間接采購(gòu)，有時(shí)也被稱為間接費(fèi)用或尾部支出，這些商品或服務(wù)不是制造產(chǎn)品直接必需的，而是日常運(yùn)營(yíng)所需的。
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● 辦公室和行政用品
● 商店地點(diǎn)的消耗品（例如，清潔用品）
● 設(shè)施管理費(fèi)用
● 專業(yè)服務(wù)
● 旅行和招待費(fèi)
● 附帶費(fèi)用
● 小額的、一次性的采購(gòu)和 "現(xiàn)貨購(gòu)買"
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間接采購(gòu)?fù)ǔ＝痤~較小，對(duì)個(gè)人影響較小，但在管理上更具挑戰(zhàn)性。應(yīng)對(duì)間接采購(gòu)的挑戰(zhàn)有助于組織平衡風(fēng)險(xiǎn)和效率。

間接采購(gòu)管理中的常見(jiàn)挑戰(zhàn)
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盡管間接采購(gòu)處理的是低價(jià)采購(gòu)，但它往往在公司的總支出中占了很大一部分。這也是為改善成本控制提供最多機(jī)會(huì)的支出類別。
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就其性質(zhì)而言，這些成本在發(fā)生時(shí)更有可能從縫隙中溜走。對(duì)于跟蹤和遏制不必要支出的每一個(gè)挑戰(zhàn)，現(xiàn)在都有一些解決方案可以簡(jiǎn)化流程并帶來(lái)令人滿意的結(jié)果。
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在降低間接成本方面，采購(gòu)專業(yè)人員面臨五個(gè)重大挑戰(zhàn)。
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1、沒(méi)有間接采購(gòu)政策
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如果沒(méi)有適當(dāng)?shù)闹С稣?，企業(yè)優(yōu)化預(yù)算更加困難，更有可能出現(xiàn)重復(fù)支出、不準(zhǔn)確或不完整的合同以及談判不力的價(jià)格。企業(yè)也很難跟蹤、監(jiān)測(cè)和實(shí)施糾正措施，以確保間接采購(gòu)保持合理。
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那些制定了明確支出政策的企業(yè)更容易管理直接和間接成本。最好的政策是將靈活性與監(jiān)督相結(jié)合，建立保障措施來(lái)指導(dǎo)可接受的成本。同時(shí)，它為內(nèi)部買家提供自主權(quán)，以審查和選擇最適合他們的項(xiàng)目和工具。
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2、支出透明度低
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在不了解間接采購(gòu)的情況下，企業(yè)會(huì)因低效或不必要的采購(gòu)而損失很大一部分預(yù)算。采購(gòu)和間接采購(gòu)的可見(jiàn)性對(duì)于正確管理支出和降低整體成本至關(guān)重要。
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使用技術(shù)來(lái)集中采購(gòu)交易，使財(cái)務(wù)和會(huì)計(jì)能夠捕獲所有相關(guān)數(shù)據(jù)，并消除采購(gòu)過(guò)程中的盲點(diǎn)。
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3、異常支出
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在標(biāo)準(zhǔn)采購(gòu)流程之外采購(gòu)貨物的做法給希望降低成本的企業(yè)帶來(lái)了相當(dāng)大的挑戰(zhàn)。如果不了解所有采購(gòu)決定，企業(yè)就會(huì)招致不必要的第三方風(fēng)險(xiǎn)，使部門更有可能超出預(yù)算。
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不規(guī)范的支出導(dǎo)致對(duì)支出的監(jiān)督減少，并降低采購(gòu)決策背后理由的透明度。這使得跟蹤支出和確保員工遵守支出政策成為挑戰(zhàn)。當(dāng)企業(yè)不能在其分配的預(yù)算內(nèi)運(yùn)作時(shí)，就更難經(jīng)受住意外的財(cái)務(wù)情況。
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建立一個(gè)有據(jù)可查的采購(gòu)流程、實(shí)施審批，并建立支出的可視性，有助于遏制異常支出，使每一筆交易都符合支出政策。
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4、支出分析不充分
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沒(méi)有支出分析，企業(yè)就會(huì)錯(cuò)過(guò)改善現(xiàn)金流和減少間接采購(gòu)的機(jī)會(huì)。支出分析使企業(yè)能夠深入了解其采購(gòu)活動(dòng)的全部范圍，如他們購(gòu)買的產(chǎn)品類型、供應(yīng)鏈中的合作伙伴關(guān)系以及合同執(zhí)行情況。
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有效的支出報(bào)告增加了整個(gè)企業(yè)的成本透明度。它使企業(yè)能夠確定可以提高投資回報(bào)率和節(jié)約成本的領(lǐng)域。實(shí)施更強(qiáng)大的系統(tǒng)來(lái)捕捉和分析支出活動(dòng)的所有方面，可以更好地控制預(yù)算編制，確保業(yè)務(wù)保持競(jìng)爭(zhēng)力和合規(guī)性。
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5、缺少采購(gòu)關(guān)鍵績(jī)效指標(biāo)
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如果不跟蹤支出指標(biāo)，企業(yè)將面臨更大的超支或錯(cuò)失節(jié)約機(jī)會(huì)的風(fēng)險(xiǎn)。
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通過(guò)建立明確的、可衡量的目標(biāo)和具體的關(guān)鍵績(jī)效指標(biāo)，企業(yè)可以根據(jù)一套預(yù)先確定的標(biāo)準(zhǔn)更好地評(píng)估他們的采購(gòu)實(shí)踐，突出他們可以改進(jìn)的地方。這些數(shù)據(jù)對(duì)于制定戰(zhàn)略，在管理成本的同時(shí)最大限度地提高價(jià)值和采購(gòu)績(jī)效是不可或缺的。
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正確執(zhí)行的KPI為企業(yè)的采購(gòu)流程創(chuàng)造了一個(gè)持續(xù)改進(jìn)的環(huán)境，從而推動(dòng)整個(gè)企業(yè)的流程效率。通過(guò)利用KPI作為全面成本管理戰(zhàn)略的一部分，企業(yè)可以更深入地了解過(guò)去的趨勢(shì)和財(cái)務(wù)健康狀況，以確保始終有效地分配資源。
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采購(gòu)軟件如何改進(jìn)間接采購(gòu)管理
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可見(jiàn)性通常是管理間接采購(gòu)中最困難的挑戰(zhàn)。像8Manage SRM這樣專業(yè)的采購(gòu)管理軟件使用自動(dòng)化來(lái)實(shí)時(shí)跟蹤每次采購(gòu)，并使合規(guī)支出和審批變得更容易。
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8Manage SRM創(chuàng)建了一個(gè)功能性的、端到端的采購(gòu)流程，包括從主要供應(yīng)商采購(gòu)合適的產(chǎn)品、自動(dòng)化工作流程以簡(jiǎn)化審批，以及報(bào)告趨勢(shì)和關(guān)鍵指標(biāo)，如成本節(jié)約、成本降低和類別管理。
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使用8Manage SRM，采購(gòu)人員可以實(shí)施具有高級(jí)功能的支持良好的采購(gòu)策略，例如：
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● 根據(jù)類別、部門、地點(diǎn)和工作角色，為每個(gè)買家提供基于角色的準(zhǔn)則和限制?
● 自動(dòng)線級(jí)編碼，更準(zhǔn)確地報(bào)告直接和間接采購(gòu)，可視化管理開(kāi)支
● 利用動(dòng)態(tài)更新的產(chǎn)品目錄，通過(guò)首選供應(yīng)商進(jìn)行戰(zhàn)略采購(gòu)
● 集中采購(gòu)訂單創(chuàng)建、訂單處理、合同信息和付款以減少錯(cuò)誤和重復(fù)
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即使你的采購(gòu)職能不斷擴(kuò)大，8Manage SRM采購(gòu)管理軟件始終能使你比以往更容易獲得并保持對(duì)支出的可見(jiàn)性。