層次二：“出入庫正確”

在企業(yè)的管理實(shí)踐中，由于某些行業(yè)的物料種類較為復(fù)雜且物料等級特別多，要想實(shí)現(xiàn)“出入庫正確”這一目標(biāo)，企業(yè)應(yīng)當(dāng)從多個(gè)方面入手。

a.物料命名規(guī)則與物料編碼規(guī)則

在物料種類復(fù)雜的行業(yè)中，物料命名規(guī)則和物料編碼規(guī)則是順利管理企業(yè)物料出入庫的核心之所在。

其中，物料命名規(guī)則是這2個(gè)要點(diǎn)中的核心問題之所在，而物料編碼規(guī)則是協(xié)助物命名規(guī)則發(fā)揮作用的輔助工具。

因此，曉閑認(rèn)為：我們首先應(yīng)當(dāng)關(guān)注物料命名規(guī)則這個(gè)問題。

現(xiàn)在先來說一說物料命名規(guī)則這個(gè)話題。

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物料命名規(guī)則

在現(xiàn)實(shí)的場景之中，我們需要根據(jù)一些特征制定物料的命名規(guī)則。

如果物料類型非常復(fù)雜的話，同樣是一種原料，其等級、規(guī)格、性狀等均相同，有的企業(yè)會根據(jù)物料來源的工廠進(jìn)行物料命名，即不同工廠生產(chǎn)的東西，即使是完全一樣的，它也屬于兩個(gè)物料。

這種命名規(guī)則并沒有錯(cuò)誤，這種命名規(guī)則最大的好處就在于物料命名非常清晰簡單，任何一個(gè)人都能一眼看出這種物料是什么。

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不過，曉閑個(gè)人并不太喜歡這樣的命名方式。

因?yàn)檫@樣的命名方式會帶來2個(gè)潛在的問題。

問題一：它會導(dǎo)致企業(yè)的物料編碼系統(tǒng)越來越龐雜

對于企業(yè)而言，一個(gè)物料命名一旦被批準(zhǔn)，后期就會進(jìn)入到物料管理系統(tǒng)中，這個(gè)物料名稱將會在編碼系統(tǒng)中永久存在。

坦白講，不論何種原因，曉閑并不建議將不再使用的物料命名從物料編碼系統(tǒng)中踢出去，剔除某個(gè)物料名稱的后果在于采購記錄及其他相關(guān)記錄可能不再可以查詢和分析。

因此，這種物料編碼規(guī)則的顯著特征將是企業(yè)的物料編碼系統(tǒng)越來越龐大。

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隨著公司不斷進(jìn)行供應(yīng)商尋源，此外，不論是主動替換一些公司不認(rèn)可的供應(yīng)商，還是因?yàn)楣?yīng)商主動退出或者破產(chǎn)倒閉或者公司重組等原因而出現(xiàn)的供應(yīng)商被動地被淘汰，其結(jié)果都是——伴隨該供應(yīng)商的所供應(yīng)的全部物料名稱即將失去任何存在的意義，但是，曉閑已強(qiáng)調(diào)：不建議刪除已經(jīng)存在的物料名稱。

因此，其結(jié)果就是物料編碼系統(tǒng)的復(fù)雜化且不可控。

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問題二：它會導(dǎo)致公司的庫存管理水平的低下和運(yùn)營能力的弱化

當(dāng)企業(yè)采購某種主要原料時(shí)，如果采取了多個(gè)供應(yīng)渠道供應(yīng)貨物，假設(shè)選擇了7個(gè)生產(chǎn)商供應(yīng)同一種原料（潛在原因之一是：公司的產(chǎn)能需求很大，很難通過一兩家企業(yè)滿足公司需求），那么，按照前面的編碼規(guī)則，公司就需要為這個(gè)原料建立7個(gè)物料名稱，此后，我們將會見識到一種原料出現(xiàn)7個(gè)物料名稱、7種原料的庫存信息、7種原料的出入庫記錄。

這還算簡單，因?yàn)檫@只是一種原料規(guī)格在作怪。

當(dāng)企業(yè)內(nèi)部存在1000-1萬種重要原料都存在可以替代的多個(gè)供應(yīng)商時(shí)，企業(yè)的管理者將會見識到3000-10萬種物料的存在，然而，了解背后真相的我們非常清楚——公司只有最多1萬種主要原料，然而公司的倉庫中卻存在著10萬種物料，而公司的庫存系統(tǒng)中存放著10萬個(gè)品種的物料。

根據(jù)物料管理原則，不同物料名稱應(yīng)當(dāng)理解為不同貨物，在庫存的實(shí)物管理中，應(yīng)當(dāng)分開放置，也就說：即使同一種物料，當(dāng)公司使用了多個(gè)物料名稱時(shí)，這些物料名稱所對應(yīng)的貨物的實(shí)物也應(yīng)當(dāng)進(jìn)行物理分隔管理。

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本質(zhì)上來說，同一種原料因供應(yīng)商的不同而產(chǎn)生不同的物料命名，其原因就在于企業(yè)的運(yùn)營處于相對比較粗略且運(yùn)營質(zhì)量不高的一種狀態(tài)，企業(yè)試圖建立清晰的管理管理狀態(tài)，但更重要的事情是運(yùn)營質(zhì)量的結(jié)果——運(yùn)營績效。

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曉閑認(rèn)為：更合理的物料命名規(guī)則應(yīng)當(dāng)在命名中弱化掉供應(yīng)商的存在，這一點(diǎn)在大批量、物料種類多的行業(yè)和企業(yè)中尤其重要。

當(dāng)不同供應(yīng)商供應(yīng)的原材料可以相互替代時(shí)，將物料名稱與供應(yīng)商或者廠家進(jìn)行掛靠，其后果就在于企業(yè)的物料命名會受到供應(yīng)商的牽制，企業(yè)始終處于建立物料命名和物料編碼的狀態(tài)中。

比如：以采購大宗大化學(xué)冰醋酸為例，江蘇索普、塞拉尼斯、華魯恒升、魯西集團(tuán)等冰醋酸龍頭企業(yè)的產(chǎn)品等級并無明顯差異，在這種背景之下，企業(yè)最好不要建立類似于冰醋酸（索普）、冰醋酸（華魯恒升）、冰醋酸（魯西）這樣的物料名稱編碼，而應(yīng)當(dāng)換之以冰醋酸替代上述全部名稱。

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當(dāng)然，我們需要注意：這個(gè)物料命名原則中存在著一些局限性，比如如何界定產(chǎn)品等級，不同場景的產(chǎn)品不能替換或者不能互補(bǔ)使用，某些物料只能專用于某個(gè)物料等等。

對于產(chǎn)品等級，曉閑認(rèn)為：企業(yè)應(yīng)當(dāng)對產(chǎn)品等級進(jìn)行界定，可以在物料命名中加入產(chǎn)品等級，比如冰醋酸可以命名為冰醋酸（工業(yè)級）、冰醋酸（HPLC級）、冰醋酸（AR級）等等。

而對于產(chǎn)品能否替換或者互補(bǔ)使用的問題，建議的解決方式有兩種。

其一：在某些物料的名稱中加上可以識別物料特征的關(guān)鍵字，比如加入廠家名稱。

其二：雖然不修改物料名稱，但是在物料入庫系統(tǒng)中加入關(guān)鍵字，用關(guān)鍵字管控物料，比如備注生產(chǎn)廠商、生產(chǎn)地等等。

而對于專用物料問題，曉閑認(rèn)為可以采用上述兩種方法應(yīng)對。

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物料編碼規(guī)則

曉閑認(rèn)為：物料編碼規(guī)則的存在取決于企業(yè)采用哪種物料命名規(guī)則。

這里，曉閑不打算詳細(xì)介紹該怎么做，曉閑會舉幾個(gè)幫助企業(yè)明顯提升物料管理水平的措施。

其一：在物料編碼規(guī)則中留出2-3個(gè)字符用于識別物料的關(guān)鍵信息

可以留出最后3個(gè)字符用于編輯等級、重要規(guī)格和供應(yīng)商編號，比如600123-123、600123-224、600124-333。

采用上述方法時(shí)，一旦后續(xù)企業(yè)在管控運(yùn)營成本和庫存時(shí)，將能清晰地識別物料的情況。

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其二：物料編碼中的工廠編號應(yīng)當(dāng)盡可能采用流水碼

如果企業(yè)采取的是掛靠廠家的命名規(guī)則，則應(yīng)當(dāng)盡可能采取流水碼管理，具體方法如下：

如果某個(gè)物料有7個(gè)生產(chǎn)商供貨，那么，企業(yè)可以將物料編碼的最后一位字符或者兩位字符作為工廠流水碼，留給7個(gè)工廠，盡可能用臨近的編碼作為工廠識別碼。

以冰醋酸為例，如果公司目前有江蘇索普、塞拉尼斯、華魯恒升、魯西集團(tuán)這四家工廠供應(yīng)時(shí)，冰醋酸的物料編碼可以分別是定位600125121、600125122、600125123、600125124。最后一位編碼采取了流水號，就是用來識別全部供應(yīng)商的。

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如果物料命名規(guī)則沒有掛靠供應(yīng)商或者工廠，此時(shí)物料編碼規(guī)則非常簡單，此時(shí)不需要采用第二種方法，使用方法一即可。

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b.需求規(guī)則制定

在對物料管控時(shí)，對需求的等級和特征管控屬于非常關(guān)鍵的環(huán)節(jié)。

這個(gè)內(nèi)容的說法非常簡單，但是，在實(shí)際的執(zhí)行過程中并不簡單。

簡單地來說，需求部門向支持部門提出需求信息應(yīng)當(dāng)涵蓋物料信息中最核心的信息。

此處的需求部門既包括使用物料的部門或人員，又包括給使用物料的部門或人員制定物料需求計(jì)劃的需求計(jì)劃崗位或者部門。

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在需求規(guī)則制定的問題中，核心在于需求的等級，而非需求的數(shù)量。

雖然需求數(shù)量很關(guān)鍵，但這個(gè)參數(shù)非常容易識別和控制，不屬于曉閑認(rèn)為需要在此處進(jìn)行管控的方面。

而需求等級反而是關(guān)鍵的，這個(gè)信息可能是隱藏的或者多變的，只有需求部門才能準(zhǔn)確解釋需求等級，因此，在與出入庫相關(guān)的需求規(guī)則中，曉閑認(rèn)為我們關(guān)注的焦點(diǎn)就在于需求等級。

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以冰醋酸為例，其純度等級有多種，比如HPLC級、高純級、工業(yè)級、食品級和分析純，它們之間存在根本差異。

而物料的來源也是一個(gè)值得關(guān)注的信息。

雖然同一等級的冰醋酸，各個(gè)廠商的品質(zhì)應(yīng)當(dāng)沒有明顯差異，但是，如果客戶指定某個(gè)工廠的產(chǎn)品，有可能因?yàn)橘I錯(cuò)或者發(fā)錯(cuò)廠商的貨物而導(dǎo)致出現(xiàn)業(yè)務(wù)糾紛和問題。

在需求規(guī)則中，需求部門應(yīng)當(dāng)描述清楚上述信息。

通過上述方式，企業(yè)可以有效地管控其物料的來源，進(jìn)而避免很多麻煩。

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c.物料核心信息維護(hù)

物料核心信息維護(hù)屬于非常重要的一塊工作。

物料核心信息維護(hù)是指在日常物料管理工作中，應(yīng)當(dāng)保持所有物料的核心信息的及時(shí)、準(zhǔn)確地更新。

物料的核心信息主要包括：物料名稱、物料編碼、物料等級、包裝規(guī)格、供應(yīng)商名稱、物料數(shù)量、批次號、特殊信息和參數(shù)（如領(lǐng)用要求、儲存條件等）、存儲位置、入庫日期、領(lǐng)用情況等等信息。

在對物料核心信息進(jìn)行維護(hù)時(shí)，企業(yè)應(yīng)當(dāng)注意如下幾個(gè)關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)。

其一：入庫環(huán)節(jié)

入庫環(huán)節(jié)屬于物料管理的開始，它會影響物料管控的成敗，因此，在物料的入庫環(huán)節(jié)中，必要的重要信息的記錄應(yīng)當(dāng)務(wù)必正確、全面和及時(shí)。

其二、在庫參數(shù)

在庫參數(shù)屬于物料管控的重要組成部分，在這個(gè)環(huán)節(jié)中，最重要的是要實(shí)現(xiàn)物料信息方便查詢以及清晰化顯示的效果。

在這個(gè)模塊下，需求部門、采購部門、倉儲部門和計(jì)劃部門應(yīng)當(dāng)可以隨時(shí)調(diào)取原輔料包等物料的在庫信息，他們可以清楚地知道物料名稱、物料編碼、物料包裝規(guī)格、物料等級、物料數(shù)量以及在庫位置等信息。

其三、出庫信息

在出庫環(huán)節(jié)中，倉儲部門應(yīng)當(dāng)保障出庫物料的出庫信息及時(shí)且正確地更新。

由于在入庫環(huán)節(jié)已經(jīng)登記了入庫貨物的全部必要信息，因此，在出庫環(huán)節(jié)，倉儲部門只要及時(shí)更新出庫貨物名稱、出庫數(shù)量、出庫批次、出庫日期和出庫包裝情況，即可實(shí)現(xiàn)貨物信息的實(shí)時(shí)更新。

為什么在出庫環(huán)節(jié)需要更新出庫包裝情況呢？

其原因在于：某些特殊場景會導(dǎo)致實(shí)際進(jìn)行了出庫的包裝數(shù)量與出庫貨物的數(shù)量之間存在扭曲關(guān)系。

而出庫批次和出庫日期是出庫環(huán)節(jié)的關(guān)鍵信息。

它們的準(zhǔn)確與否和及時(shí)與否會對供應(yīng)鏈的運(yùn)營質(zhì)量的好壞產(chǎn)生較大影響。

此外，出庫產(chǎn)品的等級可能需要登記，這主要限于物料命名規(guī)則采取第二種方式時(shí)。

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以上為曉閑關(guān)于如何保障出入庫正確而進(jìn)行地相應(yīng)解讀。