干貨！企業(yè)印章管理全場(chǎng)景解決方案匯總！
?現(xiàn)代企業(yè)印章管理的風(fēng)險(xiǎn)與挑戰(zhàn)
?
近年來，印章規(guī)范化管理一直是企業(yè)著力應(yīng)對(duì)的工作之一，也是信息社會(huì)的必然趨勢(shì)。但從整個(gè)行業(yè)的管理趨勢(shì)或者近期出現(xiàn)的糾紛事件來看，進(jìn)一步規(guī)范印章管理依然是企業(yè)印章風(fēng)險(xiǎn)管控的重中之重。
?
對(duì)于現(xiàn)代集團(tuán)型企業(yè)來說，印章管理主要分為集中管控、分散管控和外帶管控三種模式。
集中管控是將印章集中到總部或者區(qū)域公司總部管理，統(tǒng)一去總部蓋章，有效降低了用章風(fēng)險(xiǎn)，但常常導(dǎo)致用章申請(qǐng)、審批效率低、由于不清楚印章在不在，經(jīng)常白跑，同時(shí)，蓋章時(shí)也存在空白文件、偷蓋、夾蓋等風(fēng)險(xiǎn)，統(tǒng)一集中管理蓋章量大、文件存儲(chǔ)難，無法形成用印數(shù)據(jù)閉合。
?分散管控則是將印章下放到各級(jí)分支機(jī)構(gòu)，雖然有助于業(yè)務(wù)的快速辦理，有效提高了工作高效，但也是用印糾紛多發(fā)區(qū)，印章存放缺乏安全設(shè)備，人員復(fù)雜、管控制度執(zhí)行不到位、誰都可以蓋章，蓋章無（少）登記、上報(bào)數(shù)據(jù)不完整，上級(jí)單位無法審查。
?
外帶管控是在異地蓋章或去行政機(jī)構(gòu)時(shí)，需要將印章外派到現(xiàn)場(chǎng)用印，由此帶來管理人員工作量大、雙人監(jiān)管差旅成本高，用印過程無法監(jiān)管，并且有印章丟失的風(fēng)險(xiǎn)。
?
此外，實(shí)物印章的管理還存在著印章刻制不記錄、項(xiàng)目竣工不交還、不及時(shí)銷毀等情況，公司印章數(shù)量多且雜，企業(yè)無法有效管理，靠人來管理存在很多人為因素和不確定性，給公司帶來了極大的安全隱患。
?
?御鑫箱物電（實(shí)物印章+電子印章）一體化風(fēng)控解決方案
?
基于上述企業(yè)印章管控所存在的諸多問題和挑戰(zhàn)，御鑫箱推出物電一體化印章風(fēng)控解決方案，將用印管理、用印過程審批和業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)相融合，借助人工智能，物聯(lián)網(wǎng)等先進(jìn)科學(xué)技術(shù)，從實(shí)體印章的保管管控、用印過程管控以及線上用印數(shù)字監(jiān)管三個(gè)維度，實(shí)現(xiàn)印章的全生命周期管理，讓每一次蓋章都有“跡”可循，有“印”可查，有效解決印章審批效率低、用印使用不規(guī)范、印章外帶風(fēng)險(xiǎn)大等問題，實(shí)現(xiàn)企業(yè)印章的精細(xì)化管理。
?御鑫箱物電一體化印章風(fēng)控的五大應(yīng)用場(chǎng)景
?御鑫箱物電一體化印章管理作為一種新型的印章管理模式，可以有效解決企業(yè)印章風(fēng)險(xiǎn)管控問題，實(shí)現(xiàn)印章使用標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、數(shù)字化管理，在集團(tuán)型印章中心、基層單位用印、印章外帶、印章全生命周期管理、電子簽章等領(lǐng)域具有廣闊的應(yīng)用前景。
?
場(chǎng)景一：集團(tuán)總部印章中心
?
印章集中到總部或者區(qū)域公司總部統(tǒng)一管理，在一定程度上，降低了用章風(fēng)險(xiǎn)的同時(shí)，也存在著諸多問題。用章人員或由于不清楚印章在不在而白跑一趟，或由于用章需求量大，排隊(duì)、偷蓋、漏蓋、夾蓋等現(xiàn)象頻發(fā)，給企業(yè)帶來了極大的安全隱患。
?
集團(tuán)通過批量部署御鑫箱智能印章柜，搭建企業(yè)內(nèi)部智能無人值守印章中心，可有效解決印章使用和管理困惑。對(duì)于印章申請(qǐng)者來說，可以事先通過印章出勤看板，查看印章目前狀態(tài)，有效提升蓋章效率。或者直接郵寄文件，交由集團(tuán)印章中心印管人員統(tǒng)一執(zhí)行蓋印。系統(tǒng)可通過人臉識(shí)別快速匹配來訪者所對(duì)應(yīng)的申請(qǐng)單號(hào)，由智能印章柜自動(dòng)快速吐出或回收相應(yīng)印章。整個(gè)蓋印過程全程在監(jiān)控環(huán)境下完成，如發(fā)現(xiàn)非法蓋印操作會(huì)第一時(shí)間通知印章管理員。
?
對(duì)于印章管理者來說，通過線上用印流程與印控系統(tǒng)的融合，審批完成后自動(dòng)生成用印登記表，再也不需要手動(dòng)登記留存了，而且智能印控設(shè)備授權(quán)可用、蓋章自動(dòng)拍照留痕，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)自動(dòng)歸檔、清晰分類查詢、電子存檔安全便捷。
場(chǎng)景二：分支機(jī)構(gòu)用印
?通常，各地分支機(jī)構(gòu)單位自行管理本級(jí)單位的印章，有新增公司或者項(xiàng)目時(shí)，上級(jí)單位統(tǒng)一刻制或者下級(jí)單位刻制后，向上級(jí)報(bào)備。本單位印章使用時(shí)自行審批，上級(jí)單位采取定期審查機(jī)制，同時(shí)，還有部分上級(jí)單位名義的印章也會(huì)下放到各下級(jí)單位使用。這就導(dǎo)致用印糾紛多，印章存放缺乏安全設(shè)備，人員復(fù)雜，蓋章登記上報(bào)數(shù)據(jù)不完整等情況，經(jīng)常出現(xiàn)下級(jí)單位出糾紛，上級(jí)單位承擔(dān)責(zé)任的現(xiàn)象。
?通過御鑫箱智能印章風(fēng)控管理系統(tǒng)，可實(shí)現(xiàn)按照制度規(guī)范用印，項(xiàng)目印章人印隔離，杜絕非授權(quán)許可蓋章。所有用的用印都有審批記錄，公司總部可抽查、也可以參與審批，審批同意后方可獲取授權(quán)蓋章，而且蓋章過程自動(dòng)留痕，系統(tǒng)自動(dòng)生成用印登記臺(tái)賬，公司總部可通過系統(tǒng)進(jìn)行審批、過程監(jiān)控、臺(tái)賬審查等，實(shí)現(xiàn)多維度查詢和快速追溯問題，隨時(shí)隨時(shí)掌握所有用印信息，印章管理輕松便捷。
場(chǎng)景三：印章外帶場(chǎng)景
?印章外帶主要用于印章需要外帶使用情況下的管理，包括印章外帶申請(qǐng)、印章外帶審批、蓋章文件上傳等。傳統(tǒng)模式下，由于印章外帶缺少防控機(jī)制、違規(guī)用印事件頻發(fā)、外出用印風(fēng)險(xiǎn)高，因此，在印章外帶時(shí)，一般由印章管理人員一起陪同外出。
?為此，御鑫箱印章風(fēng)控解決方案通過管理員預(yù)先將實(shí)物印章裝入智能印章“智能鎖”,由管理人員系統(tǒng)設(shè)置用印文件、用印次數(shù)及用印地點(diǎn)后，發(fā)放給實(shí)際用印人攜智能印章外出，用印人用印前通過OCR比對(duì)蓋印文件的真?zhèn)涡院蠓娇山怄i蓋印，完整蓋印過程也會(huì)通過設(shè)備自動(dòng)全程視頻+抓拍照片方式得以保留，實(shí)現(xiàn)了印章外出場(chǎng)景下的實(shí)時(shí)監(jiān)控，極大降低了人員帶章外出的用印風(fēng)險(xiǎn)，提高了工作效率。
在外帶場(chǎng)景下，還可以通過查看印章軌跡，實(shí)時(shí)定位追蹤并清晰的看到印章外出去了什么地方，實(shí)現(xiàn)印章外出時(shí)主動(dòng)提醒、遠(yuǎn)程監(jiān)控和遠(yuǎn)程關(guān)閉等功能。
?場(chǎng)景四：印章全生命周期管理
?在個(gè)別企業(yè)中，因業(yè)務(wù)拓展或多元化戰(zhàn)略而成立的新項(xiàng)目部門或機(jī)構(gòu)，會(huì)衍生出相應(yīng)的項(xiàng)目印章才能保障項(xiàng)目的正常經(jīng)營(yíng)和施工。然而，傳統(tǒng)的項(xiàng)目印章目前管理比較混亂，不僅數(shù)量多，而且項(xiàng)目印章從刻制到最終項(xiàng)目竣工后的銷毀過程缺乏有效的審批、記錄、臺(tái)賬及管理。
?一體化印章風(fēng)控解決方案通過提供全過程的登記審批流程，確保印章在刻制、登記、領(lǐng)用、移交、回收、廢止銷毀等環(huán)節(jié)都有跡可循，方便查閱公司所有印章的情況，幫助實(shí)體印章實(shí)現(xiàn)全生命周期管理，助力印章管理制度有效落地。
場(chǎng)景五：電子印章
電子印章一般用于項(xiàng)目現(xiàn)場(chǎng)驗(yàn)收、項(xiàng)目資料會(huì)簽、電子招投標(biāo)、在線供應(yīng)鏈金融、集中采購、企業(yè)內(nèi)部文件簽署以及分包合同、分供合同、勞動(dòng)合同等應(yīng)用場(chǎng)景。
?通過具有法律效力的CA實(shí)名認(rèn)證+印模方式形成公司電子印章，基于現(xiàn)有業(yè)務(wù)內(nèi)部系統(tǒng)審批，無需登錄其他系統(tǒng)，點(diǎn)擊簽署就可以直接簽署文件，方便快捷。同時(shí)，也支持手機(jī)移動(dòng)端小程序用印，打破時(shí)間空間限制，從雙方確定合同簽署文件到合同歸檔，全部線上一站式完成，幫助企業(yè)實(shí)現(xiàn)了合同全流程在線簽約，防止文件被篡改，從此告別異地簽署文件周期長(zhǎng)、效率低的煩惱。
? 企業(yè)印章風(fēng)控的三大核心價(jià)值
1、用印過程可追溯，有效規(guī)避用章風(fēng)險(xiǎn)
?通過用印全過程管控，實(shí)現(xiàn)用印數(shù)據(jù)可追溯，問題責(zé)任人。同時(shí)，在審批過程及用印完成后可實(shí)現(xiàn)對(duì)用印文件進(jìn)行主動(dòng)分析預(yù)警，并且所有蓋章文件及相關(guān)數(shù)據(jù)自動(dòng)存儲(chǔ)到總部的服務(wù)器，企業(yè)管理者可以依托海量數(shù)據(jù)進(jìn)行企業(yè)風(fēng)控分析。
?
2、印章全生命周期管理，助力企業(yè)降本提效
?
印章使用者可通過網(wǎng)絡(luò)申請(qǐng)需要蓋章的文件，經(jīng)審批同意后，可以通過印章管控設(shè)備隨時(shí)蓋章，相關(guān)管理人員能也可以實(shí)時(shí)的通過網(wǎng)絡(luò)看到用章人員提交的申請(qǐng)文件，并隨時(shí)查閱蓋章后的文件和存檔。通過印章的全生命周期管理，大大提升了用章效率，降低了人員管理成本及辦公成本。
?
?3、用數(shù)字化技術(shù)管理印章，實(shí)現(xiàn)規(guī)范化、精細(xì)化管理
?
利用前沿的物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，規(guī)范印章使用，助力企業(yè)印章管理和制度的有效落地。通過智能印章管理系統(tǒng)把人和印章進(jìn)行隔離，將實(shí)物印章封閉在智能印章管控設(shè)備內(nèi)部，沒有相應(yīng)授權(quán)任何人都無法啟動(dòng)智能印章蓋章，做到印章與人的隔離，進(jìn)一步杜絕了人為不規(guī)范的風(fēng)險(xiǎn)，真正實(shí)現(xiàn)印章的規(guī)范化、精細(xì)化管理。
?
御鑫箱通過標(biāo)準(zhǔn)化的用印審批模塊，規(guī)范業(yè)務(wù)及用印申請(qǐng)，提高審批效率。將軟件系統(tǒng)和物聯(lián)網(wǎng)印控設(shè)備融合，智能用印，實(shí)現(xiàn)蓋章數(shù)字化、風(fēng)險(xiǎn)可視化，為企業(yè)每一次用章保駕護(hù)航，實(shí)現(xiàn)企業(yè)印章管理從粗放式向精細(xì)化轉(zhuǎn)型！
