業(yè)務(wù)運(yùn)營狀況是否良好，除了人員需要配合以外，真正發(fā)揮作用的是背后的工作流程。將重復(fù)的工作進(jìn)行自動化處理，確保這些流程最終指向同一個目標(biāo)、實(shí)現(xiàn)一致的運(yùn)營結(jié)果。而設(shè)計和實(shí)施不佳的工作流程則產(chǎn)生相反的效果——導(dǎo)致處理時間延長、運(yùn)營成本高昂和持續(xù)出現(xiàn)錯誤。

這也是企業(yè)越來越重視工作流程管理的重要原因。但是，到底什么是工作流程管理？我們是否對業(yè)務(wù)工作流程給予了足夠的重視呢？工作流程管理與業(yè)務(wù)無縫運(yùn)營之間的關(guān)聯(lián)是什么？

工作流程管理是確保每個人充分發(fā)揮作用并推動事務(wù)向前發(fā)展所必需的。它的主要目標(biāo)是優(yōu)化流程的每個階段，使其更準(zhǔn)確高效。在增加生產(chǎn)、減少錯誤和消除重復(fù)方面，工作流程管理關(guān)注的是在實(shí)際可行的情況下進(jìn)行流程優(yōu)化、增強(qiáng)和自動化。

據(jù)Gartner預(yù)測，到2024年，69%的企業(yè)日常管理流程將實(shí)現(xiàn)全面自動化。想要進(jìn)行高效的工作流程管理，就離不開工作流程管理系統(tǒng)的支持。

工作流程管理系統(tǒng)的作用是什么

工作流程管理系統(tǒng)通過優(yōu)化日常業(yè)務(wù)流程，幫助企業(yè)提高運(yùn)營效率。例如，工作流程管理解決方案可能包括開發(fā)一個用于存儲數(shù)據(jù)的表單，并將數(shù)據(jù)在完全處理完成前所必須經(jīng)過的一系列步驟進(jìn)行自動化處理。工作流任務(wù)可以由系統(tǒng)自動執(zhí)行，也可以由人工進(jìn)行。

當(dāng)關(guān)鍵業(yè)務(wù)流程活動被自動化時，業(yè)務(wù)運(yùn)營與企業(yè)目標(biāo)會更加緊密對齊，因?yàn)樽詣踊\(yùn)營幾乎可以消除因?yàn)槭謩恿鞒趟鶐淼姆N種不確定，而優(yōu)化后的工作流程也會顯著提升企業(yè)的生產(chǎn)力和關(guān)鍵績效指標(biāo)。

工作流管理系統(tǒng)由三個基本要素組成：

1. 順序性：工作流程包含一系列步驟，這些步驟是預(yù)定義的任務(wù)組。在達(dá)到終點(diǎn)之前，它們明確了工作流程的每個步驟發(fā)生的情況。根據(jù)過程，一個步驟可以是手動的或自動化的。

1. 利益相關(guān)者：一般來說，利益相關(guān)者負(fù)責(zé)在工作流程中執(zhí)行特定的任務(wù)。工作流程可以分解為單個步驟、步驟組，或全部步驟，每個步驟都分配了一組利益相關(guān)者。

1. 規(guī)則：規(guī)則也被稱為條件，因?yàn)樗鼈円?guī)定了何時一個動作完成，以及下一步應(yīng)該是什么。在審批工作流程中，條件最重要，因?yàn)榛跀?shù)據(jù)，可以跳過某些階段。

工作流程管理系統(tǒng)的核心能力在于通過消除繁瑣任務(wù)和加快響應(yīng)時間，提高生產(chǎn)力和客戶滿意度，并減少員工的挫折感。今天的業(yè)務(wù)運(yùn)營中，創(chuàng)新和快速產(chǎn)品交付的重要性不言而喻。因此，企業(yè)需要不斷尋找方法來重新組織公司結(jié)構(gòu)和簡化運(yùn)營，以保持符合當(dāng)前市場標(biāo)準(zhǔn)、提升競爭力，以達(dá)到業(yè)務(wù)成功的目的。

工作流程管理系統(tǒng)的必備功能

一個強(qiáng)大的工作流程管理系統(tǒng)能夠自動化任務(wù)、整合各項業(yè)務(wù)流程，并提供高度靈活性和定制性。因此，在選擇適合企業(yè)需求的工作流程管理系統(tǒng)時，需要考察其功能是否能夠滿足需求，其中，以下5個核心功能必不可少，它們將為企業(yè)帶來更高效、協(xié)調(diào)和創(chuàng)新的運(yùn)營體驗(yàn)。

提供無代碼工作環(huán)境

無代碼、或者低代碼，是一種傾向?qū)I(yè)務(wù)員工友好的開發(fā)模式，是一種讓員工工作更加輕松的系統(tǒng)。它允許用戶通過直觀的拖放操作來自動化流程或工作流程，并將它們打包成自定義應(yīng)用程序，無需編寫代碼。通過直觀的拖放表單構(gòu)建器、可視化工作流程和儀表板等關(guān)鍵功能，它使工作人員能夠完成審批甚至創(chuàng)建新的工作流程，無需依賴開發(fā)團(tuán)隊的支持。這樣，每個人都能參與到工作流程的優(yōu)化中，提高了工作效率和靈活性。

云端部署方式

云端技術(shù)對我們的工作和生活方式帶來了巨大的改變，它消除了團(tuán)隊被綁定在單一計算機(jī)上的狀態(tài)，使他們能夠在任何時間、任何地點(diǎn)完成他們的工作。在基于云端的工作流程管理系統(tǒng)中，團(tuán)隊可以不受時空限制來訪問、查看相關(guān)文檔，各項流程之間傳遞更加緊密，促進(jìn)團(tuán)隊協(xié)作和高效工作，也能夠幫助管理層更有效率地做出明智決策。

無縫集成

系統(tǒng)的集成能力能夠幫助填補(bǔ)功能空白、消除冗余，例如不同應(yīng)用之間的數(shù)據(jù)需要多次輸入的問題，通過集成可以很好地解決掉，這也是集成能夠幫助數(shù)據(jù)在不同應(yīng)用之間高效傳遞的解決辦法。因此，充分利用集成能力讓其他應(yīng)用程序參與到工作流程中至關(guān)重要，一個優(yōu)秀的工作流程管理工具應(yīng)該與企業(yè)現(xiàn)有的應(yīng)用做到相輔相成，而不是在原有的基礎(chǔ)上帶來更多的復(fù)雜邏輯。通過無縫集成，企業(yè)可以更高效地運(yùn)用各個應(yīng)用程序，促進(jìn)數(shù)據(jù)流動和信息傳遞，提升工作效率和整體業(yè)務(wù)效益。

訪問權(quán)限控制

不同的用戶可能出于不同目的使用應(yīng)用程序。一般來說，核心業(yè)務(wù)流程涉及多個部門，因此，管理員需要根據(jù)用戶在系統(tǒng)中的角色分配訪問權(quán)限和操作。

根據(jù)角色，不同的人將擁有不同的責(zé)任和訪問權(quán)限。工作流程管理系統(tǒng)能夠清晰地定義每個用戶可以查看和編輯的內(nèi)容。此外，流程管理系統(tǒng)保證了靈活性，流程和權(quán)限可以快速更改，不會影響到流程的整體效果。通過基于角色的訪問權(quán)限，企業(yè)可以更精確地管理和控制用戶的操作，確保信息的安全性和數(shù)據(jù)的保密性。

定制能力

不同的企業(yè)有著不同的業(yè)務(wù)需求，因此，工作流程管理系統(tǒng)必須能夠根據(jù)不斷變化的業(yè)務(wù)需求來實(shí)習(xí)工作流程的定制化。除了集成能力以外，定制能力是一個合格的流程管理工具必不可少的，例如設(shè)計符合企業(yè)業(yè)務(wù)邏輯的報表和儀表板、設(shè)置信息推送通知和系統(tǒng)升級等等。此外，工作流程系統(tǒng)還應(yīng)該支持個人任務(wù)，以消除用戶在不同應(yīng)用程序之間切換的麻煩。通過定制，企業(yè)可以確保工作流程與實(shí)際業(yè)務(wù)需求緊密契合，提高工作效率和靈活性，使工作流程管理系統(tǒng)成為業(yè)務(wù)運(yùn)營的真正的“游戲規(guī)則改變者”。

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Zoho Creator是一款基于云端的工作流程管理平臺，允許用戶通過簡單的拖放界面構(gòu)建復(fù)雜的工作流程。它具備第三方集成、基于用戶的訪問控制和引導(dǎo)式腳本等功能，使得設(shè)計和自動化復(fù)雜業(yè)務(wù)流程變得更加簡便。利用Zoho Creator的工作流平臺，您可以在更短的時間內(nèi)完成更多工作，高效地構(gòu)建可擴(kuò)展的工作流解決方案。

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