事項(xiàng)，放過它吧，盡量躲避或者順其自然，不要再浪費(fèi)會議時(shí)間和精力了）。

會議上如果產(chǎn)生過分沖突一發(fā)不可收拾，說明會議控制者沒有及時(shí)制止矛盾加劇，會議是失敗甚至影響惡劣的，要避免發(fā)生（如何避免？前面說過了，讓他們都 Stop! Shut up!甚至沖突雙方 get out!或者大家都 get out 會議另選時(shí)間舉行）。劃重點(diǎn)——解決沖突時(shí)，會議控制者一定要客觀、公正，避免摻雜個人傾向幫助一方“欺壓”另一方。有人的地方就有江湖，有江湖的地方就有紛爭，整個會議管理實(shí)踐中沒有最好，只有更好！大家盡力做到相對好就是成功的。以上這些當(dāng)然說起來容易，做的合適做的好也并不容易，相信各位大神都有自己的一套神通，僅供參考，班門弄斧獻(xiàn)丑了。謝謝！

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作者：萬旗

6 年互聯(lián)網(wǎng)工作經(jīng)驗(yàn)

產(chǎn)品負(fù)責(zé)人

作者：楊小陽

10 年工作經(jīng)驗(yàn)

在通信公司從事商務(wù)工作，八年投標(biāo)管理