在管理一個項目的過程中，確保事情做得正確、在預(yù)算范圍內(nèi)、按時完成是一個挑戰(zhàn)。要使一個項目成功，有很多活動部分，本文總結(jié)了五個常見的項目成本管理問題，以及解決這些問題的辦法。
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1. 等問題發(fā)生時才響應(yīng)
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在許多情況下，項目經(jīng)理可能落入了一個陷阱，認(rèn)為如果他們在問題出現(xiàn)時就處理好，就可以節(jié)省成本，但隨后出現(xiàn)了意想不到的事情，災(zāi)難降臨了。項目脫軌，人們爭先恐后地解決問題，從而延誤了他們的其他任務(wù)，并且必須做出意想不到的費用來挽救局面。

如何避免被動反應(yīng)？?
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在主動成本管理方面，我們就成本估算提出以下建議：
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-為成本估算的成功奠定基礎(chǔ)
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估算越詳細(xì)和精確，項目經(jīng)理就可以更好地預(yù)測和響應(yīng)項目中的事件，更可以減少意外發(fā)生。?從以前的項目中吸取經(jīng)驗教訓(xùn)和改進(jìn)流程，以幫助在過去的錯誤或成功的基礎(chǔ)上更進(jìn)一步。
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-成本估算和預(yù)算應(yīng)該結(jié)合
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將成本估算轉(zhuǎn)化為預(yù)算應(yīng)該是無縫的。例如，在8Manage PM項目管理解決方案中，用戶可以將估算鏈接到成本模塊，換句話說，系統(tǒng)可以根據(jù)批準(zhǔn)的估算創(chuàng)建預(yù)算文件以供執(zhí)行。項目和分解結(jié)構(gòu)保持一致，防止估算團(tuán)隊和成本團(tuán)隊之間出現(xiàn)差異。
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-確保項目有一種方法來監(jiān)控和管理掙值管理和成本差異
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建議使用成本跟蹤工具，將計劃績效與實際進(jìn)度和成本績效進(jìn)行比較。
● 確定如何衡量預(yù)測
● 確定有價值的 KPI
● 與項目流程保持一致至關(guān)重要
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2. 缺乏與利益相關(guān)者的溝通

對一個項目來說，建立標(biāo)準(zhǔn)化的報告也很重要。不同的報告格式會造成混亂，對保持?jǐn)?shù)據(jù)的完整性是一種風(fēng)險；如果團(tuán)隊沒有一致的數(shù)據(jù)溝通，信息就會丟失。
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在分析報告時，項目團(tuán)隊的可見性或可感知性是重要的考慮因素。如果需要的話，確保報告可以在不同的層次上報告，并提供適當(dāng)?shù)脑L問儀表盤的機(jī)會，使他們能夠做出準(zhǔn)確的、充分了解情況的決定。
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即使是簡單的任務(wù)日期和進(jìn)度沒有傳達(dá)給團(tuán)隊，這也意味著沒有遵循變更管理的協(xié)議，狀態(tài)更新也未能有效地傳達(dá)給利益相關(guān)者和其他團(tuán)隊成員。在一個地方跟蹤成本和變化是很重要的，最好是一個項目成本管理軟件。
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估算作為項目成本的基礎(chǔ)發(fā)揮著重要作用。擁有一個將估算和成本管理整合在一起的工具（并且足夠靈活，可以與調(diào)度工具和會計系統(tǒng)整合），給出的信息就更加可靠，從而確保有效的溝通。
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3. 缺乏工作分解結(jié)構(gòu)（WBS）
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WBS是對一個項目的目標(biāo)和范圍的可視化、分層次的分解。預(yù)算成本在很大程度上依賴于此。如果所使用的成本工具不允許用戶輕松地創(chuàng)建、管理和分配成本組成部分，那么管理起來就會很繁瑣。
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8Manage PM項目管理軟件足夠靈活，用戶可以從其他來源復(fù)制分解結(jié)構(gòu)，或根據(jù)需要創(chuàng)建許多WBS。這不僅可以實現(xiàn)強(qiáng)大的分級分類，而且還可以用于報告、衡量標(biāo)準(zhǔn)以及與其他成本相關(guān)文件的對接。它允許在一個估算中使用多種分解結(jié)構(gòu)。當(dāng)與第三方打交道時，這一點很重要，因為他們的報告方式可能與你的項目不同，但仍然允許你使用你公司的具體細(xì)分結(jié)構(gòu)。
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4. 項目時間和預(yù)算被低估
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不可否認(rèn)，時間和預(yù)算被各地的項目團(tuán)隊嚴(yán)重低估。
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信息就是力量，項目經(jīng)理應(yīng)該花時間了解項目過去和現(xiàn)在的表現(xiàn)。他們是否顯示出進(jìn)度的延遲和/或超支？了解這些將有助于確定任何正在或已經(jīng)發(fā)生的趨勢。哪些類型的成本被忽略了，為什么？如果項目經(jīng)理問自己以下問題，很多這些問題都可以避免：
● 是否從一開始就有足夠的資源？
● 是否有適當(dāng)?shù)南到y(tǒng)來分析和比較不同類別的概念/參數(shù)估算？
● 是否能夠在MTO的基礎(chǔ)上產(chǎn)生詳細(xì)的估算，或者在裝配結(jié)構(gòu)中創(chuàng)建成本對象？
● 是否能夠生成并將我們的估算與資源/人員配置估算聯(lián)系起來？
● 是否能夠分析不同情況下對我們的估算的影響（"假設(shè) "成本分析）？
● 是否有辦法為我們的項目制定內(nèi)部基準(zhǔn)，以便可以參考以前的項目來幫助未來的估算？
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5. 缺乏專門的項目管理工具
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Excel 確實有它的優(yōu)勢，例如它隨時可用、容易上手、完全（由你）量身定制。然而，對于管理大型項目中的成本管理，Excel是不夠的。Excel的一些挑戰(zhàn)包括：
● 沒有專門的功能
● 容易出錯（數(shù)據(jù)完整性）
● 有可能變得過于復(fù)雜 ?
● 通常取決于一個所有者
● 沒有版本管理功能
● 報告和視覺功能有限
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擁有專業(yè)的項目成本管理軟件可以幫助在一個來源中分析和組織項目成本信息，其中創(chuàng)建工作分解結(jié)構(gòu)、鏈接估算、與其他工具集成、對不同團(tuán)隊成員的可見性等功能都是可能的。
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項目管理軟件不會將成本管理視為孤立的功能，而是將其作為項目和投資組合績效的組成部分加以利用，并關(guān)聯(lián)項目間數(shù)據(jù)。它允許你設(shè)定明確的期望、控制范圍、跟蹤進(jìn)度并保持預(yù)期利潤。
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1. 準(zhǔn)確的預(yù)算編制：建立詳細(xì)預(yù)算計劃，合理估計成本和分配資源
2. 實時監(jiān)控：幫助跟蹤每一筆開支、資源利用和整體進(jìn)度
3. 自動成本計算： 確定所有的成本要素并提供詳細(xì)的成本明細(xì)
4. 分析和報告：分析項目的整體表現(xiàn)，包括成本、時間和資源利用
5. 協(xié)作： 提供對項目信息、預(yù)算和成本估算的便捷訪問
6. 成本預(yù)測： 幫助預(yù)測成本超支，并準(zhǔn)備相應(yīng)的應(yīng)急計劃
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成本管理是項目中的基本且重要的流程之一，希望以上這些信息能為你和你的項目提供一些價值，意識到這些錯誤并嘗試從這些錯誤中吸取教訓(xùn)。