作者基于自己從實(shí)驗(yàn)室管理者到研究生的經(jīng)歷，以及七年收發(fā)郵件的經(jīng)驗(yàn)總結(jié)了一些寫郵件的“套路”。

我們都有過這種經(jīng)歷：在讀郵件的時候，希望收到的這封郵件能更短、更簡潔，更有可操作。同樣，我們可能也有這樣的經(jīng)歷，郵件發(fā)出的當(dāng)下就希望能立即撤回，因?yàn)猷]件中漏掉了某個關(guān)鍵信息，或是郵件寫得太繞，不夠清晰。

讓對方透過郵件看到你的訴求可能并非易事，但你可以做到言簡意賅，并注明截止日期。來源：Getty

但是，我們通常不會花時間思索如何才能提高寫郵件的技巧，防止這類錯誤的發(fā)生。我之前在加拿大多倫多的兒童醫(yī)院做過一年半的臨床研究項(xiàng)目經(jīng)理，還在多倫多大學(xué)做過五年的實(shí)驗(yàn)室管理者，我現(xiàn)在是多倫多大學(xué)的一年級博士生。我的工作經(jīng)歷教會了我一些很實(shí)用的郵件寫作藝術(shù)，其中大部分都是我在和一個實(shí)驗(yàn)室的郵件往來中學(xué)到的，這個實(shí)驗(yàn)室有20多名學(xué)生和一名很忙的PI。以下6點(diǎn)是你能在寫郵件時注意的地方。

1. 言簡意賅

郵件沒有字?jǐn)?shù)限制，所以很容易夸夸其談。這里不是讓你只能發(fā)很短的郵件，一些信息確實(shí)需要更多時間和空間來解釋。腦子里想著讀郵件的人，問問自己，你希望他們看了郵件后主要能記住哪幾點(diǎn)？我建議把需要特別關(guān)注的內(nèi)容加粗或換一種顏色。這么做可以把讀信人的注意力吸引到關(guān)鍵的信息上來。

2. 加入可操作的詞匯

如果你想得到對方的幫助、解釋或回復(fù)，這一點(diǎn)尤其重要。你可能遇到過發(fā)郵件前希望能得到對方回復(fù)，但卻沒有收到任何回音。如果我把實(shí)驗(yàn)計(jì)劃用郵件發(fā)給導(dǎo)師，我會清晰說明我有哪些訴求。比如：

“請見附件的實(shí)驗(yàn)計(jì)劃。希望您能對計(jì)劃整體提出建議，并對計(jì)劃第4頁的表5給出具體意見。”

這樣的郵件清晰地表達(dá)了你希望導(dǎo)師能審閱整個計(jì)劃，并對特定部分給出詳細(xì)反饋。

3. 適當(dāng)時告知截止日期，并解釋原因

我們都有過遲遲等不到回復(fù)的經(jīng)歷。為了避免雙方對郵件的緊迫性出現(xiàn)認(rèn)知差，一定要在郵件中說明你想得到回復(fù)的時間。例如：

“請見附件的實(shí)驗(yàn)計(jì)劃。希望您能對計(jì)劃整體提出建議，并對計(jì)劃第4頁的表5給出具體意見。提交實(shí)驗(yàn)計(jì)劃的最后日期為11月25日，如果您能在11月20日前完成審閱，我就能在提交前做最后修改。”

這樣做，你就給了收件人完成任務(wù)的明確時間節(jié)點(diǎn)。一定要對你的訴求給出合理的時間，具體可以根據(jù)任務(wù)的范圍和復(fù)雜度來決定。

4. 后續(xù)跟進(jìn)

有時候，收件人可能因?yàn)橛刑嗍乱幚?，漏看了你的郵件，所以一定要再次聯(lián)系他們。

“請見附件的實(shí)驗(yàn)計(jì)劃。希望您能對計(jì)劃整體提出建議，并對計(jì)劃第4頁的表5給出具體意見。提交實(shí)驗(yàn)計(jì)劃的最后日期為11月25日，如果您能在11月20日前完成審閱，我就能在提交前做最后修改。

我會在3天后再與您聯(lián)系，確保一切都很清楚，并看看有沒有其他的需要?！?/p>

這樣的話，即使你沒有收到回復(fù)，也能在你要求對方回復(fù)的當(dāng)天再發(fā)一封跟進(jìn)郵件。大部分情況下，作為提醒的第二封郵件通常能獲得回復(fù)。但要記住，提醒自己記得跟進(jìn)也很重要，因?yàn)槭占丝赡芤蕾囘@第二封郵件來催促自己開始行動。你可以把這些日期添加到你的日程表中。

5. 把所有內(nèi)容都放進(jìn)一封郵件里

人們通常用郵件溝通正式或重要的信息。也就是說，如果你習(xí)慣連續(xù)發(fā)多封郵件進(jìn)行補(bǔ)充，你的郵件就得不到重視。為了防止兩分鐘內(nèi)連發(fā)三封郵件的事情發(fā)生，一個簡單而有效的辦法是在發(fā)送郵件前從頭到尾好好讀一遍。

如果你不確定你的郵件是不是寫全了，你可以先存在草稿箱里，等到下班時頭腦清晰的時候再看一遍。另一個好習(xí)慣是發(fā)送前在大腦里問問自己是否漏了什么。我有好幾次就是通過這么簡單的一步發(fā)現(xiàn)自己忘了一些很重要的信息。把所有附件都清晰標(biāo)注并附在同一封郵件中也會得到收件人的感激。最后，記得適當(dāng)寫一下事由，尤其是在轉(zhuǎn)發(fā)一連串郵件時，這能避免收件人不知道要看哪里，或是具體任務(wù)是什么。

6. 善用各種郵件功能

如果要添加附件，我就會打開彈出框，這樣能提醒自己別忘了上傳文件。其他功能還包括在點(diǎn)擊“發(fā)送”后延遲10秒發(fā)送，讓你有機(jī)會撤銷。對于回復(fù)期限很急的郵件，可以給郵件設(shè)置“重要性高”，但這個功能最好等到真的重要時再用。有些人還會選擇閱讀回執(zhí)功能，但對方可以自動關(guān)閉發(fā)送這類回執(zhí)。

直到今天，郵件在很大程度上依然是一個用于正式交流的工具，其他更方便對話的信息平臺包括Slack、Microsoft Teams或Google Chat。

我寫郵件的技能是通過幾千封郵件和許多漏發(fā)的附件總結(jié)而來的，這6點(diǎn)可以幫我節(jié)省時間，提高效率，避免表達(dá)不清。而我的PI也不再會用困惑的眼神看著我了。?

您還有什么寫郵件的小技巧？快分享在評論區(qū)吧！

原文以Six ways to grab your principal investigators’ attention by e-mail標(biāo)題發(fā)表在2023年2月28日《自然》的職業(yè)版塊上

? nature

doi:?10.1038/d41586-023-00592-2