作為項(xiàng)目經(jīng)理，你的績(jī)效取決于有效的截止日期管理，以便按時(shí)交付項(xiàng)目。
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然而，我們都知道，項(xiàng)目很少會(huì)按計(jì)劃進(jìn)行，因此，在時(shí)間和截止日期方面，能夠駕馭項(xiàng)目中出現(xiàn)的眾多不確定因素非常重要。本文將探討錯(cuò)過(guò)截止日期的常見(jiàn)原因，并提供促進(jìn)項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)按時(shí)交付的提示。

項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)錯(cuò)過(guò)截止日期的三大原因
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1. 項(xiàng)目計(jì)劃不周。
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計(jì)劃不周肯定會(huì)導(dǎo)致錯(cuò)過(guò)截止日期。項(xiàng)目計(jì)劃不充分或不切實(shí)際的原因有很多，如時(shí)間不夠、要求不明確或項(xiàng)目經(jīng)理缺乏經(jīng)驗(yàn)等。請(qǐng)確保始終有效地制定計(jì)劃，如果覺(jué)得沒(méi)有足夠的時(shí)間或必要的細(xì)節(jié)來(lái)做到這一點(diǎn)，請(qǐng)及時(shí)說(shuō)出來(lái)。
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2.?估算不準(zhǔn)確。
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要制定項(xiàng)目計(jì)劃并設(shè)定現(xiàn)實(shí)的期望值，就必須有良好的估算。人們對(duì)估算通常有過(guò)于樂(lè)觀或悲觀的傾向，如果不利用以前項(xiàng)目的歷史數(shù)據(jù)來(lái)估算項(xiàng)目工作，那么截止日期很可能會(huì)不切實(shí)際或效率低下。
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3. 范圍蔓延。
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有時(shí)候，新工作的出現(xiàn)并不是最初計(jì)劃好的，這很可能會(huì)破壞截止日期管理。不過(guò)，如果管理得當(dāng)，這種情況應(yīng)該只會(huì)影響到幾個(gè)截止日期，你可以將它們推遲到以后的日期。
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以上是錯(cuò)過(guò)截止日期的三個(gè)主要原因，但實(shí)際上還有很多其他原因，如團(tuán)隊(duì)可用性問(wèn)題、項(xiàng)目依賴性、溝通不暢、意外風(fēng)險(xiǎn)等。項(xiàng)目不能按時(shí)完成的原因不勝枚舉，那么，如何讓自己處于有利的位置以按時(shí)完成項(xiàng)目？
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確保項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)按時(shí)完成任務(wù)的10個(gè)技巧
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1. 創(chuàng)建一個(gè)非手動(dòng)的項(xiàng)目進(jìn)度表
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創(chuàng)建項(xiàng)目進(jìn)度表是必然的，重點(diǎn)是，不要手動(dòng)的。
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在Excel中完成這項(xiàng)工作需要大量的手工操作（而且可能存在風(fēng)險(xiǎn)），尤其是在存在多級(jí)依賴關(guān)系的情況下。手動(dòng)項(xiàng)目進(jìn)度表無(wú)法保持準(zhǔn)確更新，團(tuán)隊(duì)就會(huì)開(kāi)始錯(cuò)過(guò)截止日期。
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相反，你可以使用8Manage PM這樣的項(xiàng)目管理軟件來(lái)保存預(yù)定的工作和計(jì)劃。8Manage PM可以在需要時(shí)輕松轉(zhuǎn)移任務(wù)、階段、里程碑或整個(gè)時(shí)間線，而不會(huì)丟失數(shù)據(jù)或其他任務(wù)分配。
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2. 設(shè)定切實(shí)可行的期限
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有時(shí)，錯(cuò)過(guò)截止日期是因?yàn)樗鼈円婚_(kāi)始就不現(xiàn)實(shí)。
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制定現(xiàn)實(shí)的時(shí)間表，向利益相關(guān)者解釋你的理由，提供盡可能多的證據(jù)和數(shù)據(jù)支持，拒絕接受不切實(shí)際的要求。
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3. 將工作分解成易于管理和跟蹤的小塊
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將大塊的進(jìn)度表分解成具有明確交付成果的小塊。這樣，你就能更輕松地跟蹤進(jìn)度，更快地知道事情是提前、按時(shí)還是落后于計(jì)劃。
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8Manage PM軟件可以幫你將項(xiàng)目工作進(jìn)行自然分解，并強(qiáng)化執(zhí)行適當(dāng)責(zé)任與承諾，項(xiàng)目計(jì)劃與執(zhí)行的偏差一目了然。
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4. 確定關(guān)鍵路徑任務(wù)的優(yōu)先級(jí)
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當(dāng)制定了項(xiàng)目進(jìn)度表后，你就會(huì)知道哪些任務(wù)對(duì)項(xiàng)目的成功至關(guān)重要。這些任務(wù)通常規(guī)模最大、風(fēng)險(xiǎn)最高，這意味著它們最容易超時(shí)。
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為了盡量減少錯(cuò)過(guò)截止日期的情況，應(yīng)在項(xiàng)目中盡早安排這些任務(wù)的開(kāi)始和完成。最壞的情況是提前完成關(guān)鍵路徑。如果有事情出錯(cuò)，你將有更多的時(shí)間來(lái)解決延誤問(wèn)題，避免進(jìn)度落后。
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5. 盡早明確依賴關(guān)系
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在大型項(xiàng)目中，依賴關(guān)系會(huì)對(duì)進(jìn)度造成嚴(yán)重破壞。如果一項(xiàng)任務(wù)被延遲，其依賴任務(wù)（及其依賴任務(wù)）也會(huì)落后。
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為了最大限度地降低依賴關(guān)系的風(fēng)險(xiǎn)，一定要獲得依賴對(duì)象的初步承諾。例如，在 8Manage PM軟件中，你可以提前幾個(gè)月安排任務(wù)分配（包括確認(rèn)的和暫定的），并分配依賴關(guān)系，這將清楚地顯示在計(jì)劃表上。團(tuán)隊(duì)成員就會(huì)知道接下來(lái)要做什么工作，以及何時(shí)需要完成。
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6. 識(shí)別和管理風(fēng)險(xiǎn)
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全面的風(fēng)險(xiǎn)日志和緩解計(jì)劃可讓你預(yù)先防范項(xiàng)目中可能面臨的問(wèn)題。這意味著你可以將自己置于最佳位置，快速處理問(wèn)題，并將對(duì)截止日期造成的影響降至最低。
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7. 監(jiān)控進(jìn)度，及早應(yīng)對(duì)問(wèn)題
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經(jīng)常將估算進(jìn)度與實(shí)際進(jìn)度進(jìn)行比較，是了解會(huì)否錯(cuò)過(guò)任何截止日期的好方法。
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8Manage PM是一款端到端管理項(xiàng)目全流程的高效軟件，提供多種形式的視圖，包括看板、甘特圖、日歷和表格視圖，可實(shí)時(shí)跟蹤資源、時(shí)間及任務(wù)的進(jìn)度，并自動(dòng)跟蹤與上報(bào)問(wèn)題與風(fēng)險(xiǎn)。這有助于及早發(fā)現(xiàn)瓶頸，為經(jīng)理和團(tuán)隊(duì)提供足夠的時(shí)間來(lái)糾正它們，避免錯(cuò)過(guò)截止日期。
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8. 處理意外的可用性問(wèn)題
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發(fā)現(xiàn)分配給自己工作的人沒(méi)有時(shí)間可能是件痛苦的事。發(fā)生這種情況有多種原因，比如生病、個(gè)人問(wèn)題、更優(yōu)先的工作、解雇或辭職等。
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唯一可以采取的預(yù)防措施是，在任何人員突然無(wú)法工作時(shí)，始終考慮 B 計(jì)劃。如果原來(lái)的人員無(wú)法繼續(xù)工作，你需要有可以接替的人，還需要擁有良好的項(xiàng)目文檔，以確保新加入的人員可以快速接手工作。
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9. 定期溝通
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與老板、利益相關(guān)者和團(tuán)隊(duì)就項(xiàng)目進(jìn)度進(jìn)行溝通非常重要。如果項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)停止溝通，不清楚截止日期或自己的角色，事情往往會(huì)被遺忘，人們也會(huì)失去注意力。
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因此，一定要定期溝通（無(wú)論是否在計(jì)劃的檢查范圍內(nèi)），這樣每個(gè)人都能像你一樣清楚地了解進(jìn)度表。
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如果項(xiàng)目中的每個(gè)人都知道自己的工作目標(biāo)是什么，自己的職責(zé)是什么，那么作為一個(gè)團(tuán)隊(duì)，你們就能最好地遵守截止日期。
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8Manage PM內(nèi)置即時(shí)聊天功能，允許經(jīng)理和團(tuán)隊(duì)成員收發(fā)即時(shí)信息，以交換信息。
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10. 不要害怕變更截止日期
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截止日期并不總是無(wú)法改變的固定日期。不要害怕嘗試把計(jì)劃改成更容易實(shí)現(xiàn)的東西。
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如果你在某項(xiàng)任務(wù)上落后了，而且已經(jīng)用盡了所有的辦法來(lái)完成它，那就大膽地進(jìn)行艱難的決定，把截止日期提前。
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通常情況下，如果你向老板或利益相關(guān)者說(shuō)明情況，并展示你為解決問(wèn)題所做的努力，他們會(huì)比你想象的更加理解你。
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結(jié)語(yǔ)
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世界上沒(méi)有一個(gè)項(xiàng)目經(jīng)理能夠滿足所有項(xiàng)目的截止日期。但是，更成功的人會(huì)制定和部署策略，使項(xiàng)目基本步入正軌。
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8Manage PM項(xiàng)目管理軟件的設(shè)計(jì)和開(kāi)發(fā)方式旨在滿足管理人員的需求，以便他們能夠與團(tuán)隊(duì)高效合作。該軟件可作為管理、組織和協(xié)作所有項(xiàng)目的一站式平臺(tái)，涵蓋計(jì)劃、進(jìn)度、成本、風(fēng)險(xiǎn)等方面，可以完全控制項(xiàng)目的整體流程。使用過(guò)8Manage PM的管理者甚至團(tuán)隊(duì)成員都真實(shí)見(jiàn)證了團(tuán)隊(duì)的進(jìn)步。