從原材料和辦公用品到技術(shù)服務(wù)，所有企業(yè)都需要進(jìn)行各種采購(gòu)。許多企業(yè)不會(huì)讓員工單方面做出采購(gòu)決定，而是首先要求他們通過(guò)提交采購(gòu)申請(qǐng)，供內(nèi)部審查和批準(zhǔn)，來(lái)申請(qǐng)他們需要的物品。這有助于確保員工只采購(gòu)必要且符合采購(gòu)準(zhǔn)則的物品，還能防止欺詐，并為會(huì)計(jì)和審計(jì)創(chuàng)建清晰的記錄。
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什么是采購(gòu)申請(qǐng)？
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采購(gòu)申請(qǐng)是企業(yè)內(nèi)的個(gè)人生成的文件或請(qǐng)求，用于啟動(dòng)特定物品或服務(wù)的采購(gòu)流程。員工填寫(xiě)采購(gòu)申請(qǐng)，并將其提交給適當(dāng)?shù)膫€(gè)人或部門(mén)進(jìn)行審查和批準(zhǔn)。審查者可能包括員工的直線經(jīng)理和企業(yè)的中央采購(gòu)或采購(gòu)部門(mén)。當(dāng)采購(gòu)申請(qǐng)被批準(zhǔn)，企業(yè)就會(huì)向適當(dāng)?shù)墓?yīng)商發(fā)出所需物品的采購(gòu)訂單。

為什么采購(gòu)流程中需要采購(gòu)申請(qǐng)？
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將采購(gòu)申請(qǐng)納入精心設(shè)計(jì)的采購(gòu)流程，可以為企業(yè)及其員工帶來(lái)許多好處。以下是一些最重要的優(yōu)點(diǎn)：
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1、為員工創(chuàng)建清晰的流程
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采購(gòu)申請(qǐng)流程有助于正式確定誰(shuí)可以采購(gòu)什么、何時(shí)采購(gòu)以及如何采購(gòu)的規(guī)則。通過(guò)實(shí)施采購(gòu)申請(qǐng)步驟，員工、經(jīng)理和采購(gòu)團(tuán)隊(duì)清楚地了解如何處理采購(gòu)。
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2、讓采購(gòu)更加透明
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采購(gòu)申請(qǐng)有助于了解哪些團(tuán)體和個(gè)人在采購(gòu)什么以及為什么采購(gòu)，特別是當(dāng)采購(gòu)申請(qǐng)是以電子方式而非紙質(zhì)方式創(chuàng)建時(shí)。
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3、簡(jiǎn)化采購(gòu)
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當(dāng)作為數(shù)字采購(gòu)工作流程的一部分，標(biāo)準(zhǔn)的采購(gòu)申請(qǐng)流程可以簡(jiǎn)化和加快采購(gòu)貨物和服務(wù)的整體過(guò)程。
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4、控制成本
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審批過(guò)程是防止不當(dāng)支出或超支的重要步驟。采購(gòu)申請(qǐng)通常必須經(jīng)過(guò)審查，以確保其準(zhǔn)確并反映真實(shí)需求。這個(gè)審查過(guò)程有助于確保采購(gòu)申請(qǐng)是合理的，并在預(yù)算之內(nèi)。此外，通過(guò)匯總整個(gè)組織的采購(gòu)，企業(yè)可以與供應(yīng)商進(jìn)行談判，以獲得更好的價(jià)格和條款。
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5、阻止或發(fā)現(xiàn)欺詐
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明確定義和強(qiáng)制執(zhí)行的采購(gòu)申請(qǐng)流程可以減少無(wú)賴員工為個(gè)人使用而采購(gòu)物品或與供應(yīng)商串通欺騙企業(yè)的機(jī)會(huì)。
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6、與采購(gòu)準(zhǔn)則保持一致
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采購(gòu)小組可以審查采購(gòu)請(qǐng)求，以確保它們被引導(dǎo)到經(jīng)批準(zhǔn)的供應(yīng)商，并符合企業(yè)的其他準(zhǔn)則。
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7、防止重復(fù)的訂單
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當(dāng)中央采購(gòu)部門(mén)監(jiān)督所有的采購(gòu)申請(qǐng)時(shí)，可以提高發(fā)現(xiàn)不同人對(duì)相同產(chǎn)品或服務(wù)重復(fù)請(qǐng)求的能力。
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8、增加問(wèn)責(zé)制
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如果有任何問(wèn)題，例如，訂單丟失或?qū)φl(shuí)申請(qǐng)了哪些物品有爭(zhēng)議，采購(gòu)申請(qǐng)會(huì)創(chuàng)建一個(gè)企業(yè)可以參考的記錄。
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9、為財(cái)務(wù)審計(jì)提供文件
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審計(jì)員可能會(huì)要求提供證據(jù)，證明采購(gòu)請(qǐng)求得到了適當(dāng)?shù)膶彶楹团鷾?zhǔn)。采購(gòu)申請(qǐng)可以為此目的提供重要信息。
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如何自動(dòng)化你的采購(gòu)申請(qǐng)工作流程
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自動(dòng)化采購(gòu)申請(qǐng)工作流程通常是作為整個(gè)采購(gòu)流程自動(dòng)化的更廣泛計(jì)劃的一部分。它包括分析組織當(dāng)前的采購(gòu)流程，選擇符合組織需求的軟件，并定制軟件以簡(jiǎn)化流程。
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1、評(píng)估你目前的采購(gòu)申請(qǐng)流程
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檢查當(dāng)前流程中的每個(gè)步驟，尋找瓶頸和痛點(diǎn)。記錄哪些是工作順利的，哪些是不順利的。
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2、評(píng)估購(gòu)買軟件解決方案
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選擇具有適合你的采購(gòu)申請(qǐng)需求的能力和特點(diǎn)的軟件。該軟件應(yīng)該能夠自動(dòng)完成從申購(gòu)到采購(gòu)訂單的采購(gòu)流程。理想情況下，該產(chǎn)品應(yīng)與其他關(guān)鍵的企業(yè)軟件集成，如庫(kù)存和財(cái)務(wù)應(yīng)用程序。
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3、選擇表格和工作流程
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通常情況下，企業(yè)可以先選擇采購(gòu)軟件提供的預(yù)先設(shè)計(jì)好的模板和工作流程，然后根據(jù)自己的需要進(jìn)行調(diào)整。
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4、根據(jù)需要進(jìn)行定制
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調(diào)整采購(gòu)申請(qǐng)表、審批路線、通知和其他功能，以更貼近你的企業(yè)的需求。
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使用8Manage SRM 自動(dòng)化你的采購(gòu)流程
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企業(yè)可以通過(guò)采購(gòu)管理軟件實(shí)現(xiàn)自動(dòng)的采購(gòu)申請(qǐng)和采購(gòu)，從而消除緩慢、容易出錯(cuò)且成本高昂的手動(dòng)流程。幫助你確保采購(gòu)申請(qǐng)符合企業(yè)的估計(jì)成本，將請(qǐng)求發(fā)送給適當(dāng)?shù)膶徟?，在每個(gè)步驟發(fā)送通知并更新整個(gè)流程中的交易。
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8Manage SRM可用于集中式采購(gòu)與部門(mén)采購(gòu)，幫助用戶輕松地處理不同類型的采購(gòu)需求。它還能為不同的采購(gòu)申請(qǐng)?jiān)O(shè)置不同的審批流程，并按照條件分派不同的采購(gòu)負(fù)責(zé)人。
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8Manage SRM采購(gòu)管理的跨職能優(yōu)勢(shì)包括：
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? 更好的成本控制：結(jié)構(gòu)化的申請(qǐng)和審批工作流程消除了不必要的采購(gòu)，并提供對(duì)業(yè)務(wù)支出的更好洞察。

? 更好的溝通：透明、清晰的采購(gòu)流程可以讓請(qǐng)求者、審批者和供應(yīng)商在每個(gè)階段都了解情況。

? 自動(dòng)跟蹤：在審批過(guò)程中，采購(gòu)請(qǐng)求會(huì)伴隨自動(dòng)提醒和通知。

? 錯(cuò)誤更少：可確保在提交申請(qǐng)之前將所有信息輸入到申請(qǐng)中。一旦獲得批準(zhǔn)，該數(shù)據(jù)將自動(dòng)轉(zhuǎn)換為采購(gòu)訂單并發(fā)送給供應(yīng)商，從而減少手動(dòng)數(shù)據(jù)輸入錯(cuò)誤的可能性。

? 簡(jiǎn)化流程：8Manage SRM自動(dòng)化的采購(gòu)申請(qǐng)工作流程節(jié)省請(qǐng)求者和審批者的時(shí)間并減少麻煩。
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結(jié)論
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采購(gòu)申請(qǐng)是深思熟慮且精簡(jiǎn)的采購(gòu)流程中關(guān)鍵的第一步。精心設(shè)計(jì)的采購(gòu)申請(qǐng)流程有助于管理企業(yè)開(kāi)支，同時(shí)確保員工能夠購(gòu)買到提高企業(yè)績(jī)效所需的商品和服務(wù)。實(shí)施采購(gòu)申請(qǐng)流程還可以防止采購(gòu)欺詐，創(chuàng)建清晰的審計(jì)跟蹤、提高效率，并使支出更加透明。