優(yōu)秀的項目管理一定是高效協(xié)調(diào)各方資源、反饋及時、調(diào)整迅速的。

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同時可以做到讓參與各方在整個項目過程中張弛有序、愉快合作，最終實現(xiàn)產(chǎn)品項目的效益最大化。

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那什么是項目呢？

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項目是為向客戶提供獨特的產(chǎn)品或服務(wù)而進行的臨時性任務(wù)，項目有兩個重要的特點：

• 一個是一次性的活動：項目有明確的開始和結(jié)束日期；

• 另一個顯著的特點是獨特性的活動：交付的結(jié)果是獨特的，所以其過程中需要創(chuàng)新性的活動來保證交付這個獨特性的結(jié)果。

因此：

• 修建一棟樓房是項目；

• 開發(fā)一個新產(chǎn)品是項目；

• 植樹也是一個項目。

通過有效的項目管理，你將獲得更多的時間和更少的花費。

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產(chǎn)品開發(fā)項目不能孤立地優(yōu)化，這些項目在資源方面存在依賴關(guān)系，也可能共享可以降低成本的協(xié)同效應(yīng)。

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項目管理是指在企業(yè)有限的資源下，通過項目經(jīng)理和項目團隊的共同努力，運用系統(tǒng)的理論和方法，對項目所涉及的全部工作進行有效的管理。

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項目管理是一項技能，用于管理項目以及項目之間的聯(lián)系，以優(yōu)化整個項目。

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也即，在整個項目生命周期內(nèi)進行計劃、組織、指揮、協(xié)調(diào)、控制和評價等管理活動，以實現(xiàn)項目的目標。

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確定誰在跨職能團隊的項目中做什么是非?；镜摹?/p>

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具有明確職責(zé)和截止日期的明確任務(wù)是項目管理的 101（百里挑一）。

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而圓點圖恰恰可以做到這一點。

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圓點圖是對 RACI 圖的優(yōu)化，是矩陣框架中的一組相互連接的圓圈。

01.那什么是RACI圖呢？

RACI 包含四方面的內(nèi)容：

• 誰負責(zé)（R = Responsible），即負責(zé)執(zhí)行任務(wù)的角色，該角色具體負責(zé)操控項目、解決問題；

• 誰批準（A = Accountable），即對任務(wù)負全責(zé)的角色，只有經(jīng)他同意或簽署之后，項目才能得以進行；

• 咨詢誰（C = Consulted），擁有完成項目所需的信息或能力的人員；

• 通知誰 (I =Informed)，即擁有特權(quán)、應(yīng)及時被通知結(jié)果的人員，卻不必向他咨詢、征求意見。

分清誰在項目中做什么是最基本的要求，明確的任務(wù)、明確的職責(zé)和截止日期，是項目管理的基礎(chǔ)。

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RACI 圖表有助于定義哪些角色是負責(zé)人、咨詢?nèi)撕椭槿恕?/p>

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隨著項目開發(fā)復(fù)雜性的增加，創(chuàng)建一個清晰的圖表，標明誰負責(zé)什么。

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這有助于防止任何類型的項目失敗，如，開發(fā)、設(shè)計、IT、人力資源或變更管理。

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根據(jù)百度百科中的解釋，RACI表的繪制步驟分為：

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1.辨識整個流程、找出各項活動，將它們記錄在RACI表的左側(cè)；

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2.辨識流程、活動中的所有角色，將它們記錄在RACI表的上方；

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3.完成RACI表的方格單元： 辨識每一個流程、活動的角色（R、A、C、I）；

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4.每一個流程最好只有一個“A”角色，這是RACI的一般原則。

• 當(dāng)一個流程找不到“A”角色時，則出現(xiàn)缺口；

• 當(dāng)一個流程有多個“A”角色時，則出現(xiàn)交疊；

5.解決交疊問題

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每個流程只能有一個“A”角色，以便明確流程的具體擁有者和責(zé)任。

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如果不止一個“A”存在，那么就要對該流程進行再分解，然而再對“A”進行分配；

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6.解決缺口問題

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如果某個流程找不到A”角色，這時對流程或項目負全責(zé)的權(quán)威人士則應(yīng)該在現(xiàn)有角色中（或者發(fā)現(xiàn)新人選）挑選、任命一人擔(dān)任“A”。

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更新RASCI表，對各個角色及其相關(guān)責(zé)任進行闡述。

02.圓點圖

在橫軸上標識關(guān)鍵可交付成果，在縱軸上標識關(guān)鍵角色。

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綠色圓圈表示活動涉及某個職能，而深藍色圓圈表示給定可交付成果的直接責(zé)任人 (DRI)。

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優(yōu)點：

• 提供角色和職責(zé)的清晰可視化表示；

• 通過澄清誰做什么來幫助防止錯過可交付成果；

• 防止因兩個人在同一任務(wù)上工作而浪費資源；

• 幫助團隊在項目開始時就角色職責(zé)達成共識。

以華為為例，產(chǎn)品開發(fā)過程會涉及如下角色：

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創(chuàng)建圓點圖的步驟：

• 項目經(jīng)理填寫圖表的草稿；

• 與團隊舉行了一次審查會議；

• 團隊從項目計劃中確定關(guān)鍵任務(wù)（大約 5-15 個），并將它們按時間順序放在圖表頂部；

• 團隊列出負責(zé)交付流程的關(guān)鍵職能，重要的是要將參與任務(wù)與交付任務(wù)的責(zé)任區(qū)分開；

• 用空心圓圈表示參與特定任務(wù)的任何功能組，用實心圓圈表示最終負責(zé)完成任務(wù)的一個功能組；

• 所有任務(wù)都必須有一名且只有一名直接負責(zé)人 (DRI)。

團隊?wèi)?yīng)在計劃的早期審查圓點圖，在審查會議結(jié)束時，職能代表簽署他們的各種任務(wù)。

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將此文檔存儲在項目團隊文件庫中，以便于訪問和查看。

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當(dāng)關(guān)鍵任務(wù)即將到期時，可以快速查看誰負責(zé)交付這些任務(wù)。

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最重要的是，這是一份動態(tài)文檔，如果職責(zé)發(fā)生變化，你必須更新圖表以反映這些變化。

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該圖表的最大價值在于團隊討論，并就可交付成果以及由誰負責(zé)的審查會議。

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你需要根據(jù)項目大小或類型，修改工具以匹配手頭任務(wù)的范圍。

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對于大型項目，你可以有兩個級別的圓點圖，一個是整體級別，其他幾個子系統(tǒng)級別。

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例如，一個大型軟件平臺項目可能總共有四個圓點圖：

• 三個二級圖表，涵蓋網(wǎng)絡(luò)、客戶端和設(shè)備；

• 一個涵蓋整個項目。

有時需要更加明確任務(wù)和角色，在這種情況下，只有不參與、參與和負責(zé)三個級別是不夠的，你可能需要添加其他角色，例如，批準和咨詢。

項目管理的成功不等于產(chǎn)品的成功，項目管理的成功表現(xiàn)在進度滿足要求，開發(fā)費用降低，企業(yè)獲得了必要的知識、經(jīng)驗。

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但對于產(chǎn)品開發(fā)項目來說，最終的目標是實現(xiàn)產(chǎn)品的市場成功、財務(wù)成功。