你知道開(kāi)個(gè)會(huì)有多貴？

如果某公司每周一次召集20個(gè)人開(kāi)兩個(gè)小時(shí)的會(huì)議。

假設(shè)該公司員工平均月工資是6000元，每月工作22天每天8小時(shí)，公司員工的時(shí)間成本大約是每小時(shí)34元。聚集20人開(kāi)一個(gè)兩小時(shí)的會(huì)，會(huì)議的時(shí)間成本就是1360元（34元×20人×2小時(shí)），一年52周，減去節(jié)假日算37周，每周開(kāi)一次會(huì)議的時(shí)間成本就是50320元（1360元×37周）。

假設(shè)該公司以出售服裝為主營(yíng)業(yè)務(wù)，賣(mài)一件服裝的毛利率是34%，那也就是說(shuō)，公司要多賣(mài)148000元，我們預(yù)估服裝零售均價(jià)是500元，那要多賣(mài)296件服裝才開(kāi)得起這個(gè)會(huì)議。

所以說(shuō)開(kāi)會(huì)是一個(gè)成本極高的溝通方式。

開(kāi)會(huì)的時(shí)間成本這么高，為什么還要開(kāi)會(huì)？表面上是為了解決各種問(wèn)題，其實(shí)開(kāi)會(huì)的本質(zhì)是為了更高效地創(chuàng)造價(jià)值！

用經(jīng)濟(jì)學(xué)理論來(lái)解釋?zhuān)褪怯糜行У臅?huì)議溝通和決策，創(chuàng)造出比時(shí)間成本更大的決策價(jià)值。

那么，怎么降低開(kāi)會(huì)的時(shí)間成本呢？

有些公司會(huì)限制參會(huì)人數(shù)，有些公司會(huì)縮短會(huì)議時(shí)間。限制參會(huì)人數(shù)的，比如像扎克伯格的臉書(shū)公司開(kāi)會(huì)的時(shí)候只能訂一張比薩餅，人多你就餓著；蘋(píng)果公司會(huì)拒絕沒(méi)有關(guān)系的人來(lái)開(kāi)會(huì)；谷歌公司的主張是會(huì)議，能不開(kāi)就不開(kāi)，而且堅(jiān)持會(huì)議人數(shù)不要超過(guò)8個(gè)人。

有些公司會(huì)縮短會(huì)議時(shí)間。比如亞馬遜公司堅(jiān)決不許用PPT，要求所有文檔都打印在6頁(yè)紙以?xún)?nèi)，在召開(kāi)會(huì)議之前，所有人要先讀完這些文檔資料，不在會(huì)上宣講；小米公司平時(shí)不開(kāi)會(huì)，有事情都在米聊群里溝通；王健林開(kāi)會(huì)講話的時(shí)間誤差不超過(guò)5分鐘，而且他要求參會(huì)人員本人必須到場(chǎng)不能讓其他人代表，要能管事，能決策，能負(fù)責(zé)，網(wǎng)友開(kāi)玩笑叫“萬(wàn)達(dá)開(kāi)會(huì)，沒(méi)人敢睡?！?/p>

當(dāng)然，有些會(huì)議還是要開(kāi)的。

我今天要和你分享的就是職場(chǎng)上那種最常見(jiàn)的或正式或半正式的工作會(huì)議，你應(yīng)該怎樣主持、組織和高效發(fā)言開(kāi)好一個(gè)會(huì)。

我總結(jié)了一個(gè)公式，開(kāi)好一個(gè)會(huì)=會(huì)前準(zhǔn)備+會(huì)中控場(chǎng)+會(huì)后落實(shí)

第一是會(huì)前準(zhǔn)備。

首先你要清楚今天開(kāi)這個(gè)會(huì)議的目標(biāo)是什么？

是想通過(guò)宣講讓所有同事了解領(lǐng)導(dǎo)新的工作思路？還是針對(duì)某個(gè)問(wèn)題讓大家頭腦風(fēng)暴來(lái)尋找一個(gè)新的解決方案？再或者是為了解決商品、零售、物流或某幾個(gè)部門(mén)之間協(xié)作的方式、方法問(wèn)題。

會(huì)議目的清楚了，會(huì)議形式就好確定了。

接著是確定時(shí)間。什么時(shí)候開(kāi)會(huì)？通知晚上開(kāi)會(huì)說(shuō)明要加班了，大家要充分討論達(dá)成共識(shí)。通知早晨一上班就開(kāi)會(huì)，說(shuō)明這個(gè)事兒馬上要解決，迫在眉睫。

然后是地點(diǎn)。在哪里開(kāi)會(huì)？是在會(huì)議室開(kāi)？還是在工作現(xiàn)場(chǎng)？如果在工作地點(diǎn)原地站著就開(kāi)會(huì)了，說(shuō)明這個(gè)會(huì)時(shí)間非常短，而且這個(gè)事兒必須當(dāng)場(chǎng)定下來(lái)，咱們只能談具體的執(zhí)行方案。如果是組織大家聚餐或是到某個(gè)會(huì)議中心去開(kāi)會(huì)呢？這就是團(tuán)建的一種形式，目的是促進(jìn)公司員工彼此的了解和加強(qiáng)團(tuán)隊(duì)的凝聚力，而不是為了某一件事兒。

最后是會(huì)前有溝通。

首先你需要制定一個(gè)會(huì)議的議程，并且在開(kāi)會(huì)前，把這個(gè)議程和會(huì)議材料用郵箱發(fā)給預(yù)計(jì)來(lái)開(kāi)會(huì)的人，先提前溝通一輪，了解各方同事的意見(jiàn)。

你還可以在開(kāi)大會(huì)前，先開(kāi)若干個(gè)小會(huì)，提前給大家做些說(shuō)明和引導(dǎo)，來(lái)獲得一些重要部門(mén)的支持。在溝通過(guò)程中發(fā)現(xiàn)了大家的情緒和意見(jiàn)，你還可以給領(lǐng)導(dǎo)提個(gè)醒，做一個(gè)傳聲筒和過(guò)濾器，比如財(cái)務(wù)部的張總對(duì)本月超預(yù)算的幾個(gè)項(xiàng)目不贊成。

還有一個(gè)重中之重就是和領(lǐng)導(dǎo)要做會(huì)前溝通，你可千萬(wàn)別想當(dāng)然地請(qǐng)領(lǐng)導(dǎo)來(lái)站臺(tái)助威，結(jié)果會(huì)議開(kāi)到一半，領(lǐng)導(dǎo)說(shuō)：“你們繼續(xù)，我有事先走了?！蹦撬腥硕冀拥揭粋€(gè)信息，就是領(lǐng)導(dǎo)不重視這個(gè)會(huì)，那你這個(gè)會(huì)開(kāi)得就很失敗。

所以你要會(huì)前和領(lǐng)導(dǎo)溝通：1、領(lǐng)導(dǎo)想達(dá)到的目的？2、有什么需要注意的地方？3、領(lǐng)導(dǎo)發(fā)言的時(shí)間是安排在什么時(shí)候，是先說(shuō)還是做總結(jié)？等等等

這里還有個(gè)提醒，就是必須會(huì)前立規(guī)矩。

比如每人發(fā)言限時(shí)2分鐘。

比如各部門(mén)自由發(fā)言的時(shí)間，不可以打斷，不可以討論。

再比如你請(qǐng)大家把手機(jī)調(diào)成震動(dòng)或關(guān)閉，嘿嘿，總有人不聽(tīng)是不是？

你要在開(kāi)會(huì)前就告訴大家今天這個(gè)會(huì)議特別重要，為保證開(kāi)會(huì)效率，給每個(gè)人發(fā)一個(gè)信封，請(qǐng)大家把手機(jī)裝進(jìn)里面，由會(huì)議組統(tǒng)一保管，會(huì)議期間誰(shuí)也別看手機(jī)了。

只要你是在會(huì)前立規(guī)矩，大家就不會(huì)有意見(jiàn)，你不能等到會(huì)議已經(jīng)亂起來(lái)了，你再說(shuō)定個(gè)開(kāi)會(huì)制度，那針對(duì)性就太強(qiáng)了。

接下來(lái)是會(huì)中控場(chǎng)。

第1，控場(chǎng)是從你自己開(kāi)始的。比如你平時(shí)穿得挺休閑，開(kāi)會(huì)這一天，你做了頭發(fā)，還穿了很正式的職業(yè)裝，別人就能從你這個(gè)姿態(tài)看到你正式和認(rèn)真的態(tài)度。當(dāng)然你的態(tài)度也會(huì)影響到所有參會(huì)者的態(tài)度。

第2，是會(huì)場(chǎng)布置。

比如會(huì)議室布置是將座椅分組擺放，這就代表著會(huì)議有討論和競(jìng)賽性質(zhì)；一排排座位顯然是在聽(tīng)報(bào)告；所有人圍在會(huì)議桌前一圈，這個(gè)會(huì)議要討論和表決。

比如大家發(fā)現(xiàn)會(huì)議桌上擺著紙和筆，這個(gè)會(huì)議要討論，要做筆記。

第3，我們說(shuō)會(huì)議材料。

你要準(zhǔn)備兩份會(huì)議材料，一份電子版在會(huì)議前一天通過(guò)郵件發(fā)給參會(huì)人員，讓大家有準(zhǔn)備。

另外再根據(jù)參會(huì)人數(shù)，每人一份將會(huì)議材料放在他們的位置上。

會(huì)議材料最好使用“金字塔”的敘事結(jié)構(gòu)，分類(lèi)陳述的文案多用結(jié)構(gòu)化用語(yǔ)，比如“原因、經(jīng)過(guò)、結(jié)果”、“首先、其次、最后”、“過(guò)去、現(xiàn)在、未來(lái)”、“現(xiàn)狀、目標(biāo)、方案”等等。

如果會(huì)議上需要使用PPT，千萬(wàn)不要密密麻麻全是字，最好是一頁(yè)P(yáng)PT說(shuō)清或解決一件事。還有，請(qǐng)記住“圖表勝千言”，一組數(shù)據(jù)或者一張圖片往往比單純的文字更有表現(xiàn)力。

比如你看這張圖片，貨品堆積如山，一張照片就把銷(xiāo)售下滑，庫(kù)存積壓嚴(yán)重的問(wèn)題可視化了，比你口干舌燥讀幾頁(yè)P(yáng)PT更觸目驚心。

還有我要提醒你，開(kāi)會(huì)發(fā)言這類(lèi)溝通你要多舉例，打比方，用講故事的方法來(lái)打動(dòng)人。

有一次會(huì)議要解決公司各部門(mén)之間爭(zhēng)嘴搶活，工作配合、協(xié)調(diào)的問(wèn)題。我放了一張人體的骨骼圖片來(lái)說(shuō)明公司的組織架構(gòu)。

腦袋是董事長(zhǎng)、總經(jīng)理，脖子是副總，法務(wù)部是經(jīng)理，銷(xiāo)售部、零售部、市場(chǎng)部是一雙手，客服部、零售支持部、陳列部、行政人力部是肝、腸、脾、胃、腎，商品部是心臟，財(cái)務(wù)部是血液，物流部是腳。

人體可以缺了哪個(gè)器官？缺一不可。故事一說(shuō)完，大家立馬就意識(shí)到了“各部門(mén)協(xié)作”的重要性，“亂戰(zhàn)”的問(wèn)題就初步得到了解決 。

第4、會(huì)議中出現(xiàn)爭(zhēng)執(zhí)、冷場(chǎng)和跑題怎么辦？

第一種情況，出現(xiàn)爭(zhēng)執(zhí)。打圓場(chǎng)嗎？說(shuō)兩位同事都有道理，咱們稍后再議。千萬(wàn)不要，“都有道理”這個(gè)說(shuō)法屬于和稀泥，這兩位同事也不會(huì)認(rèn)可。

請(qǐng)?jiān)趫?chǎng)的公司領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行干預(yù)嗎？不行啊。那你是打了包括領(lǐng)導(dǎo)在內(nèi)的好幾個(gè)人的臉。

作為會(huì)議組織者或主持人，你至少有兩種做法。

一個(gè)是及時(shí)叫停，提醒他們的爭(zhēng)吵影響了會(huì)議進(jìn)程，請(qǐng)其他同事先發(fā)言。

你還可以叫個(gè)暫停，緩和一下，請(qǐng)兩位同事用筆記本，把各自的想法寫(xiě)下來(lái)。通過(guò)讓同事書(shū)寫(xiě)的方式，來(lái)幫助他們迅速冷靜下來(lái)。

第二種情況，出現(xiàn)冷場(chǎng)。

比如我們希望這個(gè)會(huì)議要討論，結(jié)果大家都不說(shuō)話怎么辦？

你可以提前準(zhǔn)備一些大白紙，然后給大家分組，再要求各組把意見(jiàn)呈現(xiàn)在大白紙上。這就是強(qiáng)迫參會(huì)人員轉(zhuǎn)換發(fā)言的方式，但本質(zhì)沒(méi)有變，你必須說(shuō)出你的想法和建議。

第三種情況，就是跑題了。你怎么把他們的話題拽回來(lái)呢。

一個(gè)是你可以提醒時(shí)間，“咱們這個(gè)會(huì)議可就剩半小時(shí)了，要抓緊時(shí)間。”還可以強(qiáng)力拉回到會(huì)議議程上，“先停一下，我們剛才的討論議題不在這次會(huì)議議程上，我們?cè)侔才艜r(shí)間來(lái)溝通解決吧。下面請(qǐng)某某部門(mén)繼續(xù)發(fā)言。”

第三是會(huì)后落實(shí)。

開(kāi)會(huì)最怕的就是“會(huì)上很激動(dòng)，會(huì)后一動(dòng)不動(dòng)。”這樣的會(huì)議就白開(kāi)了。

2014年我服務(wù)過(guò)的一家公司，一次會(huì)議上總算說(shuō)服老板給營(yíng)銷(xiāo)中心增加一筆預(yù)算投入，可是會(huì)議結(jié)束后各分公司總經(jīng)理各回各家，誰(shuí)也沒(méi)跟進(jìn)。半年后，主管副總裁離職，營(yíng)銷(xiāo)中心就再也沒(méi)人落實(shí)這筆預(yù)算了。

所以在會(huì)議結(jié)束后，一定根據(jù)會(huì)議上的共識(shí)，明確下一步的分工，設(shè)置完成時(shí)間節(jié)點(diǎn)，職責(zé)到人，并用郵件的形式抄送給雙方部門(mén)的負(fù)責(zé)人。

我們來(lái)總結(jié)一下：

首先通過(guò)對(duì)時(shí)間成本的計(jì)算，我們知道了開(kāi)會(huì)很貴，并且學(xué)習(xí)了如何降低開(kāi)會(huì)時(shí)間成本的一些方法。

其次我們學(xué)習(xí)了如何開(kāi)好一個(gè)會(huì)的流程？有會(huì)前準(zhǔn)備，開(kāi)會(huì)的目標(biāo)、時(shí)間、地點(diǎn)的設(shè)定，會(huì)前要和領(lǐng)導(dǎo)、同事溝通，要立規(guī)矩。

還有會(huì)中控場(chǎng)，有會(huì)場(chǎng)布置，會(huì)議材料寫(xiě)作細(xì)節(jié)，還有如何解決會(huì)議中爭(zhēng)執(zhí)、冷場(chǎng)和跑題的辦法。

最后是會(huì)后落實(shí)。“編筐編簍，重在收口?！边@個(gè)收口就是會(huì)后的分工、落地和執(zhí)行。

我是九垚，是一個(gè)專(zhuān)注分享職場(chǎng)干貨和溝通技巧的職場(chǎng)老兵，如果上面這些技巧對(duì)你有用，請(qǐng)你點(diǎn)贊、收藏以便隨時(shí)觀看，身邊誰(shuí)最需要這些內(nèi)容，轉(zhuǎn)發(fā)給他，讓他也跟上你的進(jìn)度。