在數(shù)字信息化浪潮的大力推動(dòng)下，目前越來(lái)越多企業(yè)意識(shí)到檔案數(shù)字化管理的必要性與作用，并且也都相繼落地實(shí)施了文件檔案管理系統(tǒng)。確實(shí)，規(guī)范科學(xué)的檔案管理成為企業(yè)發(fā)展不可忽視的一環(huán)，如何做好文件檔案管理系統(tǒng)工作?

檔案管理的內(nèi)容比較廣泛，即是傳統(tǒng)意義上的實(shí)體文件與檔案，也囊括了存儲(chǔ)于計(jì)算機(jī)上的所有文件信息。

細(xì)分一些來(lái)講，其中可包括員工人事檔案（反映調(diào)級(jí)、工齡累計(jì)、員工工資晉升、工種等事項(xiàng)）、財(cái)務(wù)檔案（反映企業(yè)檔期經(jīng)營(yíng)管理成果和企業(yè)成果發(fā)展歷史成果的檔案）、設(shè)備檔案（反映企業(yè)設(shè)備的種類、規(guī)格、購(gòu)進(jìn)年限、大修理時(shí)間、預(yù)計(jì)報(bào)廢時(shí)間、各設(shè)備圖紙等）、行政綜合檔案（包括重要的會(huì)議資料、各項(xiàng)規(guī)章制度、組織變革、變遷、年度大事記、發(fā)展規(guī)劃報(bào)告、年度工作總結(jié)、年初發(fā)展規(guī)劃、正度下發(fā)文件、證件性資料等）等。

所謂企業(yè)檔案數(shù)字化管理，就是將以上所有能夠反映企業(yè)經(jīng)營(yíng)的檔案進(jìn)行智能化管控。這里說(shuō)的智能化管理包含四個(gè)含義：收、存、管、用。

收，即收錄，關(guān)鍵在于檔案的全面。要做到檔案的全面收錄，需要文件檔案管理系統(tǒng)支持多格式的文件收錄。結(jié)合當(dāng)下企業(yè)發(fā)展情況，企業(yè)檔案的細(xì)分內(nèi)容包括公文、法律法規(guī)、合同、客戶資料、報(bào)表、圖片、視頻、發(fā)票憑證等，涉及dwg、cgm、epub、pcl、ps、wps、et、dpt、jeg、png、gif、tif、txt、hetm、doc、docx、xls、ppt、xps等二十多種格式。

用，即應(yīng)用，關(guān)鍵在于打造高效便捷的應(yīng)用方式。以往我們對(duì)于檔案的調(diào)用，通常需要通過(guò)線下的層層審批，使用文件檔案管理系統(tǒng)上，所有的審批應(yīng)用都可以通過(guò)線上搞定。這一面向?qū)ο蟮臋n案應(yīng)用模式，使得檔案使用人員的自主性更強(qiáng)，只要有檔案調(diào)用的需求，無(wú)論何時(shí)何地，都可以通過(guò)檔案管理系統(tǒng)，一鍵查詢調(diào)用。

管，即管理，關(guān)鍵在于流程化的管理。管理的內(nèi)容還是比較廣的，包括檔案的使用權(quán)限管理，檔案管理軟件將以往線下的檔案管理方式，搬到了線上，通過(guò)檔案管理系統(tǒng)，檔案管理人員可直接設(shè)置不同人員的檔案使用權(quán)限進(jìn)行檔案的使用管理。同時(shí)也可通過(guò)各種豐富的表單對(duì)檔案進(jìn)行進(jìn)行更換、批注等各種處理。

存，即存儲(chǔ)，重點(diǎn)在于檔案的科學(xué)層級(jí)劃分。企業(yè)的檔案是非常多的，之所以要使用專業(yè)的檔案管理軟件進(jìn)行檔案管理，最重要的原因之一是，檔案管理軟件提供了非?？茖W(xué)并且符合國(guó)家規(guī)范的層級(jí)劃分方式，能夠確保檔案歸檔、不重復(fù)、不遺漏，具有唯一性。

對(duì)于企業(yè)檔案管理工作內(nèi)容，會(huì)博通很好的做到將原本龐大的檔案資料室，濃縮為隨地隨時(shí)能夠攜帶在身上，并且能夠完成所有文件、檔案管理工作的云端資料室，讓企業(yè)文件、檔案工作更便利、更自由、更高效。