每個(gè)公司的購買程序都不同。然而，在企業(yè)中，采購?fù)ǔ拇_定需求和創(chuàng)建采購訂單開始，采購訂單指定了所有需求的規(guī)格。采購訂單將轉(zhuǎn)發(fā)給相關(guān)采購或財(cái)務(wù)團(tuán)隊(duì)，以便在采購中獲得批準(zhǔn)，前提是已經(jīng)有一個(gè)經(jīng)批準(zhǔn)的供應(yīng)商滿足需求。如果拒絕，你會(huì)收到一封信解釋原因。采購訂單在獲得批準(zhǔn)后將轉(zhuǎn)換為采購申請。

?

采購團(tuán)隊(duì)提出了許多RFQ（報(bào)價(jià)請求），規(guī)定了采購訂單中為沒有預(yù)先批準(zhǔn)的供應(yīng)商或供應(yīng)商的采購提供的參數(shù)。審查獲得的報(bào)價(jià)，并選擇合適的供應(yīng)商。之后，采購團(tuán)隊(duì)與選定的供應(yīng)商談判達(dá)成優(yōu)惠協(xié)議，并發(fā)布采購訂單。

?

收到購買的產(chǎn)品后，將對供應(yīng)商的發(fā)票進(jìn)行三方匹配驗(yàn)證。采購訂單、供應(yīng)商發(fā)票和產(chǎn)品實(shí)際交付的比較和驗(yàn)證稱為三方匹配。

?

此階段驗(yàn)證組織是否向指定供應(yīng)商下了訂單，以及供應(yīng)商是否根據(jù)采購訂單交付了貨物并開具了發(fā)票。然后比較產(chǎn)品的收據(jù)，以驗(yàn)證訂單是否按照要求和發(fā)票收到。三方驗(yàn)證完成后，授權(quán)供應(yīng)商的發(fā)票并向供應(yīng)商付款。財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)核算這筆錢。

?

以下是采購貨物和服務(wù)的7個(gè)有效步驟：

?

步驟1：確定所有業(yè)務(wù)部門對產(chǎn)品和服務(wù)的需求。

?

當(dāng)一個(gè)組織的任何業(yè)務(wù)單位需要來自外部供應(yīng)商的貨物或服務(wù)時(shí)，采購周期就開始了。因此，采購流程的第一階段是確定和鞏固公司內(nèi)各業(yè)務(wù)部門的需求。這使您能夠了解您的支出領(lǐng)域和類別，允許您使用支出分析來尋找削減成本的機(jī)會(huì)。

?

第二步：列出潛在供應(yīng)商并進(jìn)行分析。

?

在確定業(yè)務(wù)部門的要求之后，下一階段是制定可能提供貨物/服務(wù)的潛在供應(yīng)商名單。本程序使用基本的在線搜索或更正式的措施，如RFP、RFQ和RFI。

?

本程序的目的是評估潛在供應(yīng)商。定價(jià)、服務(wù)質(zhì)量、行業(yè)聲譽(yù)和認(rèn)可、保修和擔(dān)保條款以及客戶服務(wù)是一些評估指標(biāo)。評估后，將協(xié)議授予提供最大價(jià)值和最佳市場價(jià)格的供應(yīng)商。

?

第三步：與選定的供應(yīng)商簽訂合同。

?

當(dāng)選擇了一個(gè)供應(yīng)商來滿足組織的需求時(shí)，合同程序就開始了。為了創(chuàng)造最佳價(jià)值并刺激買方與供應(yīng)商之間的合作，簽約是每個(gè)公司的關(guān)鍵步驟。該程序需要評估價(jià)格結(jié)構(gòu)、工作范圍、條款和條件以及交付日期等重要因素。通過詳細(xì)的合同分析和談判，可以發(fā)現(xiàn)更多的成本降低選項(xiàng)，包括動(dòng)態(tài)折扣。

?

步驟4：創(chuàng)建采購訂單并發(fā)布。

?

下一階段是在公司與供應(yīng)商（PR）簽訂合同后創(chuàng)建采購申請。請購單提供產(chǎn)品/服務(wù)、定價(jià)和數(shù)量、供應(yīng)商信息以及審批流程的描述。

?

接受請購單后，財(cái)務(wù)團(tuán)隊(duì)會(huì)向供應(yīng)商發(fā)送采購訂單（P）O，其中包含訂單號、付款條件和供應(yīng)商信息等信息。

?

步驟5：收到發(fā)票后，完成付款程序。

?

當(dāng)供應(yīng)商收到采購訂單時(shí)，他會(huì)發(fā)送包含所需產(chǎn)品或服務(wù)價(jià)格的發(fā)票。采購團(tuán)隊(duì)在企業(yè)收到采購訂單并開具發(fā)票時(shí)，匹配Pos以確保質(zhì)量和數(shù)量。

?

根據(jù)組織及其供應(yīng)商商定的付款條件，在交貨之前或之后付款。

?

步驟6：接收并檢查所要求的貨物/服務(wù)。

?

供應(yīng)商根據(jù)付款和合同條款提供貨物/服務(wù)。公司應(yīng)在收到供應(yīng)商后對其進(jìn)行審計(jì)，以確認(rèn)其滿足質(zhì)量要求。

?

第七步：做好細(xì)致的開票記錄。

?

收到交貨后，妥善保存所有發(fā)票以跟蹤公司內(nèi)的支出和各種支出類別至關(guān)重要。

?

優(yōu)化版：

?

采購產(chǎn)品和服務(wù)的7個(gè)有效步驟

?

在商業(yè)中，企業(yè)采購?fù)ǔ淖R別需求開始，并創(chuàng)建指定所有需求規(guī)格的采購訂單。當(dāng)已經(jīng)有批準(zhǔn)的需求供應(yīng)商時(shí)，采購訂單將轉(zhuǎn)發(fā)給相關(guān)采購或財(cái)務(wù)團(tuán)隊(duì)進(jìn)行采購審批。如果它被拒絕，你會(huì)收到一則解釋原因的信息。采購訂單在獲得批準(zhǔn)后將轉(zhuǎn)換為采購申請。

?

采購團(tuán)隊(duì)針對沒有預(yù)先批準(zhǔn)的供應(yīng)商或供應(yīng)商的采購發(fā)出大量 RFQ（報(bào)價(jià)請求），指定采購訂單中提供的參數(shù)。檢查獲得的報(bào)價(jià)，并選擇合適的供應(yīng)商。之后，采購團(tuán)隊(duì)與選定的供應(yīng)商協(xié)商有利的交易并發(fā)出采購訂單。

?

當(dāng)收到購買的產(chǎn)品時(shí)，對供應(yīng)商的發(fā)票進(jìn)行三向匹配驗(yàn)證。采購訂單、供應(yīng)商發(fā)票和產(chǎn)品實(shí)際交付的比較和驗(yàn)證稱為三向匹配。

?

此階段驗(yàn)證企業(yè)是否向指定供應(yīng)商下訂單，以及供應(yīng)商是否已根據(jù)采購訂單交付產(chǎn)品并開具發(fā)票。然后比較產(chǎn)品的收據(jù)，以驗(yàn)證訂單是否按要求收到并開具發(fā)票。三方驗(yàn)證完成后，授權(quán)供應(yīng)商的發(fā)票并向供應(yīng)商發(fā)送付款。財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)這筆錢的核算。

?

以下是采購產(chǎn)品和服務(wù)的7個(gè)有效步驟：

?

步驟1：確定所有業(yè)務(wù)部門對產(chǎn)品和服務(wù)的需求。

?

當(dāng)企業(yè)的任何一個(gè)業(yè)務(wù)部門需要從外部供應(yīng)商那里獲得產(chǎn)品或服務(wù)時(shí)，采購周期就開始了。因此，采購流程的第一階段是確定和整合企業(yè)內(nèi)各業(yè)務(wù)部門的需求。這使你能夠了解支出領(lǐng)域和類別，利用支出分析來尋找減少成本的機(jī)會(huì)。

?

步驟2：列出潛在供應(yīng)商并進(jìn)行分析。

?

在確定業(yè)務(wù)部門的要求之后，下一步是制定可能提供產(chǎn)品/服務(wù)的潛在供應(yīng)商名單。在這過程使用基本的在線搜索或更正式的措施，如RFP、RFQ和RFI。

?

這一步主要目的是評估潛在供應(yīng)商。定價(jià)、服務(wù)質(zhì)量、行業(yè)聲譽(yù)和認(rèn)可、保修和擔(dān)保條款以及客戶服務(wù)是一些評估指標(biāo)。評估后，將協(xié)議授予提供最大價(jià)值和最佳市場價(jià)格的供應(yīng)商。

?

步驟3：與選定的供應(yīng)商簽訂合同。

?

當(dāng)選擇了一個(gè)供應(yīng)商來滿足企業(yè)的需求時(shí)，合同流程就開始了。為了產(chǎn)生最佳的價(jià)值，并刺激買方與供應(yīng)商的合作，簽訂合同是每個(gè)企業(yè)的一個(gè)關(guān)鍵步驟。這一步需要評估一些重要的因素，如價(jià)格結(jié)構(gòu)、工作范圍、條款和條件以及交付日期等等。通過詳細(xì)的合同分析和談判，可以發(fā)現(xiàn)更多減少成本的選擇，包括動(dòng)態(tài)折扣。

?

步驟4：創(chuàng)建采購訂單并發(fā)布。

?

下一個(gè)階段是在企業(yè)與供應(yīng)商敲定合同后，創(chuàng)建一個(gè)采購申請（PR）。一份PR提供了產(chǎn)品/服務(wù)的描述，價(jià)格和數(shù)量，供應(yīng)商的信息，以及批準(zhǔn)流程。

?

接受請購單后，財(cái)務(wù)團(tuán)隊(duì)會(huì)向供應(yīng)商發(fā)送采購訂單，其中包含訂單號、付款條件和供應(yīng)商信息等信息。

?

步驟5：收到發(fā)票后，完成付款。

?

當(dāng)供應(yīng)商收到采購訂單時(shí)，他會(huì)發(fā)送一張發(fā)票，并附上所需產(chǎn)品或服務(wù)的價(jià)格。采購團(tuán)隊(duì)在企業(yè)收到采購訂單并開具發(fā)票時(shí)，對采購訂單進(jìn)行匹配，以保證質(zhì)量和數(shù)量。

?

根據(jù)企業(yè)與供應(yīng)商商定的付款條件，在交貨前或交貨后發(fā)出付款。

?

步驟6：接收并檢查所要求的產(chǎn)品/服務(wù)。

?

供應(yīng)商根據(jù)付款和合同條款提供貨物/服務(wù)。企業(yè)在收貨后對供應(yīng)商進(jìn)行審核，以確認(rèn)其是否滿足質(zhì)量要求。

?

步驟7：做好細(xì)致的開票記錄。

?

收到交貨后，妥善保存所有的發(fā)票是至關(guān)重要的，以跟蹤支出和公司內(nèi)部的各種支出類別。

?

采購流程管理軟件

?

企業(yè)必須采取特定的步驟來確保他們的采購策略是成功的、有益的，并最終確保他們的市場地位。

?

一個(gè)創(chuàng)造性和有效的采購流程工作流是所有這些標(biāo)準(zhǔn)的解決方案。8Manage SRM采購管理軟件可幫助你對采購每個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行嚴(yán)密的跟蹤與管理，從確定企業(yè)需要什么樣的商品和服務(wù)，它們的質(zhì)量和價(jià)格，到跟蹤所有需要的文件和檔案。

?

l? 根據(jù)需要?jiǎng)?chuàng)建采購訂單，并讓相關(guān)員工將訂單輸入系統(tǒng)。

l? 檢查需要由供應(yīng)商填寫的行項(xiàng)目的采購訂單。

l? 向相關(guān)人員提交未完成的采購訂單以供批準(zhǔn)或拒絕。

l? 自動(dòng)向供應(yīng)商提交電子采購訂單。

l? 向客戶發(fā)送提醒，確認(rèn)最近的采購訂單或取消訂單。

l? 跟蹤庫存，儲(chǔ)備物品以避免短缺。

l? 當(dāng)物品、材料和服務(wù)到達(dá)時(shí)，完成財(cái)務(wù)和庫存交易。

l? 收集數(shù)據(jù)并分析趨勢，以優(yōu)化和最大化收入。

?

8Manage SRM通過數(shù)字化的工作流程來幫助節(jié)省金錢和時(shí)間，提高支出的可見性和加強(qiáng)采購項(xiàng)目。使用 8Manage采購管理軟件，你的企業(yè)可以提高采購流程的效率，解決固有的異常支出問題。