年底的時(shí)候，不少大型企業(yè)都在積極籌備經(jīng)銷(xiāo)商大會(huì)與周年慶等活動(dòng)。很多活動(dòng)上常用的h5微網(wǎng)站、注冊(cè)報(bào)名、電子簽到、互動(dòng)抽獎(jiǎng)等數(shù)字化工具大家都略有了解，但他們具體能為活動(dòng)策劃帶來(lái)哪些便利呢？

首先我們先從這些超大規(guī)模的統(tǒng)經(jīng)銷(xiāo)商大會(huì)和周年慶的特點(diǎn)出發(fā)，看看這些數(shù)字化產(chǎn)品如何對(duì)號(hào)入座？

快會(huì)務(wù) 經(jīng)銷(xiāo)商大會(huì)管理系統(tǒng)

一：細(xì)分大區(qū)/事業(yè)部等渠道的報(bào)名管理

No.1 支持自助報(bào)名與定向邀請(qǐng)，后臺(tái)審核

常規(guī)情況下，籌備組將報(bào)名鏈接下發(fā)至各個(gè)區(qū)域負(fù)責(zé)人手中，再有他們依次分發(fā)，供應(yīng)商及嘉賓填寫(xiě)信息自助報(bào)名。但這種鏈接一經(jīng)泄露就會(huì)出現(xiàn)無(wú)關(guān)人等報(bào)名的情況，而大量垃圾信息進(jìn)入后臺(tái)，工作人員管理起來(lái)壓力很大，所以與之并存的定向邀約出現(xiàn)。定向邀約事先通過(guò)短信與郵件向邀約對(duì)象派發(fā)邀約碼，受邀嘉賓輸入邀約碼會(huì)同步展示出報(bào)名嘉賓的姓名/單位名稱(chēng)，進(jìn)行身份驗(yàn)證后進(jìn)入報(bào)名頁(yè)面，通過(guò)邀約碼對(duì)報(bào)名人員進(jìn)行篩選后引導(dǎo)報(bào)名，有效避免了信息處理人員低效勞動(dòng)。

No.2 支持多人協(xié)同管理，操作路徑可追溯

有相關(guān)權(quán)限的操作者可在庫(kù)內(nèi)對(duì)參會(huì)人數(shù)據(jù)進(jìn)行逐一、批量增刪改查，更改完成后，所有協(xié)同操作人員及時(shí)可看到，且可繼續(xù)進(jìn)行其他操作。為保證數(shù)據(jù)安全，數(shù)據(jù)查看權(quán)限可設(shè)置“隱藏”以“*”顯示。

操作路徑日志

操作人員所進(jìn)行的每一步操作路徑都被系統(tǒng)記錄，有日志可追溯。進(jìn)行了何種操作、操作時(shí)間、操作者姓名及賬號(hào)，都可被調(diào)出。

No.3 支持?jǐn)?shù)據(jù)導(dǎo)入及私有化部署

除了傳統(tǒng)自助報(bào)名，系統(tǒng)也支持批量數(shù)據(jù)導(dǎo)入——主辦方收集好參會(huì)人表格進(jìn)行統(tǒng)一導(dǎo)入管理。對(duì)于一些對(duì)數(shù)據(jù)極為敏感的企業(yè)，也可以選擇開(kāi)通獨(dú)立接口，實(shí)現(xiàn)私有化部署，進(jìn)而管理參會(huì)人員數(shù)據(jù)及信息。

二：接機(jī)、就餐、住宿貼心高效的接待管理

No.1 接機(jī)/接站數(shù)據(jù)與接待進(jìn)展實(shí)時(shí)同步

會(huì)務(wù)在接待時(shí)刻通過(guò)手持機(jī)進(jìn)行簽到。掃描參會(huì)者二維碼或是輸入手機(jī)號(hào)碼后四位，進(jìn)行簽到。如遇到機(jī)場(chǎng)/火車(chē)站網(wǎng)絡(luò)不佳時(shí)也可以一鍵切換離線(xiàn)簽到，待網(wǎng)絡(luò)正常再進(jìn)行數(shù)據(jù)同步。這一數(shù)字化的接機(jī)簽到方式憑借快速高效的特點(diǎn)獲得了不少大型經(jīng)銷(xiāo)商大會(huì)主辦方的青睞。

No.2 提前分配與大巴短駁車(chē)，憑碼上車(chē)

對(duì)于大型經(jīng)銷(xiāo)商大會(huì)來(lái)說(shuō)，數(shù)千位嘉賓需要被安排在不同的酒店中，大巴車(chē)統(tǒng)一接送進(jìn)場(chǎng)會(huì)出現(xiàn)部分嘉賓沒(méi)上車(chē)、部分嘉賓被送錯(cuò)酒店等問(wèn)題。掃碼查看嘉賓所入住的酒店，并引導(dǎo)其選擇對(duì)應(yīng)大巴車(chē)，不僅提升了接待人員接待效率，也為嘉賓提供更加貼心的體驗(yàn)。

No.3 住宿需求提前收集，現(xiàn)場(chǎng)有序分房

在注冊(cè)報(bào)名階段，不僅參會(huì)人的身份信息，接機(jī)、住宿信息一并收集，提前獲取到嘉賓所住房型，所選酒店，入住時(shí)間等信息，待嘉賓到場(chǎng)根據(jù)其所選擇信息，為其分配標(biāo)間/大床房間，對(duì)于一些指定或修改同住人的情況，系統(tǒng)也支持實(shí)時(shí)修改，提升現(xiàn)場(chǎng)分房效率。

No.4 多種方式高效管理就餐

對(duì)于上千人的經(jīng)銷(xiāo)商大會(huì)，就餐環(huán)節(jié)所面臨的壓力不容小覷，掃碼就餐可以通過(guò)掃描嘉賓胸牌上的二維碼驗(yàn)證身份，實(shí)現(xiàn)就餐放行。同時(shí)，同一時(shí)間餐廳內(nèi)就餐量，總就餐人數(shù)等數(shù)據(jù)可實(shí)現(xiàn)實(shí)時(shí)同步，為會(huì)務(wù)組高效統(tǒng)籌提供數(shù)據(jù)支持。

現(xiàn)場(chǎng)打印胸卡附餐券

除了二維碼掃碼就餐，也可以使用打印餐券的形式，將餐券連同胸卡一起打印，在就餐時(shí)撕取對(duì)應(yīng)餐券，憑券入場(chǎng)。

No.5 關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)自動(dòng)觸發(fā)短信通知提醒

在大會(huì)開(kāi)始前再次發(fā)送會(huì)場(chǎng)位置及天氣情況提醒嘉賓做好參會(huì)準(zhǔn)備，在就餐時(shí)提醒嘉賓就餐時(shí)間及餐廳位置，為嘉賓營(yíng)造周到貼心的參會(huì)體驗(yàn)。

會(huì)展行業(yè)正處于一個(gè)轉(zhuǎn)折點(diǎn)，快會(huì)務(wù)愿和您一起探索線(xiàn)上線(xiàn)下同步互動(dòng)、有機(jī)融合的辦展新模式。

快會(huì)務(wù)為展會(huì)主辦方提供在會(huì)務(wù)預(yù)約簽到解決方案，提供從基于平臺(tái)內(nèi)部的內(nèi)容運(yùn)營(yíng)、到體系化的線(xiàn)上營(yíng)銷(xiāo)以及總結(jié)報(bào)告等一站式服務(wù)。

如果您準(zhǔn)備著手布局智慧會(huì)展，快會(huì)務(wù)可以提供支持。

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