幾天前，一位同學(xué)找我咨詢時間管理，經(jīng)過溝通發(fā)現(xiàn)：她80%以上的工作時間都用于會議，根本沒什么時間獨(dú)立工作和思考。這樣的情況，何談時間管理？首先應(yīng)該做好的是會議管理！如果您也是會議纏身，那么我有如下幾個建議。

01-詳細(xì)記錄會議

記錄是改變的第一步，記錄一下自己一周開了哪些會，可以參考如下字段：

會議名稱 日期 計劃時長 實(shí)際時長 發(fā)起人 提前多久通知 自己角色 價值度

1.“計劃時長”和“實(shí)際時長”

對比會議的時間控制能力。比如，有些同事舉辦的會議，計劃1小時，實(shí)際2個小時都開不完，通常是由于準(zhǔn)備不足、組織不佳造成的。

2.“發(fā)起人”

統(tǒng)計不同人發(fā)起會議的數(shù)量。有些同事（或部門），可能是由于管理流程不清晰，也可能是為了表現(xiàn)得更積極，頻繁組織會議。

3.“自己角色”

明確自己是不是必要參加會議?？赡芤恢芟聛?，發(fā)現(xiàn)有20%的會議，自己其實(shí)不是核心參與人員，是以旁聽或陪襯的角色參加。這類會議，會后收到會議記錄及決議就可以了，可以嘗試減少參加。

4.“提前多久通知”

無計劃、突發(fā)的會議，通常會打斷手頭工作，降低工作效率。此外，由于來不及做會議相關(guān)的準(zhǔn)備，會議的質(zhì)量也會比較差，要重點(diǎn)關(guān)注和控制。

5.“價值度”

對會議的價值進(jìn)行打分，比如最高分是5分，最低分1分。

02-各發(fā)起人組織會議的百分比

比如，自己負(fù)責(zé)A部門，公司還有B部門、C部門。會議的發(fā)起人包括老板和這3個部門。經(jīng)過統(tǒng)計分析，結(jié)果如下圖：

可以得出結(jié)論：目前C部門發(fā)起的會議，占的時間最多。

這就要觀察和思考具體原因：C部門為什么發(fā)起了這么多會議？是流程問題嗎？是制度問題嗎？我參與的這些C部門會議都是必要的嗎？有辦法減少嗎？

03-自己作為非必要人員參會比例

有些會議，自己是必要參加，或者不得不參加的。但有一些會議，自己只是旁聽或陪襯。把這些“陪襯”會議統(tǒng)計出來，然后思考如何去減少參與。

04-每周參會總時長

我們可以以周為單位，統(tǒng)計一周參會的總時長。然后進(jìn)行持續(xù)改進(jìn)，降低每周參會總時長。一周工作按照40小時計算的話，我建議將會議降低到一半以內(nèi)，其他時間用于獨(dú)立工作和深入思考。

此外，也可以進(jìn)行更多維度的數(shù)據(jù)分析，比如：

有哪些會議經(jīng)常是突發(fā)召集的？是哪些部門發(fā)起的？接下來，就要思考一下，如何減少他們突然發(fā)起會議？我比較喜歡的方法是，化被動為主動，自己主動發(fā)起會議預(yù)約，有準(zhǔn)備、高效率！（未必能避免所有突發(fā)，但會減少）

05總結(jié)與討論

會議管理過程中，有一部分因素是不可控的，我們只能積極嘗試影響那些可控的部分。

基于我的經(jīng)驗(yàn)來看，只要我們有意識去管理會議，效果會很明顯。比如，之前每周有80%的時間用來開會，現(xiàn)在降低到60%，個人獨(dú)立處理工作和深度思考的時間，可以從20%增加到40%，也就是提高了一倍！

多花一點(diǎn)時間關(guān)注會議管理吧！持續(xù)的降低會議的參與時間，增加自己深度思考、深度工作的時間，才能真正提高自己的職場價值和競爭力！