由采購引發(fā)的問題可能是代價昂貴的。員工可能會重復(fù)下訂單，庫存可能會損壞，而供應(yīng)商可能會錯過最后期限。為了減少和緩解你的企業(yè)今后出現(xiàn)采購問題，本文列出了5個最常見的問題，以及如何避免它們的發(fā)生。

1. 誤購重復(fù)或多余的物品
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據(jù)研究調(diào)查，企業(yè)收到的發(fā)票中高達(dá)8.5%是重復(fù)的。
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如果沒有一個有效的采購審批工作流程，員工可能會為已經(jīng)購買的產(chǎn)品或服務(wù)付款，或者他們可能會訂購超過他們需要的東西。當(dāng)這種情況發(fā)生時，為了追回這筆錢，會浪費(fèi)大量的時間和精力。
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如何解決：
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為了避免這些錯誤，請采用一種需要多人審批的采購協(xié)議。
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你還應(yīng)該在你的電子采購軟件中設(shè)置審批順序，以便更好地了解和洞察采購流程。先進(jìn)的采購管理軟件8Manage SRM支持按部門、費(fèi)用等級等設(shè)置審批流程，自動校驗(yàn)采購預(yù)算并審核。你可以跟蹤現(xiàn)有的支出或預(yù)算使用，更明智地采購，減少浪費(fèi)。
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如果你已經(jīng)進(jìn)行了一次重復(fù)采購，你可以通過立即聯(lián)系供應(yīng)商來糾正這一錯誤。如果你與相關(guān)的供應(yīng)商有良好的關(guān)系，這通常會更有效。
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2. 員工不從首選或認(rèn)可的供應(yīng)商處采購
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這在大型和快速發(fā)展的企業(yè)中很常見，因?yàn)樗鼈儧]有一個集中的供應(yīng)商信息數(shù)據(jù)庫。
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沒有集中的數(shù)據(jù)庫，員工會從任意供應(yīng)商那里購買，這樣可能會花費(fèi)更多，并可能危及與現(xiàn)有的已審批供應(yīng)商的關(guān)系。
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從已審批的供應(yīng)商處采購可以通過多種方式幫助企業(yè)。企業(yè)可以與他們的供應(yīng)商建立關(guān)系，因此可以向長期合作的供應(yīng)商提出更多要求。已審批的供應(yīng)商更有可能滿足企業(yè)的需求，提供更好的條款和價格，并在長期內(nèi)成為重要的合作伙伴。
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如何解決：
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為了防止這種情況，使用一個集中的、易于訪問的供應(yīng)商管理目錄。8Manage SRM的供應(yīng)商目錄可見且易于訪問，允許統(tǒng)一采購，幫助你節(jié)省時間和談判能力。
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3. 采購超出預(yù)算（沒有人意識到這一點(diǎn)）
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如果你的采購交易一直超出企業(yè)的支出預(yù)算，那可能不是因?yàn)閬y花錢。預(yù)算的剩余情況與員工看到的內(nèi)容之間可能存在溝通和可見性差距。
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當(dāng)員工看不到包含已批準(zhǔn)（但尚未采購或支付）訂單的實(shí)時預(yù)算時，他們可能會進(jìn)行不必要的采購。
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如何解決：
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通過使用采購管理軟件，讓你的團(tuán)隊(duì)對預(yù)算有實(shí)時的可見性，并使企業(yè)的支出得到控制。這將使你的團(tuán)隊(duì)能夠看到已支付的項(xiàng)目、已采購的、已批準(zhǔn)的和待定的支出請求，以及這些項(xiàng)目將如何影響預(yù)算。
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4. 欺詐性的交易
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欺詐可能是由員工單獨(dú)或與外部人員聯(lián)合進(jìn)行的。例如，員工可能在要采購的物品上標(biāo)高價格，或制造假發(fā)票。他們甚至可能從供應(yīng)商那里收取回扣，或?qū)⒑贤谟杩諝す尽??
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無論欺詐采取何種形式，你都需要迅速阻止它，以防止對企業(yè)利潤產(chǎn)生嚴(yán)重影響。
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如何解決：
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訓(xùn)練員工在采購過程中發(fā)現(xiàn)并指出危險信號。例如，收到同一物品的幾張發(fā)票或采購訂單中包括價格高于市場價格的物品，可能表明有問題。
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使用三方匹配來驗(yàn)證付款并確保發(fā)票有效。在支付任何款項(xiàng)之前，確保供應(yīng)商的發(fā)票與采購訂單和交易的收據(jù)相符。
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使用集中的8Manage SRM采購管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)采購自動化。有了各個層面的檢查，員工會發(fā)現(xiàn)更難利用漏洞謀取私利。 在欺詐行為確實(shí)發(fā)生的情況下，可以幫助你追蹤欺詐性交易并采取行動。
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5. 供應(yīng)商表現(xiàn)不佳
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即使價格合適，供應(yīng)商也可能無法按時交付或交付不合標(biāo)準(zhǔn)的庫存。幾次延遲發(fā)貨可能意味著生產(chǎn)暫停，這將使你的客戶感到不滿意。使用劣質(zhì)商品會降低你制造的產(chǎn)品或提供的服務(wù)的質(zhì)量。無論哪種方式，與表現(xiàn)不佳的供應(yīng)商合作對企業(yè)來說都不是好事。
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如何解決：
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使用該采購管理軟件的供應(yīng)商管理功能定期審查供應(yīng)商的績效指標(biāo)，如及時性、完整性、質(zhì)量等。如果供應(yīng)商不符合你的標(biāo)準(zhǔn)，可能是時候考慮更換新的供應(yīng)商了。
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使用8Manage SRM解決采購問題
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無論多么小心，采購問題都會出現(xiàn)。做好應(yīng)對意外的準(zhǔn)備，盡可能地減輕與采購問題相關(guān)的風(fēng)險。
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想要更主動、更能預(yù)測采購，其中一種有效方法是使用采購管理軟件。它可定制的審批能幫助你防止重復(fù)采購、檢測欺詐并防止異常支出。借助采購管理軟件的供應(yīng)商和目錄管理功能，你可以通過單一視圖查看供應(yīng)商績效并存儲重要的供應(yīng)商信息。實(shí)時可定制的預(yù)算可確保你隨時跟蹤支出，在需要時調(diào)整預(yù)測。