編按：“數(shù)據(jù)驗(yàn)證”功能在Excel2010及以前版本中叫做“數(shù)據(jù)有效性”。這個(gè)功能的用處是驗(yàn)證用戶輸入到單元格的數(shù)據(jù)是否有效，可以限制輸入數(shù)據(jù)的類型或范圍，防止用戶輸入無(wú)效數(shù)據(jù)。今天就來(lái)給大家分享一組“數(shù)據(jù)驗(yàn)證”的基礎(chǔ)操作技巧。

技巧1：利用下拉選項(xiàng)輸入性別

使用“數(shù)據(jù)驗(yàn)證”的“序列”功能，制作可選擇下拉菜單。

操作要點(diǎn)：選項(xiàng)之間用英文狀態(tài)的逗號(hào)進(jìn)行分隔。

技巧2：F2鍵的妙用

有時(shí)候選項(xiàng)比較多，在輸入“序列”的過(guò)程中來(lái)回切換中英文狀態(tài)比較麻煩，想先把漢字輸完，再輸入逗號(hào)，這時(shí)候就需要用方向鍵來(lái)移動(dòng)光標(biāo)的位置，但是在實(shí)際操作的時(shí)候，就很容易出現(xiàn)狀況。

在移動(dòng)鼠標(biāo)的時(shí)候會(huì)出現(xiàn)+$B$2這樣的情況，新手往往就不知所措了。

有些老手可能會(huì)用鼠標(biāo)配合定位光標(biāo)的位置，但這樣肯定不如直接用方向鍵方便。

遇到這種情況，先按一下F2鍵，再去移動(dòng)光標(biāo)就可以了。

技巧3：只復(fù)制下拉選項(xiàng)而不影響原來(lái)的格式

可以復(fù)制已經(jīng)設(shè)置好下拉選項(xiàng)的單元格，然后粘貼到其他的單元格，但是原來(lái)的格式會(huì)受到影響。

能不能只復(fù)制下拉選項(xiàng)呢，其實(shí)用選擇性粘貼就可以實(shí)現(xiàn)。

技巧4：選中單元格時(shí)出現(xiàn)提示信息

有的時(shí)候無(wú)法通過(guò)下拉選項(xiàng)來(lái)限制用戶輸入數(shù)據(jù)，但是又得讓用戶了解輸入的規(guī)則，就需要用到提示信息。

例如在輸入工號(hào)的時(shí)候，要顯示以下提示內(nèi)容：

1.請(qǐng)檢查單元格是否為文本格式；

2.工號(hào)為六位數(shù)字的形式，前兩位為部門(mén)編號(hào)，后四位為員工編號(hào)；

3.部門(mén)編號(hào)對(duì)應(yīng)規(guī)則：人事部01，銷售部02，采購(gòu)部03，財(cái)務(wù)部04。

設(shè)置方法為：

技巧5：如何設(shè)置可以輸入下拉選項(xiàng)以外的內(nèi)容

通常下拉選項(xiàng)是嚴(yán)格限制輸入內(nèi)容的，不在選項(xiàng)范圍內(nèi)的數(shù)據(jù)不能輸入。

但在有些情況下，我們想實(shí)現(xiàn)的是通過(guò)下拉選項(xiàng)控制最常用的一些輸入內(nèi)容，也允許輸入不在選項(xiàng)里的內(nèi)容。

操作方法為：

以上就是有關(guān)“數(shù)據(jù)驗(yàn)證”的基礎(chǔ)操作技巧，你學(xué)會(huì)了嗎？

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