什么是訂艙：
訂艙是貨物托運人或其代理人，向船舶公司或港口代理機構進行預約恰訂艙位裝貨、申請運輸?shù)龋羞\方根據(jù)可用的載重噸位、貨物艙積和整體訂艙的貨物，制定合理的安裝計劃。

怎么訂艙：
訂艙之前要備好貨物，準備好托運單上的貨名，重量及尺碼、起運港，目的港、收發(fā)貨人、船名等內(nèi)容。然后把托運單發(fā)給港口代理機構或船方，他們會根據(jù)托運單制作訂艙單，后續(xù)船方安排艙位或者集裝箱。如果想做外貿(mào)又不熟悉，可以考慮委托貨代公司訂艙，公司只要提供訂艙委托單，其他的事情都由代理公司完成，這也是目前比較多公司的選擇，發(fā)生一些問題代理公司也會及時有效解決。

訂艙流程：
一、貨主詢價
1.海運詢價：
① 需掌握發(fā)貨港至各大洲，各大航線常用的，及貨主常需服務的港口，價格 ；
② 主要船公司船期信息 ；
③ 需要時應向詢價貨主問明一些類別信息，如 貨名 ，危險級別等。（ 水路危規(guī) ）
2.陸運詢價：（人民幣費用）
① 需掌握各大 主要城市公里數(shù) 和拖箱價格；
② 各港區(qū)裝箱價格；
③ 報關費、 商檢、動植檢 收費標準。
不能及時提供的，需請顧客留下電話、姓氏等聯(lián)系要素，以便在盡可能短的時間內(nèi)回復貨主。

二、接單（接受貨主委托）
接受貨主委托后（一般為傳真件）需明確的重點信息：
1.船期、件數(shù)
2.箱型、箱量
3.毛重
4.體積
各箱型最大體積為：( 長*寬*高 ) 可裝體積， 可裝重量
1×20'GP=31CBM 6*2.38*2.38 25 17MT
1×40'GP=67CBM 12*2.38*2.38 55 25MT
1×40'HC=76CBM 12*2.7*2.38
1×45'GP=86CBM
（注：GP general purpose 普通箱；CBM cubic metre 立方米；MT metric ton 公噸 ；HC high cubic 高箱 ）
5.付費條款、貨主聯(lián)系方法
6.做箱情況，門到門還是內(nèi)裝

三、訂艙
1.繕制委托書（十聯(lián)單）；
2.制單時應最大程度保證原始托單的數(shù)據(jù)正確、相符性，以減少后續(xù)過程的頻繁更改。
3.加蓋公司訂艙章訂艙：需提供訂艙附件的（如船公司價格確認件），應一并備齊方能去訂艙。
4.取得配艙回單，摘取船名、航次、提單號信息。

四、做箱
1.門到門：
填妥裝箱計劃中：做箱時間、船名、航次、關單號、中轉(zhuǎn)港、目的港、毛重、件數(shù)、體積、門點、聯(lián)系人、電話等要因，先于截關日（船期前兩天）1~2天排好車班。
2.內(nèi)裝：
填妥裝箱計劃中:船期船名航次、關單號、中轉(zhuǎn)港、目的港、毛重、件數(shù)、體積、進艙編號等要因，先于截關日（船期前兩天）1~2天排好車班。
3.取得兩種做箱方法所得的裝箱單（CLP）

五、報關（有時同時、有時先于做箱）
了解常出口貨物報關所需資料。
① 需商檢
② 需配額
③ 需許可證
④ 需產(chǎn)地證
⑤ 需提供商標授權、商標品名
⑥ 出口香港地區(qū)貨值超過$10萬，其他地區(qū)超過$50萬，核銷時需提供結匯水單（復印件）
⑦ 需提供商會核價章
1.填妥船名航次，提單號，對應裝箱單(packing list)，發(fā)票，所顯示的毛重凈重，件數(shù)，包裝種類，金額，體積， 貿(mào)易方式， 審核報關單的正確性（單證一致）。
2.顯示報關單所在貨物的 “中文品名”，對照 海關編碼 大全，查閱商品編碼，審核兩者是否相符，按編碼確定計量單位，并根據(jù)海關所列之監(jiān)管條件點閱所缺乏報關要件。
3.備妥報關委托書，報關單，手冊，發(fā)票 （原件） ，裝箱單 （原件） ， 合同， 核銷單，配艙回單（十聯(lián)單第五聯(lián)以后）和其他所需資料，于截關前一天通關。
4.跟蹤場站收據(jù)，確保配載上船。
5.凡是退關改配的，若其中有下個航次，出運仍然需要，諸如許可證，配額，商檢，動植檢之類的文件資料，退關、改配通知應先于該配置船期一個星期到達，以便（報運部）順利抽回資料，重新利用。否則只會順延船期，造成麻煩。

六、提單確認和修改
1.問明顧客“提單”的發(fā)放形式：
① 電放： 需顧客提供正本“電放保函”（留底），后出具公司“保函”到船公司電放。
② 預借：(經(jīng)船公司同意)需顧客提供正本“預借保函”（留底），后出具公司“保函”到船公司預借。
③ 倒簽 ：(經(jīng)船公司同意) 需顧客提供正本“倒簽保函”（留底），后出具公司“保函”到船公司倒簽。
*此種情況下，多半是簽發(fā)HOUSE B/L.
④ 分單：(經(jīng)船公司同意)應等船開以后3~4天（候艙單送達海關，以保證退稅），再將一票關單拆成多票關單。
⑤ 并單：(經(jīng)船公司同意)應等船開以后3~4天（候艙單送達海關，以保證退稅），再將多票關單合成一票關單
⑥ 異地放單：(經(jīng)船公司同意)須經(jīng)船公司同意，并取得貨主保函和異地接單之聯(lián)系人，電話，傳真，公司名，地址等資料方可放單。
2.依據(jù)原始資料，傳真于貨主確認，并根據(jù)回傳確立提單正確內(nèi)容。

七、簽單
1.查看每張正本提單是否都簽全了證章。
2.是否需要手簽。

八、航次費用結算
1.海運費
① 預付(FREIGHT PREPAID)
② 到付(FREIGHT COLLECT)
2.陸運費
① 訂艙
② 報關(包括返關之前已經(jīng)報關的費用)
③ 做箱(內(nèi)裝/門到門)
④ 其他應考慮的費用：
3.沖港費/沖關費
商檢、動植檢、提貨費、快遞費、電放、更改

九、提單、發(fā)票發(fā)放（提單樣本）
貨主自來取件的,需簽收通過EMS和快遞送達的,應在“名址單”,上標明諸如:“提單號”、“發(fā)票號”、“核銷單號”、“許可證號”、“配額號"等要素以備日后查證

10、應在一個月內(nèi)督促航次費用的清算并及時返還貨主核銷單以及報關單
其中報關單包括出口退稅聯(lián)黃色，出口核銷聯(lián)淡綠色，另外還有下貨紙。