范圍說明書是一份定義了項目范圍的所有要素以及假設(shè)、項目要求和驗收標(biāo)準(zhǔn)的文件。項目范圍說明書將作為主要工具，供利益相關(guān)者和團(tuán)隊成員參考，并作為準(zhǔn)確衡量項目成功的準(zhǔn)則。
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項目范圍說明書是范圍管理計劃的一部分，包含了管理項目范圍的所有策略、規(guī)則和程序。同樣，范圍管理計劃也是你的項目計劃的一個重要組成部分。

如何編寫項目范圍說明書
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要正確地概述你的項目范圍說明，必須解決以下七件事：
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1. 項目目標(biāo)和目的
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項目目標(biāo)和目的是定義項目目的內(nèi)容。項目目標(biāo)是通向更廣泛的項目目的的較小步驟。在你的項目范圍文件中，首先要對它們進(jìn)行解釋。這些目標(biāo)和目的也應(yīng)該被記錄在項目章程中。
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2. 項目要求
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項目經(jīng)理和利益相關(guān)者必須就項目范圍和其他項目要求達(dá)成協(xié)議，如預(yù)期質(zhì)量、風(fēng)險、收益和成本等等。
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3. 項目范圍描述
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這聽起來可能很容易，但這是最重要的一步。在這一步，你將定義項目范圍，也就是完成項目所需要做的所有工作。這里有一些簡單步驟來幫助你定義項目范圍。
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● 使用工作分解結(jié)構(gòu)，將所有項目任務(wù)、可交付成果和里程碑可視化。
● 列出項目范圍內(nèi)的內(nèi)容和范圍外的內(nèi)容。所有不包括在項目范圍內(nèi)的內(nèi)容都稱為項目排除項。
● 確定項目限制，即時間或成本等所有限制。
● 創(chuàng)建范圍基線，將你的實際進(jìn)展與計劃的項目范圍進(jìn)行比較。
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項目排除項和限制項是必不可少的，因為它們有助于為項目的存在建立界限。它們還可以管理你的利益相關(guān)者的期望/投入，并為團(tuán)隊成員提供一些創(chuàng)造性的限制。
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4. 項目不包括的內(nèi)容
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雖然你必須從一開始就圍繞項目所包括的內(nèi)容確定界限，但列出該項目不包含的內(nèi)容也非常重要。比如：
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● 為以后的項目計劃但有意不包括在此項目中的應(yīng)用程序更新
● 限制或重新安排客戶對某些支持線路/產(chǎn)品功能的訪問。
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5. 項目制約因素
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項目約束是使管理項目成為難題的原因。管理任何項目的三大制約因素通常是時間、資金和范圍，也就是所謂的項目管理的三重制約因素。它們是相互關(guān)聯(lián)的，這意味著如果你拉動 "范圍 "的一個杠桿，"金錢 "或 "時間 "的另一個杠桿也會變動。
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但是，還有一些額外的項目約束可能會在任何時候出現(xiàn)，包括風(fēng)險、資源、組織、方法、客戶等等。列出在項目中預(yù)見的所有制約因素，準(zhǔn)備好解決方案，以便在需要時隨時啟動。
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6. 項目假設(shè)
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項目假設(shè)通常圍繞著最終成為制約因素的事項而展開，包括時間、金錢和范圍。例如，在項目范圍文檔的這一部分中，“前端開發(fā)團(tuán)隊將在此項目時間段內(nèi)可用”，或者“客戶支持團(tuán)隊將在X時間前接受新產(chǎn)品培訓(xùn)”。
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把這些列出來是很重要的，因為這不僅會告訴主要利益相關(guān)者你的主要資源需求是什么，以使項目順利進(jìn)行，而且還會讓你快速了解最大風(fēng)險因素在哪里。
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7. 項目的可交付成果
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列出團(tuán)隊成員為實現(xiàn)業(yè)務(wù)目標(biāo)需要產(chǎn)生的可交付成果。這可以包括產(chǎn)品本身、說明和安裝手冊、營銷材料、新聞稿、廣告活動等。
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結(jié)論
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項目范圍說明綱要有助于在你建立完整的范圍說明時充當(dāng)一個標(biāo)記。在如此高的水平上預(yù)測項目的未來雖然是不可能的，但這是讓你的項目盡可能接近結(jié)果的第一步。通過從上面的七個關(guān)鍵說明開始，你可以在一個成功的項目上取得先機(jī)。
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現(xiàn)代項目管理軟件8Manage PM通過提供豐富的功能來創(chuàng)建詳細(xì)的項目計劃、設(shè)定項目目標(biāo)、定義項目可交付成果和跟蹤進(jìn)度，從而幫助管理項目范圍。
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● 支持工作分解結(jié)構(gòu) (WBS)，制定切合實際的項目進(jìn)度和預(yù)算
● 實時跟蹤項目進(jìn)度，識別與范圍的任何偏差并采取糾正措施
● 與利益相關(guān)者共享項目范圍，以確保每個人都了解預(yù)期的內(nèi)容
● 對范圍變更請求進(jìn)行評估和批準(zhǔn)，溝通變更讓相關(guān)人員達(dá)成共識
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8Manage PM允許項目經(jīng)理建立文件化的范圍說明書，將項目要求傳達(dá)給利益相關(guān)者，維護(hù)范圍變更和偏差，并根據(jù)原始范圍監(jiān)控項目績效。
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通過協(xié)作和實時更新，8Manage PM項目管理軟件使團(tuán)隊能夠保持正軌、管理風(fēng)險并解決項目生命周期中可能出現(xiàn)的問題。這有助于確保項目在定義的范圍內(nèi)、按時和在預(yù)算內(nèi)完成。