一、公文作用

（一）明法傳令，指揮工作

公文不同程度地規(guī)定了有關(guān)機(jī)關(guān)、團(tuán)體和單位的辦事準(zhǔn)則和行為規(guī)范。

（二）聯(lián)系公務(wù)，溝通信息

機(jī)關(guān)、團(tuán)體、單位聯(lián)系公務(wù)、溝通信息有多種渠道，但公文是其中最重要、主要的渠道。

（三）宣傳教育，引導(dǎo)輿論（宣傳教育，統(tǒng)一思想）

機(jī)關(guān)、團(tuán)體、單位常常利用下行公文、會議報(bào)告、專題講話等公文，宣傳形勢，宣講政策，提出任務(wù)，以動員群眾，提高認(rèn)識，統(tǒng)一思想，推動工作。

公文不僅要傳達(dá)決策意圖、布置任務(wù)，還要解釋原因、說明情況，讓人們知道為什么要這樣做，從思想上弄清問題，提高認(rèn)識。充分發(fā)揮公文的宣傳教育作用，可以使廣大干部、群眾明確目標(biāo)，統(tǒng)一思想，以積極的態(tài)度對待工作，提高工作的自覺性。

（四）記錄記載，以為憑據(jù)

公文常是領(lǐng)導(dǎo)意圖、決策的載體，因而它往往是執(zhí)行公務(wù)、安排工作、解決問題、辦文辦事的依據(jù)。公文又總是公務(wù)活動的真實(shí)記錄和單位工作的歷史見證。

二、公文特點(diǎn)

（一）明確的工具性

工具性是公文的基本特點(diǎn)，也是公文的基本性質(zhì)、本質(zhì)屬性。

凡是應(yīng)用文都具有工具性，因?yàn)樗鼈兌际菓?yīng)用實(shí)踐活動的需要而產(chǎn)生，對實(shí)踐活動的進(jìn)行發(fā)揮實(shí)際效用的文本，其用途僅限于公務(wù)活動。

（二）直接的實(shí)用性

A說法：公文是根據(jù)公文活動的實(shí)際需要，為解決實(shí)際問題、為達(dá)到某一具體目的而撰寫的，是直接用來處理公務(wù)的。因此，它的內(nèi)容總是有特定的指向，總是直接針對某一具體、現(xiàn)實(shí)的公務(wù)活動的，并對處理這一事務(wù)有直接的實(shí)用價(jià)值。

B說法：公文是用來處理公務(wù)的文書，所以它總是根據(jù)現(xiàn)實(shí)需要，針対實(shí)際問而制發(fā)，有著明確的寫作目的。

（三）客觀的真實(shí)性（可靠性）

求真務(wù)實(shí)是公文的生命，實(shí)事求是是公文寫作的基本出發(fā)點(diǎn)，是公文處理工作的基本原則。

公文涉及的事實(shí)以及所引用的材料和數(shù)據(jù)，必須真實(shí)可靠，不得有任何虛假和錯漏。

（四）法規(guī)政策性（政治性、公務(wù)性）

公文是黨的機(jī)關(guān)和行政機(jī)關(guān)行使管理職能、辦理具體事務(wù)的重要工具，對國家政治、經(jīng)濟(jì)和社會生活的各個(gè)領(lǐng)域都有著指導(dǎo)作用，是維護(hù)和發(fā)展社會主義制度、建設(shè)物質(zhì)文明和精神文明的保障。

（五）特定的程式性（規(guī)范性）

為了更方便、有效地辦理事務(wù)，公文形成了自身特有的辦理程序和寫作格式。

公文格式的規(guī)范性，是公文本質(zhì)特性的發(fā)展，是公文寫作和辦理的需要。

有利于加強(qiáng)對公文的科學(xué)管理，提高公文寫作質(zhì)量和公文處理效率，更有效的發(fā)揮公文的作用。

（六）法定性、權(quán)威性

公文的作者（作者指發(fā)文機(jī)關(guān)）是法定的，讀者是特定的；

公文的法定權(quán)威性是公文區(qū)別于其他信息記錄的顯著標(biāo)志。

（七）時(shí)代性、及時(shí)性/時(shí)效性、時(shí)限性

公文所針對的問題，總是存在于特定的時(shí)間范圍之內(nèi)，一旦時(shí)過境遷，公文的實(shí)用價(jià)值也會隨之喪失。所以，公文的寫作、傳遞和辦理，都要求迅速及時(shí)。

公文的時(shí)效性主要體現(xiàn)在時(shí)代性、及時(shí)性、時(shí)限性。

時(shí)代性：與現(xiàn)實(shí)緊密結(jié)合，為推動現(xiàn)實(shí)工作服務(wù)，適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的要求。

及時(shí)性或時(shí)效性：公文有很強(qiáng)的實(shí)用性和時(shí)間性，要求及時(shí)制發(fā)，及時(shí)辦理，迅速產(chǎn)生效用，實(shí)現(xiàn)其發(fā)文宗旨和目的，不容許拖沓延誤。公文的時(shí)效性是其區(qū)別于檔案的重要標(biāo)志。

時(shí)限性：公文一經(jīng)正式發(fā)布，即產(chǎn)生法定效用，但這種效用只在一定時(shí)期內(nèi)存在。

（八）定向性

公文都是由某一個(gè)特定機(jī)關(guān)制發(fā)的，并且大部分都是寫給特定對象閱讀的，作者與讀者之間有具體、明確的對應(yīng)關(guān)系。公文的這種定向性特點(diǎn)使得寫作有著很強(qiáng)的針對性。