進入正題之前應(yīng)該讓我們每個外貿(mào)人知道的事。

外貿(mào)人 的核心競爭力在哪里？

我認(rèn)為還是在于對客戶的把握能力上和眼光上。

對客戶的把握能力，需要有很多知識和技能。和國內(nèi)貿(mào)易不同，可能需要的知識更加專業(yè)化、廣泛一些，另外需要外文溝通技能很好。

眼光，則是對一個產(chǎn)品或者市場的判斷，哪個產(chǎn)品可能會在哪個國家、地區(qū)成為熱點、熱門，哪個行當(dāng)值得去長期耕耘，這就需要我們不斷提升自己的判斷力和專業(yè)知識水平，比較值得借鑒的辦法，是通過觀看金融市場的變化，看大勢變化，通過自身累積的數(shù)據(jù)庫和模型對形勢變化加以具體分析。

還有外貿(mào)人員必須具備的四種基本魅力：

1、熱情

性格的情緒特征之一， 業(yè)務(wù) 人員要富有熱情，在業(yè)務(wù)活動中待人接物更要始終保持熱烈的感情。熱情會使人感到親切、自然，從而縮短對方的感情距離，同你一起創(chuàng)造出良好的交流思想、情感的環(huán)境。但也不能過分熱情，過分會使人覺得虛情假意，而有所戒備，無形中就筑起了一道心理上的防線。

2、開朗

外向型性格的特征之一，表現(xiàn)為坦率、爽直。具有這種性格的人，能主動積極地與他人交往，并能在交往中吸取營養(yǎng)，增長見識，培養(yǎng)友誼。

3、溫和

性格特征之一，表現(xiàn)為不嚴(yán)厲、不粗暴。具有這種性格的人，愿意與別人商量，能接受別人的意見，使別人感到親切，容易和別人建立親近的關(guān)系，業(yè)務(wù)員需要這種性格。但是，溫和不能過分，過分則令人乏味，不利于交際。

4、堅毅

性格的意志特征之一。業(yè)務(wù)活動的任務(wù)是復(fù)雜的，實現(xiàn)業(yè)務(wù)活動目標(biāo)總是與克服困難相伴隨，所以，業(yè)務(wù)人員必須具備堅毅的性格。只有意志堅定，有毅力，才能找到克服困難的辦法，實現(xiàn)業(yè)務(wù)活動的預(yù)期目標(biāo)

外貿(mào)業(yè)務(wù)談判常用的經(jīng)典用語:

你要學(xué)會這樣和客戶交流,才能使客戶的訂單馬上下給你

教你們分不同情況下該如何和客戶交流，該如何用詞句表達，推薦給大家。希望對你有拋磚引玉的幫助作用:

一.關(guān)于產(chǎn)品質(zhì)量和客戶交流時，要多用這些語句表述:

1.our products are to the taste of our customers

我們的產(chǎn)品符合我們客戶的需求

2.an automatic device is added to the machine, it will be to your taste.

在這臺機器上加一根自動化設(shè)備，就符合你們的要求了

3.Their design of their commodity is not to the taste of your market.

他們商品的款式不符合你們市場的需求。

4.Our XXX Brand Adjustable Wrench is a well-established brand in your market.

我們XX牌活扳手在你的市場上是個良好的品牌

5.The article we quote you is of average quality.

我們給你報價的商品是普通質(zhì)量。

6.The quality of our products is well up to the average.

我們產(chǎn)品質(zhì)量是好于普通質(zhì)量的。

7.FAQ= Fair Average Quality

大路貨(一般質(zhì)量，平均質(zhì)量)

二.關(guān)于客戶咨詢有關(guān)代理問題時，要常用下面的語句回復(fù)客戶:

8.The duration of this agreement is one year and can be automatically extended for a further year on expiration.

該協(xié)議的有效期為一年，期滿可自動延再延長一年。

9.If your annual turnover exceeds USD500,000.We will appoint you as our agent.

如果你的年銷售額超過500,000美金，我們將任命你作為我們的代理。

10.The annual turonver mentioned in your letter is too smaller for us to consider granting you the agency.

你在信中提到的年營業(yè)額過小沒法讓我們考慮給予你代理權(quán)。

11.We should not confine our offers to you as you are not our sole agent in your territory.

因為你不是我們在你所在地域的獨家代理，所以我們不受限于只給你提供報價。

12.Your business activity is confined to the area specified in the agency agreement.

你的商業(yè)活動僅限于在代理協(xié)議規(guī)定的區(qū)域。

13.We will entrust you with exclusive agency if you undertake not to handle similar products of others origins.

如果你保證不經(jīng)銷其他產(chǎn)地同類產(chǎn)品，我們將委任你作為我們的獨家代理。

14.We have studied your proposal in connection with the agency problem.

我們已經(jīng)研究了你的有關(guān)代理的問題。

15.A bigger turnover must be reached to justify establishing the agency.

達到一個更大的營業(yè)額才有資格代理機構(gòu)。

16.We are a commission agent representing more than ten famous manufacturers in the world.

我們是代表十幾世界上著名廠商的代理商

17.If a ten precent commission is allowed we will exert our utmost to promote the sale of your products.

如果百分之十的傭金是允許的，我們就會盡最大的努力促進銷售你的產(chǎn)品。

18. rate of commission

傭金率

19.commission house

經(jīng)紀(jì)行(經(jīng)紀(jì)人公司)

20.commission agent

傭金代理

三.關(guān)于客戶提出索賠問題時，要用這樣的專業(yè)語句處理客戶的訴求:

21.You are entitled to lodge a claim for the inferior quality.

你們對低劣質(zhì)量產(chǎn)品有權(quán)提出索賠。

22.Our delay in shipment should entitle you to ask for compensation.

對于我們延遲發(fā)貨你們有權(quán)要求賠償

23.Please go into the question and let us know your comments.

請調(diào)查這個問題，并告訴我們你們的看法。

24.We have gone into the complaint you raised and find that we have really committed a mistake.

我們已經(jīng)調(diào)查了你提出的投訴，并發(fā)現(xiàn)我們真的犯的一個錯誤。

25.After you have gone into the details you will see there is no mistake on our part.

一旦你調(diào)查細節(jié)，你將發(fā)現(xiàn)我方?jīng)]有任何錯誤。

26.Your remarks in connection with short weight are totally unacceptable.

你的關(guān)于短重的言論是完全不可接受的。

27.You are not justified to lodge your claim

你沒有理由提出索賠的。

28.You can complain about the quality of our commodity if which is far below the average.

你們可以申訴我們，如果我們的商品質(zhì)量遠遠低于平均水平。

29.You have not justification whatsoever to make complaints.

無論如何你沒有理由提出申訴。

30.your claim for short weight is absolutely unjustifiable.

你的短重索賠是絕對不合理的

31.The People's Insurance Company of China is a well-established firm in China.

在中國人民保險公司在中國是一個行之有效的公司

四.關(guān)于和客戶談及銷售業(yè)務(wù)方面的問題是，請盡量用如下的表達句:

32.on the average, we have only sold 90,000 tons a month.

平均，我們一個月只賣出了9萬噸.

33.The average sales quantity per year is 100,000 pairs.

每年的平均銷售量為10萬雙。

34.The realization of the sales program largely depends on your advertising campaign.

銷售計劃的實現(xiàn)在很大程度上取決于你的廣告活動。

35.Please credit our account with the amount realized.

請將所得款額存入我們的帳戶

36.The consignment we shipped last month could realise USD60,000 approximately.

上個月我們裝運的貨物可以變現(xiàn)大約6萬美金。

37.We hope more business could be realized to our mutual benefit.

我們希望在我們互利的情況達成更多交易。

38.Your proposal cannot be realized.

你的建議無法實現(xiàn)

39.Draft drawn at 30 days after sight is of short duration.

出具見票30 天付款是短期匯票

40.The firm enquired about in your letter is inactive with only a moderate turnover.

你信中咨詢的公司是一個營業(yè)額很小的一般公司。

41.You are entitle to have a 5% commission if you reach the turnover of USD100,000.

如果你達到10萬美元營業(yè)額，您有權(quán)擁有5%的傭金。

42.You have extensive well-established networks for the sale of our products in major cities in USA.

你們在美國主要城市有廣泛完善的網(wǎng)絡(luò)來銷售我們的產(chǎn)品。

43.Your letter of the 3rd May in connection with the shipment of your order No.856 has been duly noted.

我們已經(jīng)注意到你5月3日關(guān)于你856號訂單的裝運問題。

44.Our business is confined to light industrial products only.

我們的業(yè)務(wù)只限于輕工產(chǎn)品。

45.We have entrusted the shipment of your order to our forwarding agent who will take care of the matter.

我們已經(jīng)托付我們的貨代處理你訂單的裝運。

你的電子郵件寫的如何？

近日看到一些新入行外貿(mào)的小伙伴們發(fā)文說，不知道外貿(mào)郵件怎么寫，遇到的問題太多了，書本上學(xué)過的無法搬過來直接使用。

今天我們整理了寫商務(wù)郵件時各部分必備的一些表達。

如果你看過很多關(guān)于商務(wù)郵件的書籍或文章，那么你會發(fā)現(xiàn)很多作者會告訴你發(fā)郵件的時候一定要遵循一些規(guī)則：簡潔明了，條理清晰，主旨明確。

而通常一篇完整的商務(wù)郵件包含以下幾個部分：稱呼，開篇，正文，結(jié)束語，禮貌問候。

01 Salutation——稱呼

開頭的稱呼大多數(shù)人都不會太注意，然而細節(jié)有時可以決定成敗。在西方國家，比如已婚女性和未婚女性所使用的表達就不一樣，因此在給女性客戶發(fā)郵件的時候請務(wù)必了解清楚。

用dear作為郵件的開頭肯定是沒有問題的，但是很多小伙伴卻忘了在后面寫上人名，電子郵件dear的后面一定要有“人”。因為翻譯的原因，很多人都認(rèn)為“dear”是一個關(guān)系很親密的稱呼，但是在外國人眼里這個詞其實是很正式的，就像我們寫信的時候?qū)懙摹白鹁吹摹薄ⅰ熬磹鄣摹钡鹊取?/p>

所以在寫郵件的時候“dear”用在比較正式的場合，表示一種對他人的尊敬，后面可以加上名字或者姓氏。

如果是給不知道名字的人或者是在寫一封普通的郵件，可以在開頭選擇“Greetings”、“Hi there”。但在寫郵件的時候千萬別再使用Dear Sir和Dear Madam，這種說法過于老套并且很正式，給人一種你不必用心查找對方的名字的感覺，有點冒犯。還有“To whom it may concern”也不要用。

我們通常用的表達如下：

Dear Mr./ Ms. Smith （知具體某人）

Dear Prof.（教授）/Dr.（博士）+ 姓（頭銜，職位）

02 Starting——開篇

對大多數(shù)商務(wù)郵件的開篇而言，我們都可以通過提及與客戶之前的接觸來表示友好的問候。

首先可以提及下你跟客戶的“交情”并做出感謝。比如感謝客戶跟你在哪里見過面、吃過飯、拜訪過公司、展會上聊天或者通過電話，談?wù)撨^什么內(nèi)容等等。如果并沒有的話，那么就感謝對方的來信。（甚至沒有及時回復(fù)對方的時候也表示感謝讓其等了很久）

通常我們會用這樣的表達：

1. Thank you for your (kind) letter of January 15th.

感謝您在1月55日的來信。

2. It was a pleasure meeting you at the conference this month.

很高興在本月的會議上認(rèn)識您。

3. I do appreciate your patience in waiting for a response.

感謝您耐心等待我的回復(fù)。

4. Thank you for contacting us.

感謝您聯(lián)系我們。

5. It was a pleasure meeting you in Shanghai last month.

上個月在上海見到您很高興。

6. I enjoyed having lunch with you last week in NewYork.

上周在倫敦與您共進午餐很愉快。

7. With reference to our telephone conversation yesterday...

我們昨天的電話交談關(guān)于......

8. In reply to your request...

回應(yīng)您的要求......

9. I would just like to confirm the main points we discussed on Friday.

我想確認(rèn)我們在周五討論的要點。

在簡單寒暄之后，我們就可以直接點明寫信目的。此處請注意，在表達意圖的時候也要盡可能的簡潔明了。不然會讓客戶沒有興趣繼續(xù)讀下去。

03 State the main point——點名主旨

這一部分作為郵件的重點，需要向客戶表述你的主要訴求。比如你寫郵件是為了請求客戶幫忙、提供報價，詢問客戶問題、或者回應(yīng)客戶需求，提供證明材料等。通常我們會用到這樣的表達：

1. We are writing to inform you that.../ to confirm.../ to request.../to enquire about...

我們寫信是為了通知/確認(rèn)/請求/詢問……

2. I recently read/heard about...and would like to know...

我們最近聽說......因此想要知道...…

3. I am contacting you for the following reason...

此次聯(lián)系您主要是為了......

4. We'd like to invite you to a meeting on May 15th.

我們想要邀請您參加5月15日的會議。

需要注意的是，在做這部分表述的時候，我們通?？梢允褂靡韵露陶Z：

Making a request 請求幫忙

1. We would appreciate it if you would …

如果您愿意......我們將不勝感激。

2. It would be helpful if you could send us ...

如果您可以給我們發(fā)送......將會很有幫助。

3. I would appreciate your immediate attention to this matter.

感謝您對此事的關(guān)注。

4. Could you possibly tell us / let us have ...

你能告訴我們......嗎？

5. Please let me know what action you propose to take.

您能告訴我下一步計劃是什么嗎？

Offering help 提供幫助

1. Would you like us to ...?

您希望我們......嗎？

2. We are quite willing to ...

我們相當(dāng)樂意......

Giving good news 通知好的消息

1. We are pleased to announce that .../ to inform you that ... / to learn that ...

我們很開心（很高興）的告知（宣布/通知/了解）.....

Giving bad news 通知不好的消息

1. I'm afraid it would not be possible to ...

我恐怕…...不能…...

2. After careful consideration we have decided (not) to ...

經(jīng)過深思熟慮后，我們決定…...

3. Unfortunately we cannot / we are unable to ...

不幸的是，我們沒法/不能…...

4. Please note that the goods we ordered on ( date ) have not yet arrived.

抱歉貨沒法如期抵達。

Complaining表達不滿

1. I am writing to express my dissatisfaction with ...

我對......感到很不滿意。

04 Closing——結(jié)束語

最后一段通常我們會客氣的寒暄一下，寫上對客戶的期待（期待對方的回復(fù)/給出意見反饋等）。通常我們會用這樣的表達：

1. Please accept our thanks for the trouble you have taken.

有勞貴方，不勝感激。

2. We tender you our sincere thanks for your generous treatment of us in this affair.

對您在此事中的慷慨之舉，我們深表感謝。

3. We should be grateful for your trial order.

如您試訂貨，我們將不勝感激。

4.We should be grateful for your furnishing us details of your requirements.

如果能收到您的具體需求，我們會非常開心。

5. We are greatly obliged for your bulk order just received.

收到貴方大宗訂貨，我們不勝感激。

6. If there is anything we can do to help you, we shall be more than pleased to do so.

貴公司若有所需求，我公司定盡力效勞。

7. We will spare no efforts in endeavoring to be of service to you.

我們將不遺余力的為您效勞。

8. Looking forward to your reply.

期待您的回信。

05 Ending——問候

郵件的最后我們通常會落上對客戶誠摯的問候，可用的表達很多。比如：

Yours sincerely / Yours truly / Sincerely /

Thank you / Best wishes / Warm regards /

All the best / Best of luck

以上是給客戶發(fā)郵件時候一些常用的表達，希望能夠給新入行的外貿(mào)人提供幫助，歡迎資深的外貿(mào)人留言分享。

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