近些年檔案管理取得了一定的發(fā)展，隨著經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，不管是國家和各個事業(yè)單位，一些大型企業(yè)的各種信息檔案資料的數(shù)量在不但增多，而且檔案的種類也在不斷增多，而傳統(tǒng)的檔案的管理方法已經(jīng)無法滿足。

比如檔案的編目的流程繁瑣，效率低下，整理需要耗費時間長。檔案查閱困難，查找時間長。檔案的存續(xù)容易混亂，一但存放位置錯誤，更加提高的查找的難度。檔案盤點麻煩，盤點準(zhǔn)確率不高，檔案保密工作還是太多依靠人工，保密性差，風(fēng)險高。

使用RFID手持終端射頻技術(shù)在檔案管理上，優(yōu)勢非常明顯，它能夠進(jìn)行非接觸式數(shù)據(jù)采集，盤點速度快而準(zhǔn)確。擁有定位功能，就算偶爾防錯位置也能輕松快速找到，標(biāo)簽信息容量大，使用壽命長，可重復(fù)使用。數(shù)據(jù)安全性高。穿透性和無屏障閱讀。

智能檔案管理系統(tǒng)采用先進(jìn)的RFID自動識別技術(shù)和電腦技術(shù)，用RFID電子標(biāo)簽作為信息存儲媒介并將之粘貼在檔案架和檔案袋上，在RFID芯片中存儲該檔案的基本信息，利用RFID手持終端和計算機(jī)檔案管理軟件進(jìn)行管理，RFID手持終端與后臺數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)相配合，可以實現(xiàn)檔案的借閱、歸還、查找、盤點和遠(yuǎn)程查詢等工作過程的信息化管理。