采購訂單是買方向供應(yīng)商發(fā)出的具有法律約束力的文件，目的是向后者確認(rèn)購買產(chǎn)品或服務(wù)的意向。供應(yīng)商收到采購訂單后，會(huì)提供訂單確認(rèn)書以確認(rèn)接收該訂單，并承諾按照訂單的條款和條件提供所需的產(chǎn)品或服務(wù)。但在供應(yīng)商提供驗(yàn)收之前，采購訂單不具有法律約束力。
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誰準(zhǔn)備采購訂單？
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采購訂單一般由買家或組織的采購部門負(fù)責(zé)創(chuàng)建。
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創(chuàng)建采購訂單的個(gè)人或團(tuán)隊(duì)通常熟悉采購流程并了解企業(yè)的需求和預(yù)算。他們甚至負(fù)責(zé)從不同供應(yīng)商處獲取報(bào)價(jià)、協(xié)商價(jià)格并確保采購遵循企業(yè)的采購政策和程序。
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有時(shí)，采購訂單也可能由企業(yè)中的其他人（例如部門經(jīng)理或項(xiàng)目負(fù)責(zé)人）發(fā)起，然后發(fā)送到采購部門進(jìn)行處理。但最終，發(fā)起請(qǐng)求的采購部門或個(gè)人有責(zé)任確保采購訂單的準(zhǔn)確性和完整性。

如何創(chuàng)建采購訂單
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創(chuàng)建采購訂單主要有兩種方法，下面來簡單介紹一下：
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1、手動(dòng)采購訂單流程
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顧名思義，手動(dòng)方式是指用紙質(zhì)表格、Word或電子表格模板、PDF等其他方式創(chuàng)建采購訂單。
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手動(dòng)采購訂單流程的主要問題是，創(chuàng)建采購訂單的時(shí)間太長。當(dāng)訂單量較少時(shí)，手動(dòng)方式還能應(yīng)付，但隨著采購訂單數(shù)量的增加，這種方法就行不通了。
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一般來說，每月的采購量超過10個(gè)采購訂單時(shí)，使用自動(dòng)流程創(chuàng)建采購訂單更為合適。
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2、采購訂單系統(tǒng)的自動(dòng)化流程
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采購系統(tǒng)使你實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化采購流程，無需創(chuàng)建手動(dòng)訂單。
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該系統(tǒng)加快了流程，并有助于合規(guī)性。因?yàn)樗胁少徲唵蔚膶徟急挥涗浽谝粋€(gè)地方，供審計(jì)人員使用。你可以很容易地根據(jù)采購金額控制工作流程，以便企業(yè)中的適當(dāng)人員批準(zhǔn)采購。
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創(chuàng)建采購訂單的步驟
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每個(gè)企業(yè)都遵循典型的流程來創(chuàng)建采購訂單。但并非每個(gè)人都要遵循七步流程，你可以根據(jù)你的需要作出改變。
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1、確定需求
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確定你需要采購的東西和數(shù)量，編制一份物品數(shù)量清單。例如，一個(gè)辦公室經(jīng)理需要采購辦公用品，或者一個(gè) IT 經(jīng)理需要為新員工購買一臺(tái)筆記本電腦。
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2、供應(yīng)商評(píng)估
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尋找合適的供應(yīng)商來提供你所需的產(chǎn)品或服務(wù)。這可能是一個(gè)現(xiàn)有的已批準(zhǔn)的供應(yīng)商，或是以前沒有聯(lián)系過的全新供應(yīng)商。對(duì)于經(jīng)常購買的物品，如辦公室和 IT 用品，大多數(shù)企業(yè)都有首選供應(yīng)商。
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3、請(qǐng)求報(bào)價(jià)
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接收供應(yīng)商提供的產(chǎn)品或服務(wù)的報(bào)價(jià)。這一步的流程可以很簡單，例如對(duì)你要購買的產(chǎn)品或服務(wù)請(qǐng)求三個(gè)出價(jià)；也可以詳細(xì)到包括 RFP（征求建議書）。
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然后，供應(yīng)商會(huì)回應(yīng)你的信息，如定價(jià)，交貨日期可能是什么時(shí)候，以及他們?cè)谠摃r(shí)間范圍內(nèi)可以交付的數(shù)量。服務(wù)也是如此，例如，何時(shí)交付服務(wù)以及他們可以交付服務(wù)的條件。
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4、供應(yīng)商選擇
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這個(gè)過程包括審查供應(yīng)商提供的報(bào)價(jià)或估算。在比較報(bào)價(jià)后，挑選出最適合你的預(yù)算并提供j較佳價(jià)值的供應(yīng)商。
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5、采購訂單的創(chuàng)建和批準(zhǔn)
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這一步包括使用模板或軟件創(chuàng)建采購訂單法律文檔。文檔內(nèi)容包括很多細(xì)節(jié)，如供應(yīng)商的名稱和聯(lián)系信息、項(xiàng)目和數(shù)量、交貨日期以及付款條件。采購訂單將送交財(cái)務(wù)部門和其他利益相關(guān)者批準(zhǔn)，以確保預(yù)算適當(dāng)。
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6、發(fā)送采購訂單
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通過電子郵件、傳真或郵件將采購訂單文件發(fā)送給供應(yīng)商。請(qǐng)務(wù)必保留一份副本作為記錄。
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7、訂單確認(rèn)
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這一步主要是與供應(yīng)商跟進(jìn)，確認(rèn)收到采購訂單，并確保物品將按時(shí)交付。這步驟很關(guān)鍵，因?yàn)楣?yīng)商往往不處理采購訂單的細(xì)節(jié)。你可能認(rèn)為供應(yīng)商會(huì)按時(shí)發(fā)貨，但實(shí)際上他們很可能從未確認(rèn)過訂單。
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結(jié)論
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創(chuàng)建采購訂單可能聽起來很麻煩，但這對(duì)于管理企業(yè)的采購活動(dòng)至關(guān)重要?，F(xiàn)代采購管理軟件8Manage SRM憑借其采購自動(dòng)化工具簡化了流程，并避免可能導(dǎo)致業(yè)務(wù)運(yùn)營中斷的問題。
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8Manage SRM專為快速部署和易用性而設(shè)計(jì)，可讓你輕松實(shí)時(shí)監(jiān)控每個(gè)采購訂單的進(jìn)度。系統(tǒng)會(huì)實(shí)時(shí)記錄采購訂單的整個(gè)執(zhí)行過程，所有的執(zhí)行問題都可追溯緣由。
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● 采購訂單的生成：由采購計(jì)劃直接生成采購訂單，也可以直接從框架合約中添加采購訂單
● 采購訂單的審批：按需設(shè)置采購訂單的審批流程，可通過手機(jī)或郵件審批和查看采購訂單
● 采購訂單的價(jià)格：提供采購價(jià)格與基準(zhǔn)價(jià)的差異提醒，采購成本超支預(yù)警
● 采購訂單的發(fā)貨：可按需設(shè)置發(fā)貨計(jì)劃，支持分批發(fā)貨
● 采購訂單的發(fā)票：可自動(dòng)在已審批的采購訂單頁面生成采購發(fā)票并發(fā)送給采購負(fù)責(zé)人
● 采購訂單的付款：可按需設(shè)置付款安排，支持分期付款，也支持根據(jù)付款安排和收貨單生成銷售單并依此進(jìn)行付款
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借助 8Manage SRM，你可以自定義采購訂單以滿足你的業(yè)務(wù)需求和工作流程。此外，其用戶友好的界面使任何人都可以輕松創(chuàng)建和管理采購訂單，而無需進(jìn)行大量培訓(xùn)。最為方便的是，軟件還能與你的會(huì)計(jì)軟件系統(tǒng)集成，讓你實(shí)時(shí)了解支出。
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如果你準(zhǔn)備簡化采購流程并提高效率，8Manage SRM采購管理軟件就是你的理想工具。