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word郵件合并應(yīng)用：如何快速批量制作證書或信函

2019-10-28 15:45 作者:IT部落窩教育 0人讀過 | 我要投稿

編按：?Word中有一個(gè)功能叫“郵件合并”，可以將Excel中的數(shù)據(jù)自動(dòng)生成到Word模板中，幫助我們?cè)赪ord文檔中完批量制作榮譽(yù)證書、錄取通知書、邀請(qǐng)函、聘書、名牌、信封等郵件合并工作！

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老板丟過來一張獲獎(jiǎng)名單，仔細(xì)一看，發(fā)現(xiàn)足足有300人，而且每一個(gè)人的獎(jiǎng)項(xiàng)都還不一樣。限時(shí)1小時(shí)，要我按人數(shù)馬上制作出300份獲獎(jiǎng)證書。

這是在為難我胖虎?。?/p>

還好我有殺手锏，只需用Word中的郵件合并功能，3分鐘就能輕松搞定！

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一、什么是郵件合并？

Word中的郵件合并功能，其實(shí)就是將一個(gè)主文檔（固定不變的內(nèi)容+需要發(fā)生變化的內(nèi)容）與收件人相關(guān)的一系列數(shù)據(jù)源結(jié)合起來，最終批量生成一系列輸出文檔。

通俗的來講，就是，類似于我們?nèi)喊l(fā)郵件時(shí)候，同一封郵件發(fā)送給多個(gè)人，但能快速且智能的分別顯示出收件人的信息！

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二、什么時(shí)候能夠使用郵件合并？

場(chǎng)景一：如果需要制作或發(fā)送一些文檔，其中部分內(nèi)容是固定不變的，而另外一部份是可變的。而可變部份可以從數(shù)據(jù)源或Excel表中，合并過來的郵件文檔時(shí)，如：獲獎(jiǎng)名單→獎(jiǎng)狀或榮譽(yù)證書；參會(huì)名單→需體現(xiàn)姓名、身份及座次號(hào)的參會(huì)邀請(qǐng)函等。

場(chǎng)景二：需要處理的文檔數(shù)據(jù)量相對(duì)比較大時(shí)，這一功能能夠讓你成為公司最閃亮的崽！

綜上所述，郵件合并功能就是拯救“流水線上的復(fù)制粘貼工”的重要技能！

它適合各種需要批量制作的場(chǎng)景，只要有數(shù)據(jù)源（無論是密密麻麻寫滿了各種信息的電子表格，還是內(nèi)涵豐富，有著浩如煙海的“變數(shù)們”的數(shù)據(jù)庫(kù)），只要你掌握并用上郵件合并操作，都能分分鐘搞定，實(shí)現(xiàn)文檔自動(dòng)化，輕輕松松輸出大批量的你所需要的文件。

不信，請(qǐng)看！（注，模板中紅色區(qū)域?yàn)榭勺儍?nèi)容）。

三、案例操作示范

幾分鐘過去，老板剛剛交代的任務(wù)咱們還沒動(dòng)手做呢！

不用擔(dān)心，只要學(xué)會(huì)用利用郵件合并功能，別說區(qū)區(qū)300份獲獎(jiǎng)證書，多少份都能分分鐘搞定！

下面，咱們簡(jiǎn)單4步，就能批量制作出300人的獲獎(jiǎng)證書。

1.準(zhǔn)備工作：

準(zhǔn)備好一份獎(jiǎng)狀模板(Word)和一份表格的名單信息(Excel)，保存到同一個(gè)文件夾中，方便合并郵件時(shí)調(diào)用。

2.開始合并郵件：

敲黑板，重點(diǎn)來了！

第一步：定基調(diào)，選擇文檔類型。

打開“榮譽(yù)證書”模板，點(diǎn)擊工具欄的【郵件】-【開始郵件合并】-【普通Word文檔】，這樣就能確保最后制作出來的文檔格式。當(dāng)然，可以根據(jù)實(shí)際需要進(jìn)行選擇。

第二步：定范圍，選擇收件人。

接著，點(diǎn)擊【選擇收件人】-【使用現(xiàn)有列表】，選擇已經(jīng)保存在本機(jī)的數(shù)據(jù)源，彈出來的【表格選項(xiàng)】的窗口上，對(duì)【選項(xiàng)】進(jìn)行設(shè)置，勾選【表格】和【系統(tǒng)表】，確定后，彈出來的列表里選擇我們保存了數(shù)據(jù)的【sheet1】，確定。

此時(shí)，數(shù)據(jù)就全部導(dǎo)入了。

第三步：錨定變化點(diǎn)，插入對(duì)應(yīng)的合并域。

我們把需要變化的內(nèi)容刪除，替換成數(shù)據(jù)源。模板中這里用了紅字的文本框進(jìn)行區(qū)別，其目的是明確位置，并先一步設(shè)置好文本格式和字體大小。

那么，證書中要變化的內(nèi)容是每一份獎(jiǎng)狀的“名字”和“獎(jiǎng)項(xiàng)”，所以，在需要變化的地方選擇【插入合并域】-【名字】/【獎(jiǎng)項(xiàng)】，相應(yīng)位置就會(huì)出現(xiàn)《名字》/《獎(jiǎng)項(xiàng)》，即表示這里已經(jīng)導(dǎo)入數(shù)據(jù)源的對(duì)應(yīng)內(nèi)容了。