響應型供應鏈模式的建立之生產流程19——如何看待采購計劃（VI）

在上篇文章中，曉閑聊到了部門培訓計劃與人員招聘計劃這2個子計劃，今天接著采購計劃的話題來聊一聊其他的子計劃。

3.關聯(lián)圖解釋

D.采購計劃

在部門能力資源建設計劃中，信息化、一體化模型建立與維護計劃是一項重要的能力資源計劃。

在多數(shù)職能部門中，并不存在信息化、一體化模型建立與維護計劃這樣一個計劃。而對于采購部門而言，該計劃的重要性非常高，因此，曉閑會重點介紹這一計劃。

l.信息化、一體化模型建立與維護計劃

在介紹信息化、一體化模型建立與維護計劃之前，曉閑需要先介紹一下什么是信息化、一體化模型，由于本主題是針對采購計劃而言，因此，曉閑會從采購部門和采購計劃的視角來談論這個話題。

信息化、一體化模型是指：采購部門以及公司層面基于采購模塊以及關聯(lián)模塊的數(shù)據(jù)和信息，建立信息化的系統(tǒng)網(wǎng)絡，并建立基于信息化網(wǎng)絡系統(tǒng)的全方位、立體式的一體化的系統(tǒng)，此外，針對主觀性和未確定的事情，建立一套應對潛在的主觀性的工作的策略模型。

這個模型系統(tǒng)特別適合于在供應鏈職能位置極為突出的采購部門，尤其是采購部門在擁有較大話語權的企業(yè)中使用。

而信息化、一體化模型建立與維護計劃，則是針對信息化、一體化模型的建立與維護而定期開展的相應計劃。

上述內容對于兩個概念的概念解釋依然是比較抽象的，下面需要補充更多內容來展示這2個概念的內涵。

站在采購部門和采購計劃的視角看，信息化、一體化模型涉及的模塊包含如下多個方面：

a.信息系統(tǒng)：采購決策、在手合同、在手訂單的一體化數(shù)據(jù)展示系統(tǒng)；

b.一體化系統(tǒng)：歷史的采購決策、成交供應商價格信息、非成交供應商價格信息的一體化系統(tǒng)數(shù)據(jù)展示，以及特征信息的展示和分析；

c.信息系統(tǒng)：物料編碼規(guī)格的特性呈現(xiàn)，尤其注意凸顯其季節(jié)性、周期性，臨時性和永久性的規(guī)格特征；

d.一體化系統(tǒng)：在手合同、在手訂單、庫存量、月度需求量、安全庫存的一體化數(shù)據(jù)系統(tǒng)；

e.分析系統(tǒng)：安全庫存、庫存水位、庫存缺口的分析系統(tǒng)與預警系統(tǒng)；

f.一體化系統(tǒng)：采購數(shù)據(jù)、外部供應市場的一體化系統(tǒng)；

g.一體化系統(tǒng)：庫存數(shù)據(jù)、安全庫存、生產計劃、BOM、產品訂單交付周期的綜合一體化系統(tǒng)；

h.信息系統(tǒng)：產品編碼的銷量變化趨勢、收入變化趨勢、利潤變化趨勢的信息系統(tǒng)；

i.信息系統(tǒng)：采購決策的展示系統(tǒng)；

等等。

信息化、一體化模型就是一個基于庫存數(shù)據(jù)、合同數(shù)據(jù)、需求數(shù)據(jù)、市場狀態(tài)、生產數(shù)據(jù)和產品數(shù)據(jù)這6者之間的綜合信息化系統(tǒng)。

不同企業(yè)的采購部門的企業(yè)職責的差異決定了上述6種數(shù)據(jù)對于采購部門和采購計劃的重要性存在較為明顯的差異。

在采購部門的職責是為了單純地解決原料需求和采購降本的目的的企業(yè)中，對于采購部門和采購計劃而言，生產數(shù)據(jù)和產品數(shù)據(jù)的重要性比較低，其重點在于庫存數(shù)據(jù)、合同數(shù)據(jù)、需求數(shù)據(jù)和市場狀態(tài)這4個方面，其中市場狀態(tài)主要是以關注原料供應市場的狀態(tài)為主，產品市場狀態(tài)則不太重要。

而對于采購部門的職責還需要兼任協(xié)調公司利潤、營業(yè)收入和現(xiàn)金流最佳的目標的企業(yè)中，采購部門和采購計劃還需要兼顧關注生產數(shù)據(jù)和產品數(shù)據(jù)，上述6個方面都需要采購部門綜合看待，此外，采購部門不僅需要關注原料供應市場，而且還需要關注產品需求市場的狀態(tài)，對于消費品行業(yè)的企業(yè)而言，其中則需要關注終端消費市場對產品的需求關注的變化。

為了便于解釋清楚何謂信息化、一體化模型，曉閑以僅以在手合同、在手訂單、庫存量、月度需求量和安全庫存的一體化數(shù)據(jù)系統(tǒng)為例進行說明，以幫助各位朋友了解信息化、一體化模型的概念。

上述的一體化數(shù)據(jù)系統(tǒng)主要用于解決現(xiàn)在合同、訂單和庫存量是否可以滿足現(xiàn)有的原料需求以及安全庫存的需求。

在原料的物料編碼很多的企業(yè)中，同一種原料會存在非常多的原料規(guī)格，且很多種原料規(guī)格都不可以替代其他原料規(guī)格。

當然，某些高質量和高規(guī)格的原料還是可以替代一些質量偏低和規(guī)格要求偏低的原料的。但需要注意，低規(guī)格和低質量的原料是無法替代高規(guī)格和高質量的原料。

為了說明方便，這里以某企業(yè)的7個原料規(guī)格為例進行說明。

假定這7個原料編碼分別為A、B、C、D、E、F和G，且該企業(yè)的7個原料編碼都不會替代使用，都是單獨各用個的。

對于該企業(yè)來說，建立一個基于上述一體化數(shù)據(jù)系統(tǒng)的出發(fā)點其實就是為了確定何時該采購新的原料了。

比如現(xiàn)有原料A的月度需求量為15噸，如果沒有上述一體化系統(tǒng)，我們將很難清楚地知道是否存在庫存短缺。

為了避免庫存短缺而導致原料斷貨，我們需要逐步核算現(xiàn)有庫存量數(shù)據(jù)，如此方可判斷清楚是否存在原料短缺。

如果確實存在庫存原料短缺，我們則需要安排供應商交貨。

除了要解決確認原料是否短缺的問題外，我們還需要確定現(xiàn)有的在手合同和在手訂單的數(shù)量是否可以滿足公司現(xiàn)有需求。

其中，在合同履行過程中，還涉及何時向供應商傳遞新的訂單以及傳遞什么樣的新訂單，等等問題，尤其是當合同中貨物的價格在不斷浮動時，我們需要確認未來一定周期內究竟需要訂購多少貨物且貨物價格如何確定。

請注意，上述場景只是采購部門只面臨一個原料編碼的情形。

當物料編碼增加至7個時，采購部門需要手動檢查每一個物料編碼的現(xiàn)有庫存量、現(xiàn)有需求量、安全庫存量、在手訂單量和在手合同量等信息，且需要針對每一個物料編碼逐步核對到底是否存在庫存缺口、訂單缺口以及合同缺口。

此外，物料需求是存在波動的，因此，我們不能將當下的原料需求和庫存情況視同不變，采購部門需要定期甚至不定期地檢查原料庫存、原料需求情況，等等，其中重點是原料庫存。

對于企業(yè)或者采購部門而言，如果能夠建立基于在手合同、在手訂單、原料庫存、原料安全庫存和原料月度需求量的一體化系統(tǒng)，只要該系統(tǒng)可以時刻進行更新，或者即使時刻更新有困難，也能保持定期更新，那也可以幫助解決很多的問題。

這樣的系統(tǒng)建立之后，就可以幫助采購部門進行及時性的采購評估，確定是否需要補充原料庫存，是否需要傳遞新的訂單給供應商，是否需要簽訂全新的采購合同。

除了上述數(shù)個編碼的場景，企業(yè)可能存在很多種原料以及很多個物料編碼。

企業(yè)的物料編碼系統(tǒng)越復雜，物料編碼越多，純粹地通過人力來評估現(xiàn)有庫存、訂單和合同是否具備充足的價值也就越來越薄弱，其價值也就越來越低下；此時，一個基于合同、訂單、庫存、需求和安全庫存的一體化系統(tǒng)的價值也就越高，可以幫助企業(yè)盡快處理掉很多問題。

除此之外，在信息化、一體化模型中，采購決策和庫存?zhèn)湄洓Q策也需要信息化、一體化模型提供必要的支持。

當企業(yè)遇到價格的上行期和價格的下行期時，企業(yè)做出的采購決策的影響是深遠的，但要想做出正確的采購決策，卻往往需要采購部門或者企業(yè)具備必要的信息支持系統(tǒng)。這里的信息支持系統(tǒng)就是一種信息化、一體化模型。

舉例來說：對于低毛利行業(yè)的制造業(yè)企業(yè)或者尚品流通為主要業(yè)務的貿易公司來說，何時選擇備貨以及選擇備多少貨，要想做出正確的經(jīng)營決策，一個強有力的信息系統(tǒng)的支持是非常必要的。

這樣的一個系統(tǒng)可以提供諸多的價值，比如，給決策者提供充分且全面的信息支持：公司在某類原料的供應市場中的競爭地位高低，與競爭對手的購方競爭力差異有多少，每個品類中各個品類的采購頻率、交貨頻率、以及價格走勢、庫存過剩和庫存短缺的現(xiàn)狀如何？幫助企業(yè)決策者做出采購成本最低的采購決策，以及如何避免原料斷貨。

等等。

上述采購決策現(xiàn)狀往往需要企業(yè)實現(xiàn)信息系統(tǒng)的一體化，如此方可高效地做出決策，以及方可做出正確的決策。

以上內容是關于對多個編碼之下的某一種信息化、一體化模型的價值的展示。

實際上，企業(yè)可以建立很多信息化、一體化的模型，以此來應對企業(yè)可能遇到的若干挑戰(zhàn)。對制造業(yè)企業(yè)而言，要實現(xiàn)的信息化與模型一致化系統(tǒng)，則要求企業(yè)建立非常強大的信息網(wǎng)絡與數(shù)據(jù)分析一體化平臺。

然而，一個功能強大的信息化、一體化模型系統(tǒng)所需投入的資源是非常多的，如果要實現(xiàn)全部信息化系統(tǒng)和一體化系統(tǒng)，需要企業(yè)進行長時間的儲備方可。

上述全方位系統(tǒng)所需的資源包括如下多個方面：

一個強大的IT部門且IT部門需要投入很多人力、精力和時間；

企業(yè)持續(xù)數(shù)年的業(yè)務運作情況；

企業(yè)持續(xù)使用IT系統(tǒng)管理決策系統(tǒng)、采購訂單、訂單維護、庫存管理（出和入）、車間領料、產品BOM管理、產品生產與銷售管理、市場行情分析、采購比價管理，等等多個方面。

因此，對于不同企業(yè)而言，要想完全實現(xiàn)上述這樣一個全方面的功能強大的系統(tǒng)的努力是值得商榷和斟酌的。不同企業(yè)所需的信息化系統(tǒng)的能力差異極大，因此，對于不同發(fā)展的企業(yè)而言，應當采用不同的信息系統(tǒng)。

從能力強弱的程度劃分，企業(yè)可以形成三個層次的數(shù)據(jù)化平臺。

請注意，上述數(shù)據(jù)化平臺的等級劃分主要針對制造業(yè)的生產型企業(yè)或者制造業(yè)的貿易型企業(yè)，尤其適合于低毛利企業(yè)，這樣的數(shù)據(jù)化平臺主要針對供應端而展開。

層次一：實現(xiàn)采購、庫存、生產和銷售的系統(tǒng)管理

這是企業(yè)日常管理的基本層次。

在這個級別的系統(tǒng)管理中，企業(yè)實現(xiàn)了從訂單到原料，再從原料到生產，最后從生產到產品銷售的整個流程的各自信息化管理。

請注意，這里所說的信息化管理并不是指采用電子表格管理采購、庫存等，而是通過一些電子化的系統(tǒng)對上述環(huán)節(jié)進行管理。

一般的，在進行電子化系統(tǒng)管理時，多數(shù)企業(yè)會選擇現(xiàn)有市面上比較成熟的ERP系統(tǒng)，比如SAP、金蝶和用友的ERP系統(tǒng)。

當然，某些企業(yè)并不會采用現(xiàn)成的商品化的ERP系統(tǒng)，而是考慮由自己公司的IT部門進行獨立地開發(fā)而獲得相應的IT功能。

直接采用現(xiàn)成的ERP系統(tǒng)，可以降低開發(fā)的難度，且開發(fā)的功能通常更加強大，弊端在于開發(fā)的系統(tǒng)的適用性可能偏差，畢竟每個企業(yè)的情況都有所差異。

而企業(yè)開發(fā)的ERP系統(tǒng)，可以獲得較強的獨立自主性，可以給企業(yè)定制開發(fā)相應的功能，但弊端在于企業(yè)自己開發(fā)的ERP系統(tǒng)可能存在效果偏差和體系性偏差的特征。

層次二：實現(xiàn)采購、庫存、生產和銷售的系統(tǒng)化管理

層次二是企業(yè)非常核心的一項信息化、一體化系統(tǒng)的管理要求。

在這個層次下，企業(yè)最大的要求是要建立一個能夠完全關聯(lián)的采購系統(tǒng)，即從采購需求、采購決策、采購合同、采購訂單、原料入庫和出庫、原料生產、產品入庫、產品銷售的全流程的一體化的系統(tǒng)。

通過這個系統(tǒng)，我們可以輕易地知道整個業(yè)務的現(xiàn)狀，比如產品是否可以正常出庫，原料庫存是否充足等等，可以自動化地將訂單傳遞給國供應商。

層次三：實現(xiàn)采購、庫存、生產和銷售地自動化分析

層次三是采購部門和采購計劃中難度最大的功能模塊。

在這個能力層次下，一旦這樣的功能模塊可以建立起來，此后，部門工作中的很多機械化的工作將會直接由系統(tǒng)完成，可以幫助管理者和決策者降低機械性工作的工作量并提高工作效率。

舉例來說：這種信息化、一體化系統(tǒng)最有價值的地方之一是可以告訴管理者和決策者每一個原料的物料編碼的采購需求的變化趨勢是什么，甚至可以告訴我們這個變化趨勢背后的原因和導火索是什么。

但實際上，如果沒有這種自動化的信息系統(tǒng)，當企業(yè)的物料編碼非常多時，管理者和決策者可能根本搞不清什么物料越來越重要，以及什么物料越來越不重要，而這樣的信息卻是非常關鍵的。

以上內容是關于一個企業(yè)可以打造的信息化、一體化模型的三個能力層次。

對于采購部門來說，我們需要關注的是信息化、一體化模型的建立與維護計劃究竟該如何制定與實施呢？

下面，曉閑將主要介紹信息化、一體化模型的建立與維護計劃的核心點：

a.IT系統(tǒng)匹配企業(yè)現(xiàn)狀

企業(yè)開發(fā)一套IT系統(tǒng)，往往需要投入非常多的資源以及大量的人力，因此，企業(yè)應當開發(fā)一個有效且價值度非常高的系統(tǒng)。

而一個脫離于企業(yè)現(xiàn)狀的IT系統(tǒng)的價值是非常差的，這樣的系統(tǒng)可能并不能幫助企業(yè)最大化地創(chuàng)造全新的價值。

因此，作為采購部門的管理者和負責人，我們需要思考企業(yè)的現(xiàn)狀究竟需要IT部門提供什么樣的IT系統(tǒng)。

對于一個剛剛成立的制造業(yè)的企業(yè)，其原料種類和規(guī)格非常少，其產品種類和產品規(guī)格也很少，此時，一個信息化系統(tǒng)的重要性是不高的，這樣的功能甚至可以通過一個共享的excel表格而實現(xiàn)，如果一個表格不夠，最多幾個表格就可以了。

b.一體化是系統(tǒng)的核心

一體化是一個信息化、一體化模型運轉的核心。

當企業(yè)采用IT系統(tǒng)來管理原料采購訂單、庫存、產品和銷售時，一個個孤零零的系統(tǒng)確實可以幫助企業(yè)解決最基本的信息化系統(tǒng)的需求問題，但是，這樣的系統(tǒng)是脫節(jié)的，企業(yè)的實際運營中會遇到很多問題，比如原料斷貨、產品斷貨、原料庫存過剩、產品庫存過剩等核心問題。

造成上述核心問題出現(xiàn)的原因主要是：在管理過程中，企業(yè)實際管理過程中所出現(xiàn)的信息脫節(jié)，管理者并未做出更加合理的決策。

舉例來說：某企業(yè)通過4個系統(tǒng)分別管理采購訂單、原料庫存、產品庫存和銷售訂單，這4個系統(tǒng)是完全獨立的。此時，企業(yè)非常容易遇到原料庫存和成品庫存不足或者原料庫存和成品庫存過剩的問題。

比如某個原料的在途訂單100噸，該原料的現(xiàn)有庫存還有60噸，該原料的月度需求量為50噸，該原料所生產產品的庫存量為50噸，該產品的月度銷售量是40噸。

如果沒有一個一體化的系統(tǒng)，該企業(yè)就容易出現(xiàn)如下一些問題：

產品庫存非常充足，但企業(yè)依然在選擇生產該產品且產品生產計劃量很高；

該產品計劃生產量并不高，且該產品所需原料的庫存量很充足，但企業(yè)選擇了大量儲備相應的原料。

等等。

c.定期審視企業(yè)現(xiàn)狀

定期審視企業(yè)現(xiàn)狀非常重要。

隨著企業(yè)外部的外部經(jīng)營環(huán)境和需求情況發(fā)生變化，企業(yè)的發(fā)展階段和發(fā)展狀態(tài)會存在非常大的差異。

在不同的發(fā)展階段中，企業(yè)所需的IT系統(tǒng)同樣會存在很大差異。

一個初生的企業(yè)，它可能只需要一個采購訂單、庫存管理和銷售訂單的管理系統(tǒng)即可。

而對于一個復雜的企業(yè)，比如存在多個工廠、子公司、分公司和事業(yè)部的，此時，它可能需要一個較為復雜的管理系統(tǒng)。

而隨著企業(yè)的業(yè)務量提升和組織架構的復雜度的提升，信息系統(tǒng)將會越來越復雜。

因此，對于企業(yè)或者采購部而言，定期審視企業(yè)的發(fā)展階段就很重要了，它可以幫助管理者弄清楚當下的企業(yè)究竟需要何種信息化、一體化模型系統(tǒng)。

以上為曉閑關于信息化、一體化模型的建立與維護計劃的理解，在下篇文章中，曉閑將會展示采購計劃中的其他子計劃范疇，歡迎大家繼續(xù)關注后續(xù)文章。