與一般的商業(yè)會(huì)議活動(dòng)相比，學(xué)術(shù)會(huì)議在運(yùn)營管理方面具備極強(qiáng)的專業(yè)屬性。例如學(xué)術(shù)大會(huì)的參會(huì)者會(huì)用‘公務(wù)卡繳費(fèi)’、每次參與活動(dòng)需要‘記錄學(xué)分’、一些想要討論的專家學(xué)者在學(xué)術(shù)會(huì)議開始前需要‘提交征文’......這些在一般會(huì)議中不存在的需求在學(xué)術(shù)大會(huì)的運(yùn)營與管理中確實(shí)重中之重。所以在學(xué)術(shù)大會(huì)策劃階段，不能以大多數(shù)會(huì)議活動(dòng)通用的模式來籌備，而需要‘具體問題具體分析’。

學(xué)術(shù)會(huì)現(xiàn)場管理是指在學(xué)術(shù)會(huì)議期間，使用專業(yè)的管理工具和流程，進(jìn)行現(xiàn)場管理的一種工作。它的目的是保證學(xué)術(shù)會(huì)議的順利進(jìn)行，例如對(duì)參會(huì)者的登記和核驗(yàn)，會(huì)場的維護(hù)，禮儀領(lǐng)導(dǎo)等。

快會(huì)務(wù) 學(xué)術(shù)會(huì)議管理系統(tǒng)

1、會(huì)前/現(xiàn)場注冊(cè)報(bào)名與繳費(fèi)

傳統(tǒng)學(xué)術(shù)會(huì)注冊(cè)報(bào)名與繳費(fèi)通常采用郵件發(fā)送回執(zhí)，通過回款完成繳費(fèi)對(duì)于參會(huì)者來說這種方式操作復(fù)雜，對(duì)于會(huì)務(wù)組來說統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)工作量也相當(dāng)大。

數(shù)字化的報(bào)名系統(tǒng)可以在手機(jī)端完成參會(huì)者的信息收集及繳費(fèi)，會(huì)務(wù)組可直接在后臺(tái)查看報(bào)名及繳費(fèi)情況，支持信息導(dǎo)出與修改；對(duì)參會(huì)者而言，足不出戶，一部手機(jī)就可以完成報(bào)名及繳費(fèi)，讓報(bào)名更加簡單。

2、現(xiàn)場簽到身份驗(yàn)證&打印胸卡

在學(xué)術(shù)會(huì)召開前，參會(huì)者入場及身份驗(yàn)證的過程必須即快又準(zhǔn)，才能確保參會(huì)者能按時(shí)進(jìn)入會(huì)場聽取心儀的嘉賓發(fā)言。

但傳統(tǒng)紙質(zhì)簽到中的低效及身份核驗(yàn)的準(zhǔn)確性一直眾人詬病的核心。不僅如此在統(tǒng)計(jì)過程中，管理人員也無法實(shí)時(shí)了解到嘉賓的到場數(shù)和各分會(huì)場入場情況，會(huì)場管理十分被動(dòng)。

而采用電子簽到方式，嘉賓到場后只需掃描系統(tǒng)自動(dòng)發(fā)送的個(gè)人中心電子票，系統(tǒng)就能自動(dòng)識(shí)別其身份并完成簽到，并可直接打印出帶個(gè)人信息的參會(huì)胸卡方便交流。

在分會(huì)場處工作人員通過掃描胸卡上二維碼即可驗(yàn)證該參會(huì)人是否具有入場權(quán)限，簡單高效。在簽到后臺(tái)，會(huì)務(wù)組也可以了解到各個(gè)分會(huì)場的簽到及入場情況，及時(shí)根據(jù)入場情況做出限流或增加減少座位等對(duì)應(yīng)調(diào)整策略。

3、大會(huì)日程管理及展示

在大會(huì)手冊(cè)及日程準(zhǔn)備過程中主辦方往往用紙張印制參會(huì)材料，消耗大、物料沉重。同時(shí)一般大會(huì)開始前演講嘉賓變動(dòng)頻繁，剛剛印好了一版，A教授告知臨時(shí)有事，又要作廢重新排日程，心力憔悴又耗時(shí)耗力。

同時(shí)，參會(huì)的學(xué)者和嘉賓往往希望能在會(huì)前即可自助的了解會(huì)議日程、嘉賓的演講信息、時(shí)間安排；以便安排自己的行程。而一般主辦方會(huì)通過固定學(xué)術(shù)網(wǎng)站來發(fā)布大會(huì)日程，渠道較窄不說，展示內(nèi)容的形式也有所局限。

快會(huì)務(wù)微網(wǎng)站提供了參會(huì)者隨時(shí)隨地自助了解會(huì)議全貌的媒介。參會(huì)者打開手機(jī)，就能隨時(shí)隨地，進(jìn)行查看會(huì)議日程、關(guān)注日程、檢索講師、查看論文等自助操作。學(xué)術(shù)大會(huì)的會(huì)務(wù)組也可以實(shí)時(shí)的修改調(diào)整日程及演講嘉賓，保存后即刻生效。

4、征文分派及審稿

除了以上這些，在征文收集及管理工作中仍面臨許多低效勞動(dòng)。征文管理中的工作零碎且繁雜整理格式、分類學(xué)科、授意修改、郵件往復(fù)、收集成冊(cè)等環(huán)節(jié)都面臨著低效及重復(fù)勞作，主辦方可在后臺(tái)根據(jù)不同學(xué)科指派不同專家進(jìn)行論文審核，在指派的同時(shí)可設(shè)置身高任務(wù)過期時(shí)間，系統(tǒng)將在特定時(shí)間向?qū)＜野l(fā)送催促通知（郵件/短信），并可通過后臺(tái)實(shí)時(shí)查看不同專家的審稿進(jìn)度，避免出現(xiàn)遺漏及審稿不及時(shí)的情況。

對(duì)于專家而言，每位專家擁有自己獨(dú)立的賬號(hào)，在征文審稿中，面對(duì)主辦方所指派的論文，可根據(jù)自身情況選擇接受及拒絕。遇到需要修改的論文直接通過系統(tǒng)內(nèi)部對(duì)接原作者，省去了主辦方作為中轉(zhuǎn)時(shí)進(jìn)行的往復(fù)工作。

會(huì)展行業(yè)正處于一個(gè)轉(zhuǎn)折點(diǎn)，快會(huì)務(wù)愿和您一起探索線上線下同步互動(dòng)、有機(jī)融合的辦展新模式。

快會(huì)務(wù)為主辦方提供在會(huì)務(wù)預(yù)約簽到解決方案，提供從基于平臺(tái)內(nèi)部的內(nèi)容運(yùn)營、到體系化的線上營銷以及總結(jié)報(bào)告等一站式服務(wù)。

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