項(xiàng)目管理不僅僅是分配和審查任務(wù)，還包括平衡團(tuán)隊(duì)成員的工作量、創(chuàng)建預(yù)測(cè)和避免障礙的工作流程。整個(gè)過(guò)程涉及許多步驟，因此，項(xiàng)目監(jiān)控成為了成功業(yè)務(wù)活動(dòng)的關(guān)鍵之一，是項(xiàng)目經(jīng)理確保與團(tuán)隊(duì)共同實(shí)施的計(jì)劃順利進(jìn)行的方式。

項(xiàng)目監(jiān)控為何重要？
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缺乏評(píng)估或監(jiān)督是項(xiàng)目失敗的常見(jiàn)原因。如果無(wú)法預(yù)測(cè)潛在問(wèn)題或在問(wèn)題出現(xiàn)時(shí)及時(shí)發(fā)現(xiàn)，就無(wú)法足夠快地采取糾正措施，令項(xiàng)目重回正軌。
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對(duì)項(xiàng)目和團(tuán)隊(duì)進(jìn)行監(jiān)控有助于按預(yù)算、按計(jì)劃、按進(jìn)度開(kāi)展工作。它還能讓你深入了解不同團(tuán)隊(duì)成員的工作量，并為未來(lái)項(xiàng)目和初始規(guī)劃階段的成功提供參考。
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通過(guò)有效的監(jiān)控，你可以看到哪些方面做得好，哪些方面需要改進(jìn)，然后做出改變和調(diào)整，使項(xiàng)目盡可能順利地進(jìn)行下去。
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為了發(fā)現(xiàn)項(xiàng)目中的問(wèn)題，你需要能在項(xiàng)目進(jìn)行過(guò)程中監(jiān)控進(jìn)度和績(jī)效的項(xiàng)目管理軟件。8Manage PM是一款出色的項(xiàng)目管理軟件，可提供實(shí)時(shí)監(jiān)控項(xiàng)目所需的工具。你只需切換到實(shí)時(shí)儀表板，就能獲得項(xiàng)目的高級(jí)視圖。它能自動(dòng)收集時(shí)間、成本、工作量等指標(biāo)的項(xiàng)目數(shù)據(jù)，并以直觀的圖表顯示出來(lái)，讓你一目了然跟蹤項(xiàng)目所有情況。
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項(xiàng)目監(jiān)控步驟
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從項(xiàng)目的規(guī)劃階段到執(zhí)行，制定監(jiān)控計(jì)劃以確保一切順利進(jìn)行非常重要。項(xiàng)目監(jiān)控與項(xiàng)目執(zhí)行應(yīng)同時(shí)進(jìn)行，以下是確保正確監(jiān)控項(xiàng)目的八個(gè)步驟：
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1. 創(chuàng)建項(xiàng)目范圍基線
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項(xiàng)目范圍定義了項(xiàng)目利益相關(guān)者的期望和要求。在整個(gè)項(xiàng)目過(guò)程中，它都被用來(lái)監(jiān)控項(xiàng)目進(jìn)度。項(xiàng)目范圍基線捕捉了這些期望和要求，可用于衡量計(jì)劃工作和實(shí)際工作，以確保項(xiàng)目執(zhí)行與項(xiàng)目計(jì)劃保持一致。
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2. 制定項(xiàng)目進(jìn)度基線
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當(dāng)主要利益相關(guān)者批準(zhǔn)了進(jìn)度表后，就成為了項(xiàng)目進(jìn)度基線，用來(lái)將實(shí)際進(jìn)度與計(jì)劃進(jìn)程進(jìn)行比較。這樣，項(xiàng)目經(jīng)理就可以跟蹤項(xiàng)目差異，并采取糾正措施。它還有助于與利益相關(guān)者溝通，讓他們知道項(xiàng)目是否按計(jì)劃進(jìn)行。
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3. 估算項(xiàng)目成本并確定項(xiàng)目預(yù)算
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項(xiàng)目成本越準(zhǔn)確，項(xiàng)目預(yù)算就越準(zhǔn)確。因此，你需要監(jiān)控所有項(xiàng)目支出，并使用項(xiàng)目管理軟件來(lái)跟蹤項(xiàng)目成本，及時(shí)對(duì)任何差異做出響應(yīng)。你還可以制定預(yù)算基線，將實(shí)際成本與計(jì)劃成本進(jìn)行比較，以此來(lái)監(jiān)控支出。
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4. 使用風(fēng)險(xiǎn)日志
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在監(jiān)控項(xiàng)目時(shí)，最重要的事情之一就是風(fēng)險(xiǎn)。在計(jì)劃階段，創(chuàng)建風(fēng)險(xiǎn)日志，收集你認(rèn)為項(xiàng)目中可能出現(xiàn)的風(fēng)險(xiǎn)。然后記錄下風(fēng)險(xiǎn)對(duì)項(xiàng)目的潛在影響，以及由誰(shuí)負(fù)責(zé)識(shí)別和降低風(fēng)險(xiǎn)。
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你還可以設(shè)置優(yōu)先級(jí)，幫助確定哪些風(fēng)險(xiǎn)必須立即處理，哪些風(fēng)險(xiǎn)可以等待。在監(jiān)控項(xiàng)目的過(guò)程中，風(fēng)險(xiǎn)日志將幫助你對(duì)可能影響項(xiàng)目的問(wèn)題保持警惕。
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5. 使用變更日志
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檢測(cè)變更是項(xiàng)目監(jiān)控的核心。當(dāng)檢測(cè)到變更時(shí)，需要變更日志來(lái)控制它。變更日志是一份按時(shí)間順序列出項(xiàng)目變更的文檔。它是對(duì)所做變更的總結(jié)，使項(xiàng)目經(jīng)理能夠跟蹤和交流所有已發(fā)生的變更。這也為項(xiàng)目經(jīng)理提供了另一種溝通工具，讓項(xiàng)目利益相關(guān)者隨時(shí)了解情況，以便他們了解所發(fā)生的變更并對(duì)其進(jìn)行妥善管理。
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6. 建立質(zhì)量控制程序
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如果產(chǎn)品或服務(wù)不符合質(zhì)量預(yù)期，那就是失敗。質(zhì)量控制程序可確保產(chǎn)品或服務(wù)經(jīng)過(guò)測(cè)試，符合項(xiàng)目規(guī)劃中設(shè)定的標(biāo)準(zhǔn)，還能減少錯(cuò)誤。因此，建立質(zhì)量控制程序是全面項(xiàng)目監(jiān)控的關(guān)鍵部分。
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7. 使用項(xiàng)目監(jiān)控工具
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專業(yè)的項(xiàng)目管理軟件有許多功能，為項(xiàng)目經(jīng)理提供了了解項(xiàng)目的窗口，包括成本、資源還是時(shí)間等方面。端到端的項(xiàng)目管理軟件8Manage PM支持項(xiàng)目全周期管理，它的實(shí)時(shí)儀表盤可以提供項(xiàng)目進(jìn)度和績(jī)效的高級(jí)視圖。通過(guò)8Manage的詳細(xì)狀態(tài)報(bào)告和其他類型的報(bào)告，你可以獲得更多信息，還可以使用資源管理功能來(lái)跟蹤團(tuán)隊(duì)的績(jī)效。
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8. 創(chuàng)建項(xiàng)目報(bào)告
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項(xiàng)目報(bào)告描述了項(xiàng)目的當(dāng)前狀態(tài)。比如，狀態(tài)報(bào)告捕捉特定時(shí)間段內(nèi)的數(shù)據(jù)，而組合狀態(tài)報(bào)告則是針對(duì)多個(gè)項(xiàng)目的，還有更多關(guān)于項(xiàng)目差異、工作量等方面的報(bào)告。所有報(bào)告對(duì)于監(jiān)控項(xiàng)目都很重要，應(yīng)與利益相關(guān)者共享，以便他們了解項(xiàng)目的最新情況。
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強(qiáng)大的項(xiàng)目監(jiān)控軟件：8Manage PM
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8Manage PM項(xiàng)目管理軟件提供實(shí)時(shí)數(shù)據(jù)，因此你可以看到項(xiàng)目的真實(shí)情況。此外，無(wú)論項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)是在辦公室、現(xiàn)場(chǎng)還是其他地方，8Manage PM協(xié)作平臺(tái)使每個(gè)人都能保持聯(lián)系。這有助于溝通，并且可以快速識(shí)別和解決問(wèn)題，從而使項(xiàng)目保持在正軌上。
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● 項(xiàng)目計(jì)劃與執(zhí)行同步更新
● 范圍與溝通一起管理
● 分解項(xiàng)目工作，強(qiáng)化責(zé)任
● 資源需求和依賴清晰明確
● 問(wèn)題與風(fēng)險(xiǎn)自動(dòng)跟蹤與上報(bào)
● 實(shí)時(shí)了解項(xiàng)目及項(xiàng)目成員的績(jī)效
● 豐富的易于閱讀的可定制報(bào)告
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無(wú)論是用戶友好的儀表板，還是詳細(xì)的圖表視圖，總有一款工具可以幫助你從頭到尾管理項(xiàng)目。