當(dāng)為企業(yè)采購貨物時，應(yīng)該使用采購訂單還是采購協(xié)議？為了確定這一點，需要先了解兩者的區(qū)別。
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合同基礎(chǔ)知識
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采購訂單和采購協(xié)議都是采購商品時使用的法律文件。要理解采購訂單和采購協(xié)議，首先需要對合同的創(chuàng)建過程有一個基本的了解。
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當(dāng)買方提出采購貨物的要約，而賣方接受該要約時，合同就形成了。賣方必須按照要約中的條款接受該要約。如果賣方改變?nèi)魏螚l款，則不是接受。相反，擬議的條款變更使其成為賣方的還價，然后買方必須接受才能簽訂合同。
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當(dāng)然，合同法要比這個例子所解釋的復(fù)雜得多。但是，這種合同法的簡化足以解釋采購訂單和采購協(xié)議之間的區(qū)別。這兩種文件的主要區(qū)別在于它們?nèi)绾我约昂螘r成為具有約束力的合同。

采購訂單

采購訂單（PO）是購買貨物的要約。它由潛在的買方創(chuàng)建并發(fā)送給潛在的賣方。在發(fā)送PO時，它不是一份合同。采購訂單成為合同有兩種方式：
● 一種方式是賣方通過簽署 PO 或以其他方式以書面形式表示接受來接受采購訂單的條款。
● 另一種方式是由賣方提供所訂購的貨物。
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采購訂單至少包含買賣雙方的名稱、對所訂購貨物的描述，以及應(yīng)支付的價格。它還可能包括各種其他條款，這可以使它像采購協(xié)議一樣詳細(xì)。傳統(tǒng)上，采購訂單的溝通是通過郵件或傳真完成的，但現(xiàn)在經(jīng)常在網(wǎng)上進(jìn)行。這種電子傳輸可以通過電子郵件或在賣方的網(wǎng)站上進(jìn)行。
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采購協(xié)議
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采購協(xié)議是一份由買方和賣方共同簽署的法律文件。一旦雙方簽字，它就是一份具有法律約束力的合同。賣方只能通過簽署該文件來接受報價，而不是僅僅提供貨物。
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采購訂單是在雙方達(dá)成協(xié)議之前創(chuàng)建的：買方將PO發(fā)送給賣方，然后賣方可以選擇是否接受。有了采購協(xié)議，雙方事先就達(dá)成了協(xié)議，而采購協(xié)議是該協(xié)議的書面表達(dá)。
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采購協(xié)議將包含PO中的所有信息，但通常是一份較長的文件，包含更多額外的細(xì)節(jié)。
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何時使用采購訂單和何時使用采購協(xié)議
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關(guān)于何時必須使用任何一種類型的文檔，并沒有相關(guān)規(guī)定。是否使用采購訂單或采購協(xié)議將取決于采購的性質(zhì)或行業(yè)的慣例。例如，房地產(chǎn)交易是以采購協(xié)議進(jìn)行的，而不是PO。此外，如果涉及政府合同，政府機(jī)構(gòu)的規(guī)則或政策可能決定了要使用的文件類型。
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如果在一段時間內(nèi)重復(fù)采購或交付，可以混合使用各種文件。有時會同時使用這兩種文件，采購協(xié)議說明協(xié)議的綜合條款，采購訂單用于根據(jù)需要請求交貨。
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其他時候，使用 "一攬子 "采購訂單說明完整的條款，而其他文件則由買方用來安排特定的交付。這種為買方提供持續(xù)需求的安排有時是由產(chǎn)品供應(yīng)協(xié)議制定的。
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當(dāng)采購相對簡單，或?qū)⒅貜?fù)采購?fù)活愋偷呢浳飼r，更經(jīng)常使用采購訂單。例如，購買辦公用品、筆記本電腦或其他定期使用的物品，通常會用采購單來完成。
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當(dāng)交易比較復(fù)雜，或者貨物比較昂貴時，一般會使用采購協(xié)議。例如，購買一臺價值50萬元的機(jī)器，需要賣方進(jìn)行安裝并提供支持服務(wù)時，更有可能使用采購協(xié)議。然而，這兩種類型的文件在使用時并沒有明確的界限。
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不管是使用采購訂單還是采購協(xié)議，重要的是要創(chuàng)建一個包括所有期望的協(xié)議條款的文件，并了解何時創(chuàng)建一個有約束力的合同?，F(xiàn)代采購管理系統(tǒng)8Manage SRM提供了完整的采購到付款軟件解決方案，使你的采購工作流程自動化，這將幫助你更快地創(chuàng)建協(xié)議，與內(nèi)部和外部利益相關(guān)者進(jìn)行有效溝通，并掌握你的義務(wù)和關(guān)鍵時間表。
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-采購訂單集中管理
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通過8Manage SRM采購管理系統(tǒng)，你可以進(jìn)行全方位的采購訂單執(zhí)行管理，完成采購訂單的生成、審批、價格、發(fā)貨、發(fā)票及付款。系統(tǒng)可自動生成采購訂單，通過供應(yīng)商自助平臺或電子郵件自動發(fā)送給供應(yīng)商，供應(yīng)商可在線接收和審批采購訂單。
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-采購合同有序管理
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