疫情讓企業(yè)發(fā)現(xiàn)了千載難逢的機(jī)會(huì)：倘若把握得當(dāng)，混合工作制會(huì)令工作生活更有意義、有成效、敏捷且靈活。 疫情之中，很多公司十分關(guān)注如何利用靈活工作制提升員工效率和滿意度。 作者認(rèn)為，為了設(shè)計(jì)高效的混合工作制，管理者從四個(gè)不同的角度思考問題：一、工作和任務(wù)；二、員工偏好；三、項(xiàng)目和工作流程；四、包容和公平。

2020年2月下旬，新冠疫情（以下簡(jiǎn)稱：疫情）的影響逐漸凸顯，富士通公司全球人力資源負(fù)責(zé)人平松浩樹意識(shí)到，公司會(huì)受到?jīng)_擊。

多年以來，富士通一直致力于建立彈性工作制度，但并沒有取得什么實(shí)質(zhì)性改變。至2020年3月中旬，富士通日本的大多數(shù)員工（8萬多人）居家辦公。但沒過多久，他們就感受到了彈性工作制的好處。

員工逐漸適應(yīng)新的日常工作方式，平松浩樹發(fā)現(xiàn)，某些深遠(yuǎn)的變化發(fā)生了?！拔覀儾粫?huì)再回到以前的模式了，”2020年9月時(shí)，他告訴我，“很多員工花兩小時(shí)的時(shí)間通勤，純屬浪費(fèi)時(shí)間——這段時(shí)間可以用來學(xué)習(xí)和接受培訓(xùn)，也可以陪伴家人。我們需要很多關(guān)于如何提升遠(yuǎn)程工作效率的創(chuàng)想。我們開始著手進(jìn)行工作生活方式的轉(zhuǎn)換。”

企業(yè)以驚人的速度引入了遠(yuǎn)程工作技術(shù)，而大部分員工不愿再恢復(fù)以往的工作方式，在這種狀況之中，他們看到了千載難逢的將工作重置為混合制的機(jī)會(huì)——倘若把握得當(dāng)，混合工作制將會(huì)令我們的工作生活更有意義、有成效、敏捷且靈活。

不過，領(lǐng)導(dǎo)者和管理者如果希望成功轉(zhuǎn)型，就需要做一些不太習(xí)慣的事情：設(shè)計(jì)混合工作制時(shí)記得關(guān)注員工個(gè)人，不要只關(guān)注制度。

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混合制的要素

具體實(shí)行起來并不容易。因?yàn)橐O(shè)計(jì)合適的混合工作制，必須從時(shí)間和空間兩個(gè)維度進(jìn)行考量。

眼下空間維度備受關(guān)注。今年全世界有幾百萬人像富士通員工一樣，從有空間限制（在辦公室工作）的工作模式突然轉(zhuǎn)為無空間限制（在任何地方工作）的模式。相比較而言，時(shí)間維度上的轉(zhuǎn)變則沒有引起太多關(guān)注：許多人從有時(shí)間限制（與他人同步工作）的模式轉(zhuǎn)為沒有時(shí)間限制（在自己選擇的時(shí)段非同步工作）的模式。

疫情之中，很多公司十分關(guān)注如何利用靈活工作制提升員工效率和滿意度。我在研究中發(fā)現(xiàn)，要實(shí)現(xiàn)這一點(diǎn)，需要管理者從四個(gè)不同的角度思考問題：一、工作和任務(wù)；二、員工偏好；三、項(xiàng)目和工作流程；四、包容和公平。下面逐一闡述這四個(gè)角度。

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1 | 工作和任務(wù)

思考工作和任務(wù)，首先要了解驅(qū)動(dòng)效率提升的關(guān)鍵因素——精力、專注、協(xié)調(diào)與合作。接下來考慮工作在時(shí)間和空間維度上的改變會(huì)如何影響這些因素。

下面用幾類工作和任務(wù)、關(guān)鍵驅(qū)動(dòng)因素及其相關(guān)的時(shí)間空間需求來具體說明：

戰(zhàn)略規(guī)劃者。這個(gè)職位的關(guān)鍵驅(qū)動(dòng)要素是專注。規(guī)劃者通常需要不受打擾地工作三小時(shí)以上，處理收集市場(chǎng)信息、制定經(jīng)營(yíng)計(jì)劃等任務(wù)。就專注而言最重要的是時(shí)間維度，特別是非同步的時(shí)間。如果規(guī)劃者能夠擺脫別人規(guī)定的日程，空間就不那么重要了：規(guī)劃者在家和在辦公室都能如常工作。

團(tuán)隊(duì)管理者。這個(gè)職位的關(guān)鍵要素是協(xié)調(diào)。管理者要定期與團(tuán)隊(duì)成員溝通，提供即時(shí)反饋。他們需要參與交談和爭(zhēng)論、分享最佳做法，并為團(tuán)隊(duì)成員提供指導(dǎo)。對(duì)于這方面最重要的依然是時(shí)間，不過在這里需要的是同步的時(shí)間。如果能有同步時(shí)間，空間同樣并不特別重要：管理者和員工的協(xié)調(diào)工作可以在辦公室完成，也可以在家里通過Zoom和Microsoft Teams等平臺(tái)完成。

產(chǎn)品創(chuàng)新者。這個(gè)職位的關(guān)鍵要素是合作。但這里的重要維度是空間。創(chuàng)新是由與同事、伙伴和客戶的面對(duì)面接觸激發(fā)的，這些人可以通過各種方式催生創(chuàng)意：小組頭腦風(fēng)暴、在走廊里偶然相遇、在會(huì)議之間的空余時(shí)間閑聊、參加分組會(huì)議。最能促進(jìn)這類合作的就是同在一個(gè)地方——同一個(gè)辦公室，或者某個(gè)創(chuàng)意中心，讓員工有機(jī)會(huì)彼此認(rèn)識(shí)并社交。因此，合作任務(wù)必須在時(shí)間上同步，還要有共享的空間。我們可以期待未來會(huì)出現(xiàn)更復(fù)雜的合作技術(shù)，讓共享物理空間不再是問題。

營(yíng)銷管理者。這個(gè)職位需要持久的能量（其實(shí)大部分職位都是這樣）。時(shí)間和空間可能都很重要。我們?cè)谝咔橹辛私獾剑芏嗳擞X得自己居家辦公時(shí)精力充沛，因?yàn)閿[脫了長(zhǎng)時(shí)間通勤的負(fù)擔(dān)，可以抽出時(shí)間鍛煉身體、健康飲食，而且有更多的時(shí)間陪伴家人。

設(shè)計(jì)混合工作制，難點(diǎn)在于不僅要最大限度地發(fā)揮其益處，還要將其弊端最小化，做出權(quán)衡。居家辦公可以讓人精力充沛，但也可能令人變得孤獨(dú)，阻礙合作。同步工作有利于促進(jìn)協(xié)調(diào)配合，但這種模式下的隨時(shí)溝通可能會(huì)造成干擾，影響需要專注工作的人。

為了應(yīng)對(duì)這些潛在的負(fù)面影響，平松浩樹和他在富士通的團(tuán)隊(duì)努力建立了一個(gè)空間生態(tài)系統(tǒng)，組成“無界辦公室”。這些空間可以根據(jù)員工或團(tuán)隊(duì)的具體驅(qū)動(dòng)因素發(fā)揮不同作用：最大限度強(qiáng)化合作的“樞紐”、加強(qiáng)協(xié)調(diào)配合的“衛(wèi)星”，以及有利于保持專注的共享辦公室。

富士通的樞紐空間，專為跨職能合作和增加員工不期而遇的機(jī)會(huì)而設(shè)計(jì)。這類空間設(shè)在大城市，是令人舒適愜意的開放空間，配備了頭腦風(fēng)暴、團(tuán)隊(duì)建設(shè)和共同創(chuàng)造新產(chǎn)品所必要的先進(jìn)技術(shù)。富士通員工若想與客戶或合作伙伴進(jìn)行創(chuàng)意工作，就會(huì)邀請(qǐng)對(duì)方一起去樞紐空間。

衛(wèi)星空間是為了促進(jìn)團(tuán)隊(duì)內(nèi)部或合作項(xiàng)目的團(tuán)隊(duì)之間協(xié)調(diào)配合而設(shè)計(jì)的，包括能讓團(tuán)隊(duì)在線上或線下聚集的會(huì)議室，提供安全的網(wǎng)絡(luò)和先進(jìn)的視頻會(huì)議技術(shù)支持。這樣的機(jī)會(huì)，特別是面對(duì)面交流的機(jī)會(huì)，在一定程度上緩解了員工居家辦公的隔離感和孤獨(dú)感問題。

共享辦公室占了富士通空間生態(tài)系統(tǒng)的大部分，遍布整個(gè)日本，通常在都市地區(qū)及其周邊，或是靠近郊區(qū)的電車站。這樣的空間可以供員工拜訪客戶時(shí)稍作停留，抑或作為居家辦公的替代選項(xiàng)。這類空間的設(shè)計(jì)理念是方便員工的安靜空間，可以最大限度地減少員工通勤時(shí)間，旨在促進(jìn)專注。共享辦公室配有辦公桌椅和網(wǎng)絡(luò)，讓員工能夠不受干擾、獨(dú)立工作，或者參加網(wǎng)絡(luò)會(huì)議和網(wǎng)絡(luò)學(xué)習(xí)。

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2 | 員工偏好

我們以最佳狀態(tài)高效工作的能力，在很大程度上受到個(gè)人偏好的影響。因此，在設(shè)計(jì)混合制工作的時(shí)候，要考慮員工的偏好，并讓其他人理解和適應(yīng)。

向混合工作制轉(zhuǎn)型的公司正設(shè)法了解員工的視角。未來工作方式聯(lián)盟中的一家科技公司，還有其他許多公司，都為管理者提供簡(jiǎn)單的診斷工具，用于更好地了解員工的個(gè)人傾向、工作環(huán)境和關(guān)鍵任務(wù)。利用這樣的工具，管理者可以了解團(tuán)隊(duì)成員在什么地方最為精力充沛、家里的辦公情況好不好，以及他們對(duì)合作、協(xié)調(diào)和專注的需求。

挪威能源公司Equinor前不久采用了一種巧妙的方式了解員工：用問卷調(diào)查員工的偏好，總結(jié)出九種復(fù)合類型，每一種都有對(duì)應(yīng)的混合工作安排指導(dǎo)。例如其中一種類型的描述是：“安娜”是奧斯陸的一位部門經(jīng)理，已經(jīng)在公司供職20年。她家里有三個(gè)青春期的孩子，上班騎自行車要走40分鐘。疫情之前，她每隔一周就在家辦公，主要是為了專心工作。但現(xiàn)在孩子們?cè)诩依锷暇W(wǎng)課，她居家辦公常常受打擾。等到疫情過去、孩子回學(xué)校之后，她希望能每周居家辦公兩天，處理需要專注的工作，其余三天在辦公室與團(tuán)隊(duì)成員合作。

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3 | 項(xiàng)目和工作流程

要想打造成功的混合工作制，管理者必須思考工作該如何完成。負(fù)責(zé)管理上文中的豪爾赫與莉蓮的高管不僅要考慮他們兩人各自的需求和偏好，還要協(xié)調(diào)他們和各自團(tuán)隊(duì)中其他人的工作、其他部門的工作以及終端消費(fèi)者。如果團(tuán)隊(duì)成員都在同一時(shí)間、同一地點(diǎn)工作，協(xié)調(diào)相對(duì)比較簡(jiǎn)單。但在混合工作制的時(shí)代，協(xié)調(diào)的難度大大增加。

設(shè)計(jì)混合工作制的公司，必須努力在第一時(shí)間確定合適的工作流程。我們未來工作方式聯(lián)盟所屬的一家零售銀行，領(lǐng)導(dǎo)者分析和重新設(shè)想工作流程的方式是提出下面三個(gè)重要問題：

有沒有冗余的團(tuán)隊(duì)任務(wù)？該銀行高管在思考這個(gè)問題的時(shí)候意識(shí)到，新的混合工作模式中保留了太多傳統(tǒng)會(huì)議。他們?nèi)∠瞬糠謺?huì)議，代之以其他非共時(shí)活動(dòng)（如狀態(tài)更新），使得工作效率大幅度提升。

有沒有可以自動(dòng)化或分配給團(tuán)隊(duì)以外其他人的任務(wù)？該銀行高管意識(shí)到，很多新的混合制流程里都有這樣的任務(wù)，比如為新的高凈值客戶開設(shè)賬戶，疫情之前大家都覺得需要面對(duì)面的會(huì)議和客戶簽名，而現(xiàn)在的流程令銀行經(jīng)理和客戶都感受到了遠(yuǎn)程開戶的便利和價(jià)值。

能否重新設(shè)想辦公場(chǎng)所的目的？這個(gè)問題的答案也是肯定的。為了讓混合工作模式順利進(jìn)行，該銀行高管決定調(diào)整目前辦公室的格局，鼓勵(lì)員工合作和創(chuàng)新，并加大了對(duì)遠(yuǎn)程辦公工具的投資，讓員工能夠居家高效辦公與合作。

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4 | 包容和公平

建立新的混合工作流程時(shí)，要特別注意包容和公平性的問題。這一點(diǎn)至關(guān)重要。研究表明，工作中的不公平感，會(huì)損害效率、引起職業(yè)倦怠、阻礙合作，并導(dǎo)致員工留職率下降。

過去公司嘗試靈活工作制，通常是讓管理者自行臨時(shí)安排。于是，不同部門和團(tuán)隊(duì)的靈活自由程度各自迥異，最終不可避免地招致對(duì)不公平的指控。當(dāng)然，許多員工的工作依賴于特定時(shí)間和場(chǎng)所，采用混合工作制難以發(fā)揮最佳效果，乃至根本無法實(shí)現(xiàn)混合工作制。這部分員工也常常感到自己獲得的待遇不公。

你要如何推動(dòng)自己的公司轉(zhuǎn)向隨時(shí)隨地辦公的模式？首先確定關(guān)鍵職位和任務(wù)，確定每一類職位相關(guān)的影響要素，并思考有利于這些要素的安排。讓員工參與設(shè)計(jì)，運(yùn)用調(diào)查問卷、性格偏好分類和采訪，了解員工真正想要和需要的東西。不同公司的狀況相差很大，不能偷懶。要拓寬思路，發(fā)揮創(chuàng)意，注意不要重復(fù)目前工作模式中沒有效率的因素。要廣泛溝通，在每一個(gè)階段讓每個(gè)人都明白混合工作制對(duì)工作效率有益無害。為領(lǐng)導(dǎo)者提供管理混合工作制團(tuán)隊(duì)的培訓(xùn)，為合作工具投資，幫助團(tuán)隊(duì)統(tǒng)一工作日程。

最后，想一想新的混合工作模式究竟有沒有凸顯公司的價(jià)值觀和文化。仔細(xì)評(píng)估：你做出的所有變化，有沒有為能讓公司的每一個(gè)人都覺得有吸引力、公平、鼓舞人心且有意義的未來打好基礎(chǔ)？

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?*本文節(jié)選自《哈佛商業(yè)評(píng)論》中文版?2021年5月刊文章《混合工作制的正確打開方式?》。

林達(dá)·格拉頓（Lynda Gratton）| 文

林達(dá)·格拉頓是倫敦商學(xué)院管理實(shí)踐教授、未來工作方式研究咨詢公司HSM創(chuàng)始人。她與安德魯·斯科特（Andrew J. Scott）合作了最新著作《新的長(zhǎng)壽：如何在變化的世界蓬勃發(fā)展》。

蔣薈蓉 | 譯???

時(shí)青靖 | 校???

鈕鍵軍 | 原文編輯

馬冰侖?| 公眾號(hào)文章編輯