在SAP中，一個(gè)完整的采購(gòu)流程包含采購(gòu)申請(qǐng)、訂單處理、貨物接收、發(fā)票校驗(yàn)、付款清賬五大環(huán)節(jié)。也有企業(yè)不通過(guò)SAP管理采購(gòu)申請(qǐng)，采購(gòu)流程從采購(gòu)訂單開(kāi)始。本文介紹SAP標(biāo)準(zhǔn)的材料采購(gòu)流程，以便大家理解采購(gòu)業(yè)務(wù)，以及與財(cái)務(wù)的關(guān)系。

采購(gòu)申請(qǐng)：即采購(gòu)需求，一般通過(guò)運(yùn)行MRP產(chǎn)生，或是手工創(chuàng)建（間接采購(gòu)），采購(gòu)申請(qǐng)經(jīng)過(guò)審批后轉(zhuǎn)換為采購(gòu)訂單。

貨源與價(jià)格確定：指SAP中的采購(gòu)詢價(jià)、報(bào)價(jià)管理功能，一般國(guó)內(nèi)企業(yè)很少使用這個(gè)功能，基本上線下管理，或是通過(guò)SRM管理。通常情況下根據(jù)商務(wù)談判結(jié)果，直接在SAP中維護(hù)供應(yīng)商、采購(gòu)價(jià)格、貨源清單等基礎(chǔ)信息。

采購(gòu)審批：SAP中采購(gòu)申請(qǐng)具備審批功能，需要每次輸入采購(gòu)申請(qǐng)?zhí)栠M(jìn)行審批，使用起來(lái)不大方便，不能實(shí)現(xiàn)類似于OA辦公系統(tǒng)的流程審批。

訂單處理：將采購(gòu)申請(qǐng)下達(dá)為采購(gòu)訂單，或手工錄入采購(gòu)訂單，由采購(gòu)人員完成，包含物料、價(jià)格、數(shù)量、送貨日期等信息，一般情況下采購(gòu)訂單與采購(gòu)合同對(duì)應(yīng)。

訂單跟蹤：指采購(gòu)員監(jiān)控訂單執(zhí)行情況，不生成系統(tǒng)憑證。

貨物接收：收到供應(yīng)商貨物后，庫(kù)房辦理入庫(kù)，生成入庫(kù)憑證，庫(kù)存金額增加，形成應(yīng)付暫估。

發(fā)票校驗(yàn)：收到供應(yīng)商發(fā)票后，根據(jù)入庫(kù)憑證匹配發(fā)票的數(shù)量和金額，生成發(fā)票憑證，形成應(yīng)付賬款。

付款清賬：應(yīng)付賬款到期后，進(jìn)行付款清賬，此步驟是采購(gòu)流程的最后一個(gè)環(huán)節(jié)。

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經(jīng)過(guò)以上步驟，在SAP中生成的單據(jù)有采購(gòu)申請(qǐng)、采購(gòu)訂單（訂單處理）、入庫(kù)憑證（貨物接收）、采購(gòu)發(fā)票（發(fā)票校驗(yàn)）、付款憑證（付款清賬），其中收貨處理和發(fā)票校驗(yàn)環(huán)節(jié)有會(huì)計(jì)憑證生成。

總結(jié)：在SAP中，標(biāo)準(zhǔn)的采購(gòu)流程一般包含采購(gòu)申請(qǐng)、訂單處理、貨物接收、發(fā)票校驗(yàn)、付款清賬五個(gè)環(huán)節(jié)。每一環(huán)節(jié)都有系統(tǒng)單據(jù)生成，貨物接收和發(fā)票校驗(yàn)環(huán)節(jié)自動(dòng)生成會(huì)計(jì)憑證，SAP通過(guò)采購(gòu)訂單歷史將以上信息關(guān)聯(lián)。