《秘書學概論》期末考試復習題

1．在秘書信息工作中最能體現(xiàn)智謀性助手作用的環(huán)節(jié)是（　 B 　?。?/span>
A．信息的收集? ? B．信息的反饋 C．信息的貯藏? ? D．信息的加工

2．秘書辦事要求主動、及時、迅速，體現(xiàn)的是秘書工作的（　 C 　?。?/span>
A．服務原則? ? B．求實原則 C．效率原則 ???D．管理原則

3．秘書面對繁雜的工作任務，應優(yōu)先辦理（　 C 　?。?/span>
A．最先發(fā)生的事? ? ???B．最先下達的任務 ??C．急事要事? ? D．重要但不緊迫的事

4．“慎獨”是秘書一種重要的（　 D 　　）
A．工作方法? ? B．思維方式 ????C．認知途徑? ? ????D．道德修養(yǎng)方法
5．秘書的勞動能夠創(chuàng)造價值，其成果往往具有（　 A 　　）
A．潛隱性的特點? ???? B．直接性的特點 ???C．公開性的特點? ???? D．被動性的特點

6.“去粗取精，去偽存真，由此及彼，由表及里”指的是（ ?B ?）。

A.調查過程 ???B.研究 過程 ?C.行文過程 ???D.辦會過程

7. ???秘書工作通過“主輔配合”領導，能夠（???? C ??）
A．弱化領導工作效能? B．減弱領導決策作用 ???C．強化領導工作效能? D．強化領導決策職權

8. ???秘書活動的主體是（　 c 　?。?
A．秘書部門?? B．秘書工作? C．秘書?? ???D．領導工作

9. ???會議結束后，秘書的文件整理、落實、催辦體現(xiàn)了秘書為領導工作的（　 B 　?。?
A．前期鋪墊?? B．補償代勞? ???C．拓展延伸?? D．拾遺補缺?

10. ??當領導意圖與下屬抵觸時，秘書對下級的正確做法是( ?D ?)

A.批評指正 B.安撫附和 C. 暫時不理 D.多做解釋

11.我國新時期秘書工作“三服務”的指導思想是指（ ?ACD ?）。

A.為直接領導服務 B.為上級領導服務 ????C.為相關的各級領導服務 ???D. 為人民群眾服務

12. ?秘書工作的政治性主要體現(xiàn)在：（ ?B ??CD ?）。

?A.群眾性 B.人民性 C.階級性 D. 政策性

13.秘書處理來信的基本要求是（ ?A ??B ??C D ?）。

A.及時拆封 B.詳細閱讀 C.認真登記 D. 回信答復

二、名詞解釋

1、秘書學 ： 是研究秘書工作和秘書活動的特性和規(guī)律的科學

2 秘書職能: 是在秘書機構、秘書職位功能 的框架內領導根據(jù)組織目標和管理的需要而明確賦予秘書機構或秘書職位的具體職業(yè)權限。

2、 ?催辦 ：指必須辦理答復的文件，依據(jù)承辦時限的要求，及時地對文件承辦的情況進行督促和檢查，以確保落實。 ?

3、 ?擬辦 ??：文件的擬辦是指對來文的處理提出初步意見，供領導人批辦時參考。 ?

5、 秘書人際關系 ：是指秘書人員在工作生活中通過行為交往、語言交流等方式從而獲得他人的理解、信任與支持并最終建立起彼此間融洽的合作關系。

6、 ?秘書 ：專門從事辦公室程序性工作、協(xié)助領導處理政務及日常事務并為領導決策及其實施服務的人員。（ 狹義）

?秘書是指 位居領導人身邊或領導機構中樞，從事辦公室事務，辦理文書，聯(lián)系各方，保證領導工作正常運轉，直接為領導工作服務并為各方面的事務與信息提供服務。（ 廣義）

7、 綜理制 ：綜理制條件下的秘書機構，是以組織和領導機構運轉的整體需要為原則而設立的一個統(tǒng)一的辦公機構。 ?

8、 分理制 ：分理制條件下的秘書機構，是一種職能分工型模式，是為適應現(xiàn)代管理日趨復雜、分工漸細而又需各部門相互協(xié)調而形成的秘書機構組織形式，這種形式能充分發(fā)揮職能部門專業(yè)管理的作用。

9、 ?秘書禮儀 ： ?指秘書在工作和社會交往活動過程中形成的應共同遵守的行為規(guī)范和準則.具體表現(xiàn)為禮節(jié)、禮貌、儀式、儀表等。

10、 ?秘書協(xié)調 ?：在其職責范圍內或在領導的授權下，調整和改善組織之間、工作之間、人際關系之間的關系，促使各項活動趨向同步化和和諧化，以實現(xiàn)共同目標的過程。 ?

11、 會議 ：會議是人類群體有組織的會晤、議事行為或過程。通常有2人以上共同參與，以一定方式聚合在一起。

12、 ?秘書的表達能力 ：秘書的表達能力 是指通過語言、文字和身勢等形式溝通信息、相互交往、合作共事的本領。（ 口頭表達能力 是指 運用 口語交流思想，傳達信息的能力；書面 表達能力 就是運用書面文字表達思想、交流信息的能力，即寫作能力；身勢表達能力就是運用表情、動作、姿勢、聲音、服飾和距離等非語言手段表情達意的本領）

三、簡答題

1、秘書學的研究內容及研究方法是什么 ？

研究內容： （ 1） 對中外秘書史及秘書工作規(guī)律的研究

??（ 2） 對當代秘書工作規(guī)律的研究

??（ 3） 對秘書工作管理體制的研究

??（ 4） 對秘書任職人員的要求以及秘書團隊建設和辦公技術的研究。

??（ 5） 對相關學科新發(fā)展在秘書學中應用的研究。

研究方法：（1）調查研究法（實證分析法、事實研究法）

?（2）系統(tǒng)研究法

?（3）比較研究法

?（4）案例研究法

?（5）資料分析法

??（6）科學抽樣的方法

??（ 7）歷史研究法

2、 ?秘書機構的管理工作內容是什么？ ?

（ 1） 秘書機構的整體管理 ： ① ?合理設置秘書機構

?② ?建立健全崗位責任制度

?③ ?科學化的工作程序和方法

?④ ?秘書機構的彈性管理

?⑤ ?完善秘書機構的信息系統(tǒng)

?⑥ ?秘書機構的辦公自動化

（ 2） 秘書人員的個人管理 ： ① ?工作管理

?② ?行為管理

?③ ?時間管理

?④ ?辦公環(huán)境管理

3、秘書調查研究工作的基本內容有哪些？

（ 1）政策性調研：了解調查對象對有關法律、法規(guī)、制度等的制定貫徹情況，了解法律、法規(guī)貫徹落實情況,為領導和有關部門政策的貫徹、實施和落實提供重要的依據(jù)和反饋信息

（2）基本情況調研：通過對各機關、單位的基本情況的調查, 了解情況，以減少工作的被動性，增強工作的主動性。

（3）市場調研：了解掌握重大的經(jīng)濟活動狀況、經(jīng)濟發(fā)展趨勢；了解企業(yè)發(fā)展狀況和趨勢；了解組織投資前景、市場地位等；了解企業(yè)一定時期的經(jīng)濟情況以及企業(yè)生產(chǎn)、銷售、技術水平等情況，為有關部門分析經(jīng)濟狀況情況提供信息

（4）專業(yè)題性調研： 對自然資源、社會生活以及人文狀況的了解分析；對領導指定的或上級機關交辦的重要工作的調查；對先進人物、先進集體事跡的調查

（5）輿論熱點調研：是針對基層所關心的輿論熱點以及帶有傾向性、顯露“苗頭”問題的調查，為領導提供“以小見大”的啟示性信息

（6）突發(fā)事件或事故調研：對有關事故事件的調查以求迅速查明原因，找出事實真相并提出處理建議。

4、會前、會間、會后秘書應當做好哪些工作？?

會前準備：1）制定大中型會議 方案 （會議主題與議題、會議名稱、會議議程，會議時間、日期、會議所需設備工具、確定會議與會代表的組成、會議文件范圍、做好文件印制和發(fā)放工作、經(jīng)費預算、住宿、餐飲安排、籌備機構）?

??2）會議時間安排（確定時間、議程和日程）?

??3）確定會議地點（上司和與會者方便前往、會場大小和會議規(guī)模相符、良好設備配置、不受外界干擾、有無停車場所、租借費用合理）?

??4）確定與會人員范圍

??5）準備會議文件資料（上司會議文稿、準備材料、發(fā)言人文稿、資料袋）

?6）發(fā)放會議通知

?7）制作會議證件

?8）制作指示標志

?9）預訂確認會議室及會議布置

?10）準備會議所需物品設備

?11）安排餐飲

?12）大型會議的接送站、報到

?13）大型會議的預算經(jīng)費

會間準備：1）會前的最后檢查?

??2）?組織簽到和登記

??3）做好必要的錄音錄像工作

?4）會議設備的的操作與維護

?5）??做好會議的記錄工作

?6）??提供會議資料與聯(lián)絡協(xié)調

?7）?做好會議的保密和保衛(wèi)工作以及處理會議中的突發(fā)事件

?8）組織好會議期間的食宿、車輛、娛樂、照相等工作

?9）編發(fā)會議簡報

會后工作：1）合理安排與會人員返程?

??2）提醒與會人員及時做好各種物品的清退

??3）清理會場與文件?

??4）撰寫會議紀要

?5）整理會議資料，立卷歸檔

?6）會議效果的評估

?7）會議的總結

5、 ?秘書機構設置的基本原則是什么？

??秘書機構的設置，必須遵循適應、精簡、高效、規(guī)范化、科學化的原則

（1） ?適應性：要適應領導的決策與管理工作的需要。秘書機構的規(guī)模大小、人員多少，取決于不同機關、單位的職級高低及其工作任務的需求。

（2） ?精簡：中央、國家機關的秘書部門一般不超過三級。地方各級機關及企事業(yè)單位一般一至兩級。減少層次，減 少 環(huán)節(jié)，有利于高效運轉。

（3） ?高效：要達到高效，必須重視秘書群體結構的優(yōu)化，充分發(fā)揮秘書機構的整體效能。同時要采取積極措施，努力提高秘書隊伍的整體素質。

（4） ?規(guī)范化原則

（5） ?科學化原則 ： ① ?組織結構要科學

?② ?職責確定要科學

?③ ?團隊人員配備要科學

6、 ?秘書信息工作所收集信息有哪些類型？

（ 1） 按照信息源的性質劃分：自然信息、社會信息

（ 2） 按信息的表現(xiàn)形式 ： 語言信息、非語言信息

（ 3） 按信息在秘書工作中的作用 ： 預測信息、動態(tài)信息、回饋信息

（ 4） 按信息源的方向 ： 上級信息、內部信息、下級信息

（ 5） 按信息的內容 ： 政策法規(guī)信息、指揮性信息、本單位信息、社會反饋信息 、 可比信息、相關信息、未來信息

7、 ?秘書部門收集信息的途徑有哪些 ？

（1） ?信息網(wǎng)絡渠道

（2） ?文書渠道

（3） ?書刊渠道

（4） ?調查渠道

（5） ?會議渠道

（6） ?信訪渠道

（7） ?科研渠道

（8） ?檔案渠道

8、 ?秘書對上司的補償作用及其主要內容 ？

（ 1） 時間的補償

（ 2） 精力的補償

（ 3） 知識的補償

（ 4） 能力的補償

（ 5） 智力的補償

（ 6） 心理的補償

9、 ?會議的基本要素是什么？

目的、時間、會址、主持者、名稱、與會者、議題、議程等

10、 ?秘書公文寫作包含哪些基本工作程序？

（ 1） 明確發(fā)文主旨

（ 2） 收集有關材料，進行調查研究

（ 3） 擬出提綱，安排結構

（ 4） 落筆起草，擬寫正文

（ 5） 反復檢查，認真修改

準備階段 1）授受意圖 理清思路

?2）收集資料 尋求依據(jù)

?3）擬訂提綱 構思布局

草擬階段 注意

?1）講究語法 字斟句酌

?2）講究邏輯 表達準確

?3）講究格式 遵規(guī)循格

定稿階段 1）審核-發(fā)現(xiàn)問題

?2）修改-改錯與調整

?3）定稿-領導審定 簽發(fā)通過

11、 ?秘書人員存在哪些常見的不良心理現(xiàn)象？

（ 1） 畏上心理

（ 2） 自負心理

（ 3） 厭倦心理

（ 4） 討好上司心理

（ 5） 焦慮心理

12、 ?秘書處理與領導的關系主要有哪些方法？

（1） ?主動配合適應

（2） ?尊重與服從，但不盲從

（3） ?委婉提醒，適時規(guī)勸

（4） ?維護上司間團結

（5） ?盡力消除分歧

（6） ?巧妙回避

（7） ?不要參入個人意見和態(tài)度

（8） ?淡化低調處理矛盾

（9） ?對領導說“不”的藝術

四、論述題

1、一名當代合格的秘書人員自身的素質要求包括哪些方面？

（ 1）德：1）思想政治素質

A.遠大的人生理想

B.堅定的政治信念

C.較高的政策水平

D.較強的法治觀念

E.高度的工作責任感

F.較高的遵守紀律的自覺性

2）秘書觀念問題

服務觀念 創(chuàng)新觀念 價值觀念 參謀觀念 信息觀念 系統(tǒng)觀念 效能觀念 保密觀念

3）秘書作風修養(yǎng)

實事求是 主動負責 艱苦奮斗 聯(lián)系群眾 雷厲風行 嚴細謹慎

4）秘書職業(yè)道德修養(yǎng)

廉潔奉公 不謀私立；埋頭工作 淡薄名利；服從領導 當好助手；謙虛謹慎 平等待人；嚴守機密 不慕虛榮

（2） ?才：秘書的知識與能力素質

1）秘書的知識結構 （基本層次 中間層次 最高層次）

2）秘書的智力與能力結構（智力:觀察力 注意力 記憶力 思維力 想象力） 能力:（語言表達能力 協(xié)調能力 管理能力 信息處理能力）

3）秘書的基本技能（電腦應用 雙語言 速記與快讀）

4）秘書的特殊素質

（3）心理素質

（4）身體素質

2、 ?緊密結合秘書工作實踐論述秘書信息工作的重要意義。

（1）輔助領導者正確決策

????信息是決策的基礎和依據(jù)。領導決策過程實際上是一個對信息的處理過程。

（2）協(xié)助領導者科學管理

?科學管理的實質：按一定的目標，對一個管理系統(tǒng)進行有效的控制。

?[過程] 各方信息→領導者→信息處理→發(fā)出指令→控制管理系統(tǒng)→達到既定目標

（ 3） 開闊領導者與秘書的思路

????信息社會 · 現(xiàn)代領導者的“信息饑餓”。秘書自身也極需通過信息工作來開闊視野和思路，提高信息捕捉能力、創(chuàng)新思維能力、分析判斷能力、綜合概括能力、參謀咨詢能力和應用寫作能力。

（4）提高秘書工作效率

????秘書部門和秘書人員的絕大部分工作如撰寫公文、辦理公文、立卷歸檔、調研、辦會等等，實質上都是在處理信息。

3、 ?秘書如何才能發(fā)揮好參謀助手作用？

（ 1） 當領導選擇決策目標時，秘書要依據(jù)領導打算解決什么問題的意向，通過信息和調研，廣泛深入地了解有關的真實情況，發(fā)現(xiàn)和分析工作中的問題，提供領導在確定決策目標時參考；

（ 2） 當領導醞釀決策方案時，秘書要圍繞領導已定的決策目標，收集和處理有關的信息，充分調查研究，廣泛聽取各方面的意見，準確及時地向領導反映，并且協(xié)助領導去組織和協(xié)調各方面的力量，對各種備選方案反復進行比較、鑒別這一論證，將其結果加以分析綜合，并可提出自己的建議，報告領導供決策參考；

（ 3） 當領導審定決策方案時，秘書要為領導集體的決策會議做好會前準備和會中服務工作，以便于領導在民主討論的基礎上實行正確的集中。同時，還要做好有關文件的起草、校核等工作，將領導作出的決策準確地加以表述并及時下達;

（ 4） 領導決策下達后，秘書要通過信息、調研、特別是督促檢查等手段，及時了解和反饋決策的貫徹執(zhí)行情況和接受實踐檢驗的結果，總結經(jīng)驗，發(fā)現(xiàn)問題，促進決策落實，并可提出進一步實施決策或者補充完 善決策的建議

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