暢飛揚檔案管理系統(tǒng)助力數(shù)字檔案資源中心建設

2023-09-05 15:36 作者:暢飛揚檔案數(shù)字化 0人讀過 | 我要投稿

傳統(tǒng)的檔案館管理主要問題：

1、紙版及實物檔案，收集、管理、存儲等問題難以兼顧

2、歸檔、借閱、鑒定過程存在障礙

3、人員流動性大致日志不完善，記錄難追溯

4、檔案制度執(zhí)行力不夠，管理效率低

5、檔案歸檔、借閱、鑒定過程存在障礙

01目標

通過先進的信息技術手段建立數(shù)字檔案館，將檔案館資源以及分散在各個業(yè)務系統(tǒng)的需要長期保存的數(shù)據(jù)資源集中到一個平臺統(tǒng)一管理，并輔以專業(yè)的安全保護，杜絕文件流失隱患。同時對資源中心的數(shù)據(jù)深度挖掘，使之發(fā)揮更大的知識價值，更好的服務于大數(shù)據(jù)中心各方面工作。

02 建設內容

新形勢下的檔案館建設應緊跟國家發(fā)展形勢、轉變管理思路，以管理電子檔案為主，建立大檔案、大資源的概念。依托先進的技術手段，構建企業(yè)數(shù)字檔案資源中心，將企業(yè)所有具有長期保存和利用價值的文件歸集到一個平臺統(tǒng)一管理、綜合利用。

暢飛揚檔案管理系統(tǒng)主要包括檔案收集、管理、保管、檢索、歸檔、利用等功能。系統(tǒng)通過采用數(shù)字化技術，將紙質文件、電子文件以及其他形式的而信息化資源整合管理，通過電子數(shù)據(jù)庫，企業(yè)和機構可以輕松實現(xiàn)文件的自動化管理和檢索。

03 核心功能

（1）檔案收集：系統(tǒng)支持多種方式進行檔案收集操作，將紙質文件電子化產(chǎn)生的數(shù)字化成果高效快速地進行收集保管。

（2）檔案管理：支持多類別文件管理，輸入信息檢索相關內容（關鍵詞、該字段相關內容），如全宗搜索、著錄、導入、導出、還原備份等操作管整理。

（3）檔案檢索：多途徑檔案檢索方式（字段組合、OCR內容全文檢索、條碼檢索等），可以快速準確地查找到檔案信息

（4）權限管理：系統(tǒng)通過操作權限和數(shù)據(jù)權限結合的方式，保證檔案數(shù)據(jù)的安全授權和精準授權。

（5）檔案利用：支持檔案的數(shù)據(jù)導出、可實現(xiàn)電子文件下載操作；支持電子檔案和實體檔案的借閱操作和歸還操作。

（6）檔案安全：后臺數(shù)據(jù)采用MD5加密算法安全儲存，用戶通過非法途徑“竊取數(shù)據(jù)”只能查閱亂碼，最大化保障數(shù)據(jù)應用安全。

04 產(chǎn)品優(yōu)勢

（1) 通過手持終端讀取條碼模式，實現(xiàn)檔案智能化借閱管理;

（2）與庫房密集架管理模塊無縫對接，實現(xiàn)查檔快速定位實體檔案所處物理位置，

（3) 實現(xiàn)電子文件在線歸檔，與檔案管理平臺無縫對接;

（4）多種途徑檢索檔案，集成OCR識別技術，支持按內容進行關鍵字查詢:

（5) 細粒度的權限控制體系，多重安全防護措施，內容開放權限可控可管;

（6）提供各種統(tǒng)計報表，有效監(jiān)控、評估檔案管理工作

（7)集成大數(shù)據(jù)分析模型，為業(yè)務應用提供分析決策支持(定制)

（8)利用區(qū)塊鏈技術來實現(xiàn)電子檔案的四性檢測功能(定制)

05 應用場景

（1）數(shù)字檔案管理：可以快速幫助單位對電子檔案進行保管，檔案管理人員能清晰的管理現(xiàn)有的電子檔案信息，并可快速的進行對檔案信息進行檢索和利用。

（2）查檔利用：業(yè)務人員如需要查檔利用，可通過檔案管理員在數(shù)字檔案管理系統(tǒng)中進行快速檢索，查找對應的檔案信息，進行電子預覽或者打印，無需線下查找或手動復印。

06 實施成效

暢飛揚檔案管理系統(tǒng)實現(xiàn)檔案管理數(shù)據(jù)化、信息化，簡化檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計等步驟，通過分類儲存強大關聯(lián)，促使各類檔案得以完整保存。實現(xiàn)檔案信息資源共享、科學保管與利用，為社會提供高效、便捷、優(yōu)質的服務。