什么是 HRIS？

人力資源信息系統(tǒng)，通?？s寫為HRIS，是人力資源和信息技術(shù)之間的集成。它是一個(gè)集中式系統(tǒng)，可存儲(chǔ)、跟蹤和管理與您組織的人力資源運(yùn)營(yíng)相關(guān)的所有數(shù)據(jù)，包括員工人口統(tǒng)計(jì)、休假余額、出勤時(shí)間、醫(yī)療詳細(xì)信息、福利、政策、計(jì)劃等。從入職到出勤的一切都可以從一個(gè)平臺(tái)進(jìn)行管理，從而節(jié)省大量時(shí)間。

大多數(shù)人力資源專業(yè)人員使用 HRIS 來(lái)簡(jiǎn)化他們的工作流程并改善人員管理。所有重要的人力資源數(shù)據(jù)都可以在任何時(shí)間以適當(dāng)?shù)臋?quán)限從任何位置訪問(wèn)。它簡(jiǎn)化并自動(dòng)化了維護(hù)員工記錄的過(guò)程，同時(shí)遵守與員工信息相關(guān)的所有法律。簡(jiǎn)而言之，它是端到端人力資源管理的綜合解決方案。推薦閱讀： HRIS是什么？

為什么HRIS很重要？

與 HR 電子表格不同， HRIS結(jié)束了手動(dòng) HR 管理，并防止了不必要的錯(cuò)誤和混亂。它使您免于瀏覽多個(gè)文件或文件柜以查找一條信息的痛苦。由于數(shù)據(jù)易于訪問(wèn)，因此可以在幾分鐘內(nèi)輕松生成報(bào)告。這些報(bào)告可以讓您全面了解您的組織，讓您做出有意義的決定。此外，涉及員工流動(dòng)的不同工作場(chǎng)所挑戰(zhàn)， 給予適當(dāng)?shù)恼J(rèn)可，多樣性，績(jī)效管理等等，可以在它們變得太大而無(wú)法處理之前解決。HRIS 不斷更新最新的技術(shù)，幫助您和您的員工掌握 HR 流程。

HRIS的類型有哪些？

根據(jù)功能，HRIS 大致分為四種類型，包括操作型、戰(zhàn)術(shù)型、戰(zhàn)略型和綜合型。讓我們更深入地了解每種類型：

?運(yùn)營(yíng)HRIS

運(yùn)營(yíng) HRIS 主要關(guān)注內(nèi)部員工數(shù)據(jù)。它提供了做出重要人力資源決策和支持員工所需的所有數(shù)據(jù)。例如，員工人口統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)可用于提高組織的多樣性和包容性。

?戰(zhàn)術(shù)HRIS

戰(zhàn)術(shù)性 HRIS 通常會(huì)提供數(shù)據(jù)來(lái)幫助您做出與招聘、工作設(shè)計(jì)、工作分析、培訓(xùn)和發(fā)展、員工認(rèn)可等資源分配相關(guān)的決策。

?戰(zhàn)略性HRIS

戰(zhàn)略性 HRIS 通過(guò)專注于其目標(biāo)和使命來(lái)幫助組織戰(zhàn)略性地發(fā)展和成長(zhǎng)。它提供了有關(guān)特定組織的人力資源的清晰而詳細(xì)的信息，這有助于勞動(dòng)力規(guī)劃。這適用于希望開(kāi)展新業(yè)務(wù)的組織。

?綜合人力資源信息系統(tǒng)

全面的 HRIS 是一個(gè)完整的集成系統(tǒng)，包含所有內(nèi)容，包括 HR 文件、員工相關(guān)文件、招聘詳細(xì)信息以及員工教育和經(jīng)驗(yàn)詳細(xì)信息。它是一個(gè)中央存儲(chǔ)庫(kù)，包含為勞動(dòng)力做出決策所需的所有基本信息。

HRIS有什么好處？

使用適當(dāng)?shù)?HRIS 可以為您的組織帶來(lái)無(wú)數(shù)好處。它有可能改善組織中的人員管理流程。以下是 HRIS 可以幫助您的組織的一些不同方式：

?提高效率

通過(guò)適當(dāng)?shù)?HRIS，您組織的常規(guī) HR 流程會(huì)變得更加準(zhǔn)確和高效。通過(guò)自動(dòng)化日常人力資源流程，您可以專注于更緊迫的問(wèn)題，例如員工認(rèn)可、離職、多樣性、包容性等。添加、替換或更新數(shù)據(jù)也只需幾個(gè)步驟即可完成。

?提升員工體驗(yàn)

人力資源技術(shù)不足會(huì)導(dǎo)致員工體驗(yàn)不佳。HRIS 允許員工通過(guò)其移動(dòng)設(shè)備完成所有 HR 操作，從而無(wú)需使用不同的系統(tǒng)?？傮w而言，它簡(jiǎn)化了員工從入職到離職的每一步。

?減少文書工作

手動(dòng)管理招聘、入職、績(jī)效、出勤和休假涉及大量文書工作。HRIS 將每一個(gè) HR 流程都放在網(wǎng)上。沒(méi)有文書工作可以為您的組織節(jié)省成本和時(shí)間，讓員工更有效率。HRIS 減少了人工 HR 流程造成的低效率，并防止重復(fù)工作。這減少了管理工作和成本。

?確保合規(guī)

有了 HRIS，您就不必?fù)?dān)心合規(guī)問(wèn)題。HRIS 供應(yīng)商不斷更新他們的系統(tǒng)，以幫助他們的用戶遵守規(guī)則和法律。數(shù)據(jù)集中化和更少的錯(cuò)誤意味著您的組織始終做好合規(guī)準(zhǔn)備。例如，HRIS 供應(yīng)商幫助組織符合 GDPR。

HRIS和HRMS有什么區(qū)別？

更常見(jiàn)的是，術(shù)語(yǔ)HRMS（人力資源管理系統(tǒng)）和 HRIS 可互換使用，表示同一事物。但是，我們需要了解 HRIS 和 HRMS 之間的一個(gè)基本區(qū)別。HRIS 是一個(gè)員工數(shù)據(jù)庫(kù)，包含有關(guān)福利、出勤和休假的詳細(xì)信息。HRMS 包括 HRIS 的功能，但也深入到人才管理。如今，大多數(shù) HR 軟件都是根據(jù)客戶的需求進(jìn)行定制的，無(wú)論它被稱為 HRIS 還是 HRMS。

企業(yè)何時(shí)需要HRIS？

了解您的組織是否以及何時(shí)需要 HRIS 軟件非常重要。以下是可以從使用 HRIS 中受益的不同場(chǎng)景：

?越來(lái)越多的員工

當(dāng)您組織中的員工人數(shù)少于 50 人時(shí)，您可以輕松地手動(dòng)管理所有 HR 操作。當(dāng)員工人數(shù)穩(wěn)步增加時(shí)，在電子表格中管理員工數(shù)據(jù)和其他 HR 操作可能會(huì)很乏味，并且容易出現(xiàn)一些錯(cuò)誤。過(guò)時(shí)系統(tǒng)造成的數(shù)據(jù)錯(cuò)誤會(huì)導(dǎo)致合規(guī)問(wèn)題和員工不滿。這就是 HRIS 大放異彩的地方。使用 HRIS，您可以輕松有效地以有組織的方式存儲(chǔ)與多個(gè) HR 職能相關(guān)的數(shù)據(jù)。從您的員工那里收集數(shù)據(jù)并將其輸入到 HRIS 中要容易得多。

?對(duì)不同的流程使用不同的系統(tǒng)

使用不同的系統(tǒng)來(lái)管理不同的 HR 職能，包括招聘、出勤、工資單等，可能會(huì)降低組織的生產(chǎn)力。您的員工不會(huì)喜歡必須登錄不同的系統(tǒng)來(lái)完成他們的人力資源流程。這只會(huì)導(dǎo)致更多的問(wèn)題。但是，借助集成的 HRIS，您和您的員工可以從一個(gè)平臺(tái)完成所有 HR 任務(wù)，無(wú)需記住多個(gè)密碼。當(dāng)所有數(shù)據(jù)都在一個(gè)系統(tǒng)中時(shí)，您還可以更好地了解員工的性質(zhì)和行為。

?缺乏員工經(jīng)驗(yàn)

當(dāng)您試圖改善組織的員工體驗(yàn)時(shí)，HRIS 可以派上用場(chǎng)。許多人力資源主管將員工體驗(yàn)列為未來(lái) 2-3 年的首要任務(wù)之一。擁有自動(dòng)化的人力資源系統(tǒng)將充分說(shuō)明您的公司文化，這是員工體驗(yàn)的一個(gè)重要方面。通過(guò)開(kāi)放人力資源和員工之間的溝通，它將導(dǎo)致更好的勞資關(guān)系。HRIS 還促進(jìn)了透明度、問(wèn)責(zé)制、溝通和協(xié)作，這些是員工體驗(yàn)的最重要驅(qū)動(dòng)因素。

在HRIS中需要注意哪些功能？

HRIS 的功能將幫助您了解它將如何對(duì)您的組織有用。以下是 HRIS 附帶的一些常見(jiàn)功能：

?入職管理

根據(jù)Wynhurst Group進(jìn)行的研究，接受結(jié)構(gòu)化入職培訓(xùn)的員工可能會(huì)在組織中停留超過(guò)三年。入職是 HRIS 的基本功能之一。它允許員工在線完成所有必要的文書工作，從而為員工提供了良好的入職體驗(yàn)。自動(dòng)通知會(huì)發(fā)送給新員工，以指導(dǎo)他們完成每一步?？梢詣?chuàng)建工作流以根據(jù)您的組織需求自定義流程。

?數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)

HRIS 將所有重要的員工數(shù)據(jù)存儲(chǔ)在一個(gè)平臺(tái)中，并幫助您保持井井有條。即使您不在辦公室，它也可以讓您找到所需的確切信息。HRIS 還通過(guò)允許員工查看與他們相關(guān)的信息來(lái)提高數(shù)據(jù)安全性。只需幾個(gè)步驟即可使用員工數(shù)據(jù)生成報(bào)告。

?員工自助服務(wù)

HRIS 通過(guò)允許他們跟蹤、更新和管理他們的數(shù)據(jù)來(lái)增強(qiáng)您的員工的能力。它允許他們添加和編輯他們的個(gè)人信息。他們可以在不依賴人力資源部門的情況下訪問(wèn)基本信息，并且可以直接從他們的移動(dòng)設(shè)備上標(biāo)記他們的出勤情況并申請(qǐng)休假。

?考勤管理

HRIS 自動(dòng)化并簡(jiǎn)化了休假管理和考勤管理，防止使用多個(gè)電子表格。HRIS 中的考勤跟蹤器可以與生物識(shí)別設(shè)備集成，以使數(shù)據(jù)更加準(zhǔn)確。員工缺勤可以輕松轉(zhuǎn)換為請(qǐng)假，防止出勤數(shù)據(jù)出現(xiàn)不必要的混淆。休假政策也可以根據(jù)您組織的位置進(jìn)行定制。

?工資管理系統(tǒng)

使用具有工資管理系統(tǒng)的 HRIS 可以為您的組織創(chuàng)造奇跡。由于工資單和考勤管理是集成的，因此工資單處理變得更加容易。HRIS 生成報(bào)告以指示每個(gè)員工的確切工作日數(shù)和小時(shí)數(shù)。包括工資單、投資聲明和報(bào)銷單在內(nèi)的重要文件可以與其他文件一起存儲(chǔ)在一個(gè)平臺(tái)中。

?績(jī)效管理

使用 HRIS，您可以輕松進(jìn)行員工的績(jī)效管理。可以定期進(jìn)行績(jī)效評(píng)估，以提供全年的持續(xù)反饋。自我評(píng)估可以毫不費(fèi)力地執(zhí)行。可以創(chuàng)建目標(biāo)來(lái)幫助員工獲得方向感?？梢陨煽?jī)效報(bào)告來(lái)分析和改進(jìn)組織的整體績(jī)效。

?移動(dòng)應(yīng)用

HRIS 移動(dòng)應(yīng)用程序可以 幫助您和您的員工在旅途中完成大多數(shù) HR 職能。所有信息都可以隨時(shí)隨地訪問(wèn)。員工可以提交他們的請(qǐng)求，經(jīng)理只需點(diǎn)擊幾下即可提供批準(zhǔn)。

如何選擇合適的HRIS？

考慮到可用選項(xiàng)的數(shù)量，選擇正確的 HRIS 對(duì)您的組織來(lái)說(shuō)可能有點(diǎn)難以承受。有必要做出滿足您組織的人力資源需求的選擇。以下提示將使您的組織的 HRIS 選擇過(guò)程變得簡(jiǎn)單有效：

?了解您的組織

在尋找 HRIS 供應(yīng)商之前，了解貴組織的 HR 需求和長(zhǎng)期計(jì)劃至關(guān)重要。與您的團(tuán)隊(duì)和其他員工交談，了解您的人力資源運(yùn)營(yíng)面臨的問(wèn)題以及它們?nèi)绾斡绊懩M織的發(fā)展?？梢暬Ｍㄟ^(guò) HRIS 實(shí)施實(shí)現(xiàn)的那種結(jié)果?？紤]您組織的招聘模式，并評(píng)估您當(dāng)前的公司文化，以確保 HRIS 適合。所有這些都將使您對(duì)所選 HRIS 的期望有一個(gè)基本的了解。

?召集你的團(tuán)隊(duì)

為您的組織選擇合適的 HRIS 是一項(xiàng)艱巨的任務(wù)，它不能基于一個(gè)人的決定。收集利益相關(guān)者、人力資源專業(yè)人員、IT 專業(yè)人員、薪資員工、報(bào)告經(jīng)理和某些將使用它的員工的意見(jiàn)。您還應(yīng)該包括您的法律團(tuán)隊(duì)，以了解 HRIS 是否確保遵守各種法律。這將幫助您從不同的用戶那里獲得觀點(diǎn)。如果您跳過(guò)此步驟，您的員工很可能不喜歡 HRIS 或發(fā)現(xiàn)它難以使用。確保在每個(gè)階段都與您選擇的團(tuán)隊(duì)合作。

?做廣泛的研究

這是 HRIS 選擇中最重要的步驟之一。市場(chǎng)上有幾家 HRIS 供應(yīng)商。列出那些提供符合您組織需求和目標(biāo)的產(chǎn)品的知名 HRIS 供應(yīng)商。花時(shí)間收集有關(guān)每個(gè)供應(yīng)商的詳細(xì)信息。當(dāng)您入圍供應(yīng)商并評(píng)估這些功能是否會(huì)幫助您的組織克服現(xiàn)有的人力資源挑戰(zhàn)時(shí)，請(qǐng)務(wù)必切合實(shí)際。確保所選選項(xiàng)在分配的預(yù)算范圍內(nèi)。

?聯(lián)系服務(wù)提供商

僅從互聯(lián)網(wǎng)收集的信息不足以做出購(gòu)買決定。安排與每個(gè) HRIS 供應(yīng)商的面談，以清楚地了解他們的產(chǎn)品。請(qǐng)求現(xiàn)場(chǎng)演示并注冊(cè)免費(fèi)試用。確保團(tuán)隊(duì)中的所有成員都參加演示會(huì)議。獲得實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)將幫助您評(píng)估該產(chǎn)品是否適合您的組織。此外，嘗試評(píng)估供應(yīng)商是否提供及時(shí)和有用的支持，以防出現(xiàn)任何問(wèn)題。

?做出正確的選擇

到目前為止，您幾乎可以為您的組織選擇合適的 HRIS。與您的團(tuán)隊(duì)討論并通過(guò)將 HRIS 功能與預(yù)算和您的組織需求進(jìn)行比較來(lái)得出結(jié)論。一旦您準(zhǔn)備好采取重大行動(dòng)，請(qǐng)與選定的供應(yīng)商交談并討論遷移。確保您的員工對(duì) HRIS 有清晰的認(rèn)識(shí)并為遷移做好準(zhǔn)備。實(shí)施后，花時(shí)間給他們一個(gè)清晰的演示，解釋 HRIS 的每個(gè)模塊。例如，出勤規(guī)范化的混亂是許多組織面臨的主要人力資源問(wèn)題之一。與您的員工和相關(guān)的人力資源專業(yè)人士討論，了解如何使用 HRIS 提高出勤率。

?再次評(píng)估您的選擇

實(shí)施結(jié)束后，鼓勵(lì)員工使用所有功能。大約一個(gè)月后，進(jìn)行一次簡(jiǎn)短的調(diào)查，看看您的員工是否認(rèn)為該系統(tǒng)有用。重新召集團(tuán)隊(duì)，了解 HRIS 是否幫助他們克服了已經(jīng)討論過(guò)的人力資源挑戰(zhàn)。

結(jié)論

在選擇 HRIS 時(shí)，必須確保它符合您組織的 HR 需求。當(dāng)實(shí)施的 HRIS 不適合您的員工和組織時(shí)，它可能會(huì)損害您組織的底線。在購(gòu)買 HRIS 之前，請(qǐng)了解隨之而來(lái)的好處和功能。

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