響應(yīng)型供應(yīng)鏈模式的建立之生產(chǎn)流程15——如何看待采購計(jì)劃（II）

這個(gè)系列聊的是采購計(jì)劃，在上篇文章中，在采購計(jì)劃這個(gè)話題中，我們談了采購組織的建立與優(yōu)化這個(gè)維度，今天接著上篇文章的話題，再來聊一聊其他的計(jì)劃范疇。

3.關(guān)聯(lián)圖解釋

圖1 企業(yè)內(nèi)關(guān)鍵經(jīng)營計(jì)劃的關(guān)聯(lián)圖

D.采購計(jì)劃

b.部門制度的制定與實(shí)施計(jì)劃

對(duì)于采購部而言，在采購組織建立之后，要想保證整個(gè)采購部門的正常運(yùn)轉(zhuǎn)，則需要建立相應(yīng)的制度和流程加以規(guī)范。

一般的，采購部會(huì)建立的制度包括：防腐敗管理制度、風(fēng)險(xiǎn)管理制度、合規(guī)管理制度、供應(yīng)商管理制度、采購合同管理制度等幾項(xiàng)主要制度。

不過，通常而言，風(fēng)險(xiǎn)管理制度和合規(guī)管理制度這兩項(xiàng)制度往往并不是由采購部門制定，但在多數(shù)企業(yè)以及大多數(shù)人的眼中，采購部門是風(fēng)險(xiǎn)管理和合規(guī)管理的重災(zāi)區(qū)，尤其是風(fēng)險(xiǎn)管理制度。

坦白講，合規(guī)管理的重災(zāi)區(qū)一般不是采購部門，在制造業(yè)企業(yè)中，倉儲(chǔ)部、生產(chǎn)部和質(zhì)量部這三個(gè)部門更容易在合規(guī)管理這個(gè)維度上踩雷，這一點(diǎn)在某些特殊的行業(yè)中表現(xiàn)非常突出，尤其是制藥行業(yè)。

而對(duì)于多數(shù)行業(yè)和多數(shù)企業(yè)而言，在合規(guī)問題上，最容易觸雷的部門往往是生產(chǎn)部，因?yàn)樵谥圃鞓I(yè)企業(yè)中，通常直接與產(chǎn)品、原料和生產(chǎn)設(shè)備打交道的最多的是生產(chǎn)部，他們對(duì)產(chǎn)品的質(zhì)量的好壞具有決定性的影響，因此，他們的工作以及表現(xiàn)會(huì)對(duì)產(chǎn)品的品質(zhì)產(chǎn)生最大的影響。

因此，通常而言，風(fēng)險(xiǎn)管理制度和合規(guī)管理制度往往會(huì)以公司級(jí)的制度流程的形式發(fā)布，且該制度會(huì)覆蓋到整個(gè)企業(yè)的幾乎所有的部門，采購部門通常是這些制度的覆蓋部門和執(zhí)行部門。

不過，在不同的企業(yè)中，合規(guī)和風(fēng)險(xiǎn)的角度和意義差異極大，比如：

對(duì)于金融業(yè)的企業(yè)而言，合規(guī)和風(fēng)險(xiǎn)的最大關(guān)注點(diǎn)在于：風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估是否做到位，是否將資金提供給了不具備還款能力的人和組織，簡而言之，其關(guān)注點(diǎn)與資金安全有關(guān)；

而對(duì)于藥物生產(chǎn)企業(yè)而言，合規(guī)和風(fēng)險(xiǎn)的最大關(guān)注點(diǎn)在于：在藥物的生產(chǎn)過程中中是否出現(xiàn)了藥物危害性的因素，比如是否使用了具備微生物毒性的原材料，生產(chǎn)環(huán)節(jié)的工藝控制條件是否受控，等等，簡而言之，其關(guān)注的關(guān)注點(diǎn)在于產(chǎn)品質(zhì)量安全，以及是否符合流程制度的規(guī)定和藥監(jiān)局的規(guī)定；

而對(duì)于貿(mào)易型公司而言，比如超市，其合規(guī)和風(fēng)險(xiǎn)的最大關(guān)注點(diǎn)在于經(jīng)營活動(dòng)是否保障了有效的貨物周轉(zhuǎn)，存貨質(zhì)量的損失風(fēng)險(xiǎn)，SKU的管理是否合理和采購價(jià)格管控，其關(guān)注點(diǎn)在于存貨周轉(zhuǎn)率的提升和一定的利潤率保障。

一般認(rèn)為采購部是腐敗的風(fēng)險(xiǎn)高發(fā)部門，但實(shí)際上，防腐敗制度是整個(gè)企業(yè)的管理制度，因此，通常，防腐敗管理制度一般是由企業(yè)的風(fēng)控部門起草，制度經(jīng)過批準(zhǔn)后，由所有部門共同執(zhí)行；在小規(guī)模企業(yè)中，一種常規(guī)做法是采購部制定防腐敗管理制度，而該項(xiàng)制度僅僅在采購部內(nèi)部管理。

對(duì)于很多企業(yè)而言，供應(yīng)商管理制度和采購合同管理制度通常是由采購部門起草，且這兩項(xiàng)制度的主要管控部門為采購部門，當(dāng)然，這兩項(xiàng)制度中涉及到了某些其他部門，供應(yīng)商管理制度還涉及了研發(fā)部、質(zhì)量部、生產(chǎn)部和倉儲(chǔ)部等幾個(gè)部門，而合同管理制度則可能涉及財(cái)務(wù)部、法務(wù)部和行政部等幾個(gè)部門，因此，這兩項(xiàng)制度會(huì)對(duì)上述這些部門產(chǎn)生一定的約束力。不過，也有可能上述制度由風(fēng)控部門、法規(guī)部、財(cái)務(wù)部或質(zhì)量部制定。

在企業(yè)或者采購制度的管理中，制度文件的發(fā)布部門應(yīng)當(dāng)制定相應(yīng)的文件制定、審批和發(fā)布的計(jì)劃。

關(guān)于文件的發(fā)布，這里曉閑介紹一些文件生效的規(guī)范管理措施：

1）文件生效前培訓(xùn)

從合規(guī)性的角度看，一份文件在被批準(zhǔn)后且在生效前，必須組織該文件所管束的部門的全體員工（甚至包括部門負(fù)責(zé)人及部門分管領(lǐng)導(dǎo)）來參與該文件的培訓(xùn)，或者由被管束部門的人員委派代表來參加培訓(xùn)，但事后該部門應(yīng)當(dāng)組織部門內(nèi)的全體人員參與文件培訓(xùn)。

2）文件及時(shí)完成分發(fā)

當(dāng)一份部門級(jí)甚至公司層面的正式文件被批準(zhǔn)后，一般應(yīng)當(dāng)在文件批準(zhǔn)的當(dāng)日或次工作日完成正式批準(zhǔn)版文件的分發(fā)，且應(yīng)當(dāng)通知被管理部門文件復(fù)印件或者掃描件的歸屬和存檔部門或者位置。

3）文件原件合理保管

而從文件管理的角度看，一份被批準(zhǔn)的文件應(yīng)當(dāng)?shù)谝粫r(shí)間完成原件復(fù)印或者掃描存檔，而原件應(yīng)當(dāng)由專門負(fù)責(zé)管理公司或者部門文件的人員保管，甚至原件可能還需使用防火防水的不銹鋼文件柜并上鎖保存，鑰匙由專人看管。

而一份生效的文件應(yīng)當(dāng)具有明確的生效日期以及復(fù)核日期。

此外，一份公司或者部門級(jí)的正式文件，在其生效日期和批準(zhǔn)日期之間通常應(yīng)當(dāng)留有充足的日期，以避免出現(xiàn)批準(zhǔn)日晚于生效日的問題，否則容易陷入文件不合規(guī)或者重新簽批文件的尷尬。

c.操作流程的制定與升級(jí)計(jì)劃

對(duì)于采購部門而言，操作流程的重要性很高。

對(duì)于采購部而言，采購合同審批流程、采購操作規(guī)程、物料驗(yàn)收流程這三項(xiàng)操作規(guī)程屬于最重要的三項(xiàng)操作流程，對(duì)于采購部門和具體的采購人員的管理要求最高。

此外，基于現(xiàn)實(shí)的場景和需求，不同的企業(yè)可能還會(huì)衍生出不同的操作規(guī)程，比如制定采購人員日常行為準(zhǔn)則等等，該操作規(guī)程主要用于約束采購人員的日常行為規(guī)范，包括因公出差的行為和表現(xiàn)。

在上述幾項(xiàng)操作規(guī)程中，采購操作規(guī)程是最復(fù)雜的規(guī)程，也是對(duì)采購部門要求最高的一種規(guī)程。

采購操作規(guī)程之所以復(fù)雜，是因?yàn)檫@項(xiàng)制度并不是一項(xiàng)制度，而是適合于不同場景之下的多項(xiàng)操作規(guī)程的統(tǒng)稱。

一般的，采購操作規(guī)程可以根據(jù)采購類型、采購資金規(guī)模、采購形式等類型分為很多規(guī)程，比如招標(biāo)采購操作規(guī)程、議價(jià)比價(jià)采購操作規(guī)程、原輔料采購操作規(guī)程、服務(wù)采購操作規(guī)程、物流采購操作規(guī)程、設(shè)備采購操作規(guī)程、包材采購操作規(guī)程、采購需求申請(qǐng)操作規(guī)程，等等。

一般而言，采購合同審批流程的起草部門是采購部，其執(zhí)行部門也是采購部。

而物料驗(yàn)收流程則相對(duì)復(fù)雜一些，在某些企業(yè)中，物料驗(yàn)收流程的起草部門是采購部門，但在有些企業(yè)，起草部門則并非如此，可能是由倉儲(chǔ)部門起草的。物料驗(yàn)收流程涉及了采購部、倉儲(chǔ)部和質(zhì)量部等幾個(gè)部門。

操作規(guī)程的管理方式與部門制度的管理方式并無明顯差異，同樣需要明確的生效日期和復(fù)核日期。

不過，關(guān)于操作規(guī)程，這里需要補(bǔ)充幾點(diǎn)。

1）不宜制定太多的操作規(guī)程

在采購部門的管理實(shí)踐中，操作規(guī)程過多是有害的，過多的操作規(guī)程會(huì)讓采購部的采購工作變得比較復(fù)雜。在曉閑看來，應(yīng)當(dāng)盡可能將具有共性的工作用一個(gè)操作規(guī)程管理，在實(shí)操中按照一套標(biāo)準(zhǔn)工作。

比如：以采購操作規(guī)程為例，物流采購操作規(guī)程與服務(wù)采購操作規(guī)程，本質(zhì)上并沒有太大差異，物流采購與服務(wù)采購，都屬于非實(shí)物形式的采購，因此，在制定操作規(guī)程時(shí)，盡可能用一類標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范同時(shí)涵蓋物流采購操作規(guī)程和服務(wù)采購操作規(guī)程。

同樣的，設(shè)備采購操作規(guī)程、包材采購操作規(guī)程、原輔料采購操作規(guī)程等等，也可以考慮是否可以使用同一套采購操作規(guī)程實(shí)施。

2）盡可能采用有限化的操作規(guī)程

是否要將各項(xiàng)操作的規(guī)矩設(shè)定為操作規(guī)程呢？

答案是——如非必要，不要這樣做。

采購操作規(guī)程并不是越多越好，一份采購操作規(guī)程是非常正式的文件，一旦被批準(zhǔn)，在日常工作中就應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格執(zhí)行，避免批準(zhǔn)一些形同虛設(shè)的文件。

此外，一份文件一旦被批準(zhǔn)，也不建議頻繁修改。

在日常工作中，采購工作、操作方式和要求經(jīng)常會(huì)發(fā)生變化，對(duì)于這類情形，不建議以文件的形式批準(zhǔn)，一旦文件被批準(zhǔn)，當(dāng)現(xiàn)實(shí)的場景發(fā)生變化時(shí)，現(xiàn)有的操作規(guī)程并不能適用于現(xiàn)有的場景，而升版操作規(guī)程卻也是一種麻煩事，且文件升版可能也不能解決現(xiàn)有的問題。不過，一種潛在的解決方案是由上級(jí)對(duì)下發(fā)布指令或者提出要求的方式執(zhí)行。

d.工作標(biāo)準(zhǔn)化計(jì)劃

工作標(biāo)準(zhǔn)化是管理者的一項(xiàng)重要工作計(jì)劃，當(dāng)然，對(duì)于采購部門也非常重要。

采購部需要推進(jìn)的標(biāo)準(zhǔn)化工作很多，包括但不限于：招標(biāo)文件模板的制定、庫存數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)模板的制定、內(nèi)外部溝通話術(shù)的標(biāo)準(zhǔn)化、月報(bào)周報(bào)匯報(bào)格式的標(biāo)準(zhǔn)化、合同模板的標(biāo)準(zhǔn)化、供應(yīng)商溝通文件格式標(biāo)準(zhǔn)化、工作模式的標(biāo)準(zhǔn)化、工作方法標(biāo)準(zhǔn)化、思維模型標(biāo)準(zhǔn)化，等等。

工作標(biāo)準(zhǔn)化可以分為3個(gè)維度，分別是：工具標(biāo)準(zhǔn)化、方法標(biāo)準(zhǔn)化、思維標(biāo)準(zhǔn)化。

工具標(biāo)準(zhǔn)化是相對(duì)比較簡單的一種標(biāo)準(zhǔn)化，它的價(jià)值不是特別好，但容易普及，前面所提到的招標(biāo)文件模板的制定、月報(bào)周報(bào)匯報(bào)格式的標(biāo)準(zhǔn)化等等都屬于工具標(biāo)準(zhǔn)化的范疇。

工具標(biāo)準(zhǔn)化是指：設(shè)定一模一樣的工具格式，方便工具使用人直接使用這種工具，這種標(biāo)準(zhǔn)化的好處在于工具使用很簡單，且團(tuán)隊(duì)協(xié)作效率高，不容易出現(xiàn)理解的偏差。

方法標(biāo)準(zhǔn)化的難度相對(duì)較高，且讓團(tuán)隊(duì)成員接受的難度也很大，但是，這個(gè)層次上的標(biāo)準(zhǔn)化一旦實(shí)施，將會(huì)產(chǎn)生非常大的積極影響，且可以推進(jìn)后期的復(fù)制。

方法標(biāo)準(zhǔn)化是指：組織和企業(yè)內(nèi)部在針對(duì)某一類場景時(shí)使用一種固定的方法來處理。

而思維標(biāo)準(zhǔn)化則是所有標(biāo)準(zhǔn)化中難度最大的，其產(chǎn)生難度、培養(yǎng)難度和應(yīng)用難度都非常大，但這個(gè)層次的標(biāo)準(zhǔn)化往往是偉大組織甚至卓越團(tuán)隊(duì)發(fā)展起來的一種關(guān)鍵路徑。

思維標(biāo)準(zhǔn)化是指：在一個(gè)組織內(nèi)實(shí)施統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)思維觀念。

三種標(biāo)準(zhǔn)化的對(duì)比見表1。

表1 標(biāo)準(zhǔn)化對(duì)比表

在進(jìn)行工作標(biāo)準(zhǔn)化的過程中，應(yīng)當(dāng)注意如下方面：

1）定期評(píng)估

我們應(yīng)當(dāng)定期評(píng)估工作標(biāo)準(zhǔn)化的質(zhì)量究竟如何。

此處所說的質(zhì)量包含兩個(gè)方面：執(zhí)行程度和執(zhí)行質(zhì)量。

執(zhí)行程度是指：標(biāo)準(zhǔn)化的工作是否能夠被執(zhí)行下去。

如果不能被執(zhí)行，則需要慎重評(píng)估這項(xiàng)工作，究竟是因?yàn)樗瞬慌浜?，還是因?yàn)榉椒ㄟ^于復(fù)雜而無法被執(zhí)行，還是因?yàn)闃?biāo)準(zhǔn)化方法不可被復(fù)制呢？

即使是他們不配合，那也要區(qū)分究竟是什么原因?qū)е铝怂瞬慌浜稀?/p>

執(zhí)行質(zhì)量是指：工作在采用標(biāo)準(zhǔn)化的方法、工具和思維應(yīng)對(duì)后，其效果如何。

如果一種標(biāo)準(zhǔn)化的工作方法被廣泛應(yīng)用后，其效果與應(yīng)用前沒有太大差異，那么，這種標(biāo)準(zhǔn)化的方法的價(jià)值就不高，組織投入大量人力和資源去推行則沒有必要。

我們需要從執(zhí)行程度和執(zhí)行質(zhì)量兩個(gè)維度去評(píng)估，以確認(rèn)標(biāo)準(zhǔn)化是否恰當(dāng)。

2）定期優(yōu)化

定期優(yōu)化則是針對(duì)現(xiàn)有的標(biāo)準(zhǔn)化工作執(zhí)行的效果來進(jìn)行改進(jìn)，對(duì)于無法執(zhí)行的及時(shí)糾正，對(duì)于執(zhí)行后沒有效果的要及時(shí)進(jìn)行改進(jìn)。

在標(biāo)準(zhǔn)化工作的計(jì)劃中，定期評(píng)估和定期優(yōu)化應(yīng)當(dāng)列入計(jì)劃中，應(yīng)當(dāng)定期進(jìn)行。

以上內(nèi)容為關(guān)于對(duì)采購計(jì)劃的理解內(nèi)容。在下篇文章中，曉閑將會(huì)繼續(xù)介紹關(guān)于采購計(jì)劃的相關(guān)內(nèi)容，有興趣的朋友可以繼續(xù)關(guān)注后續(xù)的文章。