國(guó)家檔案局2022年4月7日發(fā)布了《電子檔案單套管理一般要求》（DA/T92-2022），該標(biāo)準(zhǔn)的發(fā)布與實(shí)施，標(biāo)志著檔案管理從“雙套制”歸檔大步邁進(jìn)“單套制”歸檔。隨著國(guó)家政策和新興技術(shù)的支持，“單套制”成為電子檔案管理的發(fā)展趨勢(shì)，那么如何在企業(yè)中施行單套制歸檔是企業(yè)管理者關(guān)心的問(wèn)題。遠(yuǎn)光軟件股份有限公司自2002年就開始了檔案電子化的研究，根據(jù)多年的檔案管理經(jīng)驗(yàn)，提出經(jīng)過(guò)實(shí)踐的檔案單套制解決方案，為企業(yè)的單套制歸檔提供借鑒和經(jīng)驗(yàn)。

一、?會(huì)計(jì)檔案管理背景

(一)?會(huì)計(jì)檔案概述

會(huì)計(jì)檔案是指會(huì)計(jì)憑證，會(huì)計(jì)賬簿和財(cái)務(wù)報(bào)告等會(huì)計(jì)核算專業(yè)資料，是國(guó)家檔案的重要組成部分。

會(huì)計(jì)資料是在核算過(guò)程中產(chǎn)生的各種資料，存在紙質(zhì)形式和電子形式。會(huì)計(jì)檔案通過(guò)會(huì)計(jì)資料轉(zhuǎn)換而來(lái)，會(huì)計(jì)檔案可以通過(guò)外部獲取或者內(nèi)部形成。會(huì)計(jì)檔案主要包括：

(二)?會(huì)計(jì)檔案管理

會(huì)計(jì)檔案管理是指通過(guò)建立會(huì)計(jì)檔案管理制度,采取可靠的措施,保證會(huì)計(jì)檔案的真實(shí)、完整、可用、安全。

會(huì)計(jì)檔案工作主要涉及會(huì)計(jì)部門和檔案部門，會(huì)計(jì)部門接收到會(huì)計(jì)檔案資料，對(duì)會(huì)計(jì)檔案資料進(jìn)行整理，主要包括：分類、排列、編號(hào)、組件、組卷、裝訂成冊(cè)、填寫封面。會(huì)計(jì)部門將臨時(shí)保管的會(huì)計(jì)檔案定期移交，檔案部門接收財(cái)務(wù)部門移交的會(huì)計(jì)資料后，嚴(yán)格按照檔案的分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行保管，進(jìn)而開展日常的檔案保管、檔案鑒定和銷毀、檔案查詢、檔案借閱等工作。

二、?單套制歸檔的必然性

(一)?會(huì)計(jì)檔案管理歷程

“雙套制”是指同一份文件的電子版本和紙質(zhì)版本同時(shí)存儲(chǔ)并可利用，雙套制強(qiáng)調(diào)的在歸檔環(huán)節(jié)要同時(shí)保存電子版和紙質(zhì)版兩種形式的文件?！皢翁字啤睔w檔是歸檔時(shí)只保存電子文檔，不再打印保存紙質(zhì)版文件。

隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展，很多單位都實(shí)施了會(huì)計(jì)信息化和電算化，在核算過(guò)程中形成的會(huì)計(jì)檔案包括電子檔案和紙質(zhì)檔案，會(huì)計(jì)檔案管理階段分為：“雙套制”階段、“單雙混合制”階段、“單套制”階段。

圖1 會(huì)計(jì)信息化發(fā)展歷程

數(shù)據(jù)來(lái)源：根據(jù)網(wǎng)絡(luò)資料整理

(二)?雙套制歸檔的弊端

電子會(huì)計(jì)檔案初期采用雙套制管理的方法，主要是因?yàn)椋阂皇窃诜蓪用嫔希娮訖n案的法律效力沒(méi)有被完全確認(rèn)，紙質(zhì)檔案的保存依舊是一顆“定心丸”；二是在技術(shù)層面，由于技術(shù)的局限性，使得電子檔案的真實(shí)性、安全性、完整性、可用性等要求不能被滿足；三是在文化層面，檔案人員對(duì)紙質(zhì)文件比較有安全感，不信任電子文件。

但是電子會(huì)計(jì)檔案在雙套制模式下遇到瓶頸，主要體現(xiàn)在：一是制作成本大，雙套制管理管理模式下會(huì)產(chǎn)生大量的紙質(zhì)文件，紙質(zhì)文件的打印工作會(huì)浪費(fèi)大量的紙張、打印機(jī)、墨盒等資源，違背當(dāng)前倡導(dǎo)的綠色環(huán)保理念。二是比對(duì)成本大，雙套制管理模式下需要同時(shí)管理電子文件和紙質(zhì)文件，在文件的流轉(zhuǎn)過(guò)程中需要校驗(yàn)電子文件與紙質(zhì)文件的一致性，增加人員工作量。三是保管成本大，紙質(zhì)文件容易損壞，不容易被借閱、利用，在紙質(zhì)文件的打印、保管、整理、存儲(chǔ)、利用等方面會(huì)極大程度地浪費(fèi)人力、財(cái)力和物力。

(三)?單套制歸檔的必然性

在數(shù)字時(shí)代，單套制是電子檔案管理的發(fā)展趨勢(shì)，是時(shí)代的必然，主要體現(xiàn)在：一是雙套制歸檔出現(xiàn)弊端，雙套制歸檔存在著一系列的問(wèn)題，例如：制作成本大、比對(duì)成本大、保管成本大，亟需新的歸檔模式來(lái)解決；二是單套制法律效力認(rèn)定，我國(guó)實(shí)行檔案雙套制管理模式的重要原因是電子文件的法律效力未得到全面認(rèn)可，近年來(lái)國(guó)家出臺(tái)了系列政策法規(guī)為電子文件單獨(dú)保存提供了法律依據(jù)，為單套制歸檔模式提供了法律保障；三是單套制歸檔優(yōu)勢(shì)明顯，單套制可以實(shí)現(xiàn)電子文件在線實(shí)時(shí)歸檔，降低了紙質(zhì)成本、節(jié)省了存儲(chǔ)空間、縮短了檔案整理時(shí)間、優(yōu)化了檔案管理流程。

三、?單套制歸檔模式分析

單套制歸檔模式將電子檔案作為存儲(chǔ)和管理的法定方式，而電子檔案對(duì)于計(jì)算機(jī)及系統(tǒng)的依賴性較高，這一管理模式也存在風(fēng)險(xiǎn)，主要體現(xiàn)在以下方面：一是真實(shí)性風(fēng)險(xiǎn)，電子檔案在流轉(zhuǎn)和存儲(chǔ)的過(guò)程中如果出現(xiàn)被篡改的情況，很難通過(guò)人工發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，從而影響整個(gè)文件的真實(shí)性。二是長(zhǎng)期性風(fēng)險(xiǎn)，電子檔案對(duì)于儲(chǔ)存的系統(tǒng)存在高度依賴性，一旦存儲(chǔ)的系統(tǒng)受到攻擊，檔案存儲(chǔ)的介質(zhì)發(fā)生損壞，檔案就可能無(wú)法讀取。

(一)?電子會(huì)計(jì)檔案的真實(shí)性要求

電子檔案最重要的目的是在司法實(shí)踐的作用，由于電子文件本身具有的特點(diǎn)，人們發(fā)現(xiàn)對(duì)電子檔案的真實(shí)性驗(yàn)證存在很大難度。檔案真實(shí)性為：內(nèi)容、邏輯結(jié)構(gòu)和背景與形成時(shí)一致。電子檔案的真實(shí)性管理應(yīng)采用管理與技術(shù)結(jié)合的方式進(jìn)行控制，制定對(duì)應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)防控策略，使用會(huì)計(jì)電子檔案系統(tǒng)保證電子檔案數(shù)據(jù)的真實(shí)性。

1.元數(shù)據(jù)管理

元數(shù)據(jù)是電子會(huì)計(jì)檔案的重要的組成部分，是描述電子檔案的內(nèi)容、邏輯結(jié)構(gòu)、背景及其整個(gè)管理過(guò)程的數(shù)據(jù)。在會(huì)計(jì)檔案系統(tǒng)的實(shí)施過(guò)程中，統(tǒng)一貫穿不同業(yè)務(wù)的元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)，應(yīng)當(dāng)與其他應(yīng)用系統(tǒng)密切關(guān)聯(lián)，集成存儲(chǔ)分散在不同系統(tǒng)的元數(shù)據(jù)，對(duì)元數(shù)據(jù)進(jìn)行獲取、存儲(chǔ)、維護(hù)、利用等，保證元數(shù)據(jù)安全可靠、來(lái)源法定、數(shù)據(jù)完整。

2.“四性”檢測(cè)

《電子文件管理暫行辦法》和《電子檔案移交與接收辦法》分別提出需要對(duì)電子檔案的“四性”真實(shí)性、完整性、可用性和安全性進(jìn)行檢測(cè)。2018年的《文書類電子檔案檢測(cè)一般要求》對(duì)“四性”的內(nèi)容及方法做了規(guī)定。在會(huì)計(jì)檔案的實(shí)施過(guò)程中應(yīng)該按照國(guó)家要求滿足“四性”檢測(cè)的相關(guān)要求，使用相關(guān)的技術(shù)手段保證電子文件的真實(shí)性。

3.防篡改要求

由于電子資料不穩(wěn)定性并且易篡改性，人們可以通過(guò)信息系統(tǒng)的漏洞對(duì)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行篡改，使得法院機(jī)構(gòu)更加認(rèn)可傳統(tǒng)方式產(chǎn)生的文件，電子檔案數(shù)據(jù)的可信度還在被接受中。在會(huì)計(jì)檔案的實(shí)施過(guò)程中，必須滿足會(huì)計(jì)檔案的防篡改要求，目前常用的防篡改技術(shù)有電子簽名、區(qū)塊鏈等。遠(yuǎn)光軟件通過(guò)在電子檔案中嵌入電子簽名技術(shù)實(shí)現(xiàn)文件的在線簽署，通過(guò)數(shù)字簽名技術(shù)辨別電子文件簽署人的身份，并表明簽署人認(rèn)可電子文件信息內(nèi)容，在提升業(yè)務(wù)辦理效率的同時(shí)確保其法律效力；通過(guò)區(qū)塊鏈存證應(yīng)用，多節(jié)點(diǎn)存證、多方協(xié)同、數(shù)據(jù)保全、在線溯源等功能，確保數(shù)據(jù)安全可信。

4.安全性要求

電子檔案系統(tǒng)應(yīng)該根據(jù)國(guó)家安全等級(jí)保護(hù)的相關(guān)要求建立安全機(jī)制、劃分安全級(jí)別，保證檔案信息安全。遠(yuǎn)光軟件在會(huì)計(jì)檔案系統(tǒng)的實(shí)施過(guò)程中通過(guò)對(duì)檔案數(shù)據(jù)和檔案人員分別進(jìn)行密級(jí)劃分，給用戶配置對(duì)應(yīng)的權(quán)限，在身份識(shí)別過(guò)程中使用CA認(rèn)證進(jìn)行身份識(shí)別、使用可信時(shí)間戳進(jìn)行檔案信息的法律效力、提供完善的日志記錄和審計(jì)功能，保證檔案管理過(guò)程可追溯。

(二)?電子會(huì)計(jì)檔案的長(zhǎng)期性管理

關(guān)于電子文件的長(zhǎng)期保存性問(wèn)題，1999年發(fā)布的開放檔案信息系統(tǒng)模型（OAIS）是業(yè)界公認(rèn)的參考模型，OAIS認(rèn)為電子文件的長(zhǎng)期保存主要包括可讀性、可用性、可理解性、完整性等特性。電子檔案通過(guò)數(shù)字的方式進(jìn)行保存和存儲(chǔ)，必須要依賴于一定的載體，才能實(shí)現(xiàn)后期的利用，要符合OAIS對(duì)電子文件長(zhǎng)期保存的要求，需要從格式方面和期限方面進(jìn)行要求。

1.格式要求

電子會(huì)計(jì)檔案歸檔過(guò)程中形成的文件主要包括文本類、數(shù)據(jù)類、圖像類文件，受限于流式文件的自身特性，不利于文檔長(zhǎng)期保存，隨之出現(xiàn)了版式文件格式要求?！峨娮游募w檔與電子檔案管理規(guī)范》和《電子文件存儲(chǔ)與交換格式版式文檔》分別提出了電子文件可采用PDF或者OFD格式。所以在電子檔案系統(tǒng)實(shí)施過(guò)程中，電子文檔的文件版式需要固化成PDF、OFD等固化格式。

2.期限要求

電子會(huì)計(jì)檔案的保存周期是從數(shù)十年到永久，電子檔案系統(tǒng)必須滿足電子會(huì)計(jì)檔案系統(tǒng)的保存期限要求，電子檔案長(zhǎng)期保存策略主要包括：（1）保存多套數(shù)據(jù)：復(fù)制多套電子檔案并存儲(chǔ)；（2）存儲(chǔ)多種介質(zhì)：即采用多種類型的存儲(chǔ)介質(zhì)保存電子檔案；（3）檢測(cè)設(shè)備和介質(zhì)：即對(duì)保存電子檔案的存儲(chǔ)設(shè)備的狀態(tài)進(jìn)行監(jiān)控和檢測(cè)；（4）導(dǎo)出信息包：可將元數(shù)據(jù)、版式文件導(dǎo)出并離線保存。所以，在電子檔案系統(tǒng)實(shí)施過(guò)程中，可以選擇合適的保存策略，保證電子會(huì)計(jì)檔案達(dá)到保存期限要求。

四、?單套制歸檔案例實(shí)踐

以遠(yuǎn)光軟件電子會(huì)計(jì)檔案系統(tǒng)為例進(jìn)行介紹：

（1）采集加工：遠(yuǎn)光智慧檔案通過(guò)外部直連等方式自動(dòng)獲取電子文件信息，識(shí)別電子文件的元數(shù)據(jù)信息，并與版式文件相互關(guān)聯(lián)，進(jìn)行電子文件真?zhèn)尾轵?yàn)，確保電子檔案真實(shí)合規(guī)。

（2）關(guān)聯(lián)使用：獲取的電子文件可以自動(dòng)被報(bào)賬系統(tǒng)、物資系統(tǒng)等前端系統(tǒng)引用，在歸檔過(guò)程中建立多源、異構(gòu)檔案數(shù)據(jù)間的有機(jī)聯(lián)系、自動(dòng)匯聚歸檔，實(shí)現(xiàn)前端業(yè)務(wù)的線上一體化處理。

（3）保管利用：通過(guò)數(shù)字簽名、數(shù)字水印、PDF固化、OFD固化等技術(shù)手段，保證電子檔案安全，電子檔案歸檔后，提供檔案檢索、檔案借閱、檔案統(tǒng)計(jì)等多維度檢索功能，并提供檔案的鑒定、銷毀、備份、移交等全生命周期的管理。

（4）知識(shí)圖譜：將歸檔電子文件和流轉(zhuǎn)信息進(jìn)行整合，形成價(jià)值信息知識(shí)圖譜，對(duì)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)形成軌跡相關(guān)聯(lián)的信息進(jìn)行梳理，深入分析挖掘，實(shí)現(xiàn)對(duì)經(jīng)營(yíng)管理過(guò)程行為模式的追索稽核。

圖1 遠(yuǎn)光智慧檔案管理案例

五、?單套制歸檔的預(yù)期成效

企業(yè)使用單套制檔案歸檔方式會(huì)帶來(lái)了以下幾個(gè)方面的改進(jìn)和提升：

(一)?提高管理效益

在傳統(tǒng)管理模式下，紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案的歸檔步驟比較繁雜，發(fā)票、憑證、賬簿、報(bào)表等電子形式的會(huì)計(jì)資料均需手動(dòng)打印、整理、裝訂、裝盒上架、入庫(kù)歸檔，耗時(shí)長(zhǎng)且易出錯(cuò)。

在單套制管理模式下，全程以電子數(shù)據(jù)自動(dòng)歸檔替代會(huì)計(jì)資料打印、整理等環(huán)節(jié)，實(shí)現(xiàn)電子檔案數(shù)據(jù)自動(dòng)獲取、封裝、歸檔，縮短了歸檔時(shí)間，提高了管理效益。

(二)?節(jié)省經(jīng)濟(jì)成本

在傳統(tǒng)管理模式下，大量的會(huì)計(jì)資料需要紙質(zhì)打印進(jìn)行歸檔，在打印和保存的過(guò)程中需要耗費(fèi)大量的紙張、打印機(jī)、墨盒，耗費(fèi)大量的人力資源和庫(kù)存資源。

在單套制管理模式下，只存儲(chǔ)電子檔案，不需要打印存儲(chǔ)紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案，可節(jié)省打印紙質(zhì)材料的耗材成本、人工成本；也不需要過(guò)多的人員以及庫(kù)房配備，可以節(jié)省經(jīng)濟(jì)成本。

(三)?保證檔案安全

在傳統(tǒng)管理模式下，大量的發(fā)票、合同等紙質(zhì)檔案資料的真?zhèn)涡?、重?fù)性需要人工核驗(yàn)，核驗(yàn)工作量大并且容易出錯(cuò)，檔案信息易被篡改。

在單套制管理模式下，系統(tǒng)可以自動(dòng)對(duì)原始憑證進(jìn)行真?zhèn)涡?、重?fù)性校驗(yàn)，在檔案資料流轉(zhuǎn)過(guò)程中，系統(tǒng)可以采用電子簽章技術(shù)，避免了對(duì)會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行篡改的風(fēng)險(xiǎn)，保證了檔案信息的真實(shí)性；另外電子檔案經(jīng)過(guò)加密存儲(chǔ)、劃分安全等級(jí)、進(jìn)行權(quán)限控制，保證檔案全程使用安全可控，有據(jù)可查。

(四)?促進(jìn)檔案利用

在傳統(tǒng)管理模式下，大量的會(huì)計(jì)檔案資料都是以紙質(zhì)形式存在，沒(méi)有紙質(zhì)檔案與電子檔案的索引關(guān)系，查閱繁瑣困難，資料的元數(shù)據(jù)沒(méi)有被提取，大量的檔案只能“沉睡”在檔案庫(kù)房中，檔案信息價(jià)值沒(méi)有被發(fā)揮出來(lái)。

在單套制管理模式下，檔案的關(guān)鍵元數(shù)據(jù)信息被提取出來(lái)，把分散在不同地方的檔案信息進(jìn)行匯集在一起，在進(jìn)行檔案查詢時(shí)，可以將關(guān)聯(lián)性的數(shù)據(jù)進(jìn)行檢索，能建立檔案知識(shí)圖譜，通過(guò)挖掘、分析將散落的信息重新組合，可以提高檔案利用的效率。

作者：遠(yuǎn)光軟件 李明遠(yuǎn)

咨見(jiàn) 第七期

“咨見(jiàn)”專欄自2022年1月起推出，匯聚遠(yuǎn)光軟件咨詢及實(shí)施專家團(tuán)隊(duì)智慧，解讀最新政策，聚焦行業(yè)觀點(diǎn)，分享優(yōu)秀案例，輸出數(shù)字企業(yè)、智慧能源方案及新興科技研究等內(nèi)容，形成“遠(yuǎn)光咨詢智庫(kù)”，分享遠(yuǎn)光專家們的智慧洞察，積累專業(yè)知識(shí)，謹(jǐn)與大家一起學(xué)習(xí)交流，共同成長(zhǎng)。