話說，

大家都被“凌晨3點(diǎn)不回家”刷屏了吧！

但是，努力真的就代表高效嗎？

工作就一定要到凌晨3點(diǎn)嗎？

在小鄭看來，

只要時(shí)間管理得好，5點(diǎn)下班不是夢想！

小鄭集合10多年在3大洲工作之經(jīng)驗(yàn)，

來說說我是如何高效工作的7種武器，

“扒光”我上班那8小時(shí)吧！

??

準(zhǔn)備篇之一：干凈整潔的辦公環(huán)境

大家是不是嗤之以鼻？覺得這都能拿出來說？

沒錯(cuò)，以前的我也和你一樣！剛上班那幾年，我的辦公桌亂成一鍋粥，還相當(dāng)任性： “只要我自己找的到需要的東西就好了！哪有空整理桌子！”

然鵝，我慢慢發(fā)現(xiàn)，幾乎所有高管的辦公桌都是下面這樣的！▼ ?這是為什么？他們可都比我忙十倍呢！

后來，小鄭請教了一位前輩，一句話就點(diǎn)醒了我：“辦公桌就像你家！你難道不定期整理房間、打掃衛(wèi)生嗎？”

還真是！以前小鄭寫過《打扮家就和打扮自己一樣～》；其實(shí)，整理辦公桌也和整理房間一樣??！誰都不想自己住在一個(gè)臟亂差的環(huán)境里，而是希望能住得溫馨舒適；同理，在個(gè)整潔的環(huán)境中工作，心情更好，壓力更小，思路也會更開闊。

更重要的是，辦公室整潔程度，無形中就代表著你的專業(yè)性。

套用那句流行雞湯“連自己的體重都控制不了，何以掌控自己的人生？”。 一個(gè)亂七八糟的辦公桌，就在無形中告訴你的同事和上級，你是一個(gè)沒有條理、不Organized的人。正所謂“連自己的辦公室都控制不了，何以掌控自己的工作？” ?(這點(diǎn)其實(shí)和穿衣打扮一樣，成功人士多會打扮得山青水綠，絕不可能邋里邋遢的出現(xiàn)在公眾場合?。?/p>

其次，如果文件分類清楚、定期存檔相關(guān)內(nèi)容，會讓你更快、更精確地找到需要的東西，提高效率。這一點(diǎn)，在電腦文件管理上也是同樣適用的。

每天下班前花5-10分鐘整理下桌子，這樣第二天上班時(shí)，才能神清氣爽、思路清晰的高效工作！看我的辦公桌多整潔～ ▼

8:55 To-do list

上一篇就說過，我會在前一天下班前寫下第二天要做的事情。今天展開談?wù)劇Ｒ话阄夜ぷ饔?jì)劃會包括三大類：

1. Must do: 當(dāng)天必須要完成的事情；

2. Don‘t like to do: 當(dāng)天不需要完成，可以過幾天才完成，但是我很不想做的事情。比如貼發(fā)票報(bào)銷！誰都懶得做，但是又不得不做；

3. Would like to do：如果1、2都完成，就做這類。

所謂不打無準(zhǔn)備之仗，提前準(zhǔn)備好，這樣第二天上班時(shí)就胸有成竹，直接按照計(jì)劃來。否則第二天到公司，還得花半小時(shí)想想昨天發(fā)生了什么、今天要繼續(xù)follow什么，太浪費(fèi)時(shí)間啦！而且完成一樣劃掉一樣，好有成就感！

9:00 處理郵件

因?yàn)槲依习迨莻€(gè)經(jīng)常半夜發(fā)郵件的工作狂，加上總部在美國，和土澳有時(shí)差，所以每天一早上班第一件事就是打開Outlook收郵件！

對于很多像小鄭這種大量時(shí)間在處理郵件的工作，如何才能更高效呢？我有幾個(gè)小貼示給大家：

- 能在2分鐘內(nèi)回復(fù)的，直接處理掉

簡單郵件直接Kill掉，一方面會讓你很有成就感，同時(shí)逐漸清空的郵件會減少焦慮感。

復(fù)雜的郵件，我就放一放，之后按照輕重緩急和復(fù)雜程度慢慢回。

- 一次只處理一份郵件

以前的我看到郵件，恨不得秒回！經(jīng)常導(dǎo)致我經(jīng)常好幾封郵件同時(shí)打開（就像下面這張圖一樣 ▼ ），同時(shí)撰寫，思維跳來跳去，非常低效，而且容易出錯(cuò)。現(xiàn)在，每次我只處理一封郵件，一封寫完再寫另一封。

- 集中時(shí)間段看郵件

之前《9點(diǎn)上班前我做了14件事》里我已經(jīng)提過，我喜歡在固定時(shí)間內(nèi)做固定的事情。個(gè)人習(xí)慣是早上一到公司先看郵件，中午吃飯前看一次，吃飯后看一次，下班前一個(gè)小時(shí)看一次。當(dāng)中就是如果我手上的大項(xiàng)目告一個(gè)段落，或者出去買個(gè)咖啡放風(fēng)回來（后面會講為什么要去放風(fēng)），我也會檢查郵件。這樣可以不被郵件綁架，提高效率。

但是，很多朋友會說，這不可能?。〗?jīng)常工作寫了一半，突然發(fā)現(xiàn)郵件來了，還附上幾行Preview啊和聲音提示！

確實(shí)如此，因?yàn)镺utlook默認(rèn)會收到郵件時(shí)有個(gè)小信封提示和郵件的前幾行內(nèi)容。人都是很“賤”的，看到小信封標(biāo)志、尤其是部分郵件內(nèi)容就忍不住要點(diǎn)進(jìn)去看 ▼ （被小鄭說中的請舉手?。?。結(jié)果你手上的事情被生生打斷，大腦被迫進(jìn)行Multi-tasking，不夠?qū)Ｗ?，就容易出錯(cuò)。

請大家關(guān)閉郵件推送！

我建議設(shè)置關(guān)閉郵件提示！看不到小信封，就眼不見為凈。這樣我該干嘛干嘛，手上事情到一個(gè)段落，我才會去檢查郵箱處理郵件。

具體可以這樣做：郵件里選擇“選項(xiàng)”～ ▼

下面紅框部分，全部給我把??都給去了！▼

是不是有點(diǎn)怕，怕有郵件需要秒回的？事實(shí)上，根據(jù)我的經(jīng)驗(yàn)，幾乎沒有郵件需要秒回。每個(gè)人都有自己的Priority：發(fā)件人也許希望你秒回，但是不代表這就是你的Priority需要秒回！只有自己的節(jié)奏不亂，才能更好的工作。千萬不能讓別人帶亂你的節(jié)奏。

只有一點(diǎn)例外！

如果我有個(gè)很長的會要開，我會在Auto reply功能里寫上“我在開會，未來幾個(gè)小時(shí)不會有時(shí)間回郵件，請見諒。” 這樣可以給發(fā)件人個(gè)心理準(zhǔn)備。

- ?用Plain English寫英文郵件

有趣的是，我從第一份工作起就開始用英語寫郵件，寫了十多年。直到去年底，才真正明白英語郵件應(yīng)該怎么寫才叫專業(yè)！

以前我以為只有用復(fù)雜的表達(dá)方式和Fancy的英文單詞來寫郵件，才牛B！所以郵件又臭又長，力不從心的我還需要經(jīng)常翻詞典找單詞詞組，試圖證明自己有水平。直到去年底，我在edx.org上自學(xué)商業(yè)課程的時(shí)候，才知道恍然大悟：郵件要用Plain English，用大白話就好，不要搞虛頭巴腦的。

edx.org。它是一個(gè)由麻省理工學(xué)院和哈佛大學(xué)創(chuàng)建的大規(guī)模開放在線課堂平臺，旨在為全球提供來自全球頂尖高校及組織的大規(guī)模在線公開課。很多都是免費(fèi)項(xiàng)目?？梢源吝@里具體回顧。

因?yàn)槠邢?，我只說幾點(diǎn)Plain English的基本原則包括：

1. 能用日?；驹~說明問題的，就不要用復(fù)雜的詞。比如，

用 "use" ，不用"utilize" ；

用"about"，不用 "approximately"；

用"try" ，不用"attempt" 。

2. 能用短的單詞，就絕不要用長的詞組。

比如下面表格里，能用"Becuase"，就不要用 "in light of the fact that"。

下面這張表格里 ▼，左邊是很多人的通病，右邊才是真正好的英語郵件，是不是非常簡潔、甚至簡單，只要英文四級以上就統(tǒng)統(tǒng)看得懂？當(dāng)時(shí)我看完，覺得人生進(jìn)入了新境界！敢情我之前查字典、找花哨的單詞和詞組，都是特么浪費(fèi)生命呢！

- 檢查語法

畢竟英語不是我的母語，我會用在線工具快速檢查郵件語法。這里推薦最近才發(fā)現(xiàn)的Grammerly，果然好用。大家可以自行搜索。▼

相關(guān)英語學(xué)習(xí)小技巧請戳這里看《從啞巴英語到美國工作！我到底做了些啥？》

10:00 開會

相信很多人很小鄭一樣，每天都有很多會。是不是發(fā)現(xiàn)很多時(shí)候開會，不僅沒有解決需要解決的問題，還產(chǎn)生了一堆新問題，然后...就沒有然后了？

我自己是這樣做的：

- 開會前幾天提前邀請所有與會者

我個(gè)人非常不喜歡臨時(shí)開會。因?yàn)槊總€(gè)人都很忙，臨時(shí)的事都會打亂工作節(jié)奏。我喜歡提前和對方邀約，發(fā)出正式的會議邀請和簡單議題，把對方的時(shí)間確定下來。這樣既能確保相關(guān)人員都參加會，也能提高工作效率。▼

- 固定的時(shí)間開固定的會。

比如每周一是我和Team member 1:1的時(shí)間。這樣的好處是，不用每次糾結(jié)到底什么時(shí)間適合開會。大家可以用Outlook里面的會議設(shè)置，直接設(shè)一個(gè)recurring的會議。

- 開會前做Agneda

開會最忌滿嘴跑火車、各種Freestyle。所以我自己的會，一定會提前做好Agenda，把要討論的所有項(xiàng)目、任務(wù)、問題，統(tǒng)統(tǒng)記在表格里。開會前發(fā)給與會者，按照這個(gè)來。▼

- 開會后做Meeting minutes

開會另一大忌就是開完拉倒，事后沒有任何Follow up，那么整個(gè)會就白開了。更可怕的是，明明當(dāng)時(shí)說過的事情，居然還會被豬一樣的隊(duì)友抵賴！所以，會后必須要有一份會議紀(jì)要，比有Agenda更重要！我會把討論的內(nèi)容、決定、截止日期和下一步都一一列出來，然后發(fā)給所有與會者。大家一個(gè)都逃不了！

- 開會時(shí)間

我是個(gè)痛恨遲到的人。以前在著名歐記公司上班，法國Style就是永遠(yuǎn)遲15分鐘開始、遲30分鐘結(jié)束。但是現(xiàn)在的我深受美國文化的影響，開會準(zhǔn)時(shí)開始，準(zhǔn)時(shí)結(jié)束。

不要擔(dān)心有人會投訴說人沒到齊就開，會讓遲到者漏掉了重要議題。這是遲到者的問題，不是你的問題。你管你按照會議時(shí)間開始，幾次之后大家都養(yǎng)成習(xí)慣了。知道小鄭的會永遠(yuǎn)準(zhǔn)時(shí)開始，大家都會提早幾分鐘到會議室等著。

會議準(zhǔn)時(shí)結(jié)束，控制會議速度。我經(jīng)常開著開著就會說：“我們沒時(shí)間了，只有20分鐘，大家不要再糾結(jié)了，繼續(xù)下一個(gè)議題。 ”準(zhǔn)時(shí)結(jié)束，不打亂工作計(jì)劃，才能提高效率。

會議時(shí)間不要過長

超過一個(gè)小時(shí)后，人就開始疲倦了。為了提高效率，會議盡量控制在一個(gè)小時(shí)。

更多內(nèi)容可以戳這里看《老美是怎么開會的？》

11:00 做上市計(jì)劃

這時(shí)我需要一個(gè)人坐下來寫計(jì)劃。我經(jīng)常需要查市場上各種競品資料或者流行趨勢。平時(shí)如果善于累積素材，那需要用時(shí)就能信手拈來，省了不少查找的時(shí)間。

比如，看到有用的文章、或者好的市場活動方案，我就會用收藏功能把他們放入相應(yīng)歸類的書簽里。無論在公司還是在家里，因?yàn)槲矣玫氖荂hrome，所以收藏完畢后，家里電腦和公司電腦以及手機(jī)會同步更新。

很多人喜歡用Evernote，我個(gè)人喜歡用微軟的OneNote。平時(shí)看到什么好的素材，或者相關(guān)資料，我都會輸入進(jìn)去，到時(shí)直接查找拿來用。效率杠杠的！

12:00 繼續(xù)查郵件

吃飯時(shí)間之前，我會檢查郵箱。按照原則，能2分鐘內(nèi)回的就回了，不能回的，按照輕重緩急程度慢慢回。

下午就是上午的周而復(fù)始。

這里再說兩點(diǎn)重要事項(xiàng)：

- 關(guān)于手機(jī)

手機(jī)，已經(jīng)成為我們的器官，一秒鐘都離不開。所以，大家就知道手機(jī)對大家的Distraction有多大了！

無論你是不是需要用微信工作，我都建議集中精力做某件事的時(shí)候，不要看手機(jī)。

實(shí)操方法如下：

- 超過9成的App關(guān)掉推送功能

有沒有發(fā)生過上班上了一半，手機(jī)突然震動，原來某新聞客戶端告訴你美國的川普總理和***不開會了？好好的思路就被打斷了！

比如我之前忘記關(guān)閉的App讓我足不出戶，身在澳洲還在了解美國大事！▼

又比如，有沒有發(fā)生過上班上了一半，手機(jī)突然震動，原來某購物網(wǎng)站推送消息給你“XXX打折了！” 好好的平靜的思緒就被撩撥了？

比如下面這個(gè)Theoutnet就是我經(jīng)常去的電商。▼ ?收到這個(gè)，可讓我百爪撓心，安心上班，是不可能的！所以，上班期間還是眼不見為凈。話說，想知道我平時(shí)去哪些電商平臺買買買的，鏈接戳這里回顧哦。

還是以iPhone為例。去“設(shè)置”-“消息通知”，除了地圖、短信、電話、日歷、Uber等極少數(shù)App，我會允許推送，其他的一律都關(guān)掉。▼

- 關(guān)閉社交媒體（包括微博、FB等）的消息推送

如果不需要用微信工作的盆友，比如我自己，會把微信的消息推送也關(guān)閉。也就是說，就算有人給我發(fā)微信消息，只要我不主動打開微信這個(gè)App，我依然看不到！ 以iPhone為例：打開微信里面的最下角的“我”-“設(shè)置”▼

接著在點(diǎn)擊進(jìn)入“消息通知”，把所有的一切都關(guān)掉！▼

如果你的工作是需要用微信交流的，那就另當(dāng)別論了。我知道很多國內(nèi)公司現(xiàn)在都喜歡拉群工作，但是我個(gè)人非常不喜歡用微信或者任何社交媒體（西方多用Whatsapp）工作，原因有三：

1. 微信很很容易漏看；

2. 微信信息經(jīng)常只字片語，沒有前因后果，容易引起歧義；

3. 微信太不正規(guī)。工作上有很多雷區(qū)，有時(shí)需要追查歷史看到底問題出在哪里。郵件可以一封封拿出來做呈堂證供，而微信完全沒這個(gè)功能！

如果真的被拉群，第一件事就是進(jìn)去把這個(gè)群的提示消息給Mute掉，否則一個(gè)群里幾十個(gè)人，你沒有一秒鐘能安生?？聪聢D，小鄭把自己母校的群給Mute掉了。▼

話說，我也知道入群不需要“被”同意，誰都可以加你入群！不知道有沒有可能微信今后開發(fā)個(gè)新功能，就像需要認(rèn)證加微信好友一樣，也需要認(rèn)證才能被入群呢？

其他還有些小技巧包括

- 開會盡量少帶手機(jī)進(jìn)會議室，早開完早滾蛋（這點(diǎn)我自己也做的不夠好，需要改進(jìn)。）

- 電話：有時(shí)我看到電話進(jìn)來，如果在忙，我就不接電話，手機(jī)會自動連到我的語音信箱?；蛘哒娴谋仨氁?，我會直接和對方說，不好意思，小鄭現(xiàn)在小忙，稍后回電可以嗎？

- 把手機(jī)放在較遠(yuǎn)的地方，并且屏幕向下，這樣就不會被可能亮起的屏幕干擾。就像下圖里我這樣。▼

- 有時(shí)，慢才是高效！

人在江湖中，哪有不中刀！尤其碰到豬隊(duì)友！（中過刀的請舉手?。獾臏喩戆l(fā)抖是常有的事！

這時(shí)，一定要慢，一定要冷靜！不要回郵件，不要回電話，不要工作！

停下來，去倒個(gè)水，喝杯茶，吃個(gè)零食?？次遗苋ゲ杷g偷吃。▼

如果還是解決不了（這是常態(tài)啊～），我就會放風(fēng)自我出去買杯咖啡，強(qiáng)迫自己找到Inner Peace!

下班前整理辦公桌，寫下第二天的工作計(jì)劃，完美結(jié)束一天。撒??！然后很有成就感的開車滾回家......寫推送去了...

以上就是我高效管理時(shí)間的七種武器，涵蓋了辦公桌環(huán)境、To-do list、處理電子郵件、開會、日常累積素材、用不用手機(jī)以及時(shí)不時(shí)出去放個(gè)風(fēng)。當(dāng)然，這些方法并不完美，我自己也在不斷努力學(xué)習(xí)中。

最后我要說，小鄭無意嘲笑或者諷刺晚下班的小伙伴們，年輕時(shí)，我自己也曾有過加班到凌晨3點(diǎn)、甚至通宵的經(jīng)歷。但是我們要工作得更高效，更Smart！本文旨在拋磚引玉，大家快來留言分享你平時(shí)的一些高效工作的小技巧吧！