項(xiàng)目管理軟件中時(shí)間跟蹤有什么作用？時(shí)間跟蹤允許您跟蹤在單個(gè)任務(wù)和整個(gè)項(xiàng)目上花費(fèi)的時(shí)間。這種可見性可以幫助您評估工作估算的準(zhǔn)確性和員工的有效性。時(shí)間跟蹤對于專業(yè)服務(wù)提供商、擁有小時(shí)工或與自由職業(yè)者合作的公司以及使用成本加成定價(jià)的企業(yè)來說至關(guān)重要。

項(xiàng)目管理軟件中的時(shí)間跟蹤應(yīng)該允許您的團(tuán)隊(duì)成員輕松地將時(shí)間條目添加到任務(wù)中。記錄時(shí)間后，您的軟件還應(yīng)該使您能夠查看和打印項(xiàng)目的時(shí)間報(bào)告。此功能允許您跟蹤團(tuán)隊(duì)成員的工作量并為客戶和其他利益相關(guān)者打印報(bào)告。

一、項(xiàng)目管理工具中的時(shí)間跟蹤如何工作

使用項(xiàng)目管理軟件時(shí)間跟蹤，您應(yīng)該能夠?yàn)槿蝿?wù)添加時(shí)間條目，輕松跟蹤花費(fèi)在任務(wù)和項(xiàng)目上的時(shí)間，并快速創(chuàng)建工作報(bào)告。

1、添加時(shí)間條目

理想情況下，您的項(xiàng)目管理軟件將允許您選擇員工是否可以手動(dòng)創(chuàng)建時(shí)間條目或使用自動(dòng)跟蹤器。每個(gè)選項(xiàng)都有利有弊，因此最佳解決方案通常取決于任務(wù)或項(xiàng)目。

手動(dòng)時(shí)間跟蹤允許員工選擇一項(xiàng)任務(wù)并手動(dòng)輸入在該任務(wù)上花費(fèi)的分鐘數(shù)或小時(shí)數(shù)。

這種方法最大的好處是可以隨時(shí)快速輕松地完成時(shí)間跟蹤。您不必?fù)?dān)心在完成任務(wù)時(shí)記得打開和關(guān)閉計(jì)時(shí)器。

然而，這種方法的最大缺點(diǎn)是它可能導(dǎo)致不準(zhǔn)確的跟蹤。如果人們在事后幾小時(shí)或幾天手動(dòng)跟蹤花費(fèi)的時(shí)間并輸入信息，他們最終可能會(huì)猜測花費(fèi)了多少時(shí)間。

另一種方法是使用跟蹤器自動(dòng)記錄和記錄在任務(wù)上花費(fèi)的時(shí)間。員工在開始一項(xiàng)任務(wù)時(shí)只需單擊軟件中的播放按鈕，然后在他們不工作時(shí)暫?；蛲Ｖ褂?jì)時(shí)器。

使用記錄的計(jì)時(shí)器可以提供更準(zhǔn)確的時(shí)間跟蹤。這種方法還可以增加客戶和利益相關(guān)者的信任，如果您的項(xiàng)目價(jià)格基于所花費(fèi)的工時(shí)，這一點(diǎn)很重要。

這種方法的缺點(diǎn)是員工需要記住在休息期間或切換到其他任務(wù)時(shí)暫停計(jì)時(shí)器，因?yàn)槟淮沃荒芨櫼豁?xiàng)任務(wù)的時(shí)間。

例如，假設(shè)一名員工正在為您的項(xiàng)目工作，而另一位項(xiàng)目經(jīng)理突然出現(xiàn)在他們的辦公桌旁，向他們詢問有關(guān)他們自己項(xiàng)目的問題。也許這個(gè)快速的問題會(huì)變成一個(gè)長達(dá)一小時(shí)的臨時(shí)會(huì)議。如果員工忘記暫停計(jì)時(shí)器，您的項(xiàng)目現(xiàn)在將有一個(gè)不屬于一小時(shí)工作的任務(wù)。

這個(gè)錯(cuò)誤會(huì)增加您的項(xiàng)目成本，并可能會(huì)影響未來的項(xiàng)目估算。雖然一小時(shí)似乎沒什么大不了的，但當(dāng)您有許多員工在多個(gè)月內(nèi)從事一個(gè)項(xiàng)目時(shí)，這樣的小失誤可能會(huì)產(chǎn)生重大的整體影響。

2、跟蹤小時(shí)數(shù)

您應(yīng)該選擇可以通過多種方式向您顯示工作時(shí)間的項(xiàng)目管理軟件，包括：

(1) 按任務(wù)

(2) 按項(xiàng)目

(3) 按員工

查看每個(gè)任務(wù)的小時(shí)數(shù)可以讓您在不微觀管理員工的情況下詳細(xì)管理工作。例如，您可以輕松查看哪些任務(wù)超出預(yù)算，哪些任務(wù)似乎落后于計(jì)劃。任務(wù)級別的時(shí)間跟蹤還將幫助您為未來項(xiàng)目中的類似工作創(chuàng)建估算和預(yù)算。

項(xiàng)目級別的時(shí)間跟蹤使您能夠看到全局。您可以使用它來快速評估項(xiàng)目的整體進(jìn)度和性能。這種詳細(xì)程度對于在大型項(xiàng)目中采用掙值管理(EVMS)也是至關(guān)重要的。如果您有一個(gè)包含100多個(gè)任務(wù)的項(xiàng)目，那么在任務(wù)級別執(zhí)行EVMS就太笨拙了。

您還需要按員工跟蹤工作時(shí)間，以便監(jiān)控和評估團(tuán)隊(duì)的生產(chǎn)力和工作量。如果員工按小時(shí)計(jì)酬，這一點(diǎn)尤其重要，但對受薪員工也很有用。

例如，您可以比較兩名不同的員工完成類似任務(wù)所需的時(shí)間。如果一個(gè)人花費(fèi)的時(shí)間明顯更長，則可能表明其中一名員工發(fā)現(xiàn)了一種更好的做事方式，或者另一名員工需要更多的培訓(xùn)或指導(dǎo)。

您還可以使用員工時(shí)間跟蹤來幫助監(jiān)控和消除工作量。如果您看到一名工程師上周在項(xiàng)目工作上工作了60小時(shí)，而另一名工程師只記錄了20小時(shí)，盡管他們都是受薪全職員工，那么您就知道可能需要重新分配任務(wù)。

3、創(chuàng)建報(bào)告

您的項(xiàng)目管理軟件應(yīng)該能夠創(chuàng)建兩種類型的報(bào)告：

(1)時(shí)間表

(2)時(shí)間報(bào)告

時(shí)間表允許個(gè)別員工快速了解他們在給定一周內(nèi)完成的任務(wù)以及他們在每個(gè)任務(wù)上花費(fèi)的時(shí)間。這些時(shí)間表應(yīng)包括：

(1) 員工在所選周內(nèi)啟用時(shí)間跟蹤的任務(wù)

(2) 分配給員工的任務(wù)，這些任務(wù)安排在選定的一周（或一周內(nèi)的任何一天）

(3) 為選定周安排的任何已加星標(biāo)或標(biāo)記的任務(wù)

（4）員工選擇手動(dòng)添加到其時(shí)間表或項(xiàng)目管理軟件的任何任務(wù)

時(shí)間表的好處是員工可以輕松監(jiān)控和跟蹤他們的進(jìn)度。它為他們提供了一個(gè)集中的地方，可以查看他們每周需要關(guān)注的內(nèi)容以及他們在完成每項(xiàng)任務(wù)方面的進(jìn)展情況。

時(shí)間報(bào)告是您作為項(xiàng)目經(jīng)理和其他利益相關(guān)者想要查看的報(bào)告。這些報(bào)告應(yīng)該可以在項(xiàng)目管理軟件中查看，也可以以CSV或PDF文件的形式下載。

時(shí)間報(bào)告應(yīng)該是可定制的，以便您可以針對選定的任務(wù)、項(xiàng)目、員工和/或時(shí)間段運(yùn)行它們。例如，您可能需要向客戶提供上個(gè)月在他們的項(xiàng)目上花費(fèi)了多少時(shí)間的報(bào)告。

二、時(shí)間跟蹤的好處

項(xiàng)目經(jīng)理面臨的挑戰(zhàn)之一是找到在不進(jìn)行微觀管理的情況下監(jiān)控進(jìn)度的方法。畢竟，當(dāng)他們覺得他們的老板一直在看他們的肩膀時(shí)，沒有人能把工作做得最好。但是，如果不了解員工如何度過他們的時(shí)間，當(dāng)出現(xiàn)重大挫折或時(shí)間超支時(shí)，您可能會(huì)措手不及。

對于許多企業(yè)而言，時(shí)間跟蹤應(yīng)用程序已成為至關(guān)重要的工具，它為領(lǐng)導(dǎo)者提供信息，使工作更順暢，并讓團(tuán)隊(duì)保持正軌。

最佳時(shí)間跟蹤應(yīng)用程序已集成到您的項(xiàng)目管理軟件中。這樣，時(shí)間可以自動(dòng)分配給任務(wù)，您不必?fù)?dān)心嘗試傳輸數(shù)據(jù)或同步兩個(gè)獨(dú)立的系統(tǒng)。

通過時(shí)間跟蹤，您可以實(shí)時(shí)監(jiān)控項(xiàng)目進(jìn)度并捕獲準(zhǔn)確的未來項(xiàng)目估算所需的數(shù)據(jù)。來自時(shí)間跟蹤應(yīng)用程序的數(shù)據(jù)還可以揭示有關(guān)完成項(xiàng)目所涉及的人員和資源的緊迫問題。

例如，時(shí)間跟蹤可以幫助確定某些員工是否經(jīng)常生病或花費(fèi)大量時(shí)間在與項(xiàng)目無關(guān)的工作上。查看數(shù)據(jù)還可以突出員工可以更好地安排他們的日子以優(yōu)化生產(chǎn)力的方式。

您甚至可以通過監(jiān)控任務(wù)花費(fèi)的時(shí)間并將這些結(jié)果與預(yù)算、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)和類似項(xiàng)目的進(jìn)度進(jìn)行比較來發(fā)現(xiàn)項(xiàng)目中的瓶頸和低效流程。

當(dāng)您設(shè)定具體目標(biāo)并堅(jiān)持執(zhí)行時(shí)，項(xiàng)目時(shí)間跟蹤在激勵(lì)員工和讓他們完成任務(wù)方面發(fā)揮著重要作用。使用自動(dòng)跟蹤器可以減少員工多任務(wù)的嘗試。它還可以幫助防止他們被非關(guān)鍵的“噪音”干擾，并幫助他們專注于手頭的任務(wù)。