看企業(yè)發(fā)展，不能只看當(dāng)下，尤其對(duì)于看重長期價(jià)值的企業(yè)家們來說，必須要用更長遠(yuǎn)的目光去看行業(yè)的未來。開源節(jié)流，扔掉一些沒用的包袱減少負(fù)擔(dān)，然后輕裝上陣，并尋找企業(yè)發(fā)展的新增長點(diǎn)，仍然是2023年眾多企業(yè)的戰(zhàn)略主旋律。

以差旅、采購、會(huì)務(wù)、福利為主的企業(yè)消費(fèi)支出看似細(xì)微，但是日積月累，極易造成巨大浪費(fèi)。隨著疫情的結(jié)束以及業(yè)務(wù)的快速恢復(fù)，企業(yè)的差旅支出正迎來大幅增長。那么，2023年如何管理差旅費(fèi)用，使企業(yè)實(shí)現(xiàn)真正的降本增效？

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以量換價(jià)

集中采購提高議價(jià)權(quán)

要將企業(yè)差旅費(fèi)用控制在合理的范圍內(nèi)，我們首先要了解這些成本來自何處。一般來說,商務(wù)旅行成本由顯性成本和隱性成本兩部分組成。

顯性成本包括交通、住宿、餐飲的預(yù)訂、退改等費(fèi)用及財(cái)務(wù)部門的管理費(fèi)用，隱性成本則包括如人工比價(jià)、審批、報(bào)銷環(huán)節(jié)，以及不合規(guī)流程等帶來的成本消耗。稍不注意，就會(huì)有很多費(fèi)用在某個(gè)或某些環(huán)節(jié)大量流失。

分散采購模式下每一家供應(yīng)商的采購量都不大，因而無法獲取有利的價(jià)格，集中采購預(yù)訂可幫助企業(yè)獲得更大的議價(jià)權(quán)，能夠帶來成本的減免。

勝意費(fèi)控云根據(jù)企業(yè)需要整合企業(yè)差旅出行所需的必備產(chǎn)品，并提供標(biāo)準(zhǔn)化的機(jī)票、酒店、用車、火車票產(chǎn)品接口，可和各航司、酒店集團(tuán)、網(wǎng)約車平臺(tái)、餐飲平臺(tái)等實(shí)現(xiàn)直連，比原有的協(xié)議托管模式更具備價(jià)格上競爭力。同一產(chǎn)品可實(shí)現(xiàn)在平臺(tái)同維度展示報(bào)價(jià)，員工預(yù)訂時(shí)充分比價(jià)，從源頭上控制采購成本。

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防止超支

預(yù)算執(zhí)行比編制更重要

企業(yè)往往通過預(yù)算提前規(guī)劃企業(yè)消費(fèi)成本，在報(bào)銷的時(shí)候進(jìn)行預(yù)算的扣減與管理。

但傳統(tǒng)財(cái)務(wù)預(yù)算經(jīng)常會(huì)和費(fèi)用使用存在時(shí)滯性問題，提交報(bào)銷后才發(fā)現(xiàn)預(yù)算不足，導(dǎo)致費(fèi)用管控出現(xiàn)沖突，費(fèi)用經(jīng)常超支，要求平臺(tái)必須具備從預(yù)算編制、預(yù)算執(zhí)行到預(yù)算監(jiān)控的全流程標(biāo)準(zhǔn)化管理，以及靈活應(yīng)對(duì)的功能。

通過勝意費(fèi)控云，預(yù)算超支難題得到了很好的解決。企業(yè)員工出差前自動(dòng)校驗(yàn)其預(yù)算金額是否足以預(yù)訂選擇的商旅產(chǎn)品，如果不足可做強(qiáng)弱管控、追加預(yù)算、終止流程或調(diào)撥預(yù)算，在事前就嚴(yán)格控制預(yù)算。

員工預(yù)訂機(jī)票、酒店、火車票、用車以及保險(xiǎn)等差旅產(chǎn)品后，自動(dòng)驗(yàn)證預(yù)算，并實(shí)時(shí)進(jìn)行預(yù)算凍結(jié)，做預(yù)算前置管控。勝意費(fèi)控云支持超預(yù)算進(jìn)行審批或在線支付，訂單支付后或采購?fù)瓿珊筠D(zhuǎn)消費(fèi)。員工也可隨時(shí)在平臺(tái)查看預(yù)算進(jìn)度，知曉個(gè)人額度，控制支出，防止超預(yù)算情況出現(xiàn)。?

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規(guī)則前置

差旅行為有依據(jù)

加強(qiáng)合規(guī)是節(jié)省差旅管控成本的前提，差旅合規(guī)包括事項(xiàng)合規(guī)、流程合規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)合規(guī)、票據(jù)合規(guī)、單據(jù)合規(guī)等。調(diào)查顯示，中國企業(yè)在制定旅游計(jì)劃時(shí)“節(jié)約”成本和“合規(guī)性”作為重要指標(biāo)的參考。如果存在合規(guī)風(fēng)險(xiǎn)，即便預(yù)訂成本降低了，效率提升了，也會(huì)導(dǎo)致公司成本損失增加。

我們從數(shù)據(jù)中觀察到，通過差旅平臺(tái)，把每一個(gè)規(guī)則嵌入在每筆預(yù)訂消費(fèi)前，那么員工在每次產(chǎn)生預(yù)訂、消費(fèi)的時(shí)候都會(huì)更加注意到預(yù)設(shè)好的差旅標(biāo)準(zhǔn)，從而使得被動(dòng)型的超標(biāo)行為明顯減少，因?yàn)樽袷匾?guī)則，從而使得不必要的差旅支出得到了管控。

除了在申請(qǐng)、預(yù)訂環(huán)節(jié)進(jìn)行管控外，勝意費(fèi)控云還在報(bào)銷、票據(jù)審核等環(huán)節(jié)加強(qiáng)合規(guī)校驗(yàn)。

報(bào)銷過程中，通過發(fā)票的OCR識(shí)別、查重驗(yàn)真進(jìn)行一系列合規(guī)性校驗(yàn)，極大提升員工填報(bào)效率與準(zhǔn)確性。

報(bào)銷單據(jù)提交后，平臺(tái)還可以根據(jù)預(yù)置的校驗(yàn)規(guī)則，進(jìn)行對(duì)應(yīng)的單據(jù)合規(guī)性校驗(yàn)，保障所有能進(jìn)入到財(cái)務(wù)端的數(shù)據(jù)合理合規(guī)，從而實(shí)現(xiàn)從加強(qiáng)合規(guī)的角度節(jié)約差旅管理的成本。

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提高人效

將流程優(yōu)化做到極致

提振差旅管理是一個(gè)系統(tǒng)的工程，涉及到事前、事中、事后，以及后續(xù)財(cái)務(wù)處理整套流程，往往需要行政、業(yè)務(wù)、財(cái)務(wù)部門之間進(jìn)行反復(fù)溝通，想要實(shí)現(xiàn)管控成本的降低，勢(shì)必要提升流程效率。

勝意費(fèi)控云與企業(yè)內(nèi)部相關(guān)系統(tǒng)集成，集成之后，通過統(tǒng)一的入口快速登陸，統(tǒng)一入口申請(qǐng)，便捷的待辦審批，減少員工的操作和審批節(jié)點(diǎn)，并與預(yù)算事前關(guān)聯(lián)管控，包括在線消費(fèi)場景的融合，差旅標(biāo)準(zhǔn)的事前管控，有效控制所有的超標(biāo)行為，采購單位統(tǒng)一支付，規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)內(nèi)的員工無需墊資。

極速報(bào)銷自動(dòng)帶入訂單數(shù)據(jù)，自動(dòng)核算補(bǔ)助金額，業(yè)務(wù)從前到后，事前有申請(qǐng)、事中有消費(fèi)、事后有報(bào)銷，環(huán)環(huán)相扣，全流程閉環(huán)。針對(duì)財(cái)務(wù)審核也變得更簡單，平臺(tái)自動(dòng)開賬、對(duì)賬、快速結(jié)算，也可以直接生成財(cái)務(wù)的記賬數(shù)據(jù)，推送到企業(yè)財(cái)務(wù)核算系統(tǒng)，從而實(shí)現(xiàn)全流程管理，提高差旅管理的效率。