《秘書學(xué)概論》期末考試復(fù)習(xí)題

1．在秘書信息工作中最能體現(xiàn)智謀性助手作用的環(huán)節(jié)是（　 B 　?。?/span>
A．信息的收集? ? B．信息的反饋 C．信息的貯藏? ? D．信息的加工

2．秘書辦事要求主動(dòng)、及時(shí)、迅速，體現(xiàn)的是秘書工作的（　 C 　?。?/span>
A．服務(wù)原則? ? B．求實(shí)原則 C．效率原則 ???D．管理原則

3．秘書面對(duì)繁雜的工作任務(wù)，應(yīng)優(yōu)先辦理（　 C 　?。?/span>
A．最先發(fā)生的事? ? ???B．最先下達(dá)的任務(wù) ??C．急事要事? ? D．重要但不緊迫的事

4．“慎獨(dú)”是秘書一種重要的（　 D 　?。?/span>
A．工作方法? ? B．思維方式 ????C．認(rèn)知途徑? ? ????D．道德修養(yǎng)方法
5．秘書的勞動(dòng)能夠創(chuàng)造價(jià)值，其成果往往具有（　 A 　?。?/span>
A．潛隱性的特點(diǎn)? ???? B．直接性的特點(diǎn) ???C．公開(kāi)性的特點(diǎn)? ???? D．被動(dòng)性的特點(diǎn)

6.“去粗取精，去偽存真，由此及彼，由表及里”指的是（ ?B ?）。

A.調(diào)查過(guò)程 ???B.研究 過(guò)程 ?C.行文過(guò)程 ???D.辦會(huì)過(guò)程

7. ???秘書工作通過(guò)“主輔配合”領(lǐng)導(dǎo)，能夠（???? C ??）
A．弱化領(lǐng)導(dǎo)工作效能? B．減弱領(lǐng)導(dǎo)決策作用 ???C．強(qiáng)化領(lǐng)導(dǎo)工作效能? D．強(qiáng)化領(lǐng)導(dǎo)決策職權(quán)

8. ???秘書活動(dòng)的主體是（　 c 　?。?
A．秘書部門?? B．秘書工作? C．秘書?? ???D．領(lǐng)導(dǎo)工作

9. ???會(huì)議結(jié)束后，秘書的文件整理、落實(shí)、催辦體現(xiàn)了秘書為領(lǐng)導(dǎo)工作的（　 B 　?。?
A．前期鋪墊?? B．補(bǔ)償代勞? ???C．拓展延伸?? D．拾遺補(bǔ)缺?

10. ??當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)意圖與下屬抵觸時(shí)，秘書對(duì)下級(jí)的正確做法是( ?D ?)

A.批評(píng)指正 B.安撫附和 C. 暫時(shí)不理 D.多做解釋

11.我國(guó)新時(shí)期秘書工作“三服務(wù)”的指導(dǎo)思想是指（ ?ACD ?）。

A.為直接領(lǐng)導(dǎo)服務(wù) B.為上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)服務(wù) ????C.為相關(guān)的各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)服務(wù) ???D. 為人民群眾服務(wù)

12. ?秘書工作的政治性主要體現(xiàn)在：（ ?B ??CD ?）。

?A.群眾性 B.人民性 C.階級(jí)性 D. 政策性

13.秘書處理來(lái)信的基本要求是（ ?A ??B ??C D ?）。

A.及時(shí)拆封 B.詳細(xì)閱讀 C.認(rèn)真登記 D. 回信答復(fù)

二、名詞解釋

1、秘書學(xué) ： 是研究秘書工作和秘書活動(dòng)的特性和規(guī)律的科學(xué)

2 秘書職能: 是在秘書機(jī)構(gòu)、秘書職位功能 的框架內(nèi)領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)組織目標(biāo)和管理的需要而明確賦予秘書機(jī)構(gòu)或秘書職位的具體職業(yè)權(quán)限。

2、 ?催辦 ：指必須辦理答復(fù)的文件，依據(jù)承辦時(shí)限的要求，及時(shí)地對(duì)文件承辦的情況進(jìn)行督促和檢查，以確保落實(shí)。 ?

3、 ?擬辦 ??：文件的擬辦是指對(duì)來(lái)文的處理提出初步意見(jiàn)，供領(lǐng)導(dǎo)人批辦時(shí)參考。 ?

5、 秘書人際關(guān)系 ：是指秘書人員在工作生活中通過(guò)行為交往、語(yǔ)言交流等方式從而獲得他人的理解、信任與支持并最終建立起彼此間融洽的合作關(guān)系。

6、 ?秘書 ：專門從事辦公室程序性工作、協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)處理政務(wù)及日常事務(wù)并為領(lǐng)導(dǎo)決策及其實(shí)施服務(wù)的人員。（ 狹義）

?秘書是指 位居領(lǐng)導(dǎo)人身邊或領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)中樞，從事辦公室事務(wù)，辦理文書，聯(lián)系各方，保證領(lǐng)導(dǎo)工作正常運(yùn)轉(zhuǎn)，直接為領(lǐng)導(dǎo)工作服務(wù)并為各方面的事務(wù)與信息提供服務(wù)。（ 廣義）

7、 綜理制 ：綜理制條件下的秘書機(jī)構(gòu)，是以組織和領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)運(yùn)轉(zhuǎn)的整體需要為原則而設(shè)立的一個(gè)統(tǒng)一的辦公機(jī)構(gòu)。 ?

8、 分理制 ：分理制條件下的秘書機(jī)構(gòu)，是一種職能分工型模式，是為適應(yīng)現(xiàn)代管理日趨復(fù)雜、分工漸細(xì)而又需各部門相互協(xié)調(diào)而形成的秘書機(jī)構(gòu)組織形式，這種形式能充分發(fā)揮職能部門專業(yè)管理的作用。

9、 ?秘書禮儀 ： ?指秘書在工作和社會(huì)交往活動(dòng)過(guò)程中形成的應(yīng)共同遵守的行為規(guī)范和準(zhǔn)則.具體表現(xiàn)為禮節(jié)、禮貌、儀式、儀表等。

10、 ?秘書協(xié)調(diào) ?：在其職責(zé)范圍內(nèi)或在領(lǐng)導(dǎo)的授權(quán)下，調(diào)整和改善組織之間、工作之間、人際關(guān)系之間的關(guān)系，促使各項(xiàng)活動(dòng)趨向同步化和和諧化，以實(shí)現(xiàn)共同目標(biāo)的過(guò)程。 ?

11、 會(huì)議 ：會(huì)議是人類群體有組織的會(huì)晤、議事行為或過(guò)程。通常有2人以上共同參與，以一定方式聚合在一起。

12、 ?秘書的表達(dá)能力 ：秘書的表達(dá)能力 是指通過(guò)語(yǔ)言、文字和身勢(shì)等形式溝通信息、相互交往、合作共事的本領(lǐng)。（ 口頭表達(dá)能力 是指 運(yùn)用 口語(yǔ)交流思想，傳達(dá)信息的能力；書面 表達(dá)能力 就是運(yùn)用書面文字表達(dá)思想、交流信息的能力，即寫作能力；身勢(shì)表達(dá)能力就是運(yùn)用表情、動(dòng)作、姿勢(shì)、聲音、服飾和距離等非語(yǔ)言手段表情達(dá)意的本領(lǐng)）

三、簡(jiǎn)答題

1、秘書學(xué)的研究?jī)?nèi)容及研究方法是什么 ？

研究?jī)?nèi)容： （ 1） 對(duì)中外秘書史及秘書工作規(guī)律的研究

??（ 2） 對(duì)當(dāng)代秘書工作規(guī)律的研究

??（ 3） 對(duì)秘書工作管理體制的研究

??（ 4） 對(duì)秘書任職人員的要求以及秘書團(tuán)隊(duì)建設(shè)和辦公技術(shù)的研究。

??（ 5） 對(duì)相關(guān)學(xué)科新發(fā)展在秘書學(xué)中應(yīng)用的研究。

研究方法：（1）調(diào)查研究法（實(shí)證分析法、事實(shí)研究法）

?（2）系統(tǒng)研究法

?（3）比較研究法

?（4）案例研究法

?（5）資料分析法

??（6）科學(xué)抽樣的方法

??（ 7）歷史研究法

2、 ?秘書機(jī)構(gòu)的管理工作內(nèi)容是什么？ ?

（ 1） 秘書機(jī)構(gòu)的整體管理 ： ① ?合理設(shè)置秘書機(jī)構(gòu)

?② ?建立健全崗位責(zé)任制度

?③ ?科學(xué)化的工作程序和方法

?④ ?秘書機(jī)構(gòu)的彈性管理

?⑤ ?完善秘書機(jī)構(gòu)的信息系統(tǒng)

?⑥ ?秘書機(jī)構(gòu)的辦公自動(dòng)化

（ 2） 秘書人員的個(gè)人管理 ： ① ?工作管理

?② ?行為管理

?③ ?時(shí)間管理

?④ ?辦公環(huán)境管理

3、秘書調(diào)查研究工作的基本內(nèi)容有哪些？

（ 1）政策性調(diào)研：了解調(diào)查對(duì)象對(duì)有關(guān)法律、法規(guī)、制度等的制定貫徹情況，了解法律、法規(guī)貫徹落實(shí)情況,為領(lǐng)導(dǎo)和有關(guān)部門政策的貫徹、實(shí)施和落實(shí)提供重要的依據(jù)和反饋信息

（2）基本情況調(diào)研：通過(guò)對(duì)各機(jī)關(guān)、單位的基本情況的調(diào)查, 了解情況，以減少工作的被動(dòng)性，增強(qiáng)工作的主動(dòng)性。

（3）市場(chǎng)調(diào)研：了解掌握重大的經(jīng)濟(jì)活動(dòng)狀況、經(jīng)濟(jì)發(fā)展趨勢(shì)；了解企業(yè)發(fā)展?fàn)顩r和趨勢(shì)；了解組織投資前景、市場(chǎng)地位等；了解企業(yè)一定時(shí)期的經(jīng)濟(jì)情況以及企業(yè)生產(chǎn)、銷售、技術(shù)水平等情況，為有關(guān)部門分析經(jīng)濟(jì)狀況情況提供信息

（4）專業(yè)題性調(diào)研： 對(duì)自然資源、社會(huì)生活以及人文狀況的了解分析；對(duì)領(lǐng)導(dǎo)指定的或上級(jí)機(jī)關(guān)交辦的重要工作的調(diào)查；對(duì)先進(jìn)人物、先進(jìn)集體事跡的調(diào)查

（5）輿論熱點(diǎn)調(diào)研：是針對(duì)基層所關(guān)心的輿論熱點(diǎn)以及帶有傾向性、顯露“苗頭”問(wèn)題的調(diào)查，為領(lǐng)導(dǎo)提供“以小見(jiàn)大”的啟示性信息

（6）突發(fā)事件或事故調(diào)研：對(duì)有關(guān)事故事件的調(diào)查以求迅速查明原因，找出事實(shí)真相并提出處理建議。

4、會(huì)前、會(huì)間、會(huì)后秘書應(yīng)當(dāng)做好哪些工作？?

會(huì)前準(zhǔn)備：1）制定大中型會(huì)議 方案 （會(huì)議主題與議題、會(huì)議名稱、會(huì)議議程，會(huì)議時(shí)間、日期、會(huì)議所需設(shè)備工具、確定會(huì)議與會(huì)代表的組成、會(huì)議文件范圍、做好文件印制和發(fā)放工作、經(jīng)費(fèi)預(yù)算、住宿、餐飲安排、籌備機(jī)構(gòu)）?

??2）會(huì)議時(shí)間安排（確定時(shí)間、議程和日程）?

??3）確定會(huì)議地點(diǎn)（上司和與會(huì)者方便前往、會(huì)場(chǎng)大小和會(huì)議規(guī)模相符、良好設(shè)備配置、不受外界干擾、有無(wú)停車場(chǎng)所、租借費(fèi)用合理）?

??4）確定與會(huì)人員范圍

??5）準(zhǔn)備會(huì)議文件資料（上司會(huì)議文稿、準(zhǔn)備材料、發(fā)言人文稿、資料袋）

?6）發(fā)放會(huì)議通知

?7）制作會(huì)議證件

?8）制作指示標(biāo)志

?9）預(yù)訂確認(rèn)會(huì)議室及會(huì)議布置

?10）準(zhǔn)備會(huì)議所需物品設(shè)備

?11）安排餐飲

?12）大型會(huì)議的接送站、報(bào)到

?13）大型會(huì)議的預(yù)算經(jīng)費(fèi)

會(huì)間準(zhǔn)備：1）會(huì)前的最后檢查?

??2）?組織簽到和登記

??3）做好必要的錄音錄像工作

?4）會(huì)議設(shè)備的的操作與維護(hù)

?5）??做好會(huì)議的記錄工作

?6）??提供會(huì)議資料與聯(lián)絡(luò)協(xié)調(diào)

?7）?做好會(huì)議的保密和保衛(wèi)工作以及處理會(huì)議中的突發(fā)事件

?8）組織好會(huì)議期間的食宿、車輛、娛樂(lè)、照相等工作

?9）編發(fā)會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)

會(huì)后工作：1）合理安排與會(huì)人員返程?

??2）提醒與會(huì)人員及時(shí)做好各種物品的清退

??3）清理會(huì)場(chǎng)與文件?

??4）撰寫會(huì)議紀(jì)要

?5）整理會(huì)議資料，立卷歸檔

?6）會(huì)議效果的評(píng)估

?7）會(huì)議的總結(jié)

5、 ?秘書機(jī)構(gòu)設(shè)置的基本原則是什么？

??秘書機(jī)構(gòu)的設(shè)置，必須遵循適應(yīng)、精簡(jiǎn)、高效、規(guī)范化、科學(xué)化的原則

（1） ?適應(yīng)性：要適應(yīng)領(lǐng)導(dǎo)的決策與管理工作的需要。秘書機(jī)構(gòu)的規(guī)模大小、人員多少，取決于不同機(jī)關(guān)、單位的職級(jí)高低及其工作任務(wù)的需求。

（2） ?精簡(jiǎn)：中央、國(guó)家機(jī)關(guān)的秘書部門一般不超過(guò)三級(jí)。地方各級(jí)機(jī)關(guān)及企事業(yè)單位一般一至兩級(jí)。減少層次，減 少 環(huán)節(jié)，有利于高效運(yùn)轉(zhuǎn)。

（3） ?高效：要達(dá)到高效，必須重視秘書群體結(jié)構(gòu)的優(yōu)化，充分發(fā)揮秘書機(jī)構(gòu)的整體效能。同時(shí)要采取積極措施，努力提高秘書隊(duì)伍的整體素質(zhì)。

（4） ?規(guī)范化原則

（5） ?科學(xué)化原則 ： ① ?組織結(jié)構(gòu)要科學(xué)

?② ?職責(zé)確定要科學(xué)

?③ ?團(tuán)隊(duì)人員配備要科學(xué)

6、 ?秘書信息工作所收集信息有哪些類型？

（ 1） 按照信息源的性質(zhì)劃分：自然信息、社會(huì)信息

（ 2） 按信息的表現(xiàn)形式 ： 語(yǔ)言信息、非語(yǔ)言信息

（ 3） 按信息在秘書工作中的作用 ： 預(yù)測(cè)信息、動(dòng)態(tài)信息、回饋信息

（ 4） 按信息源的方向 ： 上級(jí)信息、內(nèi)部信息、下級(jí)信息

（ 5） 按信息的內(nèi)容 ： 政策法規(guī)信息、指揮性信息、本單位信息、社會(huì)反饋信息 、 可比信息、相關(guān)信息、未來(lái)信息

7、 ?秘書部門收集信息的途徑有哪些 ？

（1） ?信息網(wǎng)絡(luò)渠道

（2） ?文書渠道

（3） ?書刊渠道

（4） ?調(diào)查渠道

（5） ?會(huì)議渠道

（6） ?信訪渠道

（7） ?科研渠道

（8） ?檔案渠道

8、 ?秘書對(duì)上司的補(bǔ)償作用及其主要內(nèi)容 ？

（ 1） 時(shí)間的補(bǔ)償

（ 2） 精力的補(bǔ)償

（ 3） 知識(shí)的補(bǔ)償

（ 4） 能力的補(bǔ)償

（ 5） 智力的補(bǔ)償

（ 6） 心理的補(bǔ)償

9、 ?會(huì)議的基本要素是什么？

目的、時(shí)間、會(huì)址、主持者、名稱、與會(huì)者、議題、議程等

10、 ?秘書公文寫作包含哪些基本工作程序？

（ 1） 明確發(fā)文主旨

（ 2） 收集有關(guān)材料，進(jìn)行調(diào)查研究

（ 3） 擬出提綱，安排結(jié)構(gòu)

（ 4） 落筆起草，擬寫正文

（ 5） 反復(fù)檢查，認(rèn)真修改

準(zhǔn)備階段 1）授受意圖 理清思路

?2）收集資料 尋求依據(jù)

?3）擬訂提綱 構(gòu)思布局

草擬階段 注意

?1）講究語(yǔ)法 字斟句酌

?2）講究邏輯 表達(dá)準(zhǔn)確

?3）講究格式 遵規(guī)循格

定稿階段 1）審核-發(fā)現(xiàn)問(wèn)題

?2）修改-改錯(cuò)與調(diào)整

?3）定稿-領(lǐng)導(dǎo)審定 簽發(fā)通過(guò)

11、 ?秘書人員存在哪些常見(jiàn)的不良心理現(xiàn)象？

（ 1） 畏上心理

（ 2） 自負(fù)心理

（ 3） 厭倦心理

（ 4） 討好上司心理

（ 5） 焦慮心理

12、 ?秘書處理與領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)系主要有哪些方法？

（1） ?主動(dòng)配合適應(yīng)

（2） ?尊重與服從，但不盲從

（3） ?委婉提醒，適時(shí)規(guī)勸

（4） ?維護(hù)上司間團(tuán)結(jié)

（5） ?盡力消除分歧

（6） ?巧妙回避

（7） ?不要參入個(gè)人意見(jiàn)和態(tài)度

（8） ?淡化低調(diào)處理矛盾

（9） ?對(duì)領(lǐng)導(dǎo)說(shuō)“不”的藝術(shù)

四、論述題

1、一名當(dāng)代合格的秘書人員自身的素質(zhì)要求包括哪些方面？

（ 1）德：1）思想政治素質(zhì)

A.遠(yuǎn)大的人生理想

B.堅(jiān)定的政治信念

C.較高的政策水平

D.較強(qiáng)的法治觀念

E.高度的工作責(zé)任感

F.較高的遵守紀(jì)律的自覺(jué)性

2）秘書觀念問(wèn)題

服務(wù)觀念 創(chuàng)新觀念 價(jià)值觀念 參謀觀念 信息觀念 系統(tǒng)觀念 效能觀念 保密觀念

3）秘書作風(fēng)修養(yǎng)

實(shí)事求是 主動(dòng)負(fù)責(zé) 艱苦奮斗 聯(lián)系群眾 雷厲風(fēng)行 嚴(yán)細(xì)謹(jǐn)慎

4）秘書職業(yè)道德修養(yǎng)

廉潔奉公 不謀私立；埋頭工作 淡薄名利；服從領(lǐng)導(dǎo) 當(dāng)好助手；謙虛謹(jǐn)慎 平等待人；嚴(yán)守機(jī)密 不慕虛榮

（2） ?才：秘書的知識(shí)與能力素質(zhì)

1）秘書的知識(shí)結(jié)構(gòu) （基本層次 中間層次 最高層次）

2）秘書的智力與能力結(jié)構(gòu)（智力:觀察力 注意力 記憶力 思維力 想象力） 能力:（語(yǔ)言表達(dá)能力 協(xié)調(diào)能力 管理能力 信息處理能力）

3）秘書的基本技能（電腦應(yīng)用 雙語(yǔ)言 速記與快讀）

4）秘書的特殊素質(zhì)

（3）心理素質(zhì)

（4）身體素質(zhì)

2、 ?緊密結(jié)合秘書工作實(shí)踐論述秘書信息工作的重要意義。

（1）輔助領(lǐng)導(dǎo)者正確決策

????信息是決策的基礎(chǔ)和依據(jù)。領(lǐng)導(dǎo)決策過(guò)程實(shí)際上是一個(gè)對(duì)信息的處理過(guò)程。

（2）協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)者科學(xué)管理

?科學(xué)管理的實(shí)質(zhì)：按一定的目標(biāo)，對(duì)一個(gè)管理系統(tǒng)進(jìn)行有效的控制。

?[過(guò)程] 各方信息→領(lǐng)導(dǎo)者→信息處理→發(fā)出指令→控制管理系統(tǒng)→達(dá)到既定目標(biāo)

（ 3） 開(kāi)闊領(lǐng)導(dǎo)者與秘書的思路

????信息社會(huì) · 現(xiàn)代領(lǐng)導(dǎo)者的“信息饑餓”。秘書自身也極需通過(guò)信息工作來(lái)開(kāi)闊視野和思路，提高信息捕捉能力、創(chuàng)新思維能力、分析判斷能力、綜合概括能力、參謀咨詢能力和應(yīng)用寫作能力。

（4）提高秘書工作效率

????秘書部門和秘書人員的絕大部分工作如撰寫公文、辦理公文、立卷歸檔、調(diào)研、辦會(huì)等等，實(shí)質(zhì)上都是在處理信息。

3、 ?秘書如何才能發(fā)揮好參謀助手作用？

（ 1） 當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)選擇決策目標(biāo)時(shí)，秘書要依據(jù)領(lǐng)導(dǎo)打算解決什么問(wèn)題的意向，通過(guò)信息和調(diào)研，廣泛深入地了解有關(guān)的真實(shí)情況，發(fā)現(xiàn)和分析工作中的問(wèn)題，提供領(lǐng)導(dǎo)在確定決策目標(biāo)時(shí)參考；

（ 2） 當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)醞釀決策方案時(shí)，秘書要圍繞領(lǐng)導(dǎo)已定的決策目標(biāo)，收集和處理有關(guān)的信息，充分調(diào)查研究，廣泛聽(tīng)取各方面的意見(jiàn)，準(zhǔn)確及時(shí)地向領(lǐng)導(dǎo)反映，并且協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)去組織和協(xié)調(diào)各方面的力量，對(duì)各種備選方案反復(fù)進(jìn)行比較、鑒別這一論證，將其結(jié)果加以分析綜合，并可提出自己的建議，報(bào)告領(lǐng)導(dǎo)供決策參考；

（ 3） 當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)審定決策方案時(shí)，秘書要為領(lǐng)導(dǎo)集體的決策會(huì)議做好會(huì)前準(zhǔn)備和會(huì)中服務(wù)工作，以便于領(lǐng)導(dǎo)在民主討論的基礎(chǔ)上實(shí)行正確的集中。同時(shí)，還要做好有關(guān)文件的起草、校核等工作，將領(lǐng)導(dǎo)作出的決策準(zhǔn)確地加以表述并及時(shí)下達(dá);

（ 4） 領(lǐng)導(dǎo)決策下達(dá)后，秘書要通過(guò)信息、調(diào)研、特別是督促檢查等手段，及時(shí)了解和反饋決策的貫徹執(zhí)行情況和接受實(shí)踐檢驗(yàn)的結(jié)果，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，促進(jìn)決策落實(shí)，并可提出進(jìn)一步實(shí)施決策或者補(bǔ)充完 善決策的建議

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