文件共享是計算機數(shù)據(jù)、數(shù)字媒體、文檔和其他電子文件從一個人或計算機到另一臺計算機的公開或私人共享。文件共享只是意味著多個人或計算機和移動設(shè)備可以同時訪問同一個文件。

訪問類型可能包括讀取或查看文件、編輯或修改文件、復(fù)制或打印文件的能力。文件共享通常通過各種安全級別來控制。例如，您可以指定文件可以與誰共享，以及該收件人是否只能查看文件或也同時可以編輯文件。

文件共享可以使用多種方法完成。最常見的文件存儲、共享和傳輸技術(shù)包括：

1、可移動存儲設(shè)備，例如USB驅(qū)動器

2、網(wǎng)絡(luò)上的集中式文件共享服務(wù)器安裝，例如公司服務(wù)器上的共享硬盤

3、通過站點或網(wǎng)站的面向Web的超鏈接文檔

4、分布式對等網(wǎng)絡(luò)，例如基于云的項目管理軟件

5、具有文件共享功能的項目管理軟件使您能夠根據(jù)需要直接在項目系統(tǒng)中與內(nèi)部和外部利益相關(guān)者共享項目文件。

一、共享項目文件的重要性

促成任何項目成功的最大因素之一是團隊成員和利益相關(guān)者能否成功協(xié)作和溝通。

這是一個聽起來很熟悉的例子：

有一個新的廣告活動項目正在進行中，該項目的業(yè)務(wù)分析師的任務(wù)是捕獲所有設(shè)計要求。他們進行了幾次信息收集會議，整理了他們的發(fā)現(xiàn)，并將文件發(fā)送給審查和批準(zhǔn)。

一個月后，當(dāng)您試圖獲得廣告模型的最終批準(zhǔn)時，您的一位關(guān)鍵利益相關(guān)者會告訴您，一項關(guān)鍵要求被遺漏了。事實證明，有問題的利益相關(guān)者沒有包括在需求審查中，也沒有與他們共享任何文件。

由于忽略了與一個重要的利益相關(guān)者共享重要文件，一個月的工作被拋到了一邊，因此需要進行大規(guī)模的重新設(shè)計。

希望這種非常常見的場景有助于突出共享項目文件的重要性。

任何可能影響項目結(jié)果的事情都應(yīng)與所有關(guān)鍵利益相關(guān)者共享。這不僅意味著項目報告和狀態(tài)更新，還包括設(shè)計審查、技術(shù)模型、原型、媒體和任何其他可交付成果。

在團隊成員之間共享文件和文檔可促進協(xié)作，并顯示可導(dǎo)致：

1、更好的想法

2、更快的進步

3、更全面的團隊

4、更高的工作滿意度

5、更高的員工保留率

二、在軟件中共享文件的好處

雖然文件可以輕松地在項目管理軟件之外共享，例如通過電子郵件或紙質(zhì)副本，但在系統(tǒng)內(nèi)共享文件還是提供了更多的其他好處。

1.更高的安全性

當(dāng)文檔和媒體在系統(tǒng)中維護時，您可以更好地控制誰可以閱讀、編輯和打印項目文件。如果您將文件上傳到第三方平臺進行共享，您無法確定該平臺是否有合適的控制和安全措施。

例如，在您的項目管理軟件中，您可以規(guī)定文件只與某些人共享。如果您使用其他云文件共享服務(wù)，您可能無法阻止人們將文檔轉(zhuǎn)發(fā)給沒有適當(dāng)安全許可的其他人。

另外，許多項目管理平臺在您從它們下載文件時提供病毒掃描，而其他平臺則可能沒有。

2.集中數(shù)據(jù)

維護一個集中的知識中心并為您的項目擁有一個可靠的事實來源至關(guān)重要。當(dāng)通過其他方式（例如電子郵件）共享文件時，很容易忘記哪個版本是正確的、誰擁有最新版本以及編輯、更改和批準(zhǔn)的歷史記錄。但是，當(dāng)直接從您的項目軟件共享文件時，它會自動維護更改記錄，并確保利益相關(guān)者永遠(yuǎn)不必被質(zhì)疑哪個版本是正確的。

3.降低成本

當(dāng)您可以通過項目管理軟件存儲、跟蹤和共享文件時，您就不必再投資另一個文件共享解決方案了。此外，如果您使用的是基于云的軟件，文件將通過Internet存儲和共享，從而釋放您的硬盤驅(qū)動器和服務(wù)器。

由于文件是通過互聯(lián)網(wǎng)連接直接共享的，因此無需購買和維護昂貴的設(shè)備和額外的存儲空間，否則這些設(shè)備將用于存儲共享文件。

4.節(jié)省時間

當(dāng)文件共享保留在您的項目管理系統(tǒng)中時，您可以輕松地將它們附加到它們相關(guān)的特定任務(wù)中。與僅聲明“請查看”的電子郵件或消息相比，這提供了有關(guān)共享內(nèi)容及其原因的更多信息。

這反過來又為接收者節(jié)省了大量時間來弄清楚為什么剛剛與他們共享了某些內(nèi)容。當(dāng)您完全專注于一項任務(wù)時，手頭有所有相關(guān)文檔非常重要，這樣您就不必花費時間進行不必要的搜索。

由于軟件中的版本和歷史控制，可以快速輕松地找到文件的最新副本并了解所做的更改。無需再翻閱您的電子郵件文件夾，試圖追蹤編輯和修訂的歷史。

不僅如此，只需單擊幾下即可從您的項目管理軟件共享文件——比掃描和通過電子郵件發(fā)送文件或發(fā)送紙質(zhì)副本要快得多。

5.更高的可訪問性

您有多少次不得不請人通過電子郵件向您發(fā)送您需要的文件？想象一下，如果唯一擁有該文件副本的人突然生病、休假或辭職，會發(fā)生什么情況。在等待關(guān)鍵信息時，您的整個項目可能會被擱置。

但是，當(dāng)每個文件都存儲在您的軟件中時，具有適當(dāng)安全權(quán)限的每個人都可以通過單擊按鈕訪問它——不再等待其他人為您挖掘它。此外，只要您可以訪問互聯(lián)網(wǎng)或軟件的移動應(yīng)用程序，您就可以在任何時間任何地方訪問文件。

6.能夠處理更大的文件

文件大小限制可能會阻止員工通過電子郵件發(fā)送大文件。如果沒有其他文件共享選項，他們將被迫創(chuàng)建FTP服務(wù)器、拆分或壓縮文件，或者物理交付它們。所有這些選項都非常耗時且可能成本高昂。

如果您的業(yè)務(wù)涉及大量大型文件類型，例如視頻、3D模型、照片或軟件代碼，那么您可以輕松地定期超出電子郵件文件的限制。即使文件通過了，它們也會迅速占用收件人的電子郵件存儲空間，迫使他們頻繁地歸檔或刪除文件。

通過您的項目管理軟件共享文件通過消除文件大小限制消除了這些問題