我在以往的工作中見過各式各樣的計劃，比較常見的是這樣的：

1.溝通展會的合作

2.寫A客戶的營銷方案

3.去拜訪客戶B

…….

這種報告形式中規(guī)中矩，這種計劃看了之后，我心里不免會有這樣的疑問：

1.某件事情他怎么兩周了還沒搞定，到底什么時候能搞定？

2.他部門好幾個人，一周就做這點事情？

3.他是不是在磨洋工??？

…….

那該怎么做好呢？以下是我根據(jù)自己多年經(jīng)驗總結(jié)出來的周計劃模版，按照這個模版做計劃，可以真正量化計劃，明確截止日期，確定責任人，提高效率。你可以根據(jù)自己情況調(diào)整增減。

周計劃包需含以下字段：

比如，今天是2019年3月18日，我通過以下兩個小例子做一個示范。為了在排版上更加整齊，我讓關(guān)鍵字段設(shè)置在第一列，第二列、第三列是兩件工作。

而實際在excel的使用中，可以把第一列的內(nèi)容設(shè)置為第一行，第二列、第三列內(nèi)容設(shè)置為第二行、第三行。（具體可參考最后的圖片）

★成果? ? ? ? ? ? ? ? 簽定完展會合同? ? ? 完成某系統(tǒng)改造

★?預(yù)期截止? ? ? ? 2019.3.22 ? ? ? ? ? ? ? 2019.3.29

★預(yù)期進度?? ? ? ? 100%? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? 50%

★發(fā)起人 ??? ? ? ? ? 張莫某? ? ? ? ? ? ? ? ? ? 孫某某

★負責人?? ? ? ? ? ? 李某某? ? ? ? ? ? ? ? ? ? 李某某

★預(yù)期工時? ?? ? ? 4小時? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? 10天

★驗收人?? ? ? ? ? ? 張經(jīng)理? ? ? ? ? ? ? ? ? ? 姜經(jīng)理

★重要性 ? ? ? ? ? ? 中 ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? 高

好，接下來我們詳細解釋一下各個字段的含義：

一.成果

成果就是積極的結(jié)果，我們的價值不是做事，而是通過做事帶來有價值的結(jié)果?！皽贤ㄕ箷献鳌焙汀昂炗喺箷贤保菜谱鲆患虑?，但后者是以簽訂合同為目標，而前者會有一種暗示，只要溝通了就行?！昂炗啞北取皽贤ā备薪咏Y(jié)果，“完成A客戶方案”也要比“寫A客戶方案”更接近完成的結(jié)果。

我建議大家在工作中，培養(yǎng)自己以成果匯報和溝通的習慣，這很重要！

二.預(yù)期截止與預(yù)期進度

預(yù)期截止指的是預(yù)估這個事情的截止時間，有些工作是本周可以完成，那就寫一個具體時間，比如9月6日（周二）。之所以寫具非常具體的時間，而不是說只要周五完成就可以，那是因為有些工作你完成后別人才能啟動。比如你在周二完成了宣傳文案的撰寫，其他同事可以在周三把宣傳文案發(fā)給客戶，這樣整體的效率就更高。

有些工作不是本周內(nèi)能完成的，那設(shè)定一個截止時間（可能是兩周后的某一天）就更有價值了。如果某一件工作不設(shè)置截止時間然后每周都匯報，匯報了幾個月也沒結(jié)束，如果沒有明確截止時間，大家總是習慣把事情一直拖延下去，而設(shè)置一個截止時間則會減少很多工作的拖延。? ? ??

對于超過一周的事情，確定了截止時間后，可以大體算一下本周時間在整個工作周期占的比例，這個時間比例大體應(yīng)該等同于工作完成比例，也就是“預(yù)期進度”。比如一件工作計劃2周完成，那么本周需要用掉一半的時間，本周的“預(yù)期進度”應(yīng)該是50%，這就是一個量化的溝通。?實際上，領(lǐng)導(dǎo)很難嚴格去進行量化的驗證，但領(lǐng)導(dǎo)都會喜歡量化溝通。

三.發(fā)起人

也就是這個工作是由誰提出的，可能是公司某個部門的同事，也可能是你的領(lǐng)導(dǎo)，也可能是你自己。明確一件工作的發(fā)起人有很多價值。

1.平衡對各個部門投入的時間

比如你是做營銷方面工作，原本要位公司內(nèi)5個部門服務(wù)。但你發(fā)現(xiàn)本周計劃中，某個部門的工作安排太多了，而某個部門安排的工作則太少了，那就需要思考是否要進行平衡。

2.讓執(zhí)行者了解工作需求提出者

部門經(jīng)理制作的周計劃，也會發(fā)給自己的下屬。下屬執(zhí)行工作過程中，看到某件工作的發(fā)起人是誰，執(zhí)行過程中有問題需要溝通，就會直接找到發(fā)起人溝通。

3.匯總發(fā)起人的工作

回顧一段時間的周計劃，我們可以分析出各個工作發(fā)起人都提出過哪些工作需求，可以讓我們更加了解同事的工作需求，也可以幫助我們在今后從全局思考、規(guī)劃他部門的需求，從整體提高效率。

四.負責人??

負責人指的就是這件事情到底誰負責，尤其對于多個人、多個部門參與的工作，一定要制定一個明確的負責人，其他人可以作為參與者、參與者，這樣在工作執(zhí)行期間，只要和負責人溝通就好了。

如果這件工作延誤了，那么負責人就要承擔最大的責任，同樣項目有獎勵的話責任人也會受益最多。

如果一個部門經(jīng)理，在周計劃中寫清楚了每件工作的負責人（可能是自己也可能是下屬）。一方面證明他確實善于分配工作，另外一方面你對他下屬的能力也有一定了解。將來在探討人員任免、調(diào)薪時，看一下每個人過往每周的工作計劃及總結(jié)，會是一個非常客觀的參考。

五.預(yù)期工時?

我在職場上見過兩類人，一類是狡猾的狐貍，一類是沉默的老黃牛。

職場上的狐貍，是我十分厭惡的。比如大家寫了6-8條工作計劃，但他能寫20條。感覺上他能力特別強、特別努力，但未必！因為這20件工作也許都是一個小時內(nèi)能解決的小事，而他的部門有5名員工。?其實只投入了部門10%的時間做事！

另外一類人，則是職場上的不善于溝通的老黃牛。他們匯報工作的時候，可能只寫了3條，但實際上，老黃牛的每條工作，工作量都很大。老黃牛平時加班，周末加班把工作搞定了，內(nèi)心滿滿的成就感，心想自己做的工作領(lǐng)導(dǎo)會看到的。

結(jié)果呢？經(jīng)常是職場上狐貍打敗了老黃牛，老黃牛最后氣不過，含恨離開。老黃牛到新的公司會解決問題嗎，未必！

除非老黃牛學會了量化溝通，明確周計劃工作的工時。如果能明確每條工作的大概工時，列入周計劃，領(lǐng)導(dǎo)就會很清楚你為公司付出了多少，踏踏實實做了多少事。

要把所有人的工時安排滿嗎？比如經(jīng)理手下有5個員工，一周共有25個工作日工時，我建議安排50-60%即可，因為會有各種臨時突發(fā)的事情，計劃不要排的太滿。如果提前完成了原來的計劃，經(jīng)理可以再安排一些新的工作。（實際上幾乎不會發(fā)生）

如果你所管理的工作較多，我建議可以拆分為“雜事”和“項目”兩類。

美國項目管理權(quán)威機構(gòu)－－項目管理協(xié)會（PMI)認為,項目是為完成某一獨特的產(chǎn)品或服務(wù)所做的一次性努力。

在實際工作中，我沒有嚴格按照以上來定義項目，而是簡單把工作分成“雜事”和“項目”兩類

1.雜事

比較簡單的，參與人少，耗時短，我稱之為雜事

以下是比較典型的雜事：

A.給我熟悉的一個客戶打個電話溝通見面時間，大概需要5分鐘

B.預(yù)約一下會議室，大概需要10分鐘

C.修改一篇文章的標題，大概需要3分鐘

2.項目

有一定難度，參與人多，耗時長，我稱之為項目

以下是比較典型的項目

A.進行公司網(wǎng)站改版，估計要10多人參與，周期2個月以上

B.升級公司的客服電話系統(tǒng)，估計要5人以上參與，還要找外部合作公司，周期一個月以上

C.設(shè)計全新的公司手冊，估計要3人以上，周期至少兩周

所以，在制定工作計劃過程中，我們可以把工作拆解為“計劃內(nèi)項目工作”、“計劃內(nèi)雜事”兩類。

這樣辛苦的老黃牛在匯報的時候，就會清晰的展示出自己做了多少項目，也會讓大家意識到狐貍其實只是做了一些不費力的雜事。

不論是項目還是雜事，不進行量化的工時估算，就很難衡量你付出的勞動！

六.驗收人

明確驗收人是我多年管理工作中，特別有價值的收獲。很多工作的分歧，其實來自于結(jié)束標準的差異。比如，你本周的工作是寫一個公司介紹，交給銷售部。周五快下班的時候，你發(fā)現(xiàn)幾乎要忘記了這個工作，于是匆匆寫好提交了。在周一例會時，你可以非常確信的說，你完成了公司介紹的撰寫。但銷售部認為，公司介紹內(nèi)容寫的不好，還不能對外使用。??這時候，你作為領(lǐng)導(dǎo)，其實很難（很費精力）去評價介紹是不是夠好。最好的辦法就是，銷售部做為這個工作的驗收人。我在工作中，會要求下屬將工作計劃中的每一條都標明驗收人，驗收人驗收后這個工作才算完成，如果再進一步細化可以采取驗收人為這個工作評分的方式。

引入驗收人的模式可以改變執(zhí)行人做事情的心態(tài)，也可以讓事情按照驗收人的標準去落實，也可以減少扯皮、推諉，還可以減少管理者精力的損耗。相信你實踐一段就會體會到其中的價值。

七.重要性

計劃比較多的時候，最好要明確重要性，可以分為高、中、低三類。重要性，最好由經(jīng)理先初步判斷，然后和上級溝通。

設(shè)定每條工作重要性的好處就是：?

1.當出現(xiàn)一些意外時，可以集中資源把重要的事情完成。

2.確保努力的方向和領(lǐng)導(dǎo)、公司的戰(zhàn)略方向一致

3.重要性高的工作，可以派精兵強將，做的更快更好。

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